4 Considerații USPS pentru corespondența de afaceri

USPS este principalul operator de poștă pentru uz profesional și personal. Având în vedere prezența sa mare în SUA, este necesar să luați în considerare liniile directoare și reglementările sale de bază atunci când trimiteți diferite tipuri de articole poștale.

Trimiterea unei scrisori este ușoară, dar se aplică reguli și reglementări atunci când vine vorba de corespondența de afaceri.

Ce este un e-mail de afaceri?

E-mailul de afaceri este orice tip de e-mail trimis unei companii sau unei persoane fizice. Poate include cărți poștale, plicuri, cutii și multe altele. Aproape toate articolele livrate de USPS se încadrează în această categorie, cu câteva excepții, cum ar fi Express Mail și Priority Mail.

Pentru ca corespondența dvs. de afaceri să fie livrată, trebuie să urmați regulile specifice stabilite de USPS.

Următoarele sunt patru considerații esențiale pentru articolele dvs. de e-mail de afaceri:

1. Clasificări de corespondență de afaceri

USPS oferă cinci tipuri diferite de corespondență pentru a vă clasifica corespondența de afaceri. Acestea sunt:

• Poștă de primă clasă

Acesta este cel mai adesea folosit pentru scrisori, cărți poștale și pachete mici sau apartamente care nu depășesc 13 uncii.

• Poștă prioritară

Acest lucru este pentru articolele care sunt puțin mai sensibile la timp decât articolele First Class Mail, dar nu taxează la fel de mult ca Express Mail.

• Express Mail

Acest lucru este pentru articolele care sunt foarte sensibile la timp și astfel încât companiile să își poată ajunge rapid la clienți.

• Posta standard

Acesta este un serviciu la preț redus pentru coletele cu o greutate mai mare de 13 uncii, care permite, de asemenea, expeditorului să urmărească progresul pachetelor lor.

• Media Mail

Media, cum ar fi cărți, DVD-uri, CD-uri, casete VHS și discuri de computer sunt permise să fie trimise în această clasificare.

Când trimiteți corespondența dvs. de afaceri, trebuie să luați în considerare greutatea articolului. First Class Mail este folosită de obicei pentru scrisori și cărți poștale, așa că are sens ca aceste articole să fie mai ușoare decât Priority Mail sau Express Mail.

2. Ghid de etichetare USPS

Fiecare tip de e-mail are reguli specifice de urmat atunci când vă etichetați articolele.

• Poștă de primă clasă

Când trimiteți articolele prin First Class Mail, utilizați întotdeauna ștampile peste benzi de metru sau ștampile preanulate. Puneți poșta atât pe față, cât și pe spate a articolului dvs.

Dacă doriți să trimiteți o carte poștală, aceasta trebuie să fie dreptunghiulară, cu o înălțime minimă de 3 1/2 inchi și maxim 4 3/4 inci. Lățimea minimă este de 5 1/4 inci, iar cea maximă este de 6 1/4 inci.

• Cutii Poștale și Plicuri Prioritare

Când trimiteți articole Priority Mail, primul lucru de reținut este că Priority Mail nu este neapărat o prioritate. Înseamnă că, deși se numește Priority Mail, timpii de livrare pot varia.

Puteți trimite articole Priority Mail într-o cutie sau un plic, singura diferență fiind prețul și greutatea articolului dvs. Dacă pachetul dumneavoastră cântărește mai puțin de 20 de lire sterline, acesta trebuie trimis sub formă de cutie. Orice ce depășește 20 de lire sterline trebuie trimis într-un plic mare, deoarece cutiile sunt prea voluminoase pentru limita de greutate.

Dacă veți trimite pachetul sub formă de cutie, dimensiunile minime sunt 11,5 inchi pe 8,75 inci pe 4 inci. Dacă este un plic, acesta trebuie să aibă o înălțime minimă de 5 1/4 inchi și o lungime minimă de 12 1/2 inci.

Cu articolele de corespondență prioritară, puteți utiliza o bandă de contor sau o ștampilă preanulată, dar nu le puteți folosi pe ambele. Pentru a determina tariful poștal, trebuie să adăugați o uncie suplimentară pentru orice hârtie din plic.

3. Etichetarea corespondenței dvs. de afaceri

Această parte este simplă. Toate corespondența de afaceri trebuie să aibă o adresă și o adresă de retur și nu puteți folosi informații înșelătoare în zona de destinație.

Zonele în care trebuie să introduceți o adresă sunt:

• Partea din față a articolului : aceasta include broșuri, broșuri sau alte articole care nu merg într-un plic.
• Spatele articolului : Dacă e-mailul este o carte poștală, o puteți plasa pe spate și omiteți zona de adresă.
• Clapa pentru plic : aceasta include plicul în sine și orice inserție din interiorul sau din exteriorul acestuia.
• Laturile articolului : Acesta este pentru cutii, plicuri sau tuburi.

Adresa de retur este necesară pentru a vă pune articolele în următoarele circumstanțe:

• Dacă trimiteți articole First Class Mail, trebuie să fie prezente atât adresa expeditorului, cât și adresa destinatarului.
• Doar adresa expeditorului trebuie să fie prezentă pentru articolele Priority Mail sau Express Mail, deoarece destinatarul își poate urmări coletul.

4. Tarife poștale și etichete de expediere

Pentru a evita plata în exces a taxelor poștale, trebuie să utilizați o etichetă specifică pentru fiecare tip de serviciu de corespondență.

După cum sa menționat mai sus, articolele First Class Mail au o greutate maximă de 13 uncii și nu includ informații de urmărire. Ca atare, aceste articole folosesc ștampila de bază de primă clasă.

Articolele Priority Mail sunt folosite pentru lucruri care necesită livrare mai rapidă, dar nu peste noapte, cum ar fi Express Mail. Greutatea maximă este de 70 de lire sterline și include informații de urmărire, ceea ce înseamnă că are nevoie de etichete pentru a acoperi atât adresa de destinație, cât și adresa de retur. Prioritatea începe de la 3,05 USD pentru un articol de până la o liră și crește cu 0,85 USD pentru fiecare liră suplimentară, până la un maxim de 7,75 USD pentru articolele care cântăresc peste 13 uncii.

Puteți folosi plicuri sau cutii cu tarif fix pentru e-mail prioritară dacă doriți să trimiteți pachete mai grele sau mai voluminoase la un tarif fix, inclusiv informații de urmărire. Prețurile încep de la 5,80 USD, cu o taxă suplimentară de 0,85 USD pentru fiecare uncie suplimentară.

Express Mail este tipul final de serviciu Priority Mail care oferă livrare peste noapte, informații de urmărire și asigurare. Prețurile încep de la 21,84 USD, pentru un articol cântărind până la o liră, apoi cresc cu 2,97 USD pentru fiecare liră suplimentară, până la un maxim de 42,97 USD pentru articolele care cântăresc peste o liră.

Pentru a vă asigura că utilizați eticheta corectă, vizitați calculatorul USPS și luați în considerare factori precum dacă articolul dvs. este o scrisoare, o cutie sau un plic, precum și greutatea și dimensiunile acestuia. Companiile care livrează în mod obișnuit pachete ar trebui să investească în cântare de transport care măsoară rapid greutățile exacte. De asemenea, puteți investi într-un contor de poștă, care are avantajul de a acoperi toate bazele cu o singură mașină.

USPS oferă diagrame de tarife care includ informații despre tarifele poștale internaționale și despre cum să trimiți lucrurile în străinătate. Companiile pot solicita, de asemenea, servicii de corespondență profesionale, cum ar fi Cutiile poștale, pentru ajutor suplimentar cu etichetarea și ambalarea.

Notă finală

Luați în considerare angajarea unui serviciu de curierat pentru a economisi timp și pentru a vă asigura că aveți toate resursele de care aveți nevoie. Aceste servicii se pot ocupa de ridicarea și livrarea pachetelor dvs. și oferă servicii de consultanță, cum ar fi instruirea noilor angajați pentru a expedia articolele corect.

Urmând aceste linii directoare simple, companiile pot reduce costurile poștale și își pot îmbunătăți profitul fără a sacrifica serviciul. Puteți vizita site-ul web USPS sau puteți cere sfaturi unui curier profesionist pentru mai multe informații despre serviciile de corespondență.