Les 6 meilleures idées pour des paiements de factures plus rapides

Vous en avez marre de recevoir des factures bien au-delà de leurs dates d'échéance ? Découvrez comment rationaliser votre processus de facturation et obtenir des paiements plus rapides

Une entreprise envoie généralement une facture avec des conditions de paiement aux clients lorsqu'ils fournissent un produit ou un service. Ce document indique le montant total que le client doit payer. Un couvreur peut envoyer une facture pour informer le client qu'il doit payer 5 000 USD pour un travail de remplacement du toit. Parfois, une facture peut également inclure une liste détaillée énumérant les composants du prix total.

Bien qu'une facture soit un contrat juridiquement contraignant, les clients envoient parfois des paiements de facture en retard par rapport à ce à quoi ils s'attendaient. Cela peut entraîner des problèmes de trésorerie pour votre entreprise et rendre difficile le paiement des fournisseurs dans les délais. Il existe de nombreuses façons de gérer cela.

Voici six étapes que vous pouvez suivre pour que vos factures soient payées plus rapidement.

1. Rédigez une facture plus claire et plus précise

Dans la plupart des cas, les malentendus sont une garantie d'échec. La facturation n'est pas différente. La facturation est une situation similaire. Les clients tarderont souvent à payer si la facture ne contient pas d'informations importantes sur la commande. Si la date d'échéance du paiement n'est pas clairement indiquée sur la facture, vous pouvez vous attendre à un retard ou même à un non-paiement. Pour accélérer le paiement des factures, vous devez d'abord créer une facture professionnelle et bien rédigée. Cela indiquera clairement combien est dû et quand il est dû. Cela peut être grandement facilité par un logiciel de gestion d'entreprise tel que celui créé par Jobber.

Voici une liste d'informations que vous devez inclure sur votre facture :

• Nom, logo et adresse de l'entreprise
• Coordonnées du client
• Date d'émission
• Titre de la facture
• Modalités de paiement
• Quantité et prix des services ou des biens
• Montant total à payer
• Numéro de facture unique

Une facture doit inclure les conditions de paiement. Cette section comprend la date d'échéance du paiement. Il peut varier de quelques jours à plusieurs mois, ou à réception. Il est généralement mis en évidence. (1) Vous devez convenir avec votre client des conditions de paiement avant d'émettre une facture. Cela vous permettra de négocier si nécessaire.

Quel est le meilleur moment pour envoyer une facture ? Cette rubrique répondra à votre question.

2. Envoyez les factures rapidement

Si vous envoyez la facture en retard, inutile de blâmer vos clients. Cependant, ce n'est pas toujours la meilleure idée de l'envoyer dès que possible.

Quel est le meilleur moment pour envoyer une facture à votre client ? Voici quelques conseils qui vous aideront.

• Lors de l'achat : idéal pour vendre des marchandises

Il est préférable d'envoyer une facture lorsque vous achetez des biens tels que des chaussures ou des appareils électroménagers. Cela signifie que vous devez vous attendre à un paiement immédiat. C'est une bonne idée d'offrir des options de paiement telles que les espèces, les cartes de crédit ou de débit et les chèques.

• Après l'achèvement du projet : idéal pour les services à court terme

Vous devez envoyer une facture si vous proposez des services à court terme tels que le remplacement de la toiture ou la lutte antiparasitaire. Comme le client et le fournisseur sont susceptibles d'être en contact, cela garantit que personne n'est victime d'une arnaque.

• Les jalons prédéterminés sont les meilleurs pour les projets à grande échelle

Vous pouvez envoyer des factures à certaines étapes si votre entreprise participe à des projets complexes à grande échelle tels que la construction de maisons et le développement de logiciels personnalisés.

Si vous construisez une maison pour quelqu'un, vous pouvez envoyer des factures chaque fois que vous terminez une partie de la maison. Cela vous permettra d'obtenir le financement nécessaire à la poursuite du projet. Cela donne au client plus de temps pour établir son budget et ne l'oblige pas à payer immédiatement.

• Mensuel/bihebdomadaire/hebdomadaire : idéal pour les services à long terme

Vous ne pouvez envoyer des factures que mensuellement, toutes les deux semaines ou hebdomadairement si vous fournissez des services à long terme tels que le support informatique ou le conseil. Cela est particulièrement vrai pour les agences qui visent à établir des relations à long terme.

Assurez-vous que toutes les conditions générales sont en place avant d'envoyer la première facture à votre client. Aussi, soyez clair sur quand et où vous l'enverrez. Il y a de fortes chances qu'ils ne paient pas s'ils reçoivent une facture de votre part à l'improviste.

3. Toujours suivre les factures

De nombreuses entreprises ne font pas de suivi auprès des clients après la date d'échéance d'une facture. On ne sait jamais, le client a peut-être oublié la facture ou fait une erreur de bonne foi. Vous devez suivre les factures par e-mail ou par téléphone.

Pour les aider à s'en souvenir, joignez la facture originale lorsque vous envoyez un e-mail de suivi. S'ils vous appellent, vous pouvez citer le numéro de facture unique s'ils ont besoin des biens ou des services de différentes entreprises.

4. Demandez un dépôt initial

Bien que cela puisse sembler une mauvaise idée de demander un acompte avant de démarrer un projet, c'est en fait assez intelligent et bénéfique pour de nombreuses raisons.

• Réduit les risques de non-paiement

Certains clients disparaissent et arrêtent tout contact avec vous après avoir reçu vos biens ou services. Il est sage de demander un acompte, car cela vous aide à éliminer les clients qui pourraient entraîner un non-paiement.

• Les clients s'impliquent davantage dans le travail

Étant donné que le client a déjà investi de l'argent dans le projet, il est plus susceptible de s'impliquer car il souhaite augmenter les chances de réussite du projet.

• Vous pouvez obtenir un fonds de roulement en déposant

Les petites entreprises, en particulier, sont plus susceptibles d'investir dans des projets pour découvrir qu'elles n'ont pas l'argent nécessaire pour poursuivre leurs activités. Cela peut causer de graves problèmes et même conduire à la résiliation d'un emploi. Cependant, vous pouvez obtenir le capital nécessaire pour lancer votre projet en déposant.

Parfois, ce n'est pas une bonne idée de demander un acompte initial. Vous ne devez facturer un acompte qu'aux nouveaux clients. C'est parce que vous connaissez déjà les clients dignes de confiance.

Combien faut-il demander pour un acompte ? Il est courant de demander un acompte d'au moins 50% du coût du projet. Si le client insiste, vous pouvez baisser cette limite.

5. Envisagez d'accepter plus de méthodes de paiement

Il est facile pour les fournisseurs de supposer que les clients paient en retard parce qu'ils manquent d'intégrité. Dans certains cas, cependant, un retard de paiement peut être causé par un manque d'options de paiement. Envisagez d'élargir vos options de paiement.

Examinons de plus près les options de paiement que votre entreprise devrait accepter :

• Espèces : Bien que les espèces soient le moyen de paiement le plus rapide, c'est aussi le moins sûr et le moins pratique. C'est toujours une option viable pour les entreprises physiques.
• Chèque : Au même titre que les espèces, les chèques s'apparentent aux chèques dans la mesure où vous avez besoin d'un contact physique avec votre client. Ils sont cependant moins chers et plus sûrs, vous pouvez donc envisager de les ajouter à votre liste d'options de paiement acceptées.
• Cartes de crédit et de débit : Les clients considèrent les cartes de crédit et de débit comme le moyen le plus simple de payer. Il est facile d'accepter cette option de paiement. Vous devrez créer un compte auprès d'une société de traitement des paiements.
• Paiements en ligne : Bien que cela soit rare, vous pourriez rencontrer des clients qui ne peuvent pas payer en espèces ou par chèque ou qui n'ont pas de carte de débit ou de crédit. Accepter les paiements de factures via des portails de paiement en ligne tels que PayPal est une bonne idée.
• Mobile Payments : Un système de paiement peut être mis en place qui vous oblige à lire uniquement un code à l'aide de votre téléphone mobile. Le client vous paiera alors. C'est une option très pratique pour le vendeur et le client.
• Paiements automatiques : Accepter les paiements automatiques est une bonne idée si votre entreprise implique des paiements récurrents (par exemple, hebdomadaires, mensuels ou trimestriels). Il s'agit essentiellement d'un moyen de transférer de l'argent du compte du client vers le vôtre lorsque la date d'échéance du paiement arrive.

6. Offrez un plan de paiement

Vos clients peuvent ne pas être en mesure de payer en raison d'un manque d'options de paiement. C'est normal compte tenu de la situation mondiale actuelle. Au lieu de demander le paiement intégral à l'avance, proposez un plan.

Vous pouvez, par exemple, facturer 10% par mois pour éviter que le client ne se précipite pour obtenir l'argent.

Réflexions finales

Les clients qui paient en retard peuvent entraîner des perturbations de trésorerie. Cela pourrait entraîner des retards dans vos paiements à vos fournisseurs, sous-traitants et à vous-même. Les retards de paiement des factures doivent être évités autant que possible. Bien que cela dépende en grande partie du comportement et des actions de vos clients, votre stratégie est cruciale pour le succès de votre facturation.