Ключевые преимущества голосовой почты для электронной почты

В наши дни профессионалы бизнеса должны иметь дело с большим количеством различных форм общения, чем когда-либо прежде, и именно поэтому голосовая почта на электронную почту - действительно отличная функция.

Идет непрерывный поток голосовых сообщений, телефонных звонков, текстовых сообщений, факсов и электронных писем, и ожидалось, что вы будете в курсе всей этой информации, а также осознаете ее все и ответите всем этим людям. расположены в разных местах.

Очень легко понять, почему некоторые бизнес-профессионалы могут быть действительно перегружены этой задачей и почему некоторые клиенты непреднамеренно упускаются из виду. Загляните в центры обработки вызовов AnswerFirst и узнайте, что они могут для вас сделать.

Одним из основных решений проблемы является объединение различных коммуникационных потоков друг с другом с использованием голосовой почты для почтовых служб. Это значительно упрощает просмотр сообщений и последующий ответ на них.

Большинство предприятий уже делают это, используя услуги отправки факсов на электронную почту, однако гораздо меньшее количество компаний прямо сейчас используют услуги для передачи голосовых сообщений на учетные записи электронной почты.

Эти службы позволяют вам прослушивать свои голосовые сообщения в почтовом ящике электронной почты, как по телефону, только более эффективно и в том же месте, откуда приходят все ваши деловые электронные письма.

Действительно легко увидеть, что эти решения сразу же дают преимущества, но есть дополнительные преимущества, предлагаемые голосовой почтой для служб электронной почты, о которых вы, возможно, не знали.

Ниже мы разберем 6 основных преимуществ голосовой почты для служб электронной почты, а также то, как они могут приносить пользу бизнес-профессионалам на повседневной основе.

Как на самом деле работает голосовая почта с почтовыми службами

После того, как вы заплатили за услугу, которая была разработана для записи и передачи ваших сообщений по электронной почте, пользоваться этой услугой стало на удивление просто.

Первый шаг - это соединение вашего почтового ящика голосовой почты с вашим оператором связи. Обычно это так же просто, как указать код и номер своего почтового ящика. Все, что вам нужно сделать, это выполнить предоставленные простые шаги, чтобы подключить свою учетную запись, и тогда все будет готово.

После того, как ваша голосовая почта будет связана с вашим сервисом, они попросят вас предоставить адрес электронной почты для отправки ваших сообщений. Их можно отправить на личный адрес электронной почты, чтобы просмотреть их лично, или на общедоступный адрес электронной почты для таких вещей, как управление обслуживанием клиентов.

После того, как ваши учетные записи будут связаны вместе, ваша голосовая почта будет перенаправлена ​​на адрес электронной почты, который вы добавили в свою учетную запись службы. Затем вы можете открыть свои электронные письма, затем щелкнуть голосовое сообщение и прослушать его или сохранить, чтобы прослушать позже, или отправить коллеге.

Изучение преимуществ

Несколько очевидных преимуществ предоставляет сервис, направляющий голосовую почту в ящик электронной почты. Однако есть и другие преимущества, которые не так очевидны. Мы будем изучать все потенциальные преимущества, которые предлагаются, чтобы помочь вам точно определить, что этот тип услуг может сделать для вас.

Ваши голосовые сообщения будут видны раньше, чтобы обеспечить более эффективное время отклика

Одно большое преимущество, которое бизнес-пользователи получают от голосовой почты для почтовых служб, заключается в том, что эта услуга значительно упрощает отслеживание наличия голосовой почты с самого начала. В наши дни большинство бизнес-работников в значительной степени полагаются на электронную почту при общении с клиентами. Когда голосовая почта отправляется на ящик электронной почты, она превращается в другую форму связи, которая проходит через тот же поток, с которым вы уже имеете дело.

Большинство владельцев бизнеса в наши дни понимают, насколько важно обеспечить быстрое обслуживание существующих и новых клиентов. В наши дни клиенты рассчитывают на оперативную помощь и судят о бизнесе по тому, как быстро они получают ответ после обращения за помощью. Упрощая появление новых сообщений голосовой почты, это поможет обеспечить оперативность и оперативность реагирования вашего бизнеса на большинство потребностей клиентов, что положительно сказывается на успехе вашего бизнеса.

Избавьтесь от необходимости проверять свой почтовый ящик

Многие владельцы бизнеса могут подумать, что проверка своего почтового ящика в течение дня может показаться стандартной практикой или задачей, которая выполняется на регулярной основе. Даже если вы привыкли к такой практике, это не значит, что она эффективна. Вместо того, чтобы следить за сигналами уведомлений или тратить много времени на проверку своего почтового ящика голосовой почты только для того, чтобы обнаружить, что он пуст, тогда голосовая почта на электронную почту устранит эту потребность для этих практик.

Когда приходит голосовая почта, вы получите уведомление, как и любое другое сообщение электронной почты. Это позволяет вам сразу понять, что есть что-то, что требует вашего внимания. Можно исключить другое место, где вы проверяете в течение дня, и вместо этого сосредоточьте все свои сообщения в одной эффективной системе, которая имеет службу передачи голосовой почты, чтобы упростить практику вашего бизнеса и оставаться в курсе всех важных потребностей клиентов. когда они появляются, чтобы вы собирали отзывы клиентов, а затем извлекали из них максимум пользы.

Улучшенные возможности доступа

Когда вы отправляете голосовые сообщения в почтовый ящик электронной почты, их можно сделать доступными в других местах. Большинство профессионалов в наши дни могут получить доступ к своей электронной почте на своих смартфонах, компьютерах, планшетах и ​​практически на любом другом устройстве, которым они могут владеть. Вместо того, чтобы быть привязанным к необходимости прослушивать голосовые сообщения в телефонной системе вашей компании или на служебном сотовом телефоне, вы можете слушать их там, где вы можете получать свою электронную почту. Это особенно полезно для системы голосовой почты для электронной почты, когда у вас есть удаленные сотрудники, поскольку это значительно упрощает для них оказание поддержки независимо от их местоположения.

Позволяет сотрудничать со службой поддержки клиентов

При правильной реализации система позволяет нескольким сотрудникам обрабатывать сообщения, которые беспрепятственно попадают в один и тот же почтовый ящик. Сотрудники могут легко удалять голосовые сообщения, когда они в пути, или безопасно хранить их, и тогда несколько сотрудников смогут всегда быть в курсе потребностей ваших клиентов. Для целей поддержки клиентов возможность совместной обработки входящих голосовых сообщений является очень эффективным способом решения задач. Когда бизнес действительно занят, можно назначить нескольких сотрудников для обработки входящих сообщений, чтобы клиенты могли получить необходимую помощь еще раньше. Когда вы добавите эту услугу и решение Live Chat, вы сможете удовлетворить потребности гораздо большего числа клиентов с помощью небольшой группы обслуживания клиентов.

Полезно для эффективного ведения учета

Когда вы используете службу, которая пересылает вашу голосовую почту на ящик электронной почты, это может быть полезно для организаций и ведения учета. В наши дни бизнес-пользователям часто приходится прибегать либо к заметкам, либо к вводу текста в систему для записи заметок, сделанных из полученных голосовых сообщений. Однако голосовые сообщения, которые находятся в почтовом ящике, на самом деле можно хранить в архиве, а затем хранить упорядоченным и аккуратным способом. В наши дни многие предприятия имеют настроенную систему архивирования электронной почты, и сообщения голосовой почты могут легко и аккуратно вписываться в эти системы.

Можно даже сделать несколько копий электронных писем голосовой почты, а затем отправить их в разные места для хранения записей или для того, чтобы другие члены команды были в курсе всего. После того, как ваше сообщение будет сохранено в электронной почте, его сразу станет легче отслеживать, оно становится полезным и гибким.

Существует множество веских причин, по которым становится очевидным, что компании действительно могут получить выгоду от передачи сообщений голосовой почты в почтовый ящик. Услуга не является особенно новой или сложной для реализации, однако это одно из основных обновлений, которые можно сделать для текущей настройки вашей компании. Эффективность обслуживания клиентов можно повысить, чтобы сократить время отклика клиентов, а затем сделать всех намного счастливее. Эти системы доступны по цене и просты в реализации, поэтому нет причин не делать этого.