الفوائد الرئيسية للبريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني

يجب أن يتعامل محترفو الأعمال في هذه الأيام مع أشكال اتصال مختلفة أكثر من أي وقت مضى ، ولهذا السبب يعد البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني ميزة رائعة حقًا.

هناك تدفق مستمر من رسائل البريد الصوتي والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية والفاكسات ورسائل البريد الإلكتروني القادمة ، ومن المتوقع أن تواكب كل تلك المعلومات ، بالإضافة إلى فهمها كلها ، والرد على كل هؤلاء الأشخاص تقع في مواقع مختلفة.

من السهل جدًا معرفة السبب الذي يجعل بعض المتخصصين في الأعمال التجارية غارقين في هذه المهمة ، والسبب وراء تجاهل بعض العملاء عن غير قصد. ألق نظرة على مراكز الاتصال التابعة لـ AnswerFirst واعرف ما يمكنهم فعله من أجلك.

أحد الحلول الأساسية للمشكلة هو الجمع بين تدفقات الاتصالات المختلفة مع بعضها البعض باستخدام البريد الصوتي لخدمات البريد الإلكتروني. هذا يجعل من السهل رؤية الرسائل ثم الرد عليها.

تقوم غالبية الشركات بذلك بالفعل باستخدام الفاكس إلى خدمات البريد الإلكتروني ، ولكن عددًا أقل بكثير يستخدم خدمة في الوقت الحالي لنقل رسائل البريد الصوتي إلى حسابات البريد الإلكتروني.

تمكّنك هذه الخدمات من الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي الخاصة بك داخل صندوق بريد إلكتروني كما تفعل عبر الهاتف ، ولكن بشكل أكثر كفاءة وضمن نفس الموقع الذي تأتي منه جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

من السهل حقًا معرفة أن هناك فوائد فورية لهذه الحلول على الفور ، ولكن هناك مزايا إضافية يقدمها البريد الصوتي لخدمات البريد الإلكتروني التي قد لا تكون على دراية بها.

فيما يلي سنقوم بتفصيل 6 من أعظم المزايا التي يقدمها البريد الصوتي لخدمات البريد الإلكتروني وكيف يمكن أن تفيد متخصص الأعمال على أساس يومي.

كيف يعمل البريد الصوتي إلى خدمات البريد الإلكتروني في الواقع

بعد أن تدفع مقابل خدمة تم تصميمها لتسجيل رسائلك ونقلها إلى البريد الإلكتروني ، من السهل جدًا استخدام الخدمة.

تتمثل الخطوة الأولى في توصيل صندوق بريدك الصوتي بمزود الخدمة. عادةً ما يكون هذا أمرًا بسيطًا مثل إعطاء رمز البريد الصوتي ورقمه. كل ما عليك فعله هو اتباع الخطوات المباشرة المتوفرة لربط حسابك وبعد ذلك ستكون جاهزًا.

بعد اتصال بريدك الصوتي بخدمتك ، سيطلبون منك تقديم عنوان بريد إلكتروني لإرسال رسائلك إليه. يمكن إرسالها إلى عنوان بريد إلكتروني خاص لعرضها شخصيًا ، أو إلى عنوان بريد إلكتروني عام لأشياء مثل إدارة خدمة العملاء.

بعد ربط حساباتك معًا ، سيتم بعد ذلك توجيه بريدك الصوتي إلى عنوان البريد الإلكتروني الذي أضفته إلى حساب الخدمة الخاص بك. يمكنك بعد ذلك فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ثم النقر فوق بريد صوتي والاستماع إليه ، أو تخزينه للاستماع إليه لاحقًا أو إرساله إلى زميل.

استكشاف المزايا

يتم توفير العديد من المزايا الواضحة من خلال خدمة توجيه البريد الصوتي إلى صندوق بريد إلكتروني. ومع ذلك ، هناك أيضًا بعض الفوائد الأخرى غير الواضحة تمامًا. سنستكشف جميع الفوائد المحتملة التي يتم تقديمها لمساعدتك في تحديد ما يمكن أن يقدمه لك هذا النوع من الخدمة بالضبط.

سيتم رؤية رسائل البريد الصوتي الخاصة بك عاجلاً لتحقيق أوقات استجابة أكثر كفاءة

تتمثل إحدى الفوائد الكبيرة التي يقدمها المستخدمون التجاريون عن طريق البريد الصوتي إلى خدمات البريد الإلكتروني في أن الخدمة تجعل من السهل جدًا رؤية أن رسائل البريد الصوتي موجودة هناك لتبدأ. يعتمد معظم العاملين في مجال الأعمال هذه الأيام بشكل كبير على البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء. عندما يتم إرسال البريد الصوتي إلى صندوق بريد إلكتروني ، فإنه يتحول إلى شكل آخر من أشكال الاتصال يمر عبر نفس الدفق الذي تتعامل معه بالفعل.

يدرك معظم أصحاب الأعمال هذه الأيام مدى أهمية توفير خدمة عملاء سريعة للعملاء الحاليين والجدد. يتوقع العملاء في هذه الأيام الحصول على المساعدة على الفور والحكم على النشاط التجاري بناءً على مدى سرعة ردهم بعد طلب المساعدة. من خلال تسهيل رؤية رسائل البريد الصوتي الجديدة المنبثقة ، سيساعد ذلك على ضمان أن عملك مستجيب وسريع لمعظم احتياجات العملاء الواردة ، وهذا أمر جيد لنجاح عملك.

تخلص من الحاجة إلى فحص صندوق الوارد الخاص بك

قد يعتقد العديد من أصحاب الأعمال أن التحقق من صندوق الوارد الخاص بهم طوال اليوم قد يبدو وكأنه ممارسة قياسية أو مهمة تتم بشكل منتظم. على الرغم من أنك قد تكون معتادًا على هذه الممارسة ، فإن هذا لا يعني أنها فعالة. بدلاً من مراقبة إشارات الإشعارات ، أو إضاعة الكثير من الوقت في التحقق من صندوق البريد الصوتي الخاص بك فقط لاكتشاف أنه فارغ ، فإن البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني سوف يأخذ هذه الحاجة بعيدًا عن هذه الممارسات.

عندما يأتي بريد صوتي ، ستتلقى إشعارًا كما تفعل مع أي نوع آخر من رسائل البريد الإلكتروني. يتيح لك ذلك أن تعرف على الفور أن هناك شيئًا يحتاج إلى انتباهك. يمكن التخلص من موقع آخر حيث يمكنك التحقق على مدار اليوم ، وبدلاً من ذلك ، ركز جميع رسائلك في نظام واحد فعال يحتوي على خدمة نقل البريد الصوتي لتبسيط ممارسات عملك والبقاء على رأس جميع احتياجات العملاء المهمة عندما يأتون حتى تجمع تعليقات العملاء ثم تحقق أقصى استفادة منها.

تحسين قدرات الوصول

عندما ترسل رسائل بريد صوتي إلى صندوق بريد إلكتروني ، يمكن إتاحتها في مواقع إضافية. يستطيع غالبية المهنيين هذه الأيام الوصول إلى بريدهم الإلكتروني على هواتفهم الذكية وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية وأي جهاز آخر يمتلكونه تقريبًا. بدلاً من أن تكون مقيدًا بالحاجة إلى الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي على نظام الهاتف الخاص بشركتك ، أو على هاتف محمول خاص بالعمل ، يمكنك الاستماع إليها حيث يمكنك تلقي بريدك الإلكتروني. إنه مفيد بشكل خاص لامتلاك بريد صوتي لنظام البريد الإلكتروني عندما يكون لديك عمال عن بعد لأنه يسهل عليهم تقديم الدعم بغض النظر عن موقعهم.

يسمح بالتعاون في خدمة العملاء

إذا تم تنفيذه بشكل صحيح ، فإن النظام يسمح لعدة عمال بالقدرة على التعامل مع الرسائل التي تدخل بسلاسة إلى نفس البريد الوارد. يمكن للعمال إزالة رسائل البريد الصوتي بسهولة أثناء تنقلهم ، أو إرسالها بعيدًا بأمان ، وبعد ذلك سيتمكن العديد من العمال من البقاء على اطلاع باحتياجات عملائك. لأغراض دعم العملاء ، تعد القدرة على التعامل مع رسائل البريد الصوتي الواردة بشكل تعاوني طريقة فعالة للغاية للقيام بالأشياء. يمكن تعيين العديد من العمال للتعامل مع الرسائل الواردة عندما يكون النشاط التجاري مشغولًا حقًا لضمان حصول العملاء على المساعدة التي يستحقونها في وقت أقرب. عند إضافة هذه الخدمة وحل الدردشة المباشرة ، ستتمكن من تلبية احتياجات العديد من العملاء بفريق خدمة عملاء صغير فقط.

مفيد لحفظ السجلات بشكل فعال

عند استخدام خدمة تنقل رسائل البريد الصوتي الخاصة بك إلى صندوق بريد إلكتروني ، فقد يكون ذلك مفيدًا للمؤسسات وحفظ السجلات. غالبًا ما يضطر مستخدمو الأعمال في هذه الأيام إلى اللجوء إما إلى تدوين الملاحظات أو إدخال إدخالات نصية في نظام لتسجيل الملاحظات التي يتم إجراؤها من رسائل البريد الصوتي التي تم استلامها. ومع ذلك ، يمكن حفظ رسائل البريد الصوتي الموجودة في صندوق بريد إلكتروني بعيدًا ثم الاحتفاظ بها بطريقة منظمة ومرتبة. تمتلك العديد من الشركات هذه الأيام نظامًا لأرشفة البريد الإلكتروني ، ويمكن أن تتلاءم رسائل البريد الصوتي مع الأنظمة بسلاسة ودقة.

يمكن أيضًا عمل نسخ متعددة من رسائل البريد الإلكتروني الصوتية ثم توزيعها على مواقع مختلفة لحفظ التسجيل الخاص بك أو لإبقاء أعضاء الفريق الآخرين على علم بكل شيء. بعد تخزين رسالتك في البريد الإلكتروني ، يصبح تتبعها على الفور أسهل وأكثر فائدة وأكثر مرونة.

هناك الكثير من الأسباب الوجيهة لتوضيح أن الشركات يمكن أن تستفيد حقًا من خلال نقل رسائل البريد الصوتي الخاصة بهم إلى صندوق بريد إلكتروني. الخدمة ليست جديدة بشكل خاص أو يصعب تنفيذها ، ولكنها واحدة من الترقيات الرئيسية التي يمكن إجراؤها للإعداد الحالي لشركتك. يمكن تحسين كفاءة خدمة العملاء لديك لتقليل أوقات استجابة العملاء ومن ثم جعل الجميع أكثر سعادة وهذه الأنظمة ميسورة التكلفة وسهلة التنفيذ ، لذلك لا يوجد سبب لعدم القيام بذلك.