ประโยชน์หลักของข้อความเสียงไปยังอีเมล

ทุกวันนี้ นักธุรกิจต้องรับมือกับรูปแบบการสื่อสารที่ต่างออกไปมากกว่าที่เคยเป็นมา และนั่นคือสาเหตุที่ข้อความเสียงไปยังอีเมลเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมจริงๆ

มีข้อความเสียง โทรศัพท์ ข้อความ โทรสาร และอีเมลอย่างต่อเนื่อง และคาดหวังให้คุณติดตามข้อมูลทั้งหมด รวมทั้งทำความเข้าใจกับข้อมูลทั้งหมด และตอบสนองต่อบุคคลเหล่านั้นทั้งหมด อยู่ในสถานที่ต่างๆ

เป็นเรื่องง่ายมากที่จะเห็นว่าเหตุใดนักธุรกิจบางรายจึงรู้สึกหนักใจกับงานนี้ และสาเหตุที่ลูกค้าบางรายถูกมองข้ามโดยไม่ได้ตั้งใจ ดูศูนย์บริการของ AnswerFirst และดูว่าพวกเขาสามารถทำอะไรให้คุณได้บ้าง

วิธีแก้ปัญหาพื้นฐานวิธีหนึ่งคือการรวมสตรีมการสื่อสารต่างๆ เข้าด้วยกันโดยใช้บริการฝากข้อความเสียงไปยังอีเมล ทำให้ง่ายต่อการดูข้อความแล้วตอบกลับ

ธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินการนี้อยู่แล้วโดยใช้บริการแฟกซ์ไปยังอีเมล แต่มีน้อยคนที่ใช้บริการในตอนนี้เพื่อโอนข้อความเสียงไปยังบัญชีอีเมล

บริการเหล่านั้นทำให้คุณสามารถฟังข้อความเสียงของคุณภายในกล่องขาเข้าของอีเมลได้เหมือนกับที่คุณทำทางโทรศัพท์ มีประสิทธิภาพมากกว่าและอยู่ในตำแหน่งเดียวกับที่อีเมลธุรกิจของคุณทั้งหมดมาจาก

เป็นเรื่องง่ายมากที่จะเห็นว่าโซลูชันเหล่านี้มีประโยชน์ในทันที แต่มีข้อดีเพิ่มเติมจากวอยซ์เมลไปยังบริการอีเมลที่คุณอาจไม่ทราบ

ด้านล่างนี้ เราจะแจกแจงประโยชน์สูงสุด 6 ประการจากบริการฝากข้อความเสียงไปยังอีเมล และประโยชน์ที่จะได้รับจากมืออาชีพทางธุรกิจในแต่ละวัน

บริการวอยซ์เมลไปยังอีเมลทำงานอย่างไร

หลังจากที่คุณได้ชำระค่าบริการที่ออกแบบมาเพื่อบันทึกและโอนข้อความของคุณไปยังอีเมลแล้ว การใช้บริการนั้นง่ายมากอย่างน่าประหลาดใจ

ขั้นตอนแรกคือการเชื่อมต่อกล่องข้อความเสียงกับผู้ให้บริการของคุณ โดยปกติแล้ว การทำเช่นนี้จะง่ายพอๆ กับการให้รหัสและหมายเลขกล่องขาเข้าข้อความเสียงของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือทำตามขั้นตอนง่ายๆ ที่ให้ไว้เพื่อเชื่อมต่อบัญชีของคุณ จากนั้นคุณก็จะพร้อม

หลังจากที่ข้อความเสียงของคุณเชื่อมต่อกับบริการของคุณแล้ว พวกเขาจะขอให้คุณระบุที่อยู่อีเมลเพื่อส่งข้อความของคุณไป สามารถส่งไปยังที่อยู่อีเมลส่วนตัวเพื่อดูได้เป็นการส่วนตัว หรือไปยังที่อยู่อีเมลสาธารณะสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การจัดการการบริการลูกค้า

หลังจากที่บัญชีของคุณเชื่อมโยงเข้าด้วยกันแล้ว ข้อความเสียงของคุณจะถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่คุณเพิ่มในบัญชีบริการของคุณ จากนั้นคุณสามารถเปิดอีเมลของคุณ จากนั้นคลิกที่วอยซ์เมลแล้วฟัง หรือเก็บไว้ฟังในภายหลังหรือส่งให้เพื่อนร่วมงาน

สำรวจข้อดี

บริการส่งวอยซ์เมลไปยังกล่องอีเมลมีประโยชน์ที่ชัดเจนหลายประการ อย่างไรก็ตาม ยังมีประโยชน์อื่นๆ ที่ไม่ค่อยชัดเจนนัก เราจะทำการสำรวจผลประโยชน์ที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่เสนอเพื่อช่วยให้คุณระบุได้ว่าบริการประเภทนี้จะทำอะไรให้คุณได้บ้าง

ข้อความเสียงของคุณจะถูกมองเห็นได้เร็วกว่าเพื่อให้ได้รับการตอบสนองที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประโยชน์สำคัญประการหนึ่งที่ผู้ใช้ทางธุรกิจได้รับจากบริการฝากข้อความเสียงไปยังอีเมลคือบริการนี้ทำให้ง่ายต่อการเห็นว่าข้อความเสียงอยู่ในนั้นตั้งแต่เริ่มต้น ทุกวันนี้ พนักงานธุรกิจส่วนใหญ่พึ่งพาอีเมลในการสื่อสารกับลูกค้าเป็นอย่างมาก เมื่อข้อความเสียงถูกส่งไปยังกล่องอีเมล มันจะกลายเป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่ผ่านสตรีมเดียวกันกับที่คุณกำลังติดต่ออยู่

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ในทุกวันนี้เข้าใจดีว่าการให้การดูแลลูกค้าอย่างรวดเร็วแก่ลูกค้าทั้งเก่าและใหม่มีความสำคัญเพียงใด ทุกวันนี้ ลูกค้าคาดหวังว่าจะได้รับความช่วยเหลือในทันทีและตัดสินธุรกิจโดยพิจารณาจากความเร็วที่พวกเขาได้รับการตอบกลับหลังจากขอความช่วยเหลือ ด้วยการทำให้เห็นข้อความเสียงใหม่ปรากฏขึ้นได้ง่ายขึ้น จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะตอบสนองและรวดเร็วต่อความต้องการของลูกค้าส่วนใหญ่ที่เข้ามา ซึ่งดีต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ

ขจัดความจำเป็นในการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณ

เจ้าของธุรกิจหลายคนอาจคิดว่าการตรวจสอบกล่องจดหมายตลอดทั้งวันอาจดูเหมือนเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานหรือเป็นงานที่ทำเป็นประจำ แม้ว่าคุณอาจคุ้นเคยกับการฝึกหัดนั้น แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าวิธีนี้จะได้ผล แทนที่จะคอยระวังสัญญาณแจ้งเตือนหรือเสียเวลามากในการตรวจสอบกล่องขาเข้าข้อความเสียงของคุณเพียงเพื่อจะพบว่าว่างเปล่า จากนั้นข้อความเสียงไปยังอีเมลจะลดความจำเป็นในการปฏิบัติเหล่านั้น

เมื่อมีข้อความเสียงเข้ามา คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเช่นเดียวกับข้อความอีเมลประเภทอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณรู้ได้ทันทีว่ามีบางอย่างที่ต้องการความสนใจจากคุณ ตำแหน่งอื่นอาจถูกกำจัดโดยที่คุณตรวจสอบตลอดทั้งวัน และแทนที่จะเน้นข้อความทั้งหมดของคุณในระบบเดียวที่มีประสิทธิภาพซึ่งมีบริการโอนข้อความเสียงเพื่อปรับปรุงแนวทางปฏิบัติของธุรกิจของคุณและอยู่เหนือความต้องการของลูกค้าที่สำคัญทั้งหมด เมื่อพวกเขามาเพื่อให้คุณรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าแล้วใช้ประโยชน์สูงสุดจากทั้งหมด

ปรับปรุงความสามารถในการเข้าถึง

เมื่อคุณส่งวอยซ์เมลไปยังกล่องขาเข้าของอีเมล คุณจะสามารถเข้าถึงข้อความเหล่านั้นได้จากที่อื่น ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่ในทุกวันนี้สามารถเข้าถึงอีเมลของตนบนสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และอุปกรณ์อื่นๆ เกือบทั้งหมดที่พวกเขาอาจมี แทนที่จะต้องผูกติดอยู่กับการต้องฟังข้อความเสียงบนระบบโทรศัพท์ของบริษัทหรือบนโทรศัพท์มือถือของธุรกิจ คุณสามารถฟังข้อความเหล่านี้ได้จากจุดที่คุณสามารถรับอีเมลได้ มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการมีระบบฝากข้อความเสียงไปยังอีเมลเมื่อคุณมีผู้ปฏิบัติงานระยะไกล เนื่องจากช่วยให้พวกเขาให้การสนับสนุนได้ง่ายขึ้นมาก ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด

อนุญาตให้มีการทำงานร่วมกันบริการลูกค้า

หากนำไปใช้อย่างเหมาะสม ระบบจะอนุญาตให้ผู้ปฏิบัติงานหลายคนสามารถจัดการข้อความที่เข้าสู่กล่องจดหมายเดียวกันได้อย่างราบรื่น พนักงานสามารถลบวอยซ์เมลออกได้อย่างง่ายดายในระหว่างการเดินทาง หรือจัดเก็บอย่างปลอดภัย จากนั้นพนักงานหลายคนจะสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าของคุณได้ สำหรับวัตถุประสงค์ในการสนับสนุนลูกค้า ความสามารถในการจัดการข้อความเสียงขาเข้าร่วมกันเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการทำสิ่งต่างๆ สามารถมอบหมายพนักงานหลายคนให้จัดการกับข้อความที่เข้ามาเมื่อใดก็ตามที่ธุรกิจยุ่งมาก เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับความช่วยเหลือที่พวกเขาสมควรได้รับเร็วยิ่งขึ้น เมื่อคุณเพิ่มบริการนั้นและโซลูชันแชทสด คุณจะสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าจำนวนมากขึ้นได้ด้วยทีมบริการลูกค้าขนาดเล็ก

มีประโยชน์สำหรับการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณใช้บริการที่โอนข้อความเสียงของคุณไปยังกล่องอีเมล จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรและการเก็บบันทึก ผู้ใช้ทางธุรกิจในทุกวันนี้มักต้องหันไปใช้การจดบันทึกหรือการป้อนข้อความในระบบเพื่อบันทึกข้อความเสียงที่ได้รับ อย่างไรก็ตาม ข้อความเสียงที่อยู่ในกล่องอีเมลจริงๆ แล้วสามารถเก็บไว้ได้และเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ธุรกิจจำนวนมากในปัจจุบันมีการตั้งค่าระบบเก็บถาวรอีเมล และอีเมลวอยซ์เมลสามารถเข้ากับระบบได้อย่างลงตัวและเรียบร้อย

สามารถทำสำเนาอีเมลวอยซ์เมลได้หลายชุดแล้วแจกจ่ายไปยังที่ต่างๆ เพื่อเก็บบันทึกของคุณ หรือเพื่อให้สมาชิกในทีมคนอื่นๆ หลังจากที่ข้อความของคุณถูกเก็บไว้ในอีเมล การติดตาม มีประโยชน์ และยืดหยุ่นมากขึ้นในทันทีจะง่ายขึ้นทันที

มีเหตุผลมากมายที่ทำให้ชัดเจนว่าธุรกิจจะได้รับประโยชน์จากการโอนข้อความเสียงไปยังกล่องจดหมายอีเมล บริการนี้ไม่ใช่บริการใหม่โดยเฉพาะหรือใช้งานยาก อย่างไรก็ตาม เป็นหนึ่งในการอัพเกรดที่สำคัญที่สามารถทำได้สำหรับการตั้งค่าปัจจุบันของบริษัทของคุณ สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการบริการลูกค้าของคุณ เพื่อลดเวลาตอบสนองลูกค้าของคุณ และทำให้ทุกคนมีความสุขมากขึ้น และระบบเหล่านี้มีราคาไม่แพงและง่ายต่อการใช้งาน ดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลที่จะไม่ดำเนินการ