6 najlepszych pomysłów na szybsze płatności za faktury

Masz dość otrzymywania faktur po terminie płatności? Dowiedz się, jak usprawnić proces fakturowania i uzyskać szybsze płatności

Firma zazwyczaj wysyła rachunek z warunkami płatności do klientów, gdy dostarczają produkt lub usługę. Ten dokument wskazuje całkowitą kwotę, którą klient musi zapłacić. Wykonawca dekarstwa może wysłać fakturę, aby poinformować klienta, że ​​ma zapłacić 5000 USD za wymianę dachu. Czasami faktura może również zawierać szczegółową listę składników ceny całkowitej.

Chociaż faktura jest prawnie wiążącą umową, klienci czasami wysyłają płatności za faktury z opóźnieniem, niż oczekiwali. Może to spowodować problemy z przepływem gotówki w Twojej firmie i utrudnić terminowe płatności dostawcom. Jest wiele sposobów radzenia sobie z tym.

Oto sześć kroków, które możesz wykonać, aby szybciej opłacić faktury.

1. Twórz jaśniejszą i dokładniejszą fakturę

W większości przypadków nieporozumienia są gwarancją niepowodzenia. Fakturowanie nie różni się. Fakturowanie to podobna sytuacja. Klienci często zwlekają z płatnością, jeśli faktura nie zawiera ważnych informacji o zamówieniu. Jeśli termin płatności nie jest wyraźnie określony na fakturze, możesz spodziewać się opóźnienia, a nawet braku płatności. Aby przyspieszyć płatności faktur, musisz najpierw stworzyć profesjonalną i dobrze przygotowaną fakturę. Będzie to jasno określać, ile i kiedy jest należne. Może w tym bardzo pomóc oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, takie jak to stworzone przez Jobber.

Oto lista informacji, które należy umieścić na fakturze:

• Nazwa firmy, logo i adres
• Dane kontaktowe klienta
• Data wydania
• Tytuł faktury
• Zasady płatności
• Ilość i cena usług lub towarów
• Całkowita kwota do zapłaty
• Unikalny numer faktury

Faktura musi zawierać warunki płatności. Ta sekcja zawiera termin płatności. Może wahać się od dni do miesięcy lub przy odbiorze. Zwykle jest podświetlony. (1) Przed wystawieniem faktury należy uzgodnić z klientem warunki płatności. To pozwoli ci w razie potrzeby negocjować.

Kiedy najlepiej wysłać fakturę? Ta sekcja odpowie na Twoje pytanie.

2. Wysyłaj faktury bezzwłocznie

Jeśli wyślesz fakturę z opóźnieniem, nie musisz obwiniać swoich klientów. Jednak nie zawsze najlepszym pomysłem jest wysłanie go tak szybko, jak to możliwe.

Kiedy najlepiej wysłać fakturę swojemu klientowi? Oto kilka wskazówek, które ci pomogą.

• Przy zakupie: najlepszy do sprzedaży towarów

Najlepiej wysłać fakturę przy zakupie towarów, takich jak buty lub sprzęt AGD. Oznacza to, że od razu powinieneś spodziewać się zapłaty. Dobrym pomysłem jest oferowanie opcji płatności, takich jak gotówka, karta kredytowa lub debetowa oraz czek.

• Po zakończeniu projektu: Idealny do usług krótkoterminowych

Powinieneś wysłać fakturę, jeśli oferujesz usługi krótkoterminowe, takie jak wymiana pokrycia dachowego lub zwalczanie szkodników. Ponieważ zarówno klient, jak i dostawca prawdopodobnie będą w kontakcie, zapewnia to, że nikt nie zostanie oszukany.

• Z góry określone kamienie milowe są najlepsze dla projektów na dużą skalę

Możesz wysyłać faktury za określone etapy, jeśli Twoja firma uczestniczy w złożonych projektach na dużą skalę, takich jak budowa domów i tworzenie oprogramowania na zamówienie.

Jeśli budujesz dla kogoś dom, możesz wysyłać faktury za każdym razem, gdy kończysz część domu. Umożliwi to zabezpieczenie finansowania niezbędnego do kontynuowania projektu. Daje to klientowi więcej czasu na budżetowanie i nie zmusza go do natychmiastowej zapłaty.

• Miesięcznie/dwutygodniowe/tygodniowe: najlepsze dla usług długoterminowych

Faktury można wysyłać tylko co miesiąc, co dwa tygodnie lub co tydzień, jeśli świadczysz usługi długoterminowe, takie jak wsparcie IT lub doradztwo. Dotyczy to zwłaszcza agencji, których celem jest nawiązanie długotrwałych relacji.

Upewnij się, że masz wszystkie warunki przed wysłaniem pierwszej faktury do swojego klienta. Wyjaśnij też, kiedy i gdzie go wyślesz. Istnieje duża szansa, że ​​nie zapłacą, jeśli niespodziewanie dostaną od Ciebie fakturę.

3. Zawsze sprawdzaj faktury

Wiele firm nie kontaktuje się z klientami po terminie wystawienia faktury. Nigdy nie wiadomo, klient mógł zapomnieć o fakturze lub popełnić uczciwy błąd. Powinieneś śledzić faktury przez e-mail lub telefon.

Aby ułatwić im zapamiętanie, dołącz oryginalną fakturę do kolejnej wiadomości e-mail. Jeśli do Ciebie zadzwonią, możesz podać unikalny numer faktury, jeśli potrzebują towarów lub usług z różnych firm.

4. Poproś o wpłatę z góry

Chociaż prośba o wpłatę przed rozpoczęciem projektu może brzmieć jak zły pomysł, w rzeczywistości jest to całkiem sprytne i korzystne z wielu powodów.

• Zmniejsza szansę na brak płatności

Niektórzy klienci znikają i przestają kontaktować się z Tobą po otrzymaniu Twoich towarów lub usług. Rozsądnie jest poprosić o depozyt, ponieważ pomaga to wyeliminować klientów, którzy mogą prowadzić do braku płatności.

• Klienci bardziej angażują się w pracę

Ponieważ klient zainwestował już pieniądze w projekt, jest bardziej prawdopodobne, że zostanie zaangażowany, ponieważ chce zwiększyć szanse na powodzenie projektu.

• Możesz uzyskać kapitał obrotowy, deponując

Zwłaszcza małe firmy są bardziej skłonne do inwestowania w projekty tylko po to, by odkryć, że nie mają pieniędzy na kontynuowanie działalności. Może to spowodować poważne problemy, a nawet doprowadzić do zakończenia pracy. Możesz jednak uzyskać kapitał wymagany do rozpoczęcia projektu, wpłacając depozyt.

Czasami prośba o wpłatę z góry nie jest dobrym pomysłem. Kaucję należy pobierać tylko od nowych klientów. To dlatego, że znasz już klientów godnych zaufania.

Ile należy poprosić o kaucję? Często prosi się o kaucję w wysokości co najmniej 50% kosztów projektu. Jeśli klient nalega, możesz obniżyć ten limit.

5. Rozważ zaakceptowanie większej liczby metod płatności

Sprzedawcom łatwo jest założyć, że klienci płacą późno, ponieważ nie są uczciwi. Jednak w niektórych przypadkach opóźnienia w płatnościach mogą być spowodowane brakiem opcji płatności. Rozważ rozszerzenie opcji płatności.

Przyjrzyjmy się bliżej opcjom płatności, które Twoja firma powinna zaakceptować:

• Gotówka : chociaż gotówka jest najszybszą metodą otrzymania płatności, jest również najmniej bezpieczna i wygodna. Jest to nadal realna opcja dla firm tradycyjnych.
• Czek : Podobnie jak gotówka, czeki są podobne do czeków, ponieważ wymagają fizycznego kontaktu z klientem. Są jednak tańsze i bezpieczniejsze, więc możesz rozważyć dodanie ich do listy akceptowanych opcji płatności.
• Karty kredytowe i debetowe : klienci uważają karty kredytowe i debetowe za najłatwiejszy sposób płacenia. Zaakceptowanie tej opcji płatności jest łatwe. Będziesz musiał założyć konto w firmie obsługującej płatności.
• Płatności online : chociaż zdarza się to rzadko, możesz spotkać klientów, którzy nie mogą zapłacić gotówką lub czekiem lub nie mają karty debetowej lub kredytowej. Dobrym pomysłem jest przyjmowanie płatności za faktury za pośrednictwem internetowych portali płatniczych, takich jak PayPal.
• Płatności mobilne : można skonfigurować system płatności, który wymaga tylko odczytania kodu za pomocą telefonu komórkowego. Klient zapłaci Ci wtedy. Jest to bardzo wygodna opcja zarówno dla dostawcy, jak i klienta.
• Płatności automatyczne : akceptowanie płatności automatycznych to dobry pomysł, jeśli Twoja firma wymaga płatności cyklicznych (np. cotygodniowych, miesięcznych lub kwartalnych). Jest to w zasadzie sposób na przelanie pieniędzy z konta klienta na Twoje, gdy nadejdzie termin płatności.

6. Zaproponuj plan płatności

Twoi klienci mogą nie mieć możliwości zapłaty z powodu braku opcji płatności. To normalne, biorąc pod uwagę obecną sytuację na świecie. Zamiast prosić o pełną płatność z góry, zaproponuj plan.

Możesz na przykład pobierać 10% miesięcznie, aby uniknąć powodowania pośpiechu klienta po pieniądze.

Myśli zamykające

Klienci, którzy płacą z opóźnieniem, mogą powodować zakłócenia przepływu środków pieniężnych. Może to spowodować opóźnienia w płatnościach na rzecz dostawców, wykonawców i Ciebie. W miarę możliwości należy unikać opóźnień w płatnościach za faktury. Chociaż duża część tego zależy od zachowania i działań Twoich klientów, Twoja strategia ma kluczowe znaczenie dla powodzenia fakturowania.