6 Ide Terbaik Untuk Pembayaran Faktur Lebih Cepat

Apakah Anda muak menerima faktur yang melewati tanggal jatuh temponya? Pelajari cara merampingkan proses faktur dan mendapatkan pembayaran lebih cepat

Sebuah bisnis biasanya akan mengirimkan tagihan dengan syarat pembayaran kepada pelanggan ketika mereka menyediakan produk atau layanan. Dokumen ini menunjukkan jumlah total yang harus dibayar pelanggan. Kontraktor atap mungkin mengirimkan faktur untuk memberi tahu pelanggan bahwa mereka harus membayar USD$5.000 untuk pekerjaan penggantian atap. Terkadang, faktur mungkin juga menyertakan daftar terperinci yang mencantumkan komponen dari total harga.

Meskipun faktur adalah kontrak yang mengikat secara hukum, pelanggan terkadang mengirimkan pembayaran faktur terlambat dari yang mereka harapkan. Hal ini dapat menyebabkan masalah arus kas untuk bisnis Anda dan menyulitkan untuk membayar pemasok sesuai jadwal. Ada banyak cara untuk menghadapi hal ini.

Berikut adalah enam langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat faktur Anda dibayar lebih cepat.

1. Buat Faktur yang Lebih Jelas dan Akurat

Dalam kebanyakan kasus, kesalahpahaman adalah jaminan kegagalan. Faktur tidak berbeda. Faktur adalah situasi yang sama. Pelanggan akan sering menunda pembayaran jika faktur tidak berisi informasi penting tentang pesanan. Jika tanggal jatuh tempo pembayaran tidak disebutkan dengan jelas dalam faktur, maka Anda dapat mengharapkan penundaan atau bahkan tidak ada pembayaran. Untuk mempercepat pembayaran faktur, Anda harus terlebih dahulu membuat faktur yang profesional dan dibuat dengan baik. Ini akan dengan jelas menyatakan berapa banyak yang harus dibayar dan kapan jatuh tempo. Hal ini dapat sangat terbantu oleh perangkat lunak manajemen bisnis seperti yang dibuat oleh Jobber.

Berikut adalah daftar informasi yang perlu Anda sertakan pada faktur:

• Nama, logo, dan alamat bisnis
• Detail kontak pelanggan
• Tanggal diterbitkan
• Judul faktur
• Syarat pembayaran
• Kuantitas dan harga jasa atau barang
• Jumlah total yang harus dibayar
• Nomor faktur unik

Faktur harus menyertakan syarat pembayaran. Bagian ini mencakup tanggal jatuh tempo pembayaran. Ini dapat bervariasi dari hari ke bulan, atau setelah diterima. Biasanya disorot. (1) Anda harus menyetujui persyaratan pembayaran dengan klien Anda sebelum menerbitkan faktur. Ini akan memungkinkan Anda untuk bernegosiasi jika perlu.

Kapan waktu terbaik bagi Anda untuk mengirim faktur? Bagian ini akan menjawab pertanyaan Anda.

2. Kirim Faktur Segera

Jika Anda terlambat mengirimkan faktur, tidak perlu menyalahkan klien Anda. Namun, tidak selalu merupakan ide terbaik untuk mengirimkannya sesegera mungkin.

Kapan waktu terbaik bagi Anda untuk mengirim faktur ke klien Anda? Ini adalah beberapa tips yang akan membantu Anda.

• Saat Membeli: Terbaik untuk Menjual Barang

Sebaiknya kirim faktur saat Anda membeli barang seperti sepatu atau peralatan. Ini berarti Anda harus mengharapkan pembayaran segera. Sebaiknya tawarkan opsi pembayaran seperti uang tunai, kartu kredit atau debit, dan cek.

• Setelah Penyelesaian Proyek: Ideal untuk Layanan Jangka Pendek

Anda harus mengirimkan faktur jika Anda menawarkan layanan jangka pendek seperti penggantian atap atau pengendalian hama. Karena klien dan vendor kemungkinan besar akan berhubungan, ini memastikan bahwa tidak ada yang scammed.

• Tonggak Pencapaian yang Telah Ditentukan Sebelumnya adalah yang Terbaik untuk Proyek Skala Besar

Anda mungkin mengirim faktur pada pencapaian tertentu jika perusahaan Anda berpartisipasi dalam proyek kompleks berskala besar seperti pembangunan rumah dan pengembangan perangkat lunak khusus.

Jika Anda sedang membangun rumah untuk seseorang, Anda mungkin mengirim faktur setiap kali Anda menyelesaikan sebagian rumah. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengamankan dana yang diperlukan untuk melanjutkan proyek. Ini memberi klien lebih banyak waktu untuk penganggaran dan tidak memaksa mereka untuk segera membayar.

• Bulanan/dua mingguan/mingguan: Terbaik untuk Layanan Jangka Panjang

Anda hanya dapat mengirim faktur bulanan, dua mingguan, atau mingguan jika Anda menyediakan layanan jangka panjang seperti dukungan atau konsultasi TI. Ini terutama berlaku untuk agensi yang bertujuan membangun hubungan jangka panjang.

Pastikan Anda memiliki semua syarat dan ketentuan sebelum Anda mengirim faktur pertama ke klien Anda. Juga, jelaskan kapan dan di mana Anda akan mengirimnya. Ada kemungkinan besar bahwa mereka tidak akan membayar jika mereka mendapatkan faktur dari Anda secara tiba-tiba.

3. Selalu Menindaklanjuti Faktur

Banyak bisnis tidak menindaklanjuti dengan klien setelah tanggal jatuh tempo untuk faktur. Anda tidak pernah tahu, klien mungkin lupa tentang faktur atau membuat kesalahan yang jujur. Anda harus menindaklanjuti faktur melalui email atau telepon.

Untuk membantu mereka mengingat, lampirkan faktur asli saat Anda mengirim email tindak lanjut. Jika mereka menelepon Anda, Anda dapat menyebutkan nomor faktur unik jika mereka membutuhkan barang atau jasa dari perusahaan yang berbeda.

4. Minta Setoran di Muka

Meskipun mungkin terdengar seperti ide yang buruk untuk meminta deposit sebelum memulai sebuah proyek, sebenarnya cukup pintar dan bermanfaat karena berbagai alasan.

• Mengurangi Kemungkinan Non-Pembayaran

Beberapa klien menghilang dan menghentikan semua kontak dengan Anda setelah mereka menerima barang atau jasa Anda. Adalah bijaksana untuk meminta setoran, karena membantu Anda menyingkirkan klien yang dapat menyebabkan non-pembayaran.

• Klien Menjadi Lebih Terlibat dalam Pekerjaan

Karena klien telah menginvestasikan uang dalam proyek, mereka lebih mungkin terlibat karena mereka ingin meningkatkan peluang keberhasilan proyek.

• Anda bisa mendapatkan Modal Kerja dengan Menyetor

Usaha kecil, khususnya, lebih cenderung berinvestasi dalam proyek hanya untuk mengetahui bahwa mereka tidak memiliki uang untuk melanjutkan operasi. Hal ini dapat menyebabkan masalah serius, dan bahkan berujung pada pemutusan hubungan kerja. Namun, Anda bisa mendapatkan modal yang diperlukan untuk memulai proyek Anda dengan menyetor.

Terkadang, bukanlah ide yang baik untuk meminta setoran di muka. Anda hanya harus menagih deposit ke klien baru. Ini karena Anda sudah mengenal klien yang bisa dipercaya.

Berapa banyak yang harus Anda minta untuk deposit? Adalah umum untuk meminta deposit minimal 50% dari biaya proyek. Jika klien bersikeras, Anda dapat menurunkan batas ini.

5. Pertimbangkan Menerima Lebih Banyak Metode Pembayaran

Sangat mudah bagi vendor untuk berasumsi bahwa klien membayar terlambat karena mereka tidak memiliki integritas. Namun, dalam beberapa kasus, keterlambatan pembayaran dapat disebabkan oleh kurangnya opsi pembayaran. Pertimbangkan untuk memperluas opsi pembayaran Anda.

Mari kita lihat lebih dekat opsi pembayaran mana yang harus diterima bisnis Anda:

• Tunai : Meskipun uang tunai adalah metode tercepat untuk mendapatkan pembayaran, itu juga yang paling tidak aman dan nyaman. Ini masih merupakan pilihan yang layak untuk bisnis bata-dan-mortir.
• Cek : Dengan cara yang sama seperti uang tunai, cek mirip dengan cek di mana Anda memerlukan kontak fisik dengan klien Anda. Namun mereka lebih murah dan lebih aman sehingga Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkannya ke daftar opsi pembayaran yang diterima.
• Kartu Kredit dan Debit : Pelanggan menganggap kartu kredit dan debit sebagai cara termudah untuk membayar. Sangat mudah untuk menerima opsi pembayaran ini. Anda harus membuat akun dengan perusahaan pemrosesan pembayaran.
• Pembayaran Online : Meskipun jarang, Anda mungkin menjumpai pelanggan yang tidak dapat membayar tunai atau cek atau tidak memiliki kartu debit atau kredit. Menerima pembayaran faktur melalui portal pembayaran online seperti PayPal adalah ide yang bagus.
• Pembayaran Seluler : Sistem pembayaran dapat diatur yang mengharuskan Anda hanya membaca kode menggunakan ponsel Anda. Klien kemudian akan membayar Anda. Ini adalah pilihan yang sangat nyaman bagi vendor dan pelanggan.
• Pembayaran Otomatis : Menerima pembayaran otomatis adalah ide yang baik jika bisnis Anda melibatkan pembayaran berulang (misalnya mingguan, bulanan, atau triwulanan). Ini pada dasarnya adalah cara untuk mentransfer uang dari rekening klien ke rekening Anda ketika tanggal jatuh tempo pembayaran tiba.

6. Tawarkan Paket Pembayaran

Klien Anda mungkin tidak memiliki kemampuan untuk membayar karena kurangnya pilihan pembayaran. Hal ini wajar mengingat situasi dunia saat ini. Alih-alih meminta pembayaran penuh di muka, tawarkan paket.

Anda dapat, misalnya, menagih 10% per bulan untuk menghindari klien terburu-buru mendapatkan uang.

Pikiran Penutup

Pelanggan yang terlambat membayar dapat menyebabkan gangguan arus kas. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran Anda kepada pemasok, kontraktor, dan diri Anda sendiri. Pembayaran faktur yang terlambat harus dihindari sebisa mungkin. Meskipun sebagian besar dari ini bergantung pada perilaku dan tindakan klien Anda, strategi Anda sangat penting untuk keberhasilan pembuatan faktur Anda.