أفضل 6 أفكار لتسريع سداد الفواتير

هل سئمت من استلام الفواتير بعد تجاوز تواريخ استحقاقها؟ تعرف على كيفية تبسيط عملية فاتورتك والحصول على مدفوعات أسرع

عادةً ما يرسل النشاط التجاري فاتورة بشروط الدفع للعملاء عندما يقدمون منتجًا أو خدمة. يشير هذا المستند إلى المبلغ الإجمالي الذي يجب على العميل دفعه. قد يرسل مقاول الأسقف فاتورة لإبلاغ العميل أنه من المقرر أن يدفع 5000 دولار أمريكي مقابل وظيفة استبدال السقف. في بعض الأحيان ، قد تتضمن الفاتورة أيضًا قائمة مفصلة تسرد مكونات السعر الإجمالي.

على الرغم من أن الفاتورة عقد ملزم قانونًا ، إلا أن العملاء يرسلون أحيانًا مدفوعات الفواتير متأخرة عما توقعوه. يمكن أن يتسبب هذا في مشاكل التدفق النقدي لعملك ويجعل من الصعب الدفع للموردين في الموعد المحدد. هناك طرق عديدة للتعامل مع هذا.

فيما يلي ست خطوات يمكنك اتباعها لسداد فواتيرك بشكل أسرع.

1. صياغة فاتورة أوضح وأكثر دقة

في معظم الحالات ، يكون سوء الفهم ضمانة للفشل. الفواتير لا تختلف. الفواتير هي حالة مماثلة. غالبًا ما يتأخر العملاء في الدفع إذا كانت الفاتورة لا تحتوي على معلومات مهمة حول الطلب. إذا لم يكن تاريخ استحقاق الدفع مذكورًا بوضوح في الفاتورة ، فيمكنك توقع تأخير أو حتى عدم سداد. لتسريع مدفوعات الفواتير ، يجب عليك أولاً إنشاء فاتورة احترافية وجيدة الصياغة. سيحدد هذا بوضوح المبلغ المستحق ومتى يحين. يمكن مساعدة ذلك بشكل كبير من خلال برنامج إدارة الأعمال مثل البرنامج الذي أنشأه Jobber.

فيما يلي قائمة بالمعلومات التي تحتاج إلى تضمينها في فاتورتك:

• الاسم التجاري والشعار والعنوان
• تفاصيل الاتصال بالعميل
• تاريخ الإصدار
• عنوان الفاتورة
• شروط الدفع
• كمية وسعر الخدمات أو البضائع
• المبلغ الإجمالي للدفع
• رقم الفاتورة الفريد

يجب أن تتضمن الفاتورة شروط الدفع. يتضمن هذا القسم تاريخ استحقاق الدفع. يمكن أن تختلف من أيام إلى شهور ، أو عند الاستلام. عادة ما يتم تسليط الضوء عليه. (1) يجب أن تتفق مع العميل على شروط الدفع قبل إصدار الفاتورة. سيسمح لك ذلك بالتفاوض إذا لزم الأمر.

ما هو أفضل وقت لإرسال الفاتورة؟ هذا القسم سوف يجيب على سؤالك.

2. إرسال الفواتير على الفور

إذا أرسلت الفاتورة متأخرًا ، فلا داعي لإلقاء اللوم على عملائك. ومع ذلك ، فليس من الأفضل دائمًا إرساله بأسرع ما يمكن.

ما هو أفضل وقت لإرسال فاتورة إلى عميلك؟ هذه بعض النصائح التي ستساعدك.

• عند الشراء: الأفضل لبيع البضائع

من الأفضل إرسال فاتورة عند شراء سلع مثل الأحذية أو الأجهزة. هذا يعني أنه يجب أن تتوقع الدفع على الفور. من المستحسن تقديم خيارات الدفع مثل النقد أو بطاقة الائتمان أو الخصم والشيك.

• بعد اكتمال المشروع: مثالية للخدمات قصيرة المدى

يجب عليك إرسال فاتورة إذا كنت تقدم خدمات قصيرة الأجل مثل استبدال الأسقف أو مكافحة الآفات. نظرًا لأنه من المحتمل أن يكون كل من العميل والمورد على اتصال ، فهذا يضمن عدم خداع أي شخص.

• تعتبر المعالم المحددة مسبقًا هي الأفضل للمشروعات كبيرة الحجم

يمكنك إرسال الفواتير في مراحل معينة إذا شاركت شركتك في مشاريع معقدة واسعة النطاق مثل بناء المنازل وتطوير البرامج المخصصة.

إذا كنت تبني منزلًا لشخص ما ، فيمكنك إرسال فواتير في كل مرة تنتهي فيها من جزء من المنزل. سيمكنك هذا من تأمين التمويل اللازم لمواصلة المشروع. هذا يمنح العميل مزيدًا من الوقت لإعداد الميزانية ولا يجبره على الدفع فورًا.

• شهريًا / نصف أسبوعي / أسبوعي: الأفضل للخدمات طويلة الأجل

يمكنك فقط إرسال الفواتير شهريًا أو نصف أسبوعيًا أو أسبوعيًا إذا كنت تقدم خدمات طويلة الأجل مثل دعم تكنولوجيا المعلومات أو الاستشارات. هذا ينطبق بشكل خاص على الوكالات التي تهدف إلى إقامة علاقات طويلة الأمد.

تأكد من توفر جميع الشروط والأحكام قبل إرسال الفاتورة الأولى إلى العميل. كن واضحًا أيضًا بشأن متى وأين سترسلها. هناك احتمال كبير أنهم لن يدفعوا إذا حصلوا على فاتورة منك فجأة.

3. دائما متابعة الفواتير

لا تتابع العديد من الشركات مع العملاء بعد تاريخ استحقاق الفاتورة. أنت لا تعرف أبدًا ، ربما يكون العميل قد نسي الفاتورة أو ارتكب خطأً صادقًا. يجب عليك متابعة الفواتير عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف.

لمساعدتهم على التذكر ، أرفق الفاتورة الأصلية عند إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. إذا اتصلوا بك ، يمكنك الاستشهاد برقم الفاتورة الفريد إذا كانوا بحاجة إلى السلع أو الخدمات من شركات مختلفة.

4. اطلب وديعة مقدمة

على الرغم من أن طلب إيداع قبل البدء في مشروع قد يبدو فكرة سيئة ، إلا أنه في الواقع ذكي للغاية ومفيد لأسباب عديدة.

• يقلل من فرص عدم السداد

يختفي بعض العملاء ويوقفون جميع الاتصالات معك بعد استلامهم البضائع أو الخدمات الخاصة بك. من الحكمة أن تطلب وديعة ، لأنها تساعدك على التخلص من العملاء الذين قد يؤديون إلى عدم الدفع.

• يصبح العملاء أكثر انخراطًا في الوظيفة

نظرًا لأن العميل قد استثمر بالفعل أموالًا في المشروع ، فمن المرجح أن يشارك لأنه يريد زيادة فرص نجاح المشروع.

• يمكنك الحصول على رأس المال العامل عن طريق الإيداع

الشركات الصغيرة ، على وجه الخصوص ، من المرجح أن تستثمر في المشاريع فقط لتكتشف أنها لا تملك المال لمواصلة العمليات. هذا يمكن أن يسبب مشاكل خطيرة ، وحتى يؤدي إلى إنهاء الوظيفة. ومع ذلك ، يمكنك الحصول على رأس المال المطلوب لبدء مشروعك عن طريق الإيداع.

في بعض الأحيان ، ليس من الجيد أن تطلب إيداعًا مقدمًا. يجب عليك فقط تحميل وديعة للعملاء الجدد. هذا لأنك تعرف بالفعل العملاء الجديرين بالثقة.

كم يجب أن تطلب الإيداع؟ من الشائع أن تطلب وديعة لا تقل عن 50٪ من تكلفة المشروع. إذا أصر العميل ، يمكنك خفض هذا الحد.

5. النظر في قبول المزيد من طرق الدفع

من السهل على البائعين افتراض أن العملاء يتأخرون في الدفع لأنهم يفتقرون إلى النزاهة. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يمكن أن يكون السبب في التأخر في السداد هو الافتقار إلى خيارات الدفع. النظر في توسيع خيارات الدفع الخاصة بك.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على خيارات الدفع التي يجب أن يقبلها عملك:

• النقد : على الرغم من أن الدفع النقدي هو أسرع وسيلة للحصول على الدفع ، إلا أنه أيضًا الأقل أمانًا وملاءمة. لا يزال خيارًا قابلاً للتطبيق للشركات التقليدية.
• الشيكات : بنفس طريقة الدفع النقدي ، فإن الشيكات تشبه الشيكات التي تحتاج إلى اتصال مادي مع عميلك. ومع ذلك ، فهي أقل تكلفة وأكثر أمانًا ، لذا قد تفكر في إضافتها إلى قائمة خيارات الدفع المقبولة.
• بطاقات الائتمان والخصم: يعتبر العملاء بطاقات الائتمان والخصم أسهل طريقة للدفع. من السهل قبول خيار الدفع هذا. سوف تحتاج إلى إنشاء حساب مع شركة معالجة الدفع.
• المدفوعات عبر الإنترنت : على الرغم من ندرة حدوث ذلك ، فقد تواجه عملاء لا يمكنهم الدفع نقدًا أو بشيك أو ليس لديهم بطاقة خصم أو ائتمان. يعد قبول مدفوعات الفواتير عبر بوابات الدفع عبر الإنترنت مثل PayPal فكرة جيدة.
• مدفوعات الهاتف المحمول : يمكن إعداد نظام دفع يتطلب منك قراءة رمز فقط باستخدام هاتفك المحمول. سيدفع لك العميل بعد ذلك. يعد هذا خيارًا مناسبًا جدًا لكل من البائع والعميل.
• المدفوعات التلقائية : يعد قبول المدفوعات التلقائية فكرة جيدة إذا كان عملك يتضمن مدفوعات متكررة (على سبيل المثال أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنوي). هذه في الأساس طريقة لتحويل الأموال من حساب العميل إلى حسابك عند وصول تاريخ استحقاق الدفع.

6. تقديم خطة الدفع

قد لا يتمكن عملاؤك من الدفع بسبب نقص خيارات الدفع. هذا أمر طبيعي بالنظر إلى الوضع العالمي الحالي. بدلاً من طلب السداد الكامل مقدمًا ، اعرض خطة.

يمكنك ، على سبيل المثال ، تحصيل 10٪ شهريًا لتجنب التسبب في اندفاع العميل للحصول على المال.

خواطر ختامية

يمكن أن يتسبب العملاء الذين يتأخرون في الدفع في حدوث اضطرابات في التدفق النقدي. قد يتسبب هذا في تأخير مدفوعاتك للموردين والمقاولين ونفسك. يجب تجنب دفع الفواتير المتأخرة قدر الإمكان. بينما يعتمد جزء كبير من هذا على سلوك عملائك وأفعالهم ، فإن استراتيجيتك ضرورية لنجاح الفواتير الخاصة بك.