So werden Sie ein erfolgreicher virtueller Assistent: 9 einfache Schritte [Infografik]

Jeder träumt davon, mit einem erfolgreichen Unternehmen zusammenzuarbeiten und langfristig zu dessen Erfolg beizutragen.

Der Trick besteht jedoch darin, eine Stelle zu finden, die Ihnen hilft, mit einer globalen Kundschaft in Kontakt zu treten und die Dienstleistungen anzubieten, die sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmer benötigen.

Denken Sie, dass es schwer ist, einen solchen Job zu bekommen?

Keineswegs!

Wählen Sie mit virtueller Unterstützung eine profitable und bequeme Karriere!

Unter allen anderen Bezeichnungen gewinnt die virtuelle Assistenz langsam an Bedeutung, obwohl sie nicht an das Büroumfeld gebunden ist.

Was ist also ein virtueller Assistent?

In einfachen Worten, ein virtueller Assistent ist ein selbstständiger Experte mit spezifischen Fähigkeiten, der mehrere Kunden bedienen und jeden Tag an verschiedenen Projekten arbeiten kann, während er von einem entfernten Standort aus operiert.

Darüber hinaus ist die Jobrolle überhaupt nicht konventionell.

Ein virtueller Assistent kann alle Aufgaben eines beliebigen Teilzeit- oder Vollzeit-Personal- oder Büroassistenten ausführen. Sie arbeiten nach den Vorgaben des Kunden und bieten eine Vielzahl erschwinglicher Dienstleistungen wie Online-Marktforschung, Webentwicklung, Inhaltserstellung und -dokumentation, Dateneingabe, Anrufbeantwortung, Social Media Marketing, E-Mail-Management und vieles mehr.

Sie benötigen die richtige Kombination aus Management- und Kommunikationsfähigkeiten, um in dieser Branche an der Spitze zu bleiben.

Befürchten Sie, dass ein so einzigartiges Jobprofil nicht nur für Sie funktioniert?

Mach dir keine Sorge!

Virtuelle Assistenz als Karriere ist vielversprechend, wenn sie mit den richtigen Strategien verfolgt wird, denn sie ermöglicht es Ihnen, in einem ausgewählten Umfeld mit einem bevorzugten Arbeitsplan selbstständig zu werden.

Möchten Sie wissen, wie Sie ein erfolgreicher virtueller Assistent werden?

Unter Berücksichtigung Ihrer Bedenken haben wir eine visuell ansprechende Infografik entwickelt, die Ihnen hilft, die Schritte auf dem Weg zum erfolgreichen virtuellen Assistenten verständlich zu finden.

Schauen Sie doch einfach mal vorbei!

Lassen Sie mich einige Geheimnisse verraten, die Ihnen in Zukunft eine erfolgreiche Karriere als virtuelle Assistentin ermöglichen können.

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1. Richten Sie eine geeignete Umgebung ein

Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein virtueller Assistent zu werden, besteht die erste Aufgabe auf der To-Do-Liste darin, sich nach der Ausrüstung zu erkundigen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.

Denken Sie daran, alle folgenden Dinge bereit zu halten:

• Ein PC mit einer stabilen und sicheren Internetverbindung ist obligatorisch.
• Stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen verwendeten Softwareanwendungen aktualisiert sind.
• Da Sie nicht ins Büro gehen müssen, haben Sie möglicherweise mehr Zeit, um sich auf den Beginn Ihrer Arbeit vorzubereiten.

Wählen Sie einen bequemen Ort, damit Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Ruhe bei der Arbeit würde mehr Kunden bringen, da Sie den ganzen Tag über Ihr Bestes geben können.

2. Kennen Sie Ihre Fähigkeiten

Sie müssen nicht glauben, dass ein guter virtueller Assistent alle Arten von Aufgaben ausführen kann.

Es gibt keine „Know-it-all“-Regel!

Zum Beispiel kann jemand mit kohärenten Kommunikationsfähigkeiten besser in der Kundeninteraktion sein, aber er ist möglicherweise nicht gut im Schreiben.

Virtuelle Assistenz ist ein Höhepunkt guter Schreib-, Sprech- und Managementfähigkeiten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie ein virtueller Assistent mit allen erforderlichen Fähigkeiten sein sollen, suchen Sie nach Bereichen, in denen Sie noch Mangel haben, und entwickeln Sie entsprechende Fähigkeiten.

Einige Fähigkeiten, die Sie haben müssen, sind wie folgt:

• Gute Schreibgeschwindigkeit, vorzugsweise 40 Wörter pro Minute
• Gute Kenntnisse in E-Mail-Aufbau und -Marketing
• Wissen über die Funktionsweise verschiedener Social-Marketing-Tools
• Gute Recherchefähigkeit

3. Stimmen Sie Ihre Prioritäten auf Ihren Job ab

Als virtuelle Assistentin sind Sie in der Wahl Ihres Arbeitsplans und -stils völlig frei.

Alles, was Sie tun müssen, ist sicherzustellen, dass Ihr gewählter Zeitraum und Ihre Einstellung den Anforderungen der Kunden entsprechen.

Denken Sie daran, dass es für Sie oberste Priorität hat, den Interessen Ihrer Kunden zu dienen.

Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind , dass Ihre Vorschläge oder Ratschläge Ihren Kunden zu mehr Erfolg verhelfen können, können Sie sie gerne mit ihnen teilen. Lernen Sie, Verantwortung so zu übernehmen, dass Sie eine sich gegenseitig nährende Beziehung aufbauen können.

4. Immer einen Plan haben

Die Kommunikation mit dem Kunden und die Ausführung einer Aufgabe scheinen eine sehr einfache Aufgabe zu sein.

Dies kann jedoch ohne effektive Planung zu einem völligen Misserfolg führen!

Es gibt viele virtuelle Assistenten, die nicht verstehen, dass Impulsivität in der VA-Branche keinen Platz hat.

Sie planen voraus, kommunizieren Ihre Ideen an den Kunden und arbeiten entsprechend.

Eine vorläufige Planung beginnt mit einigen grundlegenden Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich entscheiden, virtueller Assistent zu werden:

• Möchten Sie selbstständig arbeiten oder bevorzugen Sie eine Büroeinrichtung mit ähnlicher Aufgabenstellung?
• Wie viele Stunden würden Sie pro Woche arbeiten?
• Wie würden Sie Ihre Versicherungen absichern?
• Was sind Ihre Arbeitsrichtlinien, die Sie mit Ihren Kunden befolgen werden?

Wenn Sie sich für die Antworten dieser Fragen entschieden haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie Ihren Kunden vermitteln.

5. Verstehen Sie Ihre Kunden und kommunizieren Sie entsprechend

Ein effektiver Weg, um Kunden zu verstehen, besteht darin, geeignete Kommunikationskanäle aufzubauen.

Darüber hinaus bietet Ihnen Ihre Karriere als virtueller Assistent die Möglichkeit, die Grundlagen der Geschäftskommunikation zu erlernen.

Sie würden beispielsweise Unterschiede in der Verwendung von Sprache und Anweisungen von Kunden aus zwei verschiedenen Regionen oder Ländern beobachten.

Sobald Sie ihre Sprache entschlüsselt haben, wird es für Sie einfach, mit der Arbeit fortzufahren und sie erfolgreich abzuschließen.

Zufriedene Kunden sprechen für ein gutes Kundenmanagement, das wiederum den zukünftigen Arbeitsfluss sicherstellt.

Berücksichtigen Sie im Umgang mit Kunden Folgendes:

• Nehmen Sie sich Zeit, um zu interpretieren, was sie sagen möchten
• Klären Sie Zweifel und Fragen im Zusammenhang mit Aufgaben, aber vermeiden Sie Wiederholungen
• Verbessern Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten, sowohl beim Sprechen als auch beim Schreiben
• Bitten Sie täglich um Feedback
• Nimm Kritik positiv
• Versuchen Sie, Schnelligkeit in der Kommunikation zu zeigen

6. Entwicklung von Fachwissen in bestimmten Bereichen

Wenn Sie denken, dass Sie, um ein erfolgreicher virtueller Assistent zu werden, der Alleskönner sein müssen, liegen Sie falsch!

Virtuelle Assistenz umfasst eine Fülle von Jobs und es ist nicht möglich, alle zu meistern.

Wenn Sie wirklich wissen müssen, wie man ein virtueller Assistent wird, finden Sie heraus, welche Bereiche Sie interessieren.

Sobald Sie diese kennen, können Sie Ihr Know-how entsprechend weiterentwickeln, was sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden langfristig zugute kommt.

Bevor Sie sich einer Reihe von virtuellen Assistenzaufgaben zuordnen, lernen Sie verschiedene Aspekte der Jobrolle kennen, die von den globalen Kunden zunehmend nachgefragt werden:

• Social-Media-Marketing
• E-Mail-Marketing und -Management.
• Suchmaschinenoptimierung oder SEO
• Marktforschung
• Inhaltsentwicklung und Marketing
• Web Entwicklung

7. Lassen Sie Ihre Kunden sich auf Sie verlassen

Gute Management- und Ausführungsfähigkeiten können Ihren Wohlstand in der VA-Branche nicht gewährleisten.

Sie müssen mehr in Ihrer Persönlichkeit haben, damit sich Ihre Kunden bei der Bewältigung ihrer Aufgaben sicher fühlen.

Scheint es unmöglich?

Dies können Sie leicht mit einigen Standard-Kommunikationsrichtlinien erreichen.

Möchten Sie wissen, wie?

Beachten Sie einfach die folgenden Punkte:

• Es ist nicht sehr unwahrscheinlich, dass Sie jeden Tag viele Aufgaben zu erledigen haben. Aber Sie können die Dinge schnell sortieren, wenn Sie nach Prioritäten arbeiten.
• Verfolgen Sie die Richtlinie „das Wichtigste zuerst“ und gehen Sie gemäß Ihrem geplanten Zeitplan vor.
• Informieren Sie Ihre Kunden über den Fortschritt der Aufgabe, damit sie Sie entsprechend unterstützen können.
• Suchen Sie nach Klärungen, bevor Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen. Ein klarer Kopf bietet immer einen besseren Service.
• Seien Sie schnell, um den Kunden zu antworten oder ihnen zu folgen, wenn Sie ihre Anrufe verpassen.
• Fördern Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten, um Ihre Kunden davon zu überzeugen, dass die Zufriedenheit Ihrer Kunden oberste Priorität hat. Diese Zusicherung wird ihnen sicher helfen, ein Vertrauensverhältnis zu Ihnen aufzubauen.
• Lassen Sie Ihre Kunden nicht hinterherlaufen. Gehen Sie lieber auf ihre Bedürfnisse ein.

8. Verwalten Sie Ihre Zeit

Das Konzept des Multitaskings gewinnt heutzutage stark an Bedeutung, wahrscheinlich weil es mittlerweile für alle erfolgreichen Organisationen üblich ist, an mehreren Projekten zu arbeiten.

Seien Sie also darauf vorbereitet, 4-5 Aufgaben an einem einzigen Tag zu haben und Sie müssen sie alle bewältigen.

Klingt beängstigend, oder?

Tatsächlich können Sie innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens mehr Aufgaben erledigen, wenn Sie wissen, wie man ein virtueller Assistent mit guten Kenntnissen im Zeitmanagement ist.

Denken Sie daran, dass mehrere Aufgaben nicht bedeutet, sie alle gleichzeitig zu erledigen. Sie würden nur in einem Chaos enden!

Es ist erwiesen, dass der menschliche Geist am besten funktioniert, wenn er sich auf eine einzige Sache konzentriert.

Sie müssen lediglich Ihre Aufgaben planen, damit Sie wissen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe haben.

Sie können auch die Hilfe einiger sehr hilfreicher Software wie Google Kalender in Anspruch nehmen, um einen effektiven Zeitplan zu haben.

Arbeiten Sie einfach mit Präzision und Management und bleiben Sie Ihrer Zeit voraus!

9. Erreiche jeden Tag dein Bestes

Sie haben vielleicht den Gedanken, sich auszuzeichnen und ein zuverlässiger und kompetenter virtueller Assistent zu werden.

Aber für eine so hohe Wertschätzung braucht man einen Spaziergang mehr!

Wissen Sie, dass gute Kunden nicht immer Produktivität und Effizienz von Ihnen erwarten.

Sie wollen vielmehr sehen, wie viel Wert Sie ihren Aufgaben hinzufügen können, und sie so personalisieren, dass beide Seiten langfristig profitieren.

Auch wenn es keinen definierten Erfolgsweg gibt, um ein virtueller Assistent zu werden, finden Sie im Folgenden einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern können:

• Wenn Sie ein Werk erhalten, recherchieren Sie gründlich, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Dies würde Ihre Fähigkeit verbessern, relevante Informationen zu suchen.
• Konstruieren Sie die Ideen logisch und gehen Sie die Arbeit mit einem Plan an. Es kann einen Trial-and-Error-Prozess beinhalten, aber das Endprodukt würde bei den Kunden einen guten Eindruck von Ihrer Arbeit hinterlassen.
• Suchen Sie immer nach innovativeren Wegen, die Aufgaben zu erledigen, und nehmen Sie die Herausforderungen auf dem Weg mit einer positiven Einstellung an.

Diese Angewohnheit, die Fähigkeiten zu erweitern, könnte Sie mit einer erfolgreichen Karriere in der virtuellen Assistenz belohnen.

Virtuelle Assistenz ist ein Job, der Geistesgegenwart, Hingabe und Ausdauer erfordert, bis Sie das finden, was Sie am liebsten tun. Die Anfangsphase in einer solchen Karriere mag nicht einfach sein, aber die oben genannten Geheimnisse können, wenn sie gewissenhaft befolgt werden, Ihre Fahrt als angehender virtueller Assistent reibungslos und sehr erfüllend machen.

Und machen Sie sich natürlich nicht zu viele Gedanken über die Konsequenzen.

Genießen Sie einfach die Fahrt und machen Sie einen erfolgreichen Eindruck!