6 лучших идей для более быстрой оплаты счетов

Вам надоело получать счета-фактуры с истекшим сроком оплаты? Узнайте, как оптимизировать процесс выставления счетов и получать более быстрые платежи

Бизнес обычно отправляет клиентам счет с условиями оплаты, когда они предоставляют продукт или услугу. В этом документе указывается общая сумма, которую клиент должен заплатить. Подрядчик по кровельным работам может отправить клиенту счет, чтобы проинформировать его о том, что он должен заплатить 5000 долларов США за работу по замене крыши. Иногда счет-фактура может также включать подробный список, в котором перечислены компоненты общей цены.

Хотя счет-фактура является юридически обязывающим договором, клиенты иногда отправляют платежи по счетам с опозданием, чем они ожидали. Это может вызвать проблемы с денежными потоками для вашего бизнеса и затруднить оплату поставщикам по графику. Есть много способов справиться с этим.

Вот шесть шагов, которые вы можете предпринять, чтобы быстрее оплачивать свои счета.

1. Создайте более понятный и точный счет-фактуру

В большинстве случаев недоразумения являются гарантией неудачи. Выставление счетов ничем не отличается. С выставлением счетов аналогичная ситуация. Клиенты часто задерживают оплату, если счет не содержит важной информации о заказе. Если в счете четко не указан срок платежа, то можно ожидать просрочки или даже неуплаты. Чтобы ускорить оплату счетов, вы должны сначала создать профессиональный и хорошо составленный счет. В нем будет четко указано, сколько и когда это должно произойти. В этом может значительно помочь программное обеспечение для управления бизнесом, такое как созданное Jobber.

Вот список информации, которую необходимо указать в счете-фактуре:

• Название компании, логотип и адрес
• Контактные данные клиента
• Дата выпуска
• Название счета
• Условия оплаты
• Количество и цена услуг или товаров
• Общая сумма к оплате
• Уникальный номер счета

В счете-фактуре должны быть указаны условия оплаты. В этом разделе указывается дата платежа. Это может варьироваться от дней до месяцев или при получении. Обычно его выделяют. (1) Вы должны согласовать с вашим клиентом условия оплаты до выставления счета. Это позволит вам вести переговоры в случае необходимости.

Когда вам лучше всего отправить счет? Этот раздел ответит на ваш вопрос.

2. Оперативно отправляйте счета

Если вы отправляете счет с опозданием, не нужно винить своих клиентов. Однако не всегда лучше отправлять его как можно скорее.

Когда вам лучше всего отправить счет-фактуру вашему клиенту? Вот несколько советов, которые помогут вам.

• При покупке: лучше всего продавать товары

Лучше всего отправлять счет при покупке таких товаров, как обувь или бытовая техника. Это означает, что вы должны ожидать оплаты сразу. Рекомендуется предлагать варианты оплаты, такие как наличные, кредитная или дебетовая карта и чек.

• После завершения проекта: идеально подходит для краткосрочных услуг

Вы должны отправить счет, если вы предлагаете краткосрочные услуги, такие как замена кровли или борьба с вредителями. Поскольку и клиент, и продавец, вероятно, будут на связи, это гарантирует, что никто не будет обманут.

• Заранее определенные вехи лучше всего подходят для крупномасштабных проектов

Вы можете отправлять счета на определенных этапах, если ваша компания участвует в крупных и сложных проектах, таких как строительство дома и разработка программного обеспечения на заказ.

Если вы строите дом для кого-то, вы можете отправлять счета каждый раз, когда заканчиваете часть дома. Это позволит вам обеспечить финансирование, необходимое для продолжения проекта. Это дает клиенту больше времени для составления бюджета и не заставляет его платить сразу.

• Ежемесячно/раз в две недели/еженедельно: лучше всего подходит для долгосрочных услуг

Вы можете отправлять счета только ежемесячно, раз в две недели или еженедельно, если вы предоставляете долгосрочные услуги, такие как ИТ-поддержка или консультации. Это особенно актуально для агентств, которые нацелены на установление долгосрочных отношений.

Убедитесь, что у вас есть все условия, прежде чем отправить первый счет вашему клиенту. Кроме того, четко определите, когда и куда вы будете его отправлять. Есть большая вероятность, что они не заплатят, если неожиданно получат от вас счет.

3. Всегда следите за счетами

Многие предприятия не связываются с клиентами после истечения срока выставления счета. Мало ли, клиент мог забыть о счете или допустил честную ошибку. Вы должны следить за счетами по электронной почте или телефону.

Чтобы помочь им запомнить, приложите исходный счет, когда вы отправляете последующее электронное письмо. Если они позвонят вам, вы можете назвать уникальный номер счета-фактуры, если им нужны товары или услуги от разных компаний.

4. Попросите предоплату

Хотя может показаться плохой идеей просить депозит перед началом проекта, на самом деле это довольно умно и выгодно по многим причинам.

• Снижает вероятность неуплаты

Некоторые клиенты исчезают и прекращают все контакты с вами после того, как они получили ваши товары или услуги. Разумно попросить депозит, так как это поможет вам отсеять клиентов, которые могут привести к неуплате.

• Клиенты становятся более вовлеченными в работу

Поскольку клиент уже вложил деньги в проект, он с большей вероятностью будет вовлечен, поскольку хочет увеличить шансы на успех проекта.

• Вы можете получить оборотный капитал путем внесения депозита

В частности, малые предприятия чаще вкладывают средства в проекты только для того, чтобы обнаружить, что у них нет денег для продолжения деятельности. Это может вызвать серьезные проблемы и даже привести к прекращению работы. Тем не менее, вы можете получить капитал, необходимый для запуска вашего проекта, путем внесения депозита.

Иногда не рекомендуется просить предоплату. Вы должны взимать депозит только с новых клиентов. Это потому, что вы уже знаете клиентов, которым можно доверять.

Сколько просить за залог? Обычно просят внести предоплату в размере не менее 50% от стоимости проекта. Если клиент настаивает, вы можете уменьшить этот лимит.

5. Рассмотрите возможность принятия большего количества способов оплаты

Продавцам легко предположить, что клиенты опаздывают, потому что им не хватает честности. Однако в некоторых случаях задержка платежа может быть вызвана отсутствием вариантов оплаты. Подумайте о расширении вариантов оплаты.

Давайте подробнее рассмотрим, какие варианты оплаты должен принимать ваш бизнес:

• Наличные : хотя наличные — самый быстрый способ оплаты, они также наименее безопасны и удобны. Это по-прежнему жизнеспособный вариант для обычного бизнеса.
• Чек : Так же, как и наличные, чеки похожи на чеки в том, что вам нужен физический контакт с вашим клиентом. Однако они менее дорогие и более безопасные, поэтому вы можете рассмотреть возможность добавления их в свой список принимаемых способов оплаты.
• Кредитные и дебетовые карты . Клиенты считают кредитные и дебетовые карты самым простым способом оплаты. Принять этот способ оплаты легко. Вам нужно будет создать учетную запись в компании, занимающейся обработкой платежей.
• Онлайн-платежи : хотя это редко, вы можете столкнуться с клиентами, которые не могут платить наличными или чеком или не имеют дебетовой или кредитной карты. Прием платежей по счетам через порталы онлайн-платежей, такие как PayPal, является хорошей идеей.
• Мобильные платежи : можно настроить платежную систему, которая требует от вас только считывания кода с помощью мобильного телефона. После этого клиент заплатит вам. Это очень удобный вариант как для продавца, так и для покупателя.
• Автоматические платежи . Прием автоматических платежей является хорошей идеей, если ваш бизнес связан с регулярными платежами (например, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально). По сути, это способ перевести деньги со счета клиента на ваш, когда наступит срок платежа.

6. Предложите план оплаты

Ваши клиенты могут не иметь возможности платить из-за отсутствия способов оплаты. Это нормально, учитывая текущую ситуацию в мире. Вместо того, чтобы просить полную предоплату, предложите план.

Вы можете, например, брать 10% в месяц, чтобы клиент не торопился получить деньги.

Заключительные мысли

Клиенты, которые платят с опозданием, могут вызвать перебои с денежным потоком. Это может привести к задержке платежей вашим поставщикам, подрядчикам и вам самим. По возможности следует избегать несвоевременной оплаты счетов. Хотя большая часть этого зависит от поведения и действий ваших клиентов, ваша стратегия имеет решающее значение для успешного выставления счетов.