كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا ناجحًا: 9 خطوات بسيطة [رسم معلوماتي]
نشرت: 2021-12-27يحلم الجميع بالعمل مع منظمة ناجحة وأن يصبحوا مساهمين في نجاحها على المدى الطويل.
لكن الحيلة تكمن في العثور على دور وظيفي يساعدك على التواصل مع العملاء العالميين وتقديم الخدمات التي يحتاجها جميع الأفراد وكذلك رواد الأعمال.
هل تعتقد أن الحصول على مثل هذه الوظيفة أمر صعب؟
مطلقا!
اختر مهنة مربحة ومريحة بمساعدة افتراضية!
من بين جميع التعيينات الأخرى ، كانت المساعدة الافتراضية تكتسب ببطء أهمية كبيرة على الرغم من أنها ليست ملزمة داخل إطار المكتب.
إذن ، ما هو المساعد الافتراضي؟
بكلمات بسيطة ، المساعد الافتراضي هو خبير يعمل لحسابه الخاص يتمتع بمهارات محددة يمكنه خدمة عملاء متعددين والعمل في مشاريع مختلفة كل يوم أثناء العمل من موقع بعيد.
علاوة على ذلك ، فإن الدور الوظيفي ليس تقليديًا على الإطلاق.
يمكن للمساعد الظاهري تنفيذ جميع مهام أي مساعد شخصي أو مكتبي بدوام جزئي أو بدوام كامل. إنهم يعملون وفقًا للمواصفات التي يقدمها العميل ويقدمون عددًا كبيرًا من الخدمات ذات الأسعار المعقولة مثل أبحاث السوق عبر الإنترنت ، وتطوير الويب ، وإنشاء المحتوى والتوثيق ، وإدخال البيانات ، والرد على المكالمات ، والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، وإدارة البريد الإلكتروني وغيرها الكثير.
يجب أن يكون لديك المزيج الصحيح من المهارات الإدارية ومهارات الاتصال للبقاء في القمة في هذه الصناعة.
متخوف من أن مثل هذا الملف الوظيفي الفريد قد لا يناسبك فقط؟
لا تقلق!
المساعدة الافتراضية ، كمهنة ، تحمل وعدًا كبيرًا ، إذا تم اتباعها بالاستراتيجيات الصحيحة لأنها تمكنك من أن تصبح عاملاً مستقلاً مع جدول عمل مفضل في بعض الأماكن المختارة.
هل تريد أن تعرف كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا ناجحًا؟
مع وضع مخاوفك في الاعتبار ، قمنا بتطوير رسم بياني جذاب بصريًا لمساعدتك في العثور على خطوات أن تصبح مساعدًا افتراضيًا ناجحًا بطريقة مفهومة.
فقط الق نظرة سريعة!
اسمحوا لي أن أشارككم بعض الأسرار التي يمكن أن تطلق لكم مهنة ناجحة كمساعد افتراضي لكم في المستقبل.
تابع القراءة…
1. إنشاء بيئة مناسبة
إذا اخترت أن تكون مساعدًا افتراضيًا ، فإن المهمة الأولى في قائمة المهام هي الاستفسار عن المعدات التي قد تحتاجها أثناء أداء وظيفتك.
تذكر أن تجهز كل الأشياء التالية:
- يعد وجود جهاز كمبيوتر شخصي مزود باتصال إنترنت مستقر وآمن أمرًا إلزاميًا.
- تأكد من تحديث جميع تطبيقات البرامج التي تستخدمها.
- نظرًا لعدم وجود حاجة للذهاب إلى المكتب ، فقد تحصل على مزيد من الوقت للاستعداد لبدء عملك.
اختر مكانًا مريحًا ، بحيث يمكنك التركيز فقط على عملك. سيجلب السلام في العمل المزيد من العملاء لأنك قادر على تقديم أفضل ما لديك طوال اليوم.
2. تعرف على قدراتك
ليست هناك حاجة للاعتقاد بأن المساعد الافتراضي الجيد يعرف كيفية تنفيذ جميع أنواع المهام.
لا توجد قاعدة "اعرف كل شيء"!
على سبيل المثال ، قد يكون الشخص الذي يتمتع بمهارات اتصال متماسكة أفضل في تفاعل العميل ، لكنه قد لا يكون جيدًا في الكتابة.
المساعدة الافتراضية هي تتويج لقدرات الكتابة والتحدث والإدارة الجيدة.
إذا كنت مرتبكًا بشأن كيفية أن تكون مساعدًا افتراضيًا يتمتع بجميع المهارات اللازمة ، فابحث عن المجالات التي تفتقر إليها وقم بتطوير مجموعة المهارات وفقًا لذلك.
بعض المهارات التي يجب أن تمتلكها هي كما يلي:
- سرعة جيدة للكتابة ويفضل 40 كلمة في الدقيقة
- معرفة جيدة ببناء البريد الإلكتروني والتسويق
- معرفة كيفية عمل أدوات التسويق الاجتماعي المختلفة
- قدرات جيدة في البحث
3. قم بمواءمة أولوياتك مع وظيفتك
بصفتك مساعدًا افتراضيًا ، فأنت حر تمامًا في اختيار جدول عملك وأسلوبك.
كل ما عليك فعله هو التأكد من أن الفترة الزمنية التي اخترتها والإعداد يكملان متطلبات العملاء.
تذكر أن خدمة مصالح عملائك هي أهم أولوياتك.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعتقد أن اقتراحاتك أو نصائحك يمكن أن تساعد عملائك على تحقيق نجاح أكبر ، فلا تتردد في مشاركتها معهم. تعلم أن تتحمل المسؤوليات بهذه الطريقة حتى تتمكن من إقامة علاقة متبادلة التغذية.
4. لديك خطة دائما
قد يبدو التواصل مع العميل وأداء وظيفة مهمة سهلة للغاية.
لكن يمكن أن يؤدي إلى فشل ذريع بدون تخطيط فعال!
هناك الكثير من المساعدين الافتراضيين الذين لا يفهمون أنه لا يوجد مكان للاندفاع في صناعة مساعدة المحاربين القدامى.
أنت تخطط مسبقًا ، وتوصيل أفكارك إلى العميل والعمل وفقًا لذلك.
يبدأ التخطيط المبدئي ببعض الأسئلة الأساسية التي يجب أن تطرحها على نفسك قبل أن تختار أن تصبح مساعدًا افتراضيًا:
- هل ترغب في العمل بشكل مستقل أو تفضل إعداد مكتب له دور وظيفي مماثل؟
- كم ساعة ستعمل كل أسبوع؟
- كيف ستؤمن التأمينات الخاصة بك؟
- ما هي سياسات العمل التي ستتبعها مع عملائك؟
بمجرد أن تقرر إجابات هذه الأسئلة ، تأكد من نقلها إلى عملائك.
5. فهم عملائك والتواصل وفقًا لذلك
تتمثل إحدى الطرق الفعالة لفهم العملاء في بناء قنوات تواصل مناسبة.
علاوة على ذلك ، ستوفر لك حياتك المهنية كمساعد افتراضي فرصة لتعلم أساسيات الاتصالات التجارية.
على سبيل المثال ، ستلاحظ الاختلافات في استخدام اللغة والتعليمات من عملاء منطقتين أو دولتين مختلفتين.
بمجرد فك شفرة لغتهم ، يصبح من السهل عليك متابعة العمل وإكماله بنجاح.
إن إرضاء العملاء يقترح إدارة جيدة للعملاء والتي بدورها تضمن تدفق العمل في المستقبل.
ضع في اعتبارك ما يلي أثناء التعامل مع العملاء:
- خذ وقتك في تفسير ما يريدون قوله
- توضيح الشكوك والاستفسارات المتعلقة بالمهام ولكن تجنب التكرار
- عزز مهارات الاتصال الخاصة بك ، التحدث والكتابة
- اطلب ردود الفعل على أساس يومي
- خذ النقد بإيجابية
- حاول إظهار السرعة في التواصل
6. تطوير الخبرة في مجالات معينة
إذا كنت تعتقد أنه لكي تصبح مساعدًا افتراضيًا ناجحًا ، فأنت بحاجة إلى أن تكون جاك لجميع المهن ، فأنت مخطئ تمامًا!
تتضمن المساعدة الافتراضية عددًا كبيرًا من الوظائف ولا يمكن للفرد إتقانها جميعًا.
إذا كنت حقًا بحاجة إلى معرفة كيفية أن تصبح مساعدًا افتراضيًا ، فتعرف على المجالات التي تهتم بها.
بمجرد معرفة ذلك ، يمكنك تطوير خبرتك بشأنها وفقًا لذلك وهو أمر مفيد لك ولعملائك على المدى الطويل.
قبل أن تكلف نفسك بمجموعة من مهام المساعدة الافتراضية ، تعرف على الجوانب المختلفة للدور الوظيفي الذي يسعى إليه العملاء العالميون بشكل متزايد:
- تسويق وسائل الاعلام الاجتماعية
- التسويق عبر البريد الإلكتروني والإدارة.
- محرك البحث الامثل او SEO
- البحث عن المتجر
- تطوير المحتوى والتسويق
- تطوير الشبكة
7. دع عملائك يعتمدون عليك
إن امتلاك قدرات إدارية وتنفيذية جيدة لا يمكن أن يضمن ازدهارك في صناعة VA.
يجب أن يكون لديك المزيد في شخصيتك حتى يشعر عملاؤك بالاطمئنان عندما تقوم بمهامهم.
هل يبدو مستحيلاً؟
يمكنك تحقيق ذلك بسهولة من خلال بعض سياسات الاتصال القياسية.
تريد أن تعرف كيف؟
فقط ضع في اعتبارك النقاط التالية:
- ليس من المستبعد جدًا أن يكون لديك الكثير من المهام التي يتعين عليك القيام بها كل يوم. ولكن ، يمكنك ترتيب الأمور بسرعة عندما تعمل وفقًا للأولويات.
- اتبع سياسة "الأشياء الأولى أولاً" واتبعها وفقًا لجدولك الزمني المخطط.
- اجعل عملائك على علم بتقدم المهمة حتى يتمكنوا من مساعدتك وفقًا لذلك.
- اطلب توضيحات قبل الشروع في العمل على أي مهمة. العقل الصافي يقدم خدمة أفضل دائمًا.
- كن سريعًا للرد على العملاء أو المتابعة معهم عندما تفوت مكالماتهم.
- عزز مهارات الاتصال لديك لإقناع عملائك بأن كسب رضاهم هو أهم أولوياتك. من المؤكد أن هذا التأكيد سيساعدهم على تطوير علاقة ثقة معك.
- لا تدع عملائك يطاردونك. بدلاً من ذلك ، كن مستجيبًا لاحتياجاتهم.
8. إدارة وقتك
يكتسب مفهوم تعدد المهام أهمية كبيرة في الوقت الحاضر ، ربما لأنه من الشائع الآن لجميع المنظمات الناجحة أن تعمل في مشاريع متعددة.
لذا ، كن مستعدًا للقيام بـ 4-5 مهام في يوم واحد وعليك إدارتها جميعًا.
تبدو مخيفة ، أليس كذلك؟
في الواقع ، يمكنك أداء المزيد من المهام ضمن إطار زمني محدد إذا كنت تعرف كيف تكون مساعدًا افتراضيًا يتمتع بمعرفة جيدة بإدارة الوقت.
تذكر أن وجود مهام متعددة لا يعني القيام بها جميعًا في وقت واحد. سوف ينتهي بك الأمر في حالة من الفوضى!
ثبت أن العقل البشري يعمل بشكل أفضل عندما يركز على شيء واحد.
كل ما عليك القيام به هو جدولة المهام الخاصة بك بحيث تعرف مقدار الوقت الذي لديك لكل مهمة.
يمكنك أيضًا الحصول على مساعدة من بعض البرامج المفيدة جدًا ، مثل تقويم Google ، للحصول على جدول زمني فعال.
فقط اعمل بدقة وإدارة وابق في طليعة وقتك!
9. تحقيق أفضل ما لديكم كل يوم
قد يكون لديك أفكار التفوق وأن تصبح مساعدًا افتراضيًا موثوقًا ومتقنًا.
ولكن ، من أجل هذا التقدير العالي ، تحتاج إلى السير لمسافة ميل إضافي!
اعلم أن العملاء الجيدين لا يسعون دائمًا إلى الإنتاجية والكفاءة منك.
إنهم يريدون بدلاً من ذلك معرفة مقدار القيمة التي يمكنك إضافتها إلى مهامهم وإضفاء الطابع الشخصي عليها بطريقة تحقق فوائد طويلة الأجل لكلا الطرفين.
على الرغم من عدم وجود مسار محدد للنجاح لكي تصبح مساعدًا افتراضيًا ، فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك على البدء:
- عندما تتلقى عملاً ، قم بإجراء بحث شامل قبل الشروع في العمل عليه. هذا من شأنه أن يعزز مهارتك في البحث عن المعلومات ذات الصلة.
- قم ببناء الأفكار بطريقة منطقية وتناول العمل بخطة. قد يتضمن عملية التجربة والخطأ ولكن المنتج النهائي سيبني انطباعًا جيدًا للعملاء عن عملك.
- ابحث دائمًا عن طرق أكثر إبداعًا للقيام بالمهام واتخاذ التحديات في المسار بعقلية إيجابية.
هذه العادة المتمثلة في توسيع القدرات قد تكافئك بمهنة ناجحة في المساعدة الافتراضية.
المساعدة الافتراضية هي وظيفة تتطلب حضورًا ذهنيًا وتفانيًا ومثابرة حتى تجد ما تفضل القيام به أكثر من غيره. قد لا تكون الفترة الأولية في مثل هذه المهنة سهلة ، ولكن الأسرار المذكورة أعلاه ، إذا تم اتباعها بعناية ، يمكن أن تجعل رحلتك كمساعد افتراضي طموح سلسة ومرضية للغاية.
وبالطبع ، لا تقلق بشأن العواقب كثيرًا.
فقط استمتع بالرحلة وأحدث تأثيرًا ناجحًا!