ビジネスメールに関する4つのUSPSの考慮事項

USPSは、ビジネスおよび個人使用の主要な郵便配達業者です。 米国での存在感が高いため、さまざまな種類のメールを送信する際には、基本的なガイドラインや規制を考慮する必要があります。

手紙の郵送は簡単ですが、ビジネスメールに関しては規則や規制が適用されます。

ビジネスメールとは何ですか？

ビジネスメールは、企業または個人に送信されるあらゆる種類のメールです。 はがき、封筒、箱などを含めることができます。 速達や優先郵便などのいくつかの例外を除いて、ほとんどすべてのUSPS配達アイテムはこのカテゴリーに分類されます。

ビジネスメールを配信するには、USPSによって設定された特定のガイドラインに従う必要があります。

以下は、ビジネスメールアイテムに関する4つの重要な考慮事項です。

1.ビジネスメールの分類

USPSは、ビジネスメールを分類するために5種類のメールを提供しています。 これらは：

• ファーストクラスメール

これは、手紙、はがき、および13オンスを超えない小さな小包またはフラットに最もよく使用されます。

• 優先メール

これは、ファーストクラスのメールアイテムよりも少し時間に敏感なアイテム用ですが、エクスプレスメールほどの料金はかかりません。

• エクスプレスメール

これは非常に時間に敏感なアイテムのためのものであり、企業は顧客に迅速に連絡することができます。

• 標準投稿

これは、13オンスを超える小包の割引価格サービスであり、メーラーが荷物の進行状況を追跡することもできます。

• メディアメール

書籍、DVD、CD、VHSテープ、コンピューターディスクなどのメディアは、この分類で送信できます。

ビジネスメールを送信するときは、アイテムの重量を考慮する必要があります。 ファーストクラスメールは通常、手紙やはがきに使用されるため、これらのアイテムは優先メールやエクスプレスメールのアイテムよりも軽いのは理にかなっています。

2.USPSラベリングガイドライン

各タイプのメールには、アイテムにラベルを付けるときに従うべき特定のガイドラインがあります。

• ファーストクラスメール

ファーストクラスの郵便で商品を発送するときは、必ずメーターストリップの上にスタンプを使用するか、事前にキャンセルされたスタンプを使用してください。 あなたのアイテムの表と裏の両方に郵便料金を置いてください。

はがきを発送する場合は、長方形で、高さが3 1/2インチ、最大が43/4インチである必要があります。 最小幅は51/4インチ、最大幅は61/4インチです。

• 優先メールボックスと封筒

優先郵便アイテムを送るとき、最初に注意することは、優先郵便が必ずしも優先であるというわけではないということです。 これは、優先メールと呼ばれていても、配信時間は変動する可能性があることを意味します。

優先郵便の商品は、箱または封筒に入れて発送できます。唯一の違いは、商品の価格と重量です。 パッケージの重量が20ポンド未満の場合は、箱として送付する必要があります。 箱はその重量制限に対して大きすぎるため、20ポンドを超えるものはすべて大きな封筒に入れて送る必要があります。

パッケージを箱として送る場合、最小寸法は11.5インチx8.75インチx4インチです。 封筒の場合は、高さが5 1/4インチ以上、長さが121/2インチ以上である必要があります。

Priority Mailアイテムでは、メーターストリップまたは事前にキャンセルされたスタンプを使用できますが、両方を使用することはできません。 郵便料金を決定するには、封筒内の紙に1オンスを追加する必要があります。

3.ビジネスメールのラベル付け

この部分は簡単です。 すべてのビジネスメールにはアドレスと差出人アドレスが必要であり、宛先エリアで誤解を招く情報を使用することはできません。

住所を入力する必要がある領域は次のとおりです。

• アイテムの前面：これには、パンフレット、パンフレット、または封筒に入れないその他のアイテムが含まれます。
• 裏面：郵便はがきの場合は裏面に貼って住所欄を省略できます。
• 封筒フラップ：これには、封筒自体と、封筒の内側または外側のインサートが含まれます。
• アイテムの側面：これは、箱、封筒、またはチューブ用です。

次の状況で商品を置くには、差出人住所が必要です。

• ファーストクラスのメールアイテムを送信する場合は、送信者と受信者の両方のアドレスが存在する必要があります。
• 受信者はパッケージを追跡できるため、優先郵便または速達のアイテムには送信者のアドレスのみが存在する必要があります。

4.送料と配送ラベル

郵便料金の過払いを避けるために、メールサービスの種類ごとに特定のラベルを使用する必要があります。

上記のように、ファーストクラスのメールアイテムの最大重量は13オンスで、追跡情報は含まれていません。 そのため、これらのアイテムは基本的なファーストクラスのスタンプを使用しています。

優先郵便のアイテムは、速達のように一晩ではなく、より速い配達を必要とするものに使用されます。 最大重量は70ポンドで、追跡情報が含まれています。つまり、宛先と差出人住所の両方をカバーするラベルが必要です。 優先度は、1ポンドまでのアイテムの場合は3.05米ドルから始まり、13オンスを超えるアイテムの場合は最大7.75米ドルまで、1ポンド追加するごとに0.85米ドルずつ増加します。

追跡情報を含め、より重いまたはよりかさばるパッケージを1つの定額料金で発送する場合は、優先郵便定額封筒またはボックスを使用できます。 価格は5.80米ドルからで、オンスごとに0.85米ドルの追加料金がかかります。

速達郵便は、翌日配達、追跡情報、および保険を提供する優先郵便サービスの最後のタイプです。 価格は、1ポンドまでのアイテムの場合は21.84米ドルから始まり、1ポンドを超えるアイテムの場合は2.97米ドルずつ増加し、最大で42.97米ドルまで増加します。

正しいラベルを使用していることを確認するには、USPS計算機にアクセスして、アイテムが手紙、箱、封筒のいずれであるか、重量や寸法などの要素を検討してください。 定期的に荷物を発送する企業は、正確な重量をすばやく測定するはかりに投資する必要があります。 郵便料金メーターに投資することもできます。これには、すべての拠点を1台のマシンでカバーできるという利点があります。

USPSは、国際郵便料金と海外への発送方法に関する情報を含む料金表を提供しています。 企業は、メールボックスなどの専門の郵送サービスに、ラベル付けとパッケージングに関する追加の支援を求めることもできます。

ファイナルノート

時間を節約し、必要なすべてのリソースを確保するために、宅配便を雇うことを検討してください。 これらのサービスは、荷物の集配を処理し、新入社員に商品を正しく発送するためのトレーニングなどのコンサルティングサービスを提供します。

これらの簡単なガイドラインに従うことで、企業はサービスを犠牲にすることなく、郵便料金を削減し、収益を向上させることができます。 郵送サービスの詳細については、USPSのWebサイトにアクセスするか、専門の宅配便業者にアドバイスを求めることができます。