4 considérations USPS pour le courrier professionnel

USPS est le principal transporteur de courrier pour un usage professionnel et personnel. Avec sa grande présence aux États-Unis, il est nécessaire de tenir compte de ses directives et réglementations de base lors de l'envoi de divers types d'envois postaux.

Il est facile d'envoyer une lettre par la poste, mais des règles et des règlements s'appliquent en ce qui concerne le courrier commercial.

Qu'est-ce qu'un courrier professionnel ?

Le courrier commercial est tout type de courrier envoyé à une entreprise ou à un particulier. Il peut inclure des cartes postales, des enveloppes, des boîtes, etc. Presque tous les articles livrés par USPS entrent dans cette catégorie, à quelques exceptions près, telles que Express Mail et Priority Mail.

Pour que votre courrier professionnel soit livré, vous devez suivre les directives spécifiques définies par l'USPS.

Voici quatre considérations essentielles pour vos envois de courrier professionnel :

1. Classifications du courrier commercial

L'USPS propose cinq types de courrier différents pour classer votre courrier professionnel. Ceux-ci sont:

• Courrier de première classe

Ceci est le plus souvent utilisé pour les lettres, les cartes postales et les petits colis ou appartements qui ne dépassent pas 13 onces.

• Courrier prioritaire

Ceci est pour les articles qui sont légèrement plus sensibles au facteur temps que les articles First Class Mail, mais qui ne facturent pas autant que le courrier express.

• courrier express

Il s'agit d'articles qui sont très urgents et qui permettent aux entreprises d'atteindre rapidement leurs clients.

• Poteau standard

Il s'agit d'un service à prix réduit pour les colis de plus de 13 onces qui permet également à l'expéditeur de suivre l'évolution de son colis.

• Courrier des médias

Les supports tels que les livres, les DVD, les CD, les cassettes VHS et les disques informatiques peuvent être envoyés sous cette classification.

Lorsque vous envoyez votre courrier professionnel, vous devez tenir compte du poids de l'article. Le courrier de première classe est généralement utilisé pour les lettres et les cartes postales, il est donc logique que ces articles soient plus légers que les articles de courrier prioritaire ou de courrier express.

2. Directives d'étiquetage USPS

Chaque type de courrier a des directives spécifiques à suivre lors de l'étiquetage de vos articles.

• Courrier de première classe

Lorsque vous envoyez vos articles dans le courrier de première classe, utilisez toujours des timbres sur des bandes de mètre ou des timbres préoblitérés. Placez l'affranchissement à la fois sur le devant et le dos de votre article.

Si vous souhaitez envoyer une carte postale, elle doit être rectangulaire, avec une hauteur minimale de 3 1/2 pouces et maximale de 4 3/4 pouces. La largeur minimale est de 5 1/4 pouces et la largeur maximale est de 6 1/4 pouces.

• Boîtes aux lettres et enveloppes prioritaires

Lors de l'envoi d'articles Priority Mail, la première chose à noter est que Priority Mail n'est pas nécessairement une priorité. Cela signifie que même s'il s'appelle Priority Mail, les délais de livraison peuvent encore varier.

Vous pouvez envoyer des envois Priority Mail dans une boîte ou une enveloppe, la seule différence étant le prix et le poids de votre envoi. Si votre colis pèse moins de 20 livres, il doit être envoyé sous forme de boîte. Tout ce qui dépasse 20 livres doit être envoyé dans une grande enveloppe car les boîtes sont trop volumineuses pour cette limite de poids.

Si vous allez envoyer votre colis sous forme de boîte, les dimensions minimales sont de 11,5 pouces sur 8,75 pouces sur 4 pouces. S'il s'agit d'une enveloppe, elle doit avoir une hauteur minimale de 5 1/4 pouces et une longueur minimale de 12 1/2 pouces.

Avec les articles Courrier prioritaire, vous pouvez utiliser une bande d'affranchissement ou un timbre préoblitéré, mais vous ne pouvez pas utiliser les deux. Pour déterminer votre tarif postal, vous devez ajouter une once supplémentaire pour tout papier à l'intérieur de l'enveloppe.

3. Étiqueter votre courrier professionnel

Cette partie est simple. Tout courrier professionnel doit avoir une adresse et une adresse de retour, et vous ne pouvez utiliser aucune information trompeuse dans la zone de destination.

Les zones où vous devez mettre une adresse sont :

• Recto de l'article : Cela comprend les dépliants, les brochures ou d'autres articles qui ne vont pas dans une enveloppe.
• Verso de l'envoi : Si votre courrier est une carte postale, vous pouvez la placer au verso et omettre la zone d'adresse.
• Rabat d' enveloppe : Cela comprend l'enveloppe elle-même et tout insert à l'intérieur ou à l'extérieur de celle-ci.
• Côtés de l'article : pour les boîtes, les enveloppes ou les tubes.

L'adresse de retour est nécessaire pour mettre vos articles dans les circonstances suivantes :

• Si vous envoyez des articles First Class Mail, les adresses de l'expéditeur et du destinataire doivent être présentes.
• Seule l'adresse de l'expéditeur doit être présente pour les envois Priority Mail ou Express Mail car le destinataire peut suivre son colis.

4. Tarifs postaux et étiquettes d'expédition

Pour éviter de surpayer les frais de port, vous devez utiliser une étiquette spécifique pour chaque type de service de courrier.

Comme indiqué ci-dessus, les articles First Class Mail ont un poids maximum de 13 onces et n'incluent pas d'informations de suivi. En tant que tels, ces articles utilisent le timbre de base de première classe.

Les articles Priority Mail sont utilisés pour les choses qui nécessitent une livraison plus rapide, mais pas du jour au lendemain, comme Express Mail. Le poids maximum est de 70 livres et comprend des informations de suivi, ce qui signifie qu'il a besoin d'étiquettes pour couvrir à la fois les adresses de destination et de retour. La priorité commence à 3,05 USD pour un article jusqu'à une livre et augmente de 0,85 USD pour chaque livre supplémentaire jusqu'à un maximum de 7,75 USD pour les articles pesant plus de 13 onces.

Vous pouvez utiliser des enveloppes ou des boîtes à tarif forfaitaire Priority Mail si vous souhaitez envoyer des colis plus lourds ou plus volumineux à un tarif forfaitaire, y compris les informations de suivi. Les prix commencent à 5,80 USD, avec des frais supplémentaires de 0,85 USD pour chaque once supplémentaire.

Le courrier express est le dernier type de service de courrier prioritaire qui fournit une livraison le lendemain, des informations de suivi et une assurance. Les prix commencent à 21,84 USD pour un article pesant jusqu'à une livre, puis augmentent de 2,97 USD pour chaque livre supplémentaire, jusqu'à un maximum de 42,97 USD pour les articles pesant plus d'une livre.

Pour vous assurer que vous utilisez la bonne étiquette, visitez le calculateur USPS et tenez compte de facteurs tels que si votre article est une lettre, une boîte ou une enveloppe, ainsi que son poids et ses dimensions. Les entreprises qui expédient régulièrement des colis devraient investir dans des balances d'expédition qui mesurent rapidement les poids exacts. Vous pouvez également investir dans une machine à affranchir, qui a l'avantage de couvrir toutes les bases avec une seule machine.

L'USPS fournit des tableaux de tarifs qui incluent des informations sur les tarifs postaux internationaux et sur la façon d'envoyer des choses à l'étranger. Les entreprises peuvent également demander aux services de messagerie professionnels, comme les boîtes aux lettres, une aide supplémentaire pour l'étiquetage et l'emballage.

Remarque finale

Envisagez de faire appel à un service de messagerie pour gagner du temps et vous assurer que vous disposez de toutes les ressources dont vous avez besoin. Ces services peuvent prendre en charge le ramassage et la livraison de vos colis et offrir des services de consultation, tels que la formation de nouveaux employés pour expédier correctement les articles.

En suivant ces directives simples, les entreprises peuvent réduire les frais d'affranchissement et améliorer leurs résultats sans sacrifier le service. Vous pouvez visiter le site Web de l'USPS ou demander conseil à un service de messagerie professionnel pour plus d'informations sur les services de messagerie.