Les principaux avantages de la messagerie vocale vers l'e-mail

De nos jours, les professionnels doivent faire face à des formes de communication plus différentes qu'auparavant, et c'est pourquoi la messagerie vocale vers le courrier électronique est une fonctionnalité vraiment intéressante.

Il y a un flux continu de messages vocaux, d'appels téléphoniques, de SMS, de fax et d'e-mails à venir, et il s'attend à ce que vous gardiez toutes ces informations au courant, que vous leur donniez un sens et que vous répondiez à toutes ces personnes. situés à divers endroits.

Il est très facile de comprendre pourquoi certains professionnels peuvent devenir vraiment dépassés par cette tâche et pourquoi certains clients sont involontairement négligés. Jetez un œil aux centres d'appels AnswerFirst et voyez ce qu'ils peuvent faire pour vous.

Une solution de base au problème consiste à combiner différents flux de communication les uns avec les autres en utilisant des services de messagerie vocale et de courrier électronique. Cela rend beaucoup plus facile de voir les messages et d'y répondre.

Une majorité d'entreprises le font déjà en utilisant des services de fax vers e-mail, mais beaucoup moins utilisent actuellement un service pour transférer des messages vocaux vers des comptes de messagerie.

Ces services vous permettent d'écouter vos messages vocaux dans une boîte de réception comme vous le feriez par téléphone, mais de manière plus efficace et au même endroit d'où proviennent tous vos e-mails professionnels.

Il est très facile de voir que ces solutions présentent des avantages immédiats, mais il existe des avantages supplémentaires offerts par la messagerie vocale aux services de messagerie que vous ignorez peut-être.

Ci-dessous, nous allons détailler 6 des plus grands avantages offerts par la messagerie vocale aux services de messagerie et comment ils peuvent bénéficier au professionnel au quotidien.

Comment fonctionnent réellement les services de messagerie vocale vers e-mail

Une fois que vous avez payé pour un service conçu pour l'enregistrement et le transfert de vos messages par courrier électronique, il est étonnamment simple d'utiliser le service.

La première étape consiste à connecter votre boîte de réception vocale à votre fournisseur de services. Habituellement, cela est aussi simple que de donner le code et le numéro de votre boîte de réception vocale. Tout ce que vous avez à faire est de suivre les étapes simples fournies pour connecter votre compte et vous serez alors prêt.

Une fois votre messagerie vocale connectée à votre service, ils vous demanderont de fournir une adresse e-mail à laquelle envoyer vos messages. Ils peuvent être envoyés à une adresse e-mail privée pour les consulter personnellement, ou à une adresse e-mail publique pour des tâches telles que la gestion du service client.

Une fois vos comptes liés, votre messagerie vocale sera alors acheminée vers l'adresse e-mail que vous avez ajoutée à votre compte de service. Vous pouvez alors ouvrir vos e-mails, puis cliquer sur un message vocal et l'écouter, ou le stocker pour l'écouter plus tard ou l'envoyer à un collègue.

Explorer les avantages

Plusieurs avantages clairs sont fournis par un service dirigeant la messagerie vocale vers une boîte e-mail. Cependant, il existe également d'autres avantages qui ne sont pas aussi évidents. Nous explorerons tous les avantages potentiels qui sont offerts pour vous aider à déterminer exactement ce que ce type de service pourra faire pour vous.

Vos messages vocaux seront vus plus tôt pour obtenir des temps de réponse plus efficaces

L'un des grands avantages offerts aux utilisateurs professionnels par la messagerie vocale vers les services de messagerie électronique est que le service permet de voir beaucoup plus facilement que les messages vocaux sont là pour commencer. De nos jours, la plupart des employés dépendent fortement du courrier électronique pour communiquer avec les clients. Lorsque le message vocal est envoyé à une boîte e-mail, il se transforme en une autre forme de communication qui passe par le même flux que vous traitez déjà.

De nos jours, la plupart des propriétaires d'entreprise comprennent à quel point il est crucial de fournir un service client rapide aux clients existants et nouveaux. De nos jours, les clients s'attendent à obtenir de l'aide rapidement et jugent une entreprise en fonction de la rapidité avec laquelle ils reçoivent une réponse après avoir demandé de l'aide. En facilitant l'affichage des nouveaux messages vocaux, cela contribuera à garantir que votre entreprise est réactive et rapide à la plupart des besoins des clients, ce qui est bon pour le succès de votre entreprise.

Éliminez le besoin de vérifier votre boîte de réception

De nombreux propriétaires d'entreprise pourraient penser que vérifier leur boîte de réception tout au long de la journée peut sembler être une pratique courante ou une tâche qui est effectuée régulièrement. Même si vous êtes habitué à cette pratique, cela ne veut pas dire qu'elle est efficace. Plutôt que de surveiller les signaux de notification ou de perdre beaucoup de temps à vérifier votre boîte de réception vocale pour découvrir qu'elle est vide, la messagerie vocale par courrier électronique éliminera ce besoin pour ces pratiques.

Lorsqu'un message vocal arrive, vous recevez une notification comme vous le faites avec tout autre type de message électronique. Cela vous permet de savoir immédiatement qu'il y a quelque chose qui nécessite votre attention. Un autre emplacement peut être éliminé où vous vérifiez au cours de la journée et concentrez plutôt tous vos messages dans un système efficace doté d'un service de transfert de messagerie vocale pour rationaliser les pratiques de votre entreprise et rester au courant de tous les besoins importants des clients. quand ils se présentent afin que vous collectiez les commentaires des clients et que vous en tiriez le meilleur parti.

Capacités d'accès améliorées

Lorsque vous envoyez des messages vocaux à une boîte de réception de courrier électronique, ils peuvent être rendus accessibles dans des emplacements supplémentaires. De nos jours, la majorité des professionnels peuvent accéder à leur courrier électronique sur leurs smartphones, ordinateurs, tablettes et presque tous les autres appareils qu'ils possèdent. Plutôt que d'être obligé d'écouter les messages vocaux sur le système téléphonique de votre entreprise ou sur un téléphone portable professionnel, vous pouvez les écouter là où vous pouvez recevoir votre courrier électronique. Il est particulièrement avantageux d'avoir un système de messagerie vocale vers e-mail lorsque vous avez des travailleurs à distance, car cela leur permet de fournir une assistance beaucoup plus facilement, quel que soit leur emplacement.

Permet la collaboration du service client

S'il est correctement mis en œuvre, le système permet à plusieurs travailleurs de gérer les messages qui entrent de manière transparente dans la même boîte de réception. Les travailleurs peuvent facilement supprimer les messages vocaux lorsqu'ils sont en déplacement ou les classer en toute sécurité, puis plusieurs travailleurs pourront rester au courant des besoins de vos clients. Aux fins du support client, être capable de gérer les messages vocaux entrants de manière collaborative est un moyen très efficace de faire les choses. Plusieurs employés peuvent être affectés pour gérer les messages entrants chaque fois qu'une entreprise est vraiment occupée afin de garantir que les clients obtiennent l'aide qu'ils méritent encore plus tôt. Lorsque vous ajoutez ce service et une solution de chat en direct, vous serez en mesure de répondre aux besoins de beaucoup plus de clients avec juste une petite équipe de service client.

Utile pour une tenue de dossiers efficace

Lorsque vous utilisez un service qui transfère vos messages vocaux vers une boîte e-mail, cela peut être utile aux organisations et à la tenue de dossiers. De nos jours, les utilisateurs professionnels doivent souvent recourir à la prise de notes ou à des entrées de texte dans un système pour enregistrer les notes prises à partir des messages vocaux reçus. Cependant, les messages vocaux qui se trouvent dans une boîte e-mail peuvent en fait être classés et conservés de manière ordonnée et soignée. De nos jours, de nombreuses entreprises ont mis en place un système d'archivage des e-mails et les e-mails vocaux peuvent s'intégrer aux systèmes de manière transparente et nette.

Plusieurs copies des e-mails de la messagerie vocale peuvent même être faites, puis distribuées à divers endroits pour votre enregistrement ou pour garder les autres membres de l'équipe au courant de tout. Une fois votre message stocké dans un e-mail, il devient immédiatement plus facile à suivre, utile et plus flexible.

Il existe de nombreuses raisons valables pour montrer clairement que les entreprises peuvent réellement bénéficier du transfert de leurs messages vocaux vers une boîte de réception de courrier électronique. Le service n'est pas particulièrement nouveau ou difficile à mettre en œuvre, mais il s'agit de l'une des mises à niveau majeures pouvant être apportées à la configuration actuelle de votre entreprise. L'efficacité de votre service client peut être améliorée, pour aider à réduire les temps de réponse de vos clients et ainsi rendre tout le monde beaucoup plus heureux et ces systèmes sont abordables et faciles à mettre en œuvre, il n'y a donc aucune raison de ne pas le faire.