Los beneficios clave del correo de voz al correo electrónico

En estos días, los profesionales de negocios deben lidiar con formas de comunicación más diferentes que nunca antes, y es por eso que el correo de voz al correo electrónico es una característica realmente excelente.

Hay un flujo continuo de correos de voz, llamadas telefónicas, mensajes de texto, faxes y correos electrónicos que llegan, y se esperaba que se mantuviera al día con toda esa información, así como que le diera sentido y que respondiera a todas esas personas. Ubicado en varios lugares.

Es muy fácil ver por qué algunos profesionales de los negocios pueden sentirse realmente abrumados en esta tarea, y la razón por la que algunos clientes se pasan por alto involuntariamente. Eche un vistazo a los centros de llamadas de AnswerFirst y vea lo que pueden hacer por usted.

Una solución básica al problema es combinar varios flujos de comunicaciones entre sí utilizando el correo de voz para los servicios de correo electrónico. Eso hace que sea mucho más fácil ver los mensajes y luego responderlos.

La mayoría de las empresas ya están haciendo esto mediante el uso de servicios de fax a correo electrónico, sin embargo, muchas menos están usando un servicio en este momento para transferir mensajes de voz a cuentas de correo electrónico.

Esos servicios le permiten escuchar sus mensajes de voz dentro de una bandeja de entrada de correo electrónico como lo haría por teléfono, solo que de manera más eficiente y dentro de la misma ubicación de donde provienen todos sus correos electrónicos comerciales.

Es realmente fácil ver que hay beneficios inmediatos de estas soluciones, pero el correo de voz ofrece beneficios adicionales a los servicios de correo electrónico que quizás no conozca.

A continuación, desglosaremos 6 de los mayores beneficios que ofrece el correo de voz a los servicios de correo electrónico y cómo pueden beneficiar al profesional de negocios a diario.

Cómo funcionan realmente los servicios de correo de voz a correo electrónico

Una vez que haya pagado por un servicio que ha sido diseñado para grabar y transferir sus mensajes al correo electrónico, es sorprendentemente sencillo utilizar el servicio.

El primer paso es conectar la bandeja de entrada de su correo de voz con su proveedor de servicios. Por lo general, esto es tan simple como proporcionar el código y el número de la bandeja de entrada de su correo de voz. Todo lo que necesita hacer es seguir los sencillos pasos proporcionados para conectar su cuenta y luego estará todo listo.

Una vez que su correo de voz esté conectado con su servicio, le pedirán que proporcione una dirección de correo electrónico para enviar sus mensajes. Se pueden enviar a una dirección de correo electrónico privada para verlos personalmente, oa una dirección de correo electrónico pública para cosas como la gestión del servicio al cliente.

Una vez que sus cuentas estén vinculadas, su correo de voz será enrutado a la dirección de correo electrónico que agregó a su cuenta de servicio. Luego puede abrir sus correos electrónicos, luego hacer clic en un correo de voz y escucharlo, o almacenarlo para escucharlo más tarde o enviárselo a un colega.

Explorando las ventajas

Un servicio que dirige el correo de voz a un buzón de correo electrónico ofrece varios beneficios claros. Sin embargo, también existen otros beneficios que no son tan obvios. Exploraremos todos los beneficios potenciales que se ofrecen para ayudarlo a determinar exactamente lo que este tipo de servicio podrá hacer por usted.

Sus mensajes de voz se verán antes para lograr tiempos de respuesta más eficientes

Un gran beneficio que el correo de voz proporciona a los usuarios comerciales a los servicios de correo electrónico es que el servicio hace que sea mucho más fácil ver que los correos de voz están ahí para empezar. En estos días, la mayoría de los trabajadores comerciales dependen en gran medida del correo electrónico para comunicarse con los clientes. Cuando el correo de voz se envía a un buzón de correo electrónico, se convierte en otra forma de comunicación que pasa por el mismo flujo con el que ya está trabajando.

La mayoría de los dueños de negocios en estos días entienden lo crucial que es brindar una atención al cliente rápida a los clientes nuevos y existentes. En estos días, los clientes esperan recibir ayuda de inmediato y juzgar una empresa en función de la rapidez con la que reciben una respuesta después de pedir ayuda. Al facilitar la visualización de nuevos mensajes de voz, ayudará a garantizar que su empresa responda y responda rápidamente a la mayoría de las necesidades de los clientes, lo que es bueno para el éxito de su empresa.

Elimine la necesidad de revisar su bandeja de entrada

Muchos dueños de negocios pueden pensar que revisar su bandeja de entrada durante todo el día puede parecer una práctica estándar o una tarea que se realiza de forma regular. Aunque esté acostumbrado a esa práctica, eso no significa que sea eficaz. En lugar de estar atento a las señales de notificación, o perder mucho tiempo revisando la bandeja de entrada de su correo de voz solo para descubrir que está vacía, el correo de voz al correo electrónico eliminará esa necesidad de esas prácticas.

Cuando llegue un correo de voz, recibirá una notificación como lo hace con cualquier otro tipo de mensaje de correo electrónico. Eso le permite saber de inmediato que hay algo que necesita su atención. Se puede eliminar otra ubicación donde verifique durante el transcurso del día y, en su lugar, concentre todos sus mensajes en un sistema eficiente que tenga un servicio de transferencia de correo de voz para optimizar las prácticas de su negocio y mantenerse al tanto de todas las necesidades importantes del cliente. cuando surjan para que pueda recopilar los comentarios de los clientes y luego aprovecharlos al máximo.

Capacidades de acceso mejoradas

Cuando envía mensajes de voz a una bandeja de entrada de correo electrónico, se puede acceder a ellos en ubicaciones adicionales. La mayoría de los profesionales en estos días pueden acceder a su correo electrónico en sus teléfonos inteligentes, computadoras, tabletas y casi cualquier otro dispositivo que puedan tener. En lugar de tener que escuchar los mensajes de voz en el sistema telefónico de su empresa o en un teléfono celular comercial, puede escucharlos donde pueda recibir su correo electrónico. Es especialmente beneficioso tener un sistema de correo de voz a correo electrónico cuando tiene trabajadores remotos, ya que les facilita mucho brindar soporte sin importar su ubicación.

Permite la colaboración de servicio al cliente

Si se implementa correctamente, el sistema permite que varios trabajadores puedan manejar los mensajes que ingresan sin problemas en la misma bandeja de entrada. Los trabajadores pueden eliminar los correos de voz fácilmente cuando están en movimiento, o archivarlos de forma segura, y luego varios trabajadores podrán estar al tanto de las necesidades de sus clientes. Para los propósitos de soporte al cliente, poder manejar los correos de voz entrantes de manera colaborativa es una forma muy eficiente de hacer las cosas. Se pueden asignar varios trabajadores para manejar los mensajes entrantes siempre que una empresa esté realmente ocupada para garantizar que los clientes reciban la ayuda que merecen incluso antes. Cuando agrega ese servicio y una solución de chat en vivo, podrá satisfacer las necesidades de muchos más clientes con solo un pequeño equipo de servicio al cliente.

Útil para un mantenimiento de registros efectivo

Cuando utiliza un servicio que transfiere sus mensajes de voz a un buzón de correo electrónico, puede ser útil para las organizaciones y el mantenimiento de registros. Los usuarios de negocios en estos días a menudo tienen que recurrir a tomar notas o ingresar texto en un sistema para registrar notas hechas a partir de los mensajes de voz que se han recibido. Sin embargo, los mensajes de voz que se encuentran en un buzón de correo electrónico en realidad se pueden archivar y luego conservar de manera ordenada y ordenada. Numerosos negocios en estos días tienen un sistema de archivo de correo electrónico configurado, y los correos electrónicos de correo de voz pueden encajar en los sistemas de manera impecable y ordenada.

Incluso se pueden hacer múltiples copias de correos electrónicos de correo de voz y luego distribuirlas a varias ubicaciones para su registro o para mantener a otros miembros del equipo al tanto de todo. Una vez que su mensaje se almacena en el correo electrónico, se vuelve inmediatamente más fácil de rastrear, útil y más flexible.

Hay muchas razones válidas para dejar en claro que las empresas realmente pueden beneficiarse al transferir sus mensajes de correo de voz a una bandeja de entrada de correo electrónico. El servicio no es especialmente nuevo ni difícil de implementar; sin embargo, es una de las principales actualizaciones que se pueden realizar para la configuración actual de su empresa. La eficiencia de su servicio al cliente se puede mejorar, para ayudar a reducir los tiempos de respuesta de sus clientes y luego hacer que todos estén mucho más felices y estos sistemas son asequibles y fáciles de implementar, por lo que no hay razón para no hacerlo.