Le 6 migliori idee per pagamenti delle fatture più veloci

Sei stufo di ricevere fatture oltre la data di scadenza? Scopri come semplificare il processo di fatturazione e ottenere pagamenti più rapidi

Un'azienda di solito invia una fattura con i termini di pagamento ai clienti quando forniscono un prodotto o un servizio. Questo documento indica l'importo totale che il cliente deve pagare. Un appaltatore di coperture potrebbe inviare una fattura per informare il cliente che dovrà pagare $ 5.000 USD per un lavoro di sostituzione del tetto. A volte, una fattura potrebbe includere anche un elenco dettagliato che elenca i componenti del prezzo totale.

Sebbene una fattura sia un contratto legalmente vincolante, i clienti a volte inviano i pagamenti delle fatture in ritardo rispetto al previsto. Ciò può causare problemi di flusso di cassa per la tua azienda e rendere difficile pagare i fornitori nei tempi previsti. Ci sono molti modi per affrontare questo.

Ecco sei passaggi che puoi eseguire per ottenere il pagamento delle fatture più velocemente.

1. Crea una fattura più chiara e precisa

Nella maggior parte dei casi, le incomprensioni sono una garanzia di fallimento. La fatturazione non è diversa. La fatturazione è una situazione simile. I clienti spesso ritardano il pagamento se la fattura non contiene informazioni importanti sull'ordine. Se la data di scadenza per il pagamento non è chiaramente indicata nella fattura, allora puoi aspettarti un ritardo o addirittura il mancato pagamento. Per velocizzare i pagamenti delle fatture, devi prima creare una fattura professionale e ben realizzata. Questo indicherà chiaramente quanto è dovuto e quando è dovuto. Questo può essere notevolmente aiutato da un software di gestione aziendale come quello creato da Jobber.

Ecco un elenco di informazioni da includere nella fattura:

• Nome, logo e indirizzo dell'azienda
• Dati di contatto del cliente
• Data emesso
• Titolo fattura
• Termini di pagamento
• Quantità e prezzo di servizi o beni
• Importo totale da pagare
• Numero di fattura univoco

Una fattura deve includere i termini di pagamento. Questa sezione include la data di scadenza per il pagamento. Può variare da giorni a mesi, o al momento della ricezione. Di solito è evidenziato. (1) È necessario concordare con il cliente i termini di pagamento prima di emettere una fattura. Questo ti permetterà di negoziare se necessario.

Qual è il momento migliore per inviare una fattura? Questa sezione risponderà alla tua domanda.

2. Invia le fatture prontamente

Se invii la fattura in ritardo, non c'è bisogno di incolpare i tuoi clienti. Tuttavia, non è sempre la migliore idea inviarlo il prima possibile.

Qual è il momento migliore per inviare una fattura al tuo cliente? Questi sono alcuni suggerimenti che ti aiuteranno.

• Al momento dell'acquisto: ideale per la vendita di merci

È meglio inviare una fattura quando acquisti beni come scarpe o elettrodomestici. Ciò significa che dovresti aspettarti il ​​​​pagamento immediatamente. È una buona idea offrire opzioni di pagamento come contanti, carte di credito o di debito e assegni.

• Dopo il completamento del progetto: ideale per servizi a breve termine

Dovresti inviare una fattura se offri servizi a breve termine come la sostituzione del tetto o il controllo dei parassiti. Poiché è probabile che sia il cliente che il fornitore siano in contatto, ciò garantisce che nessuno venga truffato.

• I traguardi predeterminati sono i migliori per i progetti su larga scala

Potresti inviare fatture a determinati traguardi se la tua azienda partecipa a progetti complessi su larga scala come la costruzione di case e lo sviluppo di software personalizzato.

Se stai costruendo una casa per qualcuno, potresti inviare fatture ogni volta che finisci una parte della casa. Ciò ti consentirà di ottenere i finanziamenti necessari per continuare il progetto. Questo dà al cliente più tempo per il budget e non lo costringe a pagare immediatamente.

• Mensile/bisettimanale/settimanale: ideale per i servizi a lungo termine

Puoi inviare fatture solo mensilmente, bisettimanale o settimanale se stai fornendo servizi a lungo termine come supporto IT o consulenza. Ciò è particolarmente vero per le agenzie che mirano a stabilire relazioni a lungo termine.

Assicurati di avere tutti i termini e le condizioni in atto prima di inviare la prima fattura al tuo cliente. Inoltre, sii chiaro su quando e dove lo invierai. C'è un'alta probabilità che non paghino se ricevono una fattura da te all'improvviso.

3. Segui sempre le fatture

Molte aziende non seguono i clienti dopo la data di scadenza di una fattura. Non si sa mai, il cliente potrebbe essersi dimenticato della fattura o aver commesso un errore onesto. Dovresti dare seguito alle fatture via e-mail o telefono.

Per aiutarli a ricordare, allega la fattura originale quando invii un'e-mail di follow-up. Se ti chiamano, puoi citare il numero di fattura univoco se hanno bisogno di beni o servizi di aziende diverse.

4. Chiedi un deposito anticipato

Anche se può sembrare una cattiva idea chiedere un deposito prima di iniziare un progetto, in realtà è abbastanza intelligente e vantaggioso per molte ragioni.

• Riduce la possibilità di mancato pagamento

Alcuni clienti scompaiono e interrompono ogni contatto con te dopo aver ricevuto i tuoi beni o servizi. È saggio chiedere un deposito, in quanto ti aiuta a eliminare i clienti che potrebbero portare al mancato pagamento.

• I clienti diventano più coinvolti nel lavoro

Poiché il cliente ha già investito denaro nel progetto, è più probabile che venga coinvolto poiché desidera aumentare le possibilità che il progetto abbia successo.

• Puoi ottenere capitale circolante depositando

Le piccole imprese, in particolare, hanno maggiori probabilità di investire in progetti solo per scoprire che non hanno i soldi per continuare le operazioni. Ciò può causare seri problemi e persino portare alla cessazione di un lavoro. Tuttavia, puoi ottenere il capitale necessario per avviare il tuo progetto depositando.

A volte, non è una buona idea chiedere un deposito anticipato. Dovresti addebitare un deposito solo ai nuovi clienti. Questo perché conosci già i clienti che sono affidabili.

Quanto dovresti chiedere per un deposito? È comune chiedere un acconto di almeno il 50% del costo del progetto. Se il cliente insiste, puoi abbassare questo limite.

5. Considera l'idea di accettare più metodi di pagamento

È facile per i fornitori presumere che i clienti stiano pagando in ritardo perché mancano di integrità. In alcuni casi, tuttavia, il ritardo nel pagamento può essere causato dalla mancanza di opzioni di pagamento. Considera di ampliare le tue opzioni di pagamento.

Diamo un'occhiata più da vicino alle opzioni di pagamento che la tua azienda dovrebbe accettare:

• Contanti : Sebbene i contanti siano il metodo più veloce per ottenere il pagamento, è anche il meno sicuro e conveniente. È ancora un'opzione praticabile per le attività fisiche.
• Assegno : allo stesso modo dei contanti, gli assegni sono simili agli assegni in quanto è necessario il contatto fisico con il cliente. Tuttavia, sono meno costosi e più sicuri, quindi potresti considerare di aggiungerli al tuo elenco di opzioni di pagamento accettate.
• Carte di credito e di debito : i clienti considerano le carte di credito e di debito il modo più semplice per pagare. È facile accettare questa opzione di pagamento. Dovrai creare un account con una società di elaborazione dei pagamenti.
• Pagamenti online : anche se è raro, potresti incontrare clienti che non possono pagare in contanti o assegni o non hanno una carta di debito o di credito. Accettare i pagamenti delle fatture tramite portali di pagamento online come PayPal è una buona idea.
• Pagamenti mobili : è possibile impostare un sistema di pagamento che richiede la lettura di un codice solo tramite il telefono cellulare. Il cliente poi ti pagherà. Questa è un'opzione molto conveniente sia per il venditore che per il cliente.
• Pagamenti automatici : accettare pagamenti automatici è una buona idea se la tua attività prevede pagamenti ricorrenti (ad esempio settimanali, mensili o trimestrali). Questo è fondamentalmente un modo per trasferire denaro dal conto del cliente al tuo quando arriva la data di scadenza del pagamento.

6. Offri un piano di pagamento

I tuoi clienti potrebbero non essere in grado di pagare a causa della mancanza di opzioni di pagamento. Questo è normale data l'attuale situazione mondiale. Invece di chiedere il pagamento completo in anticipo, offri un piano.

Ad esempio, puoi addebitare il 10% al mese per evitare che il cliente si precipiti a prendere i soldi.

Pensieri di chiusura

I clienti che pagano in ritardo possono causare interruzioni del flusso di cassa. Ciò potrebbe causare ritardi nei pagamenti a fornitori, appaltatori e te stesso. I pagamenti in ritardo delle fatture dovrebbero essere evitati il ​​più possibile. Sebbene gran parte di ciò dipenda dal comportamento e dalle azioni dei tuoi clienti, la tua strategia è fondamentale per il successo della tua fatturazione.