ไอเดีย 6 ที่ดีที่สุดสำหรับการชำระใบแจ้งหนี้ที่เร็วขึ้น

คุณเบื่อหน่ายกับการรับใบแจ้งหนี้ที่เลยวันครบกำหนดหรือไม่? เรียนรู้วิธีปรับปรุงกระบวนการใบแจ้งหนี้และรับการชำระเงินที่เร็วขึ้น

ธุรกิจมักจะส่งใบเรียกเก็บเงินพร้อมเงื่อนไขการชำระเงินให้กับลูกค้าเมื่อพวกเขานำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการ เอกสารนี้ระบุจำนวนเงินทั้งหมดที่ลูกค้าต้องจ่าย ผู้รับเหมามุงหลังคาอาจส่งใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งลูกค้าว่าถึงกำหนดจ่ายเงิน 5,000 เหรียญสหรัฐสำหรับงานเปลี่ยนหลังคา ในบางครั้ง ใบแจ้งหนี้อาจมีรายการแยกรายการที่แสดงส่วนประกอบของราคารวม

แม้ว่าใบแจ้งหนี้จะเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย แต่บางครั้งลูกค้าก็ส่งการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ล่าช้ากว่าที่คาดไว้ ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหากระแสเงินสดสำหรับธุรกิจของคุณ และทำให้ยากต่อการจ่ายซัพพลายเออร์ตามกำหนดเวลา มีหลายวิธีในการจัดการกับสิ่งนี้

ต่อไปนี้คือหกขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้ใบแจ้งหนี้ของคุณชำระเงินเร็วขึ้น

1. สร้างใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและแม่นยำยิ่งขึ้น

ในกรณีส่วนใหญ่ ความเข้าใจผิดเป็นหลักประกันความล้มเหลว การออกใบแจ้งหนี้ไม่แตกต่างกัน การออกใบแจ้งหนี้เป็นสถานการณ์ที่คล้ายกัน ลูกค้ามักจะล่าช้าในการชำระเงินหากใบแจ้งหนี้ไม่มีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ หากวันครบกำหนดชำระเงินไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในใบแจ้งหนี้ คุณอาจได้รับความล่าช้าหรืออาจถึงขั้นไม่ชำระเงิน หากต้องการเร่งการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ คุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพและออกแบบมาอย่างดีก่อน สิ่งนี้จะระบุอย่างชัดเจนว่าครบกำหนดเท่าใดและเมื่อครบกำหนด ซอฟต์แวร์การจัดการธุรกิจสามารถช่วยได้มาก เช่น ซอฟต์แวร์ที่สร้างโดย Jobber

นี่คือรายการข้อมูลที่คุณต้องใส่ในใบแจ้งหนี้ของคุณ:

• ชื่อธุรกิจ โลโก้ และที่อยู่
• รายละเอียดการติดต่อลูกค้า
• วันที่ออก
• ชื่อใบแจ้งหนี้
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• ปริมาณและราคาบริการหรือสินค้า
• จำนวนเงินที่ต้องจ่ายทั้งหมด
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน

ใบแจ้งหนี้ต้องมีเงื่อนไขการชำระเงิน ส่วนนี้รวมถึงวันที่ครบกำหนดชำระเงิน อาจแตกต่างกันไปในแต่ละเดือนหรือเมื่อได้รับ มักจะเน้น (1) คุณควรตกลงกับลูกค้าของคุณเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเจรจาต่อรองได้หากจำเป็น

เวลาที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการส่งใบแจ้งหนี้คือเมื่อใด ส่วนนี้จะตอบคำถามของคุณ

2. ส่งใบแจ้งหนี้ทันที

หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้า คุณไม่จำเป็นต้องโทษลูกค้าของคุณ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรส่งโดยเร็วที่สุดเสมอไป

เวลาที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าคือเมื่อใด นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยคุณ

• เมื่อซื้อ: ดีที่สุดสำหรับการขายสินค้า

ทางที่ดีควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อคุณซื้อสินค้า เช่น รองเท้าหรือเครื่องใช้ไฟฟ้า ซึ่งหมายความว่าคุณควรคาดหวังการชำระเงินทันที เป็นความคิดที่ดีที่จะเสนอตัวเลือกการชำระเงิน เช่น เงินสด บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต และเช็ค

• หลังสิ้นสุดโครงการ: เหมาะสำหรับบริการระยะสั้น

คุณควรส่งใบแจ้งหนี้หากคุณเสนอบริการระยะสั้น เช่น เปลี่ยนหลังคาหรือกำจัดแมลง เนื่องจากทั้งลูกค้าและผู้ขายมีแนวโน้มที่จะติดต่อกัน จึงมั่นใจได้ว่าจะไม่มีใครถูกหลอกลวง

• เหตุการณ์สำคัญที่กำหนดไว้ล่วงหน้านั้นดีที่สุดสำหรับโครงการขนาดใหญ่

คุณอาจส่งใบแจ้งหนี้ตามเป้าหมายที่กำหนด หากบริษัทของคุณเข้าร่วมในโครงการขนาดใหญ่และซับซ้อน เช่น การสร้างบ้านและการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่กำหนดเอง

หากคุณกำลังสร้างบ้านให้ใครซักคน คุณอาจส่งใบแจ้งหนี้ทุกครั้งที่สร้างบ้านบางส่วนเสร็จ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับเงินทุนที่จำเป็นเพื่อดำเนินโครงการต่อไป ช่วยให้ลูกค้ามีเวลามากขึ้นในการจัดทำงบประมาณและไม่บังคับให้ต้องจ่ายเงินในทันที

• รายเดือน/รายปักษ์/สัปดาห์: ดีที่สุดสำหรับบริการระยะยาว

คุณส่งใบแจ้งหนี้ได้เฉพาะรายเดือน สองสัปดาห์ หรือรายสัปดาห์ หากคุณให้บริการระยะยาว เช่น การสนับสนุนหรือให้คำปรึกษาด้านไอที โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับหน่วยงานที่มุ่งสร้างความสัมพันธ์ระยะยาว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อกำหนดและเงื่อนไขทั้งหมดก่อนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ใบแรกให้กับลูกค้าของคุณ นอกจากนี้ ให้มีความชัดเจนเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่คุณจะส่ง มีโอกาสสูงที่พวกเขาจะไม่จ่ายเงินหากได้รับใบแจ้งหนี้จากคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ

3. ติดตามใบแจ้งหนี้เสมอ

ธุรกิจจำนวนมากไม่ติดตามลูกค้าหลังจากวันครบกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้ คุณไม่มีทางรู้หรอกว่าลูกค้าอาจลืมใบแจ้งหนี้หรือทำผิดพลาดโดยสุจริต คุณควรติดตามใบแจ้งหนี้ทางอีเมลหรือโทรศัพท์

เพื่อช่วยให้จำได้ ให้แนบใบแจ้งหนี้เดิมเมื่อคุณส่งอีเมลติดตามผล หากพวกเขาโทรหาคุณ คุณสามารถอ้างอิงหมายเลขใบแจ้งหนี้เฉพาะได้หากต้องการสินค้าหรือบริการจากบริษัทอื่น

4. ขอเงินฝากล่วงหน้า

แม้ว่าการขอเงินมัดจำก่อนเริ่มโครงการอาจดูเหมือนเป็นความคิดที่ไม่ดี แต่จริงๆ แล้วค่อนข้างฉลาดและมีประโยชน์ด้วยเหตุผลหลายประการ

• ลดโอกาสในการไม่ชำระเงิน

ลูกค้าบางรายหายตัวไปและหยุดติดต่อกับคุณทั้งหมดหลังจากได้รับสินค้าหรือบริการของคุณแล้ว เป็นการดีที่จะขอเงินมัดจำ เนื่องจากจะช่วยให้คุณกำจัดลูกค้าที่อาจนำไปสู่การไม่ชำระเงินได้

• ลูกค้ามีส่วนร่วมในงานมากขึ้น

เนื่องจากลูกค้าได้ลงทุนเงินในโครงการไปแล้ว พวกเขาจึงมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมมากขึ้น เนื่องจากพวกเขาต้องการเพิ่มโอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จ

• คุณสามารถรับเงินทุนหมุนเวียนได้โดยการฝากเงิน

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ธุรกิจขนาดเล็กมักจะลงทุนในโครงการต่างๆ เพียงเพื่อจะพบว่าพวกเขาไม่มีเงินพอที่จะดำเนินการต่อไป ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรง และอาจนำไปสู่การเลิกจ้างงาน อย่างไรก็ตาม คุณสามารถรับเงินทุนที่จำเป็นในการเริ่มต้นโครงการของคุณโดยการฝากเงิน

บางครั้งไม่ควรขอเงินมัดจำล่วงหน้า คุณควรเรียกเก็บเงินมัดจำกับลูกค้าใหม่เท่านั้น เนื่องจากคุณรู้จักลูกค้าที่น่าเชื่อถืออยู่แล้ว

คุณควรขอเงินมัดจำเท่าไหร่? เป็นเรื่องปกติที่จะขอเงินมัดจำอย่างน้อย 50% ของต้นทุนโครงการ หากลูกค้ายืนยัน คุณสามารถลดขีดจำกัดนี้ได้

5. พิจารณายอมรับวิธีการชำระเงินเพิ่มเติม

เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ขายที่จะถือว่าลูกค้าจ่ายเงินล่าช้าเนื่องจากขาดความซื่อสัตย์ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี การชำระเงินล่าช้าอาจเกิดจากการขาดตัวเลือกการชำระเงิน พิจารณาขยายตัวเลือกการชำระเงินของคุณ

มาดูกันดีกว่าว่าตัวเลือกการชำระเงินใดที่ธุรกิจของคุณควรยอมรับ:

• เงินสด : แม้ว่าเงินสดจะเป็นวิธีการชำระเงินที่รวดเร็วที่สุด แต่ก็ปลอดภัยและสะดวกสบายน้อยที่สุด ยังคงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจที่มีหน้าร้านจริง
• เช็ค : เช่นเดียวกับเงินสด เช็คก็คล้ายกับการเช็คอินที่คุณต้องมีการติดต่อทางกายภาพกับลูกค้าของคุณ อย่างไรก็ตาม ราคาถูกกว่าและปลอดภัยกว่า ดังนั้นคุณอาจพิจารณาเพิ่มลงในรายการตัวเลือกการชำระเงินที่ยอมรับได้
• บัตรเครดิตและเดบิต : ลูกค้าถือว่าบัตรเครดิตและเดบิตเป็นวิธีชำระเงินที่ง่ายที่สุด ยอมรับตัวเลือกการชำระเงินนี้ได้ง่าย คุณจะต้องสร้างบัญชีกับบริษัทประมวลผลการชำระเงิน
• การชำระเงินออนไลน์ : แม้ว่าจะเกิดขึ้นได้ยาก แต่คุณอาจพบลูกค้าที่ไม่สามารถชำระด้วยเงินสดหรือเช็ค หรือไม่มีบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิต การยอมรับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ผ่านพอร์ทัลการชำระเงินออนไลน์ เช่น PayPal เป็นความคิดที่ดี
• การชำระเงินผ่านมือถือ : สามารถตั้งค่าระบบการชำระเงินที่ต้องการให้คุณอ่านรหัสโดยใช้โทรศัพท์มือถือของคุณเท่านั้น ลูกค้าจะจ่ายเงินให้คุณ นี่เป็นตัวเลือกที่สะดวกมากสำหรับทั้งผู้ขายและลูกค้า
• การชำระเงินอัตโนมัติ : การยอมรับการชำระเงินอัตโนมัติเป็นความคิดที่ดีหากธุรกิจของคุณเกี่ยวข้องกับการชำระเงินแบบเป็นงวด (เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส) นี่เป็นวิธีการโอนเงินจากบัญชีของลูกค้าไปยังบัญชีของคุณเมื่อถึงกำหนดชำระ

6. เสนอแผนการชำระเงิน

ลูกค้าของคุณอาจไม่สามารถชำระเงินได้เนื่องจากไม่มีตัวเลือกการชำระเงิน นี่เป็นเรื่องปกติจากสถานการณ์โลกในปัจจุบัน แทนที่จะขอชำระเงินเต็มจำนวนล่วงหน้า ให้เสนอแผน

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกเก็บเงิน 10% ต่อเดือนเพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ลูกค้าต้องรีบรับเงิน

ปิดความคิด

ลูกค้าที่ชำระเงินล่าช้าอาจทำให้กระแสเงินสดหยุดชะงักได้ ซึ่งอาจทำให้การชำระเงินของคุณแก่ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา และตัวคุณเองล่าช้า ควรหลีกเลี่ยงการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ล่าช้าให้มากที่สุด แม้ว่าส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับพฤติกรรมและการกระทำของลูกค้าของคุณ แต่กลยุทธ์ของคุณมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ