4 ข้อควรพิจารณาของ USPS สำหรับจดหมายธุรกิจ

USPS เป็นผู้ให้บริการอีเมลหลักสำหรับธุรกิจและการใช้งานส่วนตัว เนื่องจากบริษัทมีสำนักงานอยู่เป็นจำนวนมากในสหรัฐฯ จึงจำเป็นต้องพิจารณาหลักเกณฑ์และข้อบังคับพื้นฐานในการส่งสินค้าทางไปรษณีย์ประเภทต่างๆ

การส่งจดหมายเป็นเรื่องง่าย แต่กฎและข้อบังคับมีผลบังคับใช้กับจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจคืออะไร?

จดหมายธุรกิจคือจดหมายประเภทใดก็ตามที่ส่งถึงธุรกิจหรือบุคคล ซึ่งอาจรวมถึงไปรษณียบัตร ซองจดหมาย กล่อง และอื่นๆ สิ่งของที่จัดส่งโดย USPS เกือบทั้งหมดจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ โดยมีข้อยกเว้นบางประการ เช่น จดหมายด่วนและจดหมายสำคัญ

หากต้องการจัดส่งจดหมายธุรกิจของคุณ คุณต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เฉพาะที่กำหนดโดย USPS

ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาที่สำคัญสี่ประการสำหรับรายการจดหมายธุรกิจของคุณ:

1. การจัดประเภทจดหมายธุรกิจ

USPS มีจดหมายห้าประเภทที่แตกต่างกันเพื่อจัดประเภทจดหมายธุรกิจของคุณ เหล่านี้คือ:

• จดหมายชั้นหนึ่ง

ส่วนใหญ่มักใช้สำหรับจดหมาย ไปรษณียบัตร และพัสดุหรือแฟลตขนาดเล็กที่มีน้ำหนักไม่เกิน 13 ออนซ์

• จดหมายสำคัญ

นี่เป็นรายการที่มีความละเอียดอ่อนด้านเวลามากกว่ารายการจดหมายชั้นหนึ่งเล็กน้อย แต่อย่าคิดค่าใช้จ่ายมากเท่ากับไปรษณีย์ด่วนพิเศษ

• ไปรษณีย์ด่วนพิเศษ

ซึ่งมีไว้สำหรับสินค้าที่มีความอ่อนไหวต่อเวลามาก และเพื่อให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

• เสามาตรฐาน

นี่คือบริการลดราคาสำหรับพัสดุที่มีน้ำหนักมากกว่า 13 ออนซ์ ซึ่งช่วยให้ผู้ส่งไปรษณีย์สามารถติดตามความคืบหน้าของพัสดุภัณฑ์ของตนได้

• จดหมายมีเดีย

อนุญาตให้ส่งสื่อ เช่น หนังสือ ดีวีดี ซีดี เทป VHS และดิสก์คอมพิวเตอร์ภายใต้หมวดหมู่นี้

เมื่อส่งจดหมายธุรกิจ คุณต้องพิจารณาน้ำหนักของสินค้า โดยปกติแล้ว จดหมายชั้นหนึ่งจะใช้สำหรับจดหมายและไปรษณียบัตร ดังนั้นจึงควรที่รายการเหล่านี้มีน้ำหนักเบากว่ารายการจดหมายสำคัญหรือจดหมายด่วน

2. หลักเกณฑ์การติดฉลาก USPS

อีเมลแต่ละประเภทมีหลักเกณฑ์เฉพาะที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อติดป้ายกำกับรายการของคุณ

• จดหมายชั้นหนึ่ง

เมื่อส่งสินค้าของคุณใน First Class Mail ให้ใช้ตราประทับบนแถบมิเตอร์หรือตราประทับที่ยกเลิกก่อนเสมอ วางไปรษณีย์ทั้งด้านหน้าและด้านหลังของรายการของคุณ

หากคุณต้องการส่งไปรษณียบัตร จะต้องเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า โดยมีความสูงขั้นต่ำ 3 1/2 นิ้วและสูงสุด 4 3/4 นิ้ว ความกว้างต่ำสุดคือ 5 1/4 นิ้ว และความกว้างสูงสุดคือ 6 1/4 นิ้ว

• กล่องจดหมายและซองจดหมายสำคัญ

เมื่อส่งออกรายการ Priority Mail สิ่งแรกที่ควรทราบก็คือ Priority Mail ไม่จำเป็นต้องมีความสำคัญ หมายความว่าถึงแม้จะเรียกว่า Priority Mail แต่เวลาในการจัดส่งยังคงแตกต่างกันออกไป

คุณสามารถส่งรายการ Priority Mail ในกล่องหรือซองจดหมาย ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือราคาและน้ำหนักของรายการของคุณ หากพัสดุของคุณมีน้ำหนักน้อยกว่า 20 ปอนด์ จะต้องส่งเป็นกล่อง สิ่งใดที่มีน้ำหนักเกิน 20 ปอนด์จะต้องส่งในซองขนาดใหญ่เพราะกล่องใหญ่เกินไปสำหรับน้ำหนักที่จำกัดนั้น

หากคุณกำลังจะส่งพัสดุเป็นกล่อง ขนาดขั้นต่ำคือ 11.5 นิ้ว x 8.75 นิ้ว x 4 นิ้ว หากเป็นซองจดหมาย จะต้องมีความสูงขั้นต่ำ 5 1/4 นิ้วและความยาวขั้นต่ำ 12 1/2 นิ้ว

เมื่อใช้รายการ Priority Mail คุณจะใช้แถบมิเตอร์หรือตราประทับที่ยกเลิกล่วงหน้าได้ แต่คุณจะใช้ทั้งสองอย่างไม่ได้ ในการกำหนดอัตราค่าจัดส่ง คุณต้องเพิ่มออนซ์พิเศษสำหรับกระดาษในซองจดหมาย

3. การติดฉลากจดหมายธุรกิจของคุณ

ส่วนนี้ตรงไปตรงมา จดหมายธุรกิจทั้งหมดต้องมีที่อยู่และที่อยู่ผู้ส่ง และคุณไม่สามารถใช้ข้อมูลที่ทำให้เข้าใจผิดใดๆ ในพื้นที่ปลายทางได้

พื้นที่ที่คุณต้องใส่ที่อยู่คือ:

• ด้านหน้าของสินค้า : รวมถึงแผ่นพับ โบรชัวร์ หรือสิ่งของอื่นๆ ที่ไม่ใส่ซอง
• ด้านหลังของรายการ : หากจดหมายของคุณเป็นไปรษณียบัตร คุณสามารถวางไว้ด้านหลังและละเว้นพื้นที่ที่อยู่
• แผ่น ปิดซองจดหมาย : รวมถึงตัวซองจดหมายและส่วนแทรกใดๆ ที่อยู่ภายในหรือภายนอก
• ด้านข้างของสินค้า : ใช้สำหรับกล่อง ซองจดหมาย หรือหลอด

ที่อยู่ผู้ส่งจะต้องใส่รายการของคุณภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• หากคุณกำลังส่งออกรายการจดหมายชั้นหนึ่ง ทั้งที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับจะต้องมีอยู่
• ต้องมีเฉพาะที่อยู่ของผู้ส่งสำหรับรายการ Priority Mail หรือ Express Mail เนื่องจากผู้รับสามารถติดตามพัสดุภัณฑ์ของตนได้

4. อัตราค่าจัดส่งและฉลากการจัดส่ง

เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายค่าส่งไปรษณีย์มากเกินไป คุณต้องใช้ป้ายกำกับเฉพาะสำหรับบริการไปรษณีย์แต่ละประเภท

ตามที่ระบุไว้ข้างต้น รายการ First Class Mail มีน้ำหนักสูงสุด 13 ออนซ์ และไม่มีข้อมูลการติดตาม ด้วยเหตุนี้ รายการเหล่านี้จึงใช้ตราประทับชั้นเฟิร์สคลาสพื้นฐาน

รายการ Priority Mail ใช้สำหรับสิ่งของที่ต้องการการจัดส่งที่รวดเร็วกว่า แต่ไม่ใช่ในชั่วข้ามคืน เช่น Express Mail น้ำหนักสูงสุดคือ 70 ปอนด์และมีข้อมูลการติดตาม ซึ่งหมายความว่าต้องมีป้ายกำกับเพื่อครอบคลุมทั้งที่อยู่ปลายทางและที่อยู่ผู้ส่ง ลำดับความสำคัญเริ่มต้นที่ USD 3.05 สำหรับสินค้าที่มีน้ำหนักไม่เกิน 1 ปอนด์ และเพิ่มขึ้น 0.85 เหรียญสหรัฐฯ สำหรับแต่ละปอนด์เพิ่มเติม สูงสุดไม่เกิน 7.75 เหรียญสหรัฐฯ สำหรับสินค้าที่มีน้ำหนักมากกว่า 13 ออนซ์

คุณสามารถใช้ซองจดหมายหรือกล่องแบบ Priority Mail Flat Rate ได้หากต้องการส่งพัสดุที่หนักกว่าหรือเทอะทะในอัตราเดียว ซึ่งรวมถึงข้อมูลการติดตาม ราคาเริ่มต้นที่ 5.80 ดอลลาร์สหรัฐฯ โดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม 0.85 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อออนซ์เพิ่มเติม

Express Mail เป็นบริการ Priority Mail ประเภทสุดท้ายที่ให้บริการจัดส่งข้ามคืน ข้อมูลการติดตาม และการประกันภัย ราคาเริ่มต้นที่ 21.84 ดอลลาร์สหรัฐฯ สำหรับสินค้าที่มีน้ำหนักไม่เกินหนึ่งปอนด์ จากนั้นเพิ่มขึ้น 2.97 เหรียญสหรัฐฯ สำหรับแต่ละปอนด์เพิ่มเติม สูงสุดไม่เกิน 42.97 เหรียญสหรัฐฯ สำหรับสินค้าที่มีน้ำหนักมากกว่าหนึ่งปอนด์

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ป้ายกำกับที่ถูกต้อง โปรดไปที่เครื่องคำนวณ USPS และพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น สิ่งของของคุณเป็นจดหมาย กล่องหรือซองจดหมาย ตลอดจนน้ำหนักและขนาด ธุรกิจที่จัดส่งพัสดุภัณฑ์เป็นประจำควรลงทุนในเครื่องชั่งน้ำหนักสำหรับการขนส่งที่วัดน้ำหนักที่แน่นอนได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถลงทุนในเครื่องวัดค่าไปรษณีย์ซึ่งมีประโยชน์ในการครอบคลุมฐานทั้งหมดด้วยเครื่องเดียว

USPS จัดทำแผนภูมิอัตราที่มีข้อมูลเกี่ยวกับอัตราไปรษณีย์ระหว่างประเทศและวิธีส่งสินค้าไปต่างประเทศ ธุรกิจยังสามารถขอบริการส่งไปรษณีย์แบบมืออาชีพ เช่น กล่องไปรษณีย์ เพื่อขอความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดฉลากและบรรจุภัณฑ์

หมายเหตุสุดท้าย

พิจารณาจ้างบริการจัดส่งเพื่อประหยัดเวลาและให้แน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการ บริการเหล่านี้สามารถดูแลการรับและจัดส่งพัสดุของคุณ และให้บริการให้คำปรึกษา เช่น การฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้จัดส่งสินค้าได้อย่างถูกต้อง

โดยการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ง่ายๆ เหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถลดต้นทุนค่าไปรษณีย์และปรับปรุงผลกำไรได้โดยไม่ต้องเสียสละบริการ คุณสามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ USPS หรือขอคำแนะนำจากผู้ให้บริการจัดส่งมืออาชีพสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการไปรษณีย์