Las 6 mejores ideas para pagos de facturas más rápidos

¿Estás harto de recibir facturas pasadas sus fechas de vencimiento? Aprenda a agilizar su proceso de facturación y obtenga pagos más rápidos

Una empresa generalmente enviará una factura con las condiciones de pago a los clientes cuando proporcionen un producto o servicio. Este documento indica el monto total que el cliente debe pagar. Un contratista de techos puede enviar una factura para informar al cliente que debe pagar USD $ 5,000 por un trabajo de reemplazo de techo. A veces, una factura también puede incluir una lista detallada de los componentes del precio total.

Aunque una factura es un contrato legalmente vinculante, a veces los clientes envían pagos de facturas más tarde de lo esperado. Esto puede causar problemas de flujo de efectivo para su negocio y dificultar el pago a los proveedores a tiempo. Hay muchas maneras de lidiar con esto.

Aquí hay seis pasos que puede seguir para que sus facturas se paguen más rápido.

1. Elabora una factura más clara y precisa

En la mayoría de los casos, los malentendidos son garantía de fracaso. La facturación no es diferente. La facturación es una situación similar. Los clientes a menudo retrasarán el pago si la factura no contiene información importante sobre el pedido. Si la fecha de vencimiento del pago no se indica claramente en la factura, puede esperar un retraso o incluso la falta de pago. Para acelerar los pagos de facturas, primero debe crear una factura profesional y bien elaborada. Esto indicará claramente cuánto se debe y cuándo se debe. Esto puede ser de gran ayuda con un software de gestión empresarial como el creado por Jobber.

Aquí hay una lista de información que necesita incluir en su factura:

• Nombre comercial, logotipo y dirección
• Datos de contacto del cliente
• Fecha de emisión
• Título de la factura
• Términos de pago
• Cantidad y precio de servicios o bienes.
• Importe total a pagar
• Número de factura único

Una factura debe incluir las condiciones de pago. Esta sección incluye la fecha de vencimiento del pago. Puede variar de días a meses, o al recibirlo. Suele estar resaltado. (1) Debe acordar con su cliente las condiciones de pago antes de emitir una factura. Esto le permitirá negociar si es necesario.

¿Cuál es el mejor momento para enviar una factura? Esta sección responderá a su pregunta.

2. Envíe las facturas a la brevedad

Si envía la factura tarde, no hay necesidad de culpar a sus clientes. Sin embargo, no siempre es la mejor idea enviarlo lo antes posible.

¿Cuál es el mejor momento para enviar una factura a su cliente? Estos son algunos consejos que te ayudarán.

• Al momento de la compra: lo mejor para vender productos

Es mejor enviar una factura cuando compre bienes como zapatos o electrodomésticos. Esto significa que debe esperar el pago de inmediato. Es una buena idea ofrecer opciones de pago como efectivo, tarjeta de crédito o débito y cheque.

• Después de la finalización del proyecto: ideal para servicios a corto plazo

Debe enviar una factura si ofrece servicios a corto plazo, como reemplazo de techos o control de plagas. Como es probable que tanto el cliente como el proveedor estén en contacto, esto garantiza que nadie sea estafado.

• Los hitos predeterminados son los mejores para proyectos a gran escala

Puede enviar facturas en ciertos hitos si su empresa participa en proyectos complejos a gran escala, como la construcción de viviendas y el desarrollo de software personalizado.

Si está construyendo una casa para alguien, puede enviar facturas cada vez que termine una parte de la casa. Esto le permitirá asegurar la financiación necesaria para continuar con el proyecto. Esto le da al cliente más tiempo para presupuestar y no lo obliga a pagar de inmediato.

• Mensual/quincenal/semanal: Lo mejor para servicios a largo plazo

Solo puede enviar facturas mensual, quincenal o semanalmente si está brindando servicios a largo plazo, como soporte de TI o consultoría. Esto es especialmente cierto para las agencias que tienen como objetivo establecer relaciones a largo plazo.

Asegúrese de tener todos los términos y condiciones vigentes antes de enviar la primera factura a su cliente. Además, tenga claro cuándo y dónde lo enviará. Existe una alta probabilidad de que no paguen si reciben una factura de usted de la nada.

3. Siempre haga un seguimiento de las facturas

Muchas empresas no hacen un seguimiento de los clientes después de la fecha de vencimiento de una factura. Nunca se sabe, es posible que el cliente se haya olvidado de la factura o haya cometido un error honesto. Debe realizar un seguimiento de las facturas por correo electrónico o por teléfono.

Para ayudarlos a recordar, adjunte la factura original cuando envíe un correo electrónico de seguimiento. Si lo llaman, puede citar el número de factura único si necesitan los bienes o servicios de diferentes empresas.

4. Solicite un depósito por adelantado

Aunque puede parecer una mala idea pedir un depósito antes de comenzar un proyecto, en realidad es bastante inteligente y beneficioso por muchas razones.

• Reduce la posibilidad de falta de pago

Algunos clientes desaparecen y dejan de tener contacto con usted después de haber recibido sus bienes o servicios. Es aconsejable solicitar un depósito, ya que le ayuda a eliminar a los clientes que podrían provocar la falta de pago.

• Los clientes se involucran más en el trabajo

Debido a que el cliente ya ha invertido dinero en el proyecto, es más probable que se involucre, ya que desea aumentar las posibilidades de que el proyecto tenga éxito.

• Puede obtener capital de trabajo depositando

Las pequeñas empresas, especialmente, tienen más probabilidades de invertir en proyectos solo para descubrir que no tienen el dinero para continuar con las operaciones. Esto puede causar serios problemas e incluso conducir a la terminación de un trabajo. Sin embargo, puede obtener el capital necesario para poner en marcha su proyecto mediante un depósito.

A veces, no es una buena idea pedir un depósito por adelantado. Solo debe cobrar un depósito a los nuevos clientes. Esto se debe a que ya conoces a los clientes que son confiables.

¿Cuánto se debe pedir de depósito? Es común pedir un depósito de al menos el 50% del costo del proyecto. Si el cliente insiste, puedes bajar este límite.

5. Considere aceptar más métodos de pago

Es fácil para los proveedores suponer que los clientes están pagando tarde porque carecen de integridad. En algunos casos, sin embargo, la morosidad puede deberse a la falta de opciones de pago. Considere ampliar sus opciones de pago.

Echemos un vistazo más de cerca a las opciones de pago que su empresa debería aceptar:

• Efectivo : aunque el efectivo es el método más rápido para obtener pagos, también es el menos seguro y conveniente. Sigue siendo una opción viable para las empresas físicas.
• Cheque : Al igual que el efectivo, los cheques son similares a los cheques en que necesitas contacto físico con tu cliente. Sin embargo, son menos costosos y más seguros, por lo que podría considerar agregarlos a su lista de opciones de pago aceptadas.
• Tarjetas de crédito y débito : Los clientes consideran que las tarjetas de crédito y débito son la forma más fácil de pagar. Es fácil aceptar esta opción de pago. Deberá crear una cuenta con una empresa de procesamiento de pagos.
• Pagos en línea : aunque es raro, es posible que encuentre clientes que no pueden pagar en efectivo o con cheque o que no tienen una tarjeta de débito o crédito. Aceptar pagos de facturas a través de portales de pago en línea como PayPal es una buena idea.
• Pagos móviles : se puede configurar un sistema de pago que requiere que solo lea un código usando su teléfono móvil. El cliente entonces te pagará. Esta es una opción muy conveniente tanto para el proveedor como para el cliente.
• Pagos automáticos : aceptar pagos automáticos es una buena idea si su empresa implica pagos recurrentes (por ejemplo, semanales, mensuales o trimestrales). Esta es básicamente una forma de transferir dinero de la cuenta del cliente a la tuya cuando llega la fecha de vencimiento del pago.

6. Ofrezca un plan de pago

Es posible que sus clientes no tengan la capacidad de pago debido a la falta de opciones de pago. Esto es normal dada la situación mundial actual. En lugar de pedir el pago completo por adelantado, ofrezca un plan.

Puedes, por ejemplo, cobrar un 10% al mes para evitar que el cliente se apresure a sacar el dinero.

Pensamientos finales

Los clientes que pagan tarde pueden causar interrupciones en el flujo de caja. Esto podría causar retrasos en los pagos a sus proveedores, contratistas y a usted mismo. Los pagos de facturas atrasados ​​deben evitarse tanto como sea posible. Si bien gran parte de esto depende del comportamiento y las acciones de sus clientes, su estrategia es crucial para el éxito de su facturación.