4 Pertimbangan USPS Untuk Surat Bisnis

USPS adalah pembawa surat utama untuk penggunaan bisnis dan pribadi. Dengan kehadirannya yang besar di AS, pedoman dan peraturan dasarnya perlu dipertimbangkan saat mengirim berbagai jenis item surat.

Mengirim surat itu mudah, tetapi aturan dan peraturan berlaku dalam hal surat bisnis.

Apa Itu Surat Bisnis?

Surat bisnis adalah semua jenis surat yang dikirim ke bisnis atau individu. Ini dapat mencakup kartu pos, amplop, kotak, dan banyak lagi. Hampir semua kiriman USPS termasuk dalam kategori ini, dengan beberapa pengecualian, seperti Express Mail dan Priority Mail.

Agar surat bisnis Anda terkirim, Anda harus mengikuti panduan khusus yang ditetapkan oleh USPS.

Berikut ini adalah empat pertimbangan penting untuk item surat bisnis Anda:

1. Klasifikasi Surat Bisnis

USPS menawarkan lima jenis surat yang berbeda untuk mengklasifikasikan surat bisnis Anda. Ini adalah:

• Surat Kelas Satu

Ini paling sering digunakan untuk surat, kartu pos, dan paket kecil atau flat yang tidak melebihi 13 ons.

• Surat Prioritas

Ini untuk item yang sedikit lebih sensitif terhadap waktu daripada item First Class Mail, tetapi biayanya tidak sebesar Express Mail.

• Pos kilat

Ini untuk barang-barang yang sangat sensitif terhadap waktu sehingga bisnis dapat menjangkau pelanggan mereka dengan cepat.

• Pos Standar

Ini adalah layanan dengan harga lebih rendah untuk paket dengan berat lebih dari 13 ons yang juga memungkinkan pengirim untuk melacak kemajuan paket mereka.

• Surat Media

Media seperti buku, DVD, CD, kaset VHS, dan disket komputer diperbolehkan untuk dikirim dalam klasifikasi ini.

Saat mengirim surat bisnis Anda, Anda perlu mempertimbangkan berat item. First Class Mail biasanya digunakan untuk surat dan kartu pos, jadi masuk akal jika item ini lebih ringan daripada item Priority Mail atau Express Mail.

2. Pedoman Pelabelan USPS

Setiap jenis surat memiliki pedoman khusus yang harus diikuti saat memberi label pada item Anda.

• Surat Kelas Satu

Saat mengirimkan barang Anda di First Class Mail, selalu gunakan prangko di atas strip meteran atau prangko yang telah dibatalkan sebelumnya. Tempatkan ongkos kirim di bagian depan dan belakang barang Anda.

Jika Anda ingin mengirim kartu pos, itu harus berbentuk persegi panjang, dengan tinggi minimum 3 1/2 inci dan maksimum 4 3/4 inci. Lebar minimum adalah 5 1/4 inci, dan maksimum adalah 6 1/4 inci.

• Kotak Surat dan Amplop Prioritas

Saat mengirimkan item Priority Mail, hal pertama yang harus diperhatikan adalah bahwa Priority Mail belum tentu menjadi prioritas. Artinya, meski disebut Priority Mail, waktu pengiriman masih bisa bervariasi.

Anda dapat mengirimkan item Priority Mail dalam kotak atau amplop, satu-satunya perbedaan adalah harga dan berat item Anda. Jika paket Anda beratnya kurang dari 20 pon, itu harus dikirim sebagai kotak. Apa pun yang lebih dari 20 pon harus dikirim dalam amplop besar karena kotak terlalu besar untuk batas berat itu.

Jika Anda akan mengirim paket sebagai kotak, dimensi minimumnya adalah 11,5 inci kali 8,75 inci kali 4 inci. Jika amplop, tinggi minimal 5 1/4 inci dan panjang minimal 12 1/2 inci.

Dengan item Surat Prioritas, Anda dapat menggunakan strip meteran atau prangko yang telah dibatalkan sebelumnya, tetapi Anda tidak dapat menggunakan keduanya. Untuk menentukan tarif perangko Anda, Anda harus menambahkan satu ons ekstra untuk setiap kertas di dalam amplop.

3. Memberi Label pada Surat Bisnis Anda

Bagian ini langsung. Semua surat bisnis harus memiliki alamat dan alamat pengirim, dan Anda tidak boleh menggunakan informasi yang menyesatkan di daerah tujuan.

Area di mana Anda harus memasukkan alamat adalah:

• Bagian depan barang : Ini termasuk pamflet, brosur, atau barang lain yang tidak dimasukkan ke dalam amplop.
• Bagian belakang item : Jika surat Anda adalah kartu pos, Anda dapat meletakkannya di bagian belakang dan menghilangkan area alamat.
• Penutup amplop : Ini termasuk amplop itu sendiri, dan semua sisipan di dalam atau di luarnya.
• Sisi barang : Ini untuk kotak, amplop, atau tabung.

Alamat pengirim diperlukan untuk menempatkan barang Anda dalam keadaan berikut:

• Jika Anda mengirim item First Class Mail, alamat pengirim dan penerima harus ada.
• Hanya alamat pengirim yang harus ada untuk item Priority Mail atau Express Mail karena penerima dapat melacak paketnya.

4. Tarif Ongkos Kirim Dan Label Pengiriman

Untuk menghindari kelebihan pembayaran ongkos kirim, Anda perlu menggunakan label khusus untuk setiap jenis layanan surat.

Sebagaimana dinyatakan di atas, item First Class Mail memiliki berat maksimum 13 ons dan tidak menyertakan informasi pelacakan. Dengan demikian, item ini menggunakan stempel Kelas Satu dasar.

Item Priority Mail digunakan untuk hal-hal yang membutuhkan pengiriman lebih cepat, tetapi tidak dalam semalam, seperti Express Mail. Berat maksimum adalah 70 pon dan termasuk informasi pelacakan, yang berarti perlu label untuk menutupi tujuan dan alamat pengirim. Prioritas dimulai dari USD$3,05 untuk item hingga satu pon, dan meningkat sebesar USD$0,85 untuk setiap pon tambahan hingga maksimum USD$7,75 untuk item yang beratnya lebih dari 13 ons.

Anda dapat menggunakan amplop atau kotak Priority Mail Flat Rate jika Anda ingin mengirim paket yang lebih berat atau lebih besar dengan satu tarif tetap, termasuk informasi pelacakan. Harga mulai dari USD$5.80, dengan biaya tambahan USD$0.85 untuk setiap ons tambahan.

Express Mail adalah jenis terakhir dari layanan Priority Mail yang menyediakan pengiriman semalam, informasi pelacakan, dan asuransi. Harga mulai dari USD$21,84, untuk barang dengan berat hingga satu pon, kemudian naik sebesar USD$2,97 untuk setiap pon tambahan, hingga maksimum USD$42,97 untuk barang yang beratnya lebih dari satu pon.

Untuk memastikan Anda menggunakan label yang benar, kunjungi kalkulator USPS dan pertimbangkan faktor-faktor seperti apakah item Anda berupa surat, kotak, atau amplop, serta berat dan dimensinya. Bisnis yang secara rutin mengirimkan paket harus berinvestasi dalam timbangan pengiriman yang dengan cepat mengukur bobot yang tepat. Anda juga dapat berinvestasi dalam meteran perangko, yang memiliki manfaat mencakup semua pangkalan dengan satu mesin.

USPS menyediakan grafik tarif yang mencakup informasi tentang tarif pos internasional dan cara mengirim barang ke luar negeri. Bisnis juga dapat meminta layanan surat profesional, seperti Kotak Surat, untuk bantuan tambahan terkait pelabelan dan pengemasan.

Catatan Akhir

Pertimbangkan untuk menyewa jasa kurir untuk menghemat waktu dan memastikan bahwa Anda memiliki semua sumber daya yang Anda butuhkan. Layanan ini dapat menangani penjemputan dan pengiriman paket Anda, dan menawarkan layanan konsultasi, seperti melatih karyawan baru untuk mengirimkan barang dengan benar.

Dengan mengikuti panduan sederhana ini, bisnis dapat mengurangi biaya ongkos kirim dan meningkatkan laba mereka tanpa mengorbankan layanan. Anda dapat mengunjungi situs web USPS atau meminta saran dari kurir profesional untuk informasi lebih lanjut tentang layanan pengiriman surat.