Cara Menjadi Asisten Virtual yang Sukses: 9 Langkah Sederhana [Infografis]

Semua orang bermimpi bekerja dengan organisasi yang sukses dan menjadi kontributor kesuksesannya dalam jangka panjang.

Namun, triknya adalah menemukan peran pekerjaan yang membantu Anda terhubung dengan klien global dan menawarkan layanan yang dibutuhkan semua individu serta pengusaha bisnis.

Berpikir bahwa mendapatkan pekerjaan seperti itu sulit?

Tidak semuanya!

Pilih karir yang menguntungkan serta nyaman dengan bantuan virtual!

Di antara semua sebutan lainnya, bantuan virtual perlahan-lahan dianggap cukup penting meskipun tidak terikat dalam lingkungan kantor.

Jadi, apa itu asisten virtual?

Dengan kata sederhana, asisten virtual adalah ahli wiraswasta dengan keterampilan khusus yang dapat melayani banyak klien dan mengerjakan proyek yang berbeda setiap hari saat beroperasi dari lokasi yang jauh.

Selain itu, peran pekerjaan tidak konvensional sama sekali.

Asisten virtual dapat menjalankan semua tugas asisten pribadi atau kantor paruh waktu atau penuh waktu. Mereka bekerja sesuai spesifikasi yang diberikan oleh klien dan menawarkan sejumlah besar layanan terjangkau seperti riset pasar online, pengembangan web, pembuatan konten dan dokumentasi, entri data, penjawab panggilan, pemasaran media sosial, manajemen email, dan banyak lagi.

Anda harus memiliki kombinasi yang tepat antara keterampilan manajerial dan komunikasi untuk tetap menjadi yang teratas dalam industri ini.

Khawatir bahwa profil pekerjaan unik seperti itu mungkin tidak cocok untuk Anda?

Jangan khawatir!

Bantuan virtual, sebagai karier, sangat menjanjikan, jika dilakukan dengan strategi yang tepat karena memungkinkan Anda menjadi pekerja mandiri dengan jadwal kerja yang disukai dalam beberapa pengaturan yang dipilih.

Ingin tahu cara menjadi asisten virtual yang sukses?

Mengingat kekhawatiran Anda, kami telah mengembangkan infografis yang menarik secara visual untuk membantu Anda menemukan langkah-langkah menjadi asisten virtual yang sukses dengan cara yang dapat dipahami.

Lihat saja!

Izinkan saya membagikan beberapa rahasia yang dapat memicu karier yang sukses sebagai asisten virtual untuk Anda di masa depan.

Baca terus…

1. Siapkan Lingkungan yang Cocok

Jika Anda memilih untuk menjadi asisten virtual, tugas pertama dalam daftar tugas adalah menanyakan tentang peralatan yang Anda perlukan saat melakukan pekerjaan Anda.

Ingatlah untuk menyiapkan semua hal berikut:

• Komputer pribadi dengan koneksi internet yang stabil dan aman adalah wajib.
• Pastikan bahwa aplikasi perangkat lunak yang Anda gunakan semuanya diperbarui.
• Karena tidak perlu pergi ke kantor, Anda mungkin mendapatkan lebih banyak waktu untuk bersiap memulai pekerjaan.

Pilih tempat yang nyaman, sehingga Anda dapat berkonsentrasi hanya pada pekerjaan Anda. Kedamaian di tempat kerja akan membawa lebih banyak klien karena Anda dapat memberikan yang terbaik sepanjang hari.

2. Ketahui Kemampuan Anda

Tidak perlu berpikir bahwa asisten virtual yang baik tahu cara menjalankan semua jenis tugas.

Tidak ada aturan "tahu segalanya"!

Misalnya, seseorang dengan keterampilan komunikasi yang koheren mungkin lebih baik dalam interaksi klien, tetapi mereka mungkin tidak pandai menulis.

Bantuan virtual adalah puncak dari kemampuan menulis, berbicara, dan mengelola yang baik.

Jika Anda bingung tentang bagaimana menjadi asisten virtual dengan semua keterampilan yang diperlukan, cari area di mana Anda kurang dan kembangkan keahlian yang sesuai.

Beberapa keterampilan yang harus Anda miliki adalah sebagai berikut:

• Kecepatan yang baik untuk mengetik, sebaiknya 40 kata per menit
• Pengetahuan yang baik tentang konstruksi dan pemasaran email
• Pengetahuan tentang cara kerja berbagai alat pemasaran sosial
• Kemampuan riset yang bagus

3. Sejajarkan Prioritas Anda dengan Pekerjaan Anda

Sebagai asisten virtual, Anda benar-benar bebas memilih jadwal dan gaya kerja Anda.

Yang perlu Anda lakukan adalah memastikan bahwa jangka waktu dan pengaturan yang Anda pilih melengkapi persyaratan klien.

Ingatlah bahwa melayani kepentingan klien Anda adalah prioritas utama Anda.

Misalnya, jika menurut Anda saran atau saran Anda dapat membantu klien Anda mencapai kesuksesan yang lebih besar, jangan ragu untuk membagikannya kepada mereka. Belajarlah untuk mengambil tanggung jawab sedemikian rupa sehingga Anda dapat membangun hubungan yang saling menguntungkan.

4. Miliki Rencana SELALU

Berkomunikasi dengan klien dan melakukan pekerjaan mungkin tampak pekerjaan yang sangat mudah.

Tapi, itu bisa mengakibatkan kegagalan total tanpa perencanaan yang efektif!

Ada banyak asisten virtual yang tidak mengerti bahwa tidak ada tempat impulsif dalam industri VA.

Anda merencanakan ke depan, mengomunikasikan ide-ide Anda kepada klien dan bekerja sesuai dengan itu.

Perencanaan tentatif dimulai dengan beberapa pertanyaan penting yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri sebelum memilih untuk menjadi asisten virtual:

• Apakah Anda ingin bekerja secara mandiri atau Anda lebih suka pengaturan kantor dengan peran pekerjaan serupa?
• Berapa jam Anda akan bekerja setiap minggu?
• Bagaimana Anda mengamankan asuransi Anda?
• Apa kebijakan kerja Anda yang akan Anda ikuti dengan klien Anda?

Setelah Anda memutuskan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini, pastikan untuk menyampaikannya kepada klien Anda.

5. Pahami Klien Anda dan Berkomunikasi Sesuai Dengan Itu

Salah satu cara efektif untuk memahami klien adalah dengan membangun saluran komunikasi yang tepat.

Selain itu, karir Anda sebagai asisten virtual akan memberi Anda kesempatan untuk mempelajari esensi komunikasi bisnis.

Misalnya, Anda akan mengamati perbedaan dalam penggunaan bahasa dan instruksi dari klien dari dua wilayah atau negara yang berbeda.

Setelah Anda memecahkan kode bahasa mereka, menjadi mudah bagi Anda untuk melanjutkan pekerjaan dan menyelesaikannya dengan sukses.

Memiliki klien yang puas menunjukkan manajemen klien yang baik yang, pada gilirannya, memastikan alur kerja di masa depan.

Pertimbangkan hal berikut saat berurusan dengan klien:

• Luangkan waktu untuk menafsirkan apa yang ingin mereka katakan
• Klarifikasi keraguan dan pertanyaan yang terkait dengan tugas tetapi hindari pengulangan
• Tingkatkan keterampilan komunikasi Anda, baik berbicara maupun menulis
• Mintalah umpan balik setiap hari
• Terima kritik secara positif
• Cobalah untuk menunjukkan ketepatan dalam komunikasi

6. Mengembangkan Keahlian di Bidang Tertentu

Jika Anda berpikir bahwa, untuk menjadi asisten virtual yang sukses, Anda harus menjadi Jack dari semua perdagangan, Anda salah besar!

Bantuan virtual mencakup sejumlah besar pekerjaan dan tidak mungkin bagi seseorang untuk menguasai semuanya.

Jika Anda benar-benar perlu tahu cara menjadi asisten virtual, cari tahu bidang yang Anda minati.

Setelah diketahui, Anda dapat mengembangkan keahlian Anda pada mereka yang bermanfaat bagi Anda dan klien Anda dalam jangka panjang.

Sebelum Anda menetapkan diri Anda untuk serangkaian tugas bantuan virtual, pelajari berbagai aspek peran pekerjaan yang semakin dicari oleh klien global:

• Pemasaran media sosial
• Pemasaran dan Manajemen Email.
• Optimasi Mesin Pencari atau SEO
• Riset Pasar
• Pengembangan Konten dan Pemasaran
• Pengembangan web

7. Biarkan Klien Anda Mengandalkan Anda

Memiliki kemampuan manajerial dan eksekusi yang baik tidak dapat menjamin kemakmuran Anda di industri VA.

Anda perlu memiliki lebih banyak dalam kepribadian Anda sehingga klien Anda merasa yakin ketika Anda menangani tugas-tugas mereka.

Apakah itu tampak mustahil?

Anda dapat dengan mudah mencapai ini dengan beberapa kebijakan komunikasi standar.

Ingin tahu caranya?

Perhatikan saja poin-poin berikut:

• Bukan tidak mungkin bagi Anda untuk memiliki banyak tugas yang harus dilakukan setiap hari. Namun, Anda dapat menyelesaikan masalah dengan cepat saat Anda bekerja sesuai prioritas.
• Miliki kebijakan "hal pertama yang utama" dan lakukan sesuai jadwal yang Anda rencanakan.
• Beri tahu klien Anda tentang kemajuan tugas sehingga mereka dapat membantu Anda dengan tepat.
• Carilah klarifikasi sebelum mulai mengerjakan tugas apa pun. Pikiran yang jernih selalu memberikan pelayanan yang lebih baik.
• Segera tanggapi klien atau tindak lanjuti mereka saat Anda melewatkan panggilan mereka.
• Kembangkan keterampilan komunikasi Anda untuk meyakinkan klien Anda bahwa mendapatkan kepuasan mereka adalah prioritas utama Anda. Jaminan seperti itu pasti akan membantu mereka mengembangkan hubungan kepercayaan dengan Anda.
• Jangan biarkan klien Anda mengejar Anda. Sebaliknya, tanggaplah terhadap kebutuhan mereka.

8. Kelola Waktu Anda

Konsep multi-tasking semakin penting saat ini, mungkin karena sekarang sudah umum bagi semua organisasi yang sukses untuk mengerjakan banyak proyek.

Jadi, bersiaplah untuk memiliki 4-5 tugas dalam satu hari dan Anda harus mengelola semuanya.

Kedengarannya menakutkan, bukan?

Sebenarnya, Anda dapat melakukan lebih banyak tugas dalam kerangka waktu yang ditentukan jika Anda tahu bagaimana menjadi asisten virtual dengan pengetahuan manajemen waktu yang baik.

Ingatlah bahwa memiliki banyak tugas tidak berarti melakukan semuanya sekaligus. Anda hanya akan berakhir berantakan!

Terbukti bahwa pikiran manusia bekerja paling baik ketika berkonsentrasi pada satu hal.

Yang perlu Anda lakukan adalah menjadwalkan tugas Anda sehingga Anda tahu berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk setiap tugas.

Anda juga dapat mengambil bantuan dari beberapa perangkat lunak yang sangat membantu, seperti Google Kalender, untuk memiliki jadwal yang efektif.

Hanya bekerja dengan presisi dan manajemen dan tetap di depan waktu Anda!

9. Raih Yang Terbaik Setiap Hari

Anda mungkin memiliki pemikiran untuk unggul dan menjadi asisten virtual yang andal dan mahir.

Tapi, untuk apresiasi setinggi itu, Anda perlu berjalan lebih jauh!

Ketahuilah bahwa klien yang baik tidak selalu mencari produktivitas dan efisiensi dari Anda.

Mereka lebih suka melihat seberapa besar nilai yang dapat Anda tambahkan ke tugas mereka dan mempersonalisasikannya sedemikian rupa sehingga membawa manfaat jangka panjang bagi kedua belah pihak.

Meskipun tidak ada jalur kesuksesan yang pasti untuk menjadi asisten virtual, berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda memulai:

• Saat Anda menerima sebuah karya, lakukan riset mendalam sebelum mulai mengerjakannya. Hal ini akan meningkatkan keterampilan Anda untuk mencari informasi terkait.
• Membangun ide-ide dengan cara yang logis dan mendekati pekerjaan dengan rencana. Ini mungkin melibatkan proses coba-coba tetapi produk akhir akan membangun kesan yang baik dari klien tentang pekerjaan Anda.
• Selalu mencari cara yang lebih inovatif dalam melakukan tugas dan mengambil tantangan di jalan dengan pola pikir positif.

Kebiasaan memperluas kemampuan ini mungkin memberi Anda karier yang sukses dalam bantuan virtual.

Bantuan virtual adalah pekerjaan yang menuntut kehadiran pikiran, dedikasi, dan ketekunan sampai Anda menemukan apa yang paling Anda sukai. Periode awal dalam karir seperti itu mungkin tidak mudah, tetapi rahasia yang disebutkan di atas, jika diikuti dengan ketekunan, dapat membuat perjalanan Anda sebagai asisten virtual yang bercita-cita tinggi menjadi lancar dan sangat memuaskan.

Dan, tentu saja, jangan terlalu khawatir tentang konsekuensinya.

Nikmati saja perjalanannya dan buat dampak yang sukses!