6 melhores ideias para pagamentos de faturas mais rápidos

Você está cansado de receber faturas muito atrasadas? Saiba como agilizar seu processo de fatura e obter pagamentos mais rápidos

Uma empresa geralmente envia uma fatura com as condições de pagamento aos clientes quando eles fornecem um produto ou serviço. Este documento indica o valor total que o cliente deve pagar. Um empreiteiro de telhados pode enviar uma fatura para informar ao cliente que eles devem pagar US$ 5.000 por um trabalho de substituição do telhado. Às vezes, uma fatura também pode incluir uma lista detalhada listando os componentes do preço total.

Embora uma fatura seja um contrato juridicamente vinculativo, os clientes às vezes enviam pagamentos de faturas com atraso do que esperavam. Isso pode causar problemas de fluxo de caixa para o seu negócio e dificultar o pagamento dos fornecedores no prazo. Há muitas maneiras de lidar com isso.

Aqui estão seis etapas que você pode seguir para que suas faturas sejam pagas mais rapidamente.

1. Crie uma fatura mais clara e precisa

Na maioria dos casos, mal-entendidos são uma garantia de fracasso. O faturamento não é diferente. O faturamento é uma situação semelhante. Os clientes geralmente atrasam o pagamento se a fatura não contiver informações importantes sobre o pedido. Se a data de vencimento do pagamento não estiver claramente indicada na fatura, você pode esperar um atraso ou até mesmo o não pagamento. Para agilizar os pagamentos das faturas, você deve primeiro criar uma fatura profissional e bem elaborada. Isso indicará claramente quanto é devido e quando é devido. Isso pode ser muito auxiliado por um software de gerenciamento de negócios, como o criado por Jobber.

Aqui está uma lista de informações que você precisa incluir em sua fatura:

• Nome da empresa, logotipo e endereço
• Dados de contato do cliente
• Data de emissão
• Título da fatura
• Termos de pagamento
• Quantidade e preço de serviços ou bens
• Valor total a pagar
• Número único da fatura

Uma fatura deve incluir as condições de pagamento. Esta seção inclui a data de vencimento para pagamento. Pode variar de dias a meses, ou após o recebimento. Geralmente é destacado. (1) Você deve concordar com seu cliente sobre as condições de pagamento antes de emitir uma fatura. Isso permitirá que você negocie, se necessário.

Qual é o melhor momento para você enviar uma fatura? Esta seção responderá à sua pergunta.

2. Envie faturas prontamente

Se você enviar a fatura com atraso, não há necessidade de culpar seus clientes. No entanto, nem sempre é a melhor ideia enviá-lo o mais rápido possível.

Qual é o melhor momento para você enviar uma fatura ao seu cliente? Essas são algumas dicas que vão te ajudar.

• Após a compra: Melhor para vender mercadorias

É melhor enviar uma fatura ao comprar produtos como sapatos ou eletrodomésticos. Isso significa que você deve esperar o pagamento imediatamente. É uma boa ideia oferecer opções de pagamento como dinheiro, cartão de crédito ou débito e cheque.

• Após a conclusão do projeto: ideal para serviços de curto prazo

Você deve enviar uma fatura se oferecer serviços de curto prazo, como substituição de telhados ou controle de pragas. Como o cliente e o fornecedor provavelmente entrarão em contato, isso garante que ninguém seja enganado.

• Marcos pré-determinados são os melhores para projetos de grande escala

Você pode enviar faturas em determinados marcos se sua empresa participar de projetos complexos e de grande escala, como construção de casas e desenvolvimento de software personalizado.

Se você estiver construindo uma casa para alguém, poderá enviar faturas sempre que terminar uma parte da casa. Isso permitirá que você garanta o financiamento necessário para continuar o projeto. Isso dá ao cliente mais tempo para o orçamento e não o força a pagar imediatamente.

• Mensal/bi-semanal/semanal: Melhor para serviços de longo prazo

Você só pode enviar faturas mensais, quinzenais ou semanais se estiver fornecendo serviços de longo prazo, como suporte ou consultoria de TI. Isso é especialmente verdadeiro para agências que visam estabelecer relacionamentos de longo prazo.

Certifique-se de ter todos os termos e condições em vigor antes de enviar a primeira fatura ao seu cliente. Além disso, seja claro sobre quando e para onde você o enviará. Há uma grande chance de que eles não paguem se receberem uma fatura de você do nada.

3. Sempre acompanhe as faturas

Muitas empresas não acompanham os clientes após a data de vencimento de uma fatura. Nunca se sabe, o cliente pode ter esquecido a fatura ou cometido um erro honesto. Você deve acompanhar as faturas por e-mail ou telefone.

Para ajudá-los a lembrar, anexe a fatura original ao enviar um e-mail de acompanhamento. Se eles ligarem para você, você pode citar o número único da fatura se eles precisarem dos bens ou serviços de diferentes empresas.

4. Solicite um Depósito Antecipado

Embora possa parecer uma má ideia pedir um depósito antes de iniciar um projeto, na verdade é bastante inteligente e benéfico por vários motivos.

• Reduz a chance de não pagamento

Alguns clientes desaparecem e interrompem todo o contato com você depois de receberem seus produtos ou serviços. É aconselhável pedir um depósito, pois ajuda a eliminar clientes que podem levar ao não pagamento.

• Os clientes se envolvem mais no trabalho

Como o cliente já investiu dinheiro no projeto, é mais provável que ele se envolva, pois deseja aumentar as chances de sucesso do projeto.

• Você pode obter capital de giro depositando

As pequenas empresas, especialmente, são mais propensas a investir em projetos apenas para descobrir que não têm dinheiro para continuar as operações. Isso pode causar sérios problemas e até mesmo levar à rescisão de um emprego. No entanto, você pode obter o capital necessário para iniciar seu projeto depositando.

Às vezes, não é uma boa ideia pedir um depósito adiantado. Você só deve cobrar um depósito para novos clientes. Isso porque você já conhece os clientes que são confiáveis.

Quanto você deve pedir um depósito? É comum pedir um depósito de pelo menos 50% do custo do projeto. Se o cliente insistir, você pode diminuir esse limite.

5. Considere aceitar mais métodos de pagamento

É fácil para os fornecedores supor que os clientes estão pagando com atraso porque não têm integridade. Em alguns casos, no entanto, o atraso no pagamento pode ser causado pela falta de opções de pagamento. Considere expandir suas opções de pagamento.

Vejamos mais detalhadamente quais opções de pagamento sua empresa deve aceitar:

• Dinheiro : Embora o dinheiro seja o método mais rápido para receber o pagamento, também é o menos seguro e conveniente. Ainda é uma opção viável para empresas de tijolo e argamassa.
• Cheque : Da mesma forma que o dinheiro, os cheques são semelhantes aos cheques em que você precisa de contato físico com seu cliente. No entanto, eles são mais baratos e mais seguros, portanto, considere adicioná-los à sua lista de opções de pagamento aceitas.
• Cartões de crédito e débito : os clientes consideram os cartões de crédito e débito a maneira mais fácil de pagar. É fácil aceitar esta opção de pagamento. Você precisará criar uma conta com uma empresa de processamento de pagamentos.
• Pagamentos online : Embora seja raro, você pode encontrar clientes que não podem pagar em dinheiro ou cheque ou não possuem cartão de débito ou crédito. Aceitar pagamentos de faturas por meio de portais de pagamento online, como o PayPal, é uma boa ideia.
• Pagamentos móveis : Pode ser configurado um sistema de pagamento que exige que você leia apenas um código usando seu telefone celular. O cliente irá então pagar-lhe. Esta é uma opção muito conveniente tanto para o fornecedor quanto para o cliente.
• Pagamentos automáticos : Aceitar pagamentos automáticos é uma boa ideia se o seu negócio envolve pagamentos recorrentes (por exemplo, semanais, mensais ou trimestrais). Esta é basicamente uma maneira de transferir dinheiro da conta do cliente para a sua quando chegar a data de vencimento do pagamento.

6. Ofereça um plano de pagamento

Seus clientes podem não ter a capacidade de pagar devido à falta de opções de pagamento. Isso é normal, dada a situação mundial atual. Em vez de pedir o pagamento integral adiantado, ofereça um plano.

Você pode, por exemplo, cobrar 10% ao mês para evitar que o cliente tenha pressa para receber o dinheiro.

Considerações finais

Os clientes que pagam com atraso podem causar interrupções no fluxo de caixa. Isso pode causar atrasos em seus pagamentos a seus fornecedores, contratados e a você mesmo. Os pagamentos atrasados ​​de faturas devem ser evitados ao máximo. Embora grande parte disso dependa do comportamento e das ações de seus clientes, sua estratégia é crucial para o sucesso do seu faturamento.