Kluczowe zalety poczty głosowej na e-mail

W dzisiejszych czasach profesjonaliści biznesowi muszą radzić sobie z większą liczbą różnych form komunikacji niż kiedykolwiek wcześniej, dlatego poczta głosowa na e-mail to naprawdę świetna funkcja.

Nadchodzi ciągły strumień wiadomości głosowych, połączeń telefonicznych, wiadomości tekstowych, faksów i e-maili. Oczekiwano, że będziesz na bieżąco ze wszystkimi tymi informacjami, a także rozumiesz to wszystko i odpowiadasz na wszystkie te osoby zlokalizowane w różnych lokalizacjach.

Bardzo łatwo jest zrozumieć, dlaczego niektórzy profesjonaliści mogą być naprawdę przytłoczeni tym zadaniem i dlaczego niektórzy klienci są nieumyślnie pomijani. Zajrzyj do centrów telefonicznych AnswerFirst i zobacz, co mogą dla Ciebie zrobić.

Jednym z podstawowych rozwiązań tego problemu jest łączenie ze sobą różnych strumieni komunikacji za pomocą poczty głosowej do usług e-mail. To znacznie ułatwia przeglądanie wiadomości i odpowiadanie na nie.

Większość firm już to robi, korzystając z usług faksu do poczty e-mail, jednak znacznie mniej korzysta obecnie z usługi przesyłania poczty głosowej na konta e-mail.

Usługi te umożliwiają odsłuchiwanie wiadomości głosowych w skrzynce odbiorczej e-mail tak, jak przez telefon, tylko wydajniej i w tej samej lokalizacji, z której pochodzą wszystkie e-maile biznesowe.

Naprawdę łatwo jest zauważyć, że te rozwiązania od razu przynoszą natychmiastowe korzyści, ale istnieją dodatkowe korzyści oferowane przez pocztę głosową w usługach poczty e-mail, o których możesz nie wiedzieć.

Poniżej przedstawimy 6 największych korzyści oferowanych przez pocztę głosową w usługach poczty e-mail oraz ich codzienne korzyści.

Jak właściwie działa poczta głosowa do usług e-mail

Po opłaceniu usługi, która została zaprojektowana do nagrywania i przesyłania wiadomości na e-mail, korzystanie z usługi jest zaskakująco proste.

Pierwszym krokiem jest połączenie skrzynki odbiorczej poczty głosowej z usługodawcą. Zwykle jest to tak proste, jak podanie kodu i numeru skrzynki odbiorczej poczty głosowej. Wszystko, co musisz zrobić, to wykonać podane proste kroki, aby połączyć swoje konto, a wtedy wszystko będzie gotowe.

Po połączeniu poczty głosowej z usługą użytkownik poprosi o podanie adresu e-mail, na który będą wysyłane wiadomości. Można je wysłać na prywatny adres e-mail, aby wyświetlić je osobiście, lub na publiczny adres e-mail, na przykład w celu zarządzania obsługą klienta.

Po połączeniu kont Twoja poczta głosowa zostanie przekierowana na adres e-mail dodany do konta usługi. Następnie możesz otworzyć swoje e-maile, a następnie kliknąć pocztę głosową i odsłuchać ją lub zapisać, aby odsłuchać później lub wysłać do współpracownika.

Odkrywanie zalet

Kilka wyraźnych korzyści daje usługa kierująca pocztę głosową na skrzynkę e-mail. Jednak są też inne korzyści, które nie są tak oczywiste. Będziemy badać wszystkie potencjalne korzyści, które są oferowane, aby pomóc Ci dokładnie określić, co ten rodzaj usługi będzie dla Ciebie w stanie zrobić.

Twoje wiadomości głosowe będą widoczne wcześniej, aby uzyskać bardziej efektywne czasy odpowiedzi

Jedną z wielkich korzyści, jakie użytkownicy biznesowi dostarczają za pośrednictwem poczty głosowej do usług e-mail, jest to, że usługa znacznie ułatwia zobaczenie, że poczta głosowa jest tam na początku. W dzisiejszych czasach większość pracowników biznesowych w dużym stopniu korzysta z poczty e-mail do komunikowania się z klientami. Kiedy poczta głosowa jest wysyłana do skrzynki e-mail, zamienia się w inną formę komunikacji, która przechodzi przez ten sam strumień, z którym już masz do czynienia.

W dzisiejszych czasach większość właścicieli firm rozumie, jak ważne jest zapewnienie szybkiej obsługi obecnych i nowych klientów. W dzisiejszych czasach klienci oczekują szybkiej pomocy i oceny firmy na podstawie tego, jak szybko otrzymają odpowiedź po poproszeniu o pomoc. Ułatwiając wyświetlanie nowych wiadomości głosowych, pomoże to zapewnić, że Twoja firma szybko reaguje na większość potrzeb klientów, co jest dobre dla sukcesu Twojej firmy.

Wyeliminuj potrzebę sprawdzania skrzynki odbiorczej

Wielu właścicieli firm może pomyśleć, że sprawdzanie skrzynki odbiorczej przez cały dzień może wydawać się standardową praktyką lub zadaniem wykonywanym regularnie. Nawet jeśli możesz być przyzwyczajony do tej praktyki, nie oznacza to, że jest ona skuteczna. Zamiast zwracać uwagę na sygnały powiadomień lub tracić dużo czasu na sprawdzanie skrzynki odbiorczej poczty głosowej tylko po to, aby odkryć, że jest pusta, poczta głosowa na e-mail zabierze tę potrzebę w przypadku tych praktyk.

Gdy nadejdzie poczta głosowa, otrzymasz powiadomienie, tak jak w przypadku każdego innego rodzaju wiadomości e-mail. To pozwala od razu wiedzieć, że jest coś, co wymaga Twojej uwagi. Można wyeliminować inną lokalizację, w której sprawdzasz w ciągu dnia, i zamiast tego skupiasz wszystkie swoje wiadomości w jednym wydajnym systemie z usługą przesyłania poczty głosowej, aby usprawnić praktyki Twojej firmy i być na bieżąco ze wszystkimi ważnymi potrzebami klientów kiedy się pojawią, aby zebrać opinie klientów, a następnie jak najlepiej je wykorzystać.

Ulepszone możliwości dostępu

Gdy wysyłasz wiadomości głosowe na skrzynkę e-mail, można je udostępnić w dodatkowych lokalizacjach. Obecnie większość profesjonalistów ma dostęp do poczty e-mail na smartfonach, komputerach, tabletach i prawie każdym innym urządzeniu, które mogą posiadać. Zamiast być przywiązanym do konieczności odsłuchiwania poczty głosowej w firmowym systemie telefonicznym lub w służbowym telefonie komórkowym, możesz słuchać ich tam, gdzie możesz odebrać pocztę e-mail. Jest to szczególnie korzystne w przypadku posiadania systemu poczty głosowej do poczty e-mail, gdy masz pracowników zdalnych, ponieważ znacznie ułatwia im zapewnianie wsparcia bez względu na ich lokalizację.

Umożliwia współpracę z obsługą klienta

Prawidłowo wdrożony system umożliwia wielu pracownikom obsługę wiadomości, które płynnie trafiają do tej samej skrzynki odbiorczej. Pracownicy mogą łatwo usuwać pocztę głosową, gdy są w podróży lub bezpiecznie je przechowywać, a wtedy wielu pracowników będzie w stanie sprostać potrzebom klientów. Na potrzeby obsługi klienta możliwość wspólnej obsługi przychodzących wiadomości głosowych jest bardzo wydajnym sposobem na robienie rzeczy. Można przypisać wielu pracowników do obsługi wiadomości przychodzących, gdy firma jest naprawdę zajęta, aby zapewnić klientom pomoc, na jaką zasługują, jeszcze szybciej. Po dodaniu tej usługi i rozwiązania do czatu na żywo będziesz w stanie zaspokoić potrzeby znacznie większej liczby klientów za pomocą niewielkiego zespołu obsługi klienta.

Przydatne do efektywnego prowadzenia dokumentacji

Gdy korzystasz z usługi, która przesyła wiadomości głosowe do skrzynki e-mail, może to być pomocne dla organizacji i prowadzenia dokumentacji. W dzisiejszych czasach użytkownicy biznesowi często muszą uciekać się do robienia notatek lub wprowadzania danych tekstowych do systemu, aby nagrywać notatki z odebranych wiadomości głosowych. Jednak wiadomości głosowe, które znajdują się w skrzynce e-mail, można w rzeczywistości odłożyć, a następnie przechowywać w uporządkowany i schludny sposób. W dzisiejszych czasach wiele firm ma skonfigurowany system archiwizacji wiadomości e-mail, a wiadomości e-mail poczty głosowej są w stanie bezproblemowo i porządnie dopasować się do systemów.

Można nawet wykonać wiele kopii wiadomości e-mail z poczty głosowej, a następnie rozesłać je do różnych lokalizacji w celu przechowywania nagrań lub aby inni członkowie zespołu byli na bieżąco. Gdy Twoja wiadomość zostanie zapisana w wiadomości e-mail, natychmiast staje się łatwiejsza do śledzenia, użyteczna i bardziej elastyczna.

Istnieje wiele ważnych powodów, dla których oczywiste jest, że firmy naprawdę mogą skorzystać na przeniesieniu wiadomości głosowych do skrzynki odbiorczej. Usługa nie jest szczególnie nowa ani trudna do wdrożenia, jednak jest to jedna z głównych aktualizacji, które można wprowadzić w obecnej konfiguracji Twojej firmy. Wydajność obsługi klienta można poprawić, aby pomóc skrócić czas reakcji klientów, a następnie sprawić, że wszyscy będą szczęśliwsi, a te systemy są przystępne cenowo i łatwe do wdrożenia, więc nie ma powodu, aby tego nie robić.