Die 6 besten Ideen für schnellere Rechnungszahlungen

Haben Sie es satt, Rechnungen weit über das Fälligkeitsdatum hinaus zu erhalten? Erfahren Sie, wie Sie Ihren Rechnungsprozess optimieren und schnellere Zahlungen erhalten

Ein Unternehmen sendet normalerweise eine Rechnung mit Zahlungsbedingungen an Kunden, wenn sie ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten. Dieses Dokument gibt den Gesamtbetrag an, den der Kunde zu zahlen hat. Ein Dachdecker sendet möglicherweise eine Rechnung, um den Kunden darüber zu informieren, dass er 5.000 USD für einen Dachaustausch zahlen muss. Manchmal enthält eine Rechnung auch eine detaillierte Liste, in der die Bestandteile des Gesamtpreises aufgeführt sind.

Obwohl eine Rechnung ein rechtsverbindlicher Vertrag ist, senden Kunden manchmal Rechnungszahlungen zu spät, als sie erwartet haben. Dies kann zu Liquiditätsproblemen für Ihr Unternehmen führen und es schwierig machen, Lieferanten pünktlich zu bezahlen. Es gibt viele Möglichkeiten, damit umzugehen.

Hier sind sechs Schritte, mit denen Sie Ihre Rechnungen schneller bezahlen können.

1. Erstellen Sie eine klarere und genauere Rechnung

Missverständnisse sind in den meisten Fällen ein Garant für Scheitern. Bei der Rechnungsstellung ist es nicht anders. Rechnungsstellung ist eine ähnliche Situation. Kunden verzögern häufig die Zahlung, wenn die Rechnung wichtige Informationen zur Bestellung nicht enthält. Wenn die Fälligkeit der Zahlung nicht eindeutig in der Rechnung angegeben ist, müssen Sie mit einer Verzögerung oder gar Nichtzahlung rechnen. Um Rechnungszahlungen zu beschleunigen, müssen Sie zunächst eine professionelle und gut gestaltete Rechnung erstellen. Darin wird deutlich angegeben, wie viel fällig ist und wann es fällig ist. Dies kann durch eine betriebswirtschaftliche Software wie die von Jobber sehr unterstützt werden.

Hier ist eine Liste der Informationen, die Sie auf Ihrer Rechnung angeben müssen:

• Firmenname, Logo und Adresse
• Kontaktdaten des Kunden
• Ausgabedatum
• Rechnungstitel
• Zahlungsbedingungen
• Menge und Preis von Dienstleistungen oder Waren
• Zu zahlender Gesamtbetrag
• Eindeutige Rechnungsnummer

Eine Rechnung muss die Zahlungsbedingungen enthalten. Dieser Abschnitt enthält das Fälligkeitsdatum für die Zahlung. Sie kann von Tagen bis Monaten oder nach Erhalt variieren. Es ist normalerweise hervorgehoben. (1) Sie sollten die Zahlungsbedingungen mit Ihrem Kunden vereinbaren, bevor Sie eine Rechnung ausstellen. So können Sie bei Bedarf verhandeln.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Rechnungsversand? Dieser Abschnitt beantwortet Ihre Frage.

2. Senden Sie Rechnungen umgehend

Wenn Sie die Rechnung zu spät senden, müssen Sie Ihren Kunden keine Vorwürfe machen. Es ist jedoch nicht immer die beste Idee, es so schnell wie möglich zu senden.

Wann ist der beste Zeitpunkt für Sie, eine Rechnung an Ihren Kunden zu senden? Dies sind einige Tipps, die Ihnen helfen werden.

• Beim Kauf: Am besten für den Verkauf von Waren

Senden Sie am besten eine Rechnung, wenn Sie Waren wie Schuhe oder Haushaltsgeräte kaufen. Das bedeutet, dass Sie sofort mit der Zahlung rechnen sollten. Es ist eine gute Idee, Zahlungsoptionen wie Bargeld, Kredit- oder Debitkarte und Scheck anzubieten.

• Nach Projektabschluss: Ideal für kurzfristige Dienstleistungen

Bieten Sie kurzfristige Dienstleistungen wie Dacheindeckung oder Schädlingsbekämpfung an, sollten Sie eine Rechnung schicken. Da sowohl der Kunde als auch der Anbieter wahrscheinlich in Kontakt stehen, stellt dies sicher, dass niemand betrogen wird.

• Vorab festgelegte Meilensteine ​​eignen sich am besten für Großprojekte

Sie können Rechnungen zu bestimmten Meilensteinen senden, wenn Ihr Unternehmen an großen, komplexen Projekten wie Hausbau und kundenspezifischer Softwareentwicklung beteiligt ist.

Wenn Sie ein Haus für jemanden bauen, senden Sie möglicherweise jedes Mal Rechnungen, wenn Sie einen Teil des Hauses fertiggestellt haben. Damit sichern Sie sich die notwendige Finanzierung, um das Projekt weiterzuführen. Dies gibt dem Kunden mehr Zeit für die Budgetierung und zwingt ihn nicht, sofort zu zahlen.

• Monatlich/zweiwöchentlich/wöchentlich: Am besten für langfristige Dienste

Sie können Rechnungen nur monatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich versenden, wenn Sie langfristige Dienstleistungen wie IT-Support oder Beratung erbringen. Dies gilt insbesondere für Agenturen, die langfristige Beziehungen aufbauen möchten.

Stellen Sie sicher, dass alle Geschäftsbedingungen vorliegen, bevor Sie die erste Rechnung an Ihren Kunden senden. Machen Sie sich außerdem klar, wann und wohin Sie es senden werden. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass sie nicht zahlen, wenn sie aus heiterem Himmel eine Rechnung von Ihnen erhalten.

3. Rechnungen immer nachverfolgen

Viele Unternehmen melden sich nach dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung nicht mehr bei Kunden. Man weiß nie, vielleicht hat der Kunde die Rechnung vergessen oder einen ehrlichen Fehler gemacht. Sie sollten Rechnungen per E-Mail oder Telefon nachverfolgen.

Hängen Sie die Originalrechnung an, wenn Sie eine Folge-E-Mail senden, damit sie sich daran erinnern können. Wenn sie Sie anrufen, können Sie die eindeutige Rechnungsnummer angeben, wenn sie die Waren oder Dienstleistungen von verschiedenen Unternehmen benötigen.

4. Bitten Sie um eine Vorauszahlung

Obwohl es wie eine schlechte Idee klingen mag, vor Beginn eines Projekts eine Anzahlung zu verlangen, ist es aus vielen Gründen ziemlich clever und vorteilhaft.

• Reduziert die Wahrscheinlichkeit einer Nichtzahlung

Einige Kunden verschwinden und beenden jeglichen Kontakt mit Ihnen, nachdem sie Ihre Waren oder Dienstleistungen erhalten haben. Es ist ratsam, eine Anzahlung zu verlangen, da dies Ihnen hilft, Kunden auszusondern, die zu einer Nichtzahlung führen könnten.

• Kunden werden stärker in den Job involviert

Da der Kunde bereits Geld in das Projekt investiert hat, ist es wahrscheinlicher, dass er einbezogen wird, da er die Erfolgschancen des Projekts erhöhen möchte.

• Sie können Betriebskapital durch Einzahlung erhalten

Vor allem kleine Unternehmen investieren eher in Projekte, nur um festzustellen, dass sie nicht das Geld haben, um den Betrieb fortzusetzen. Dies kann ernsthafte Probleme verursachen und sogar zur Kündigung eines Jobs führen. Sie können jedoch das für den Start Ihres Projekts erforderliche Kapital durch Einzahlung erhalten.

Manchmal ist es keine gute Idee, eine Vorauszahlung zu verlangen. Sie sollten nur Neukunden eine Anzahlung berechnen. Das liegt daran, dass Sie die vertrauenswürdigen Kunden bereits kennen.

Wie viel sollten Sie für eine Anzahlung verlangen? Es ist üblich, eine Anzahlung von mindestens 50 % der Projektkosten zu verlangen. Wenn der Kunde darauf besteht, können Sie dieses Limit senken.

5. Erwägen Sie, mehr Zahlungsmethoden zu akzeptieren

Anbieter gehen leicht davon aus, dass Kunden zu spät zahlen, weil es ihnen an Integrität mangelt. In einigen Fällen kann ein Zahlungsverzug jedoch durch fehlende Zahlungsmöglichkeiten verursacht werden. Erwägen Sie, Ihre Zahlungsoptionen zu erweitern.

Schauen wir uns genauer an, welche Zahlungsoptionen Ihr Unternehmen akzeptieren sollte:

• Bargeld : Obwohl Bargeld die schnellste Zahlungsmethode ist, ist es auch die unsicherste und bequemste. Es ist immer noch eine praktikable Option für stationäre Unternehmen.
• Scheck : Genauso wie Bargeld ähneln Schecks Schecks, da Sie physischen Kontakt mit Ihrem Kunden benötigen. Sie sind jedoch weniger teuer und sicherer, sodass Sie sie möglicherweise zu Ihrer Liste der akzeptierten Zahlungsoptionen hinzufügen sollten.
• Kredit- und Debitkarten : Kunden halten Kredit- und Debitkarten für die einfachste Zahlungsmethode. Es ist einfach, diese Zahlungsoption zu akzeptieren. Sie müssen ein Konto bei einem Zahlungsabwicklungsunternehmen erstellen.
• Online-Zahlungen : Obwohl es selten vorkommt, können Sie auf Kunden stoßen, die nicht bar oder per Scheck bezahlen können oder keine Debit- oder Kreditkarte haben. Die Annahme von Rechnungszahlungen über Online-Zahlungsportale wie PayPal ist eine gute Idee.
• Mobile Zahlungen : Es kann ein Zahlungssystem eingerichtet werden, bei dem Sie nur einen Code mit Ihrem Mobiltelefon lesen müssen. Der Kunde wird Sie dann bezahlen. Dies ist sowohl für den Anbieter als auch für den Kunden eine sehr bequeme Option.
• Automatische Zahlungen : Das Akzeptieren automatischer Zahlungen ist eine gute Idee, wenn Ihr Unternehmen wiederkehrende Zahlungen beinhaltet (z. B. wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich). Dies ist im Grunde eine Möglichkeit, Geld vom Konto des Kunden auf Ihr Konto zu überweisen, wenn das Fälligkeitsdatum der Zahlung erreicht ist.

6. Bieten Sie einen Zahlungsplan an

Ihre Kunden können aufgrund fehlender Zahlungsoptionen möglicherweise nicht bezahlen. Dies ist angesichts der aktuellen Weltlage normal. Anstatt die volle Zahlung im Voraus zu verlangen, bieten Sie einen Plan an.

Sie können beispielsweise 10 % pro Monat verlangen, um zu vermeiden, dass der Kunde sich beeilt, das Geld zu bekommen.

Abschließende Gedanken

Kunden, die zu spät zahlen, können zu Liquiditätsstörungen führen. Dies könnte zu Verzögerungen bei Ihren Zahlungen an Ihre Lieferanten, Auftragnehmer und Sie selbst führen. Verspätete Rechnungszahlungen sollten so weit wie möglich vermieden werden. Während ein großer Teil davon vom Verhalten und Handeln Ihrer Kunden abhängt, ist Ihre Strategie entscheidend für den Erfolg Ihrer Rechnungsstellung.