Cómo crear un calendario editorial gratuito con Google Docs - Tutorial martes

¡Hola y bienvenido a otra edición de Tutorial Tuesday! Cada semana demostramos un proceso, herramienta o táctica paso a paso útil para los especialistas en marketing digital.

Esta semana demostraré cómo crear un calendario editorial, gratis, usando Google Docs.

Si prefiere descargar una plantilla completa y gratuita para 2021, haga clic a continuación.

Ya sea que esté lanzando una iniciativa de marketing de contenido, creando un activo enlazable, generando más valor en su sitio web o simplemente rastreando su blog, es absolutamente necesario un calendario editorial.

La organización es el motor que impulsa la productividad. Sin un recordatorio visual fuerte de los próximos eventos, es fácil quedarse atrás o ser pillado desprevenido.

Si está creando algún tipo de creación de contenido, necesita un calendario editorial. Incluso aquellos que creen cantidades mínimas de contenido se beneficiarán de un calendario editorial. Y cuando puede crear fácilmente un calendario editorial, de forma gratuita , la pregunta es ¿por qué no?

Así que siéntese, disfrute y aprenda a crear un calendario en Google Docs.

Por qué Google Docs

Mi equipo funciona en función de algunos documentos estratégicos de Google que mejoran nuestra capacidad para realizar un seguimiento de nuestro flujo de trabajo. Esto es a pesar de la introducción de una variedad de otras herramientas, en un esfuerzo por alejarse de Google Docs.

Google Docs simplemente funciona.

Hemos creado un enorme libro de trabajo que contiene un montón de hojas diferentes. Afectuosamente llamamos a nuestro documento de Google “Proyectos del equipo de marketing de contenido | Operation Frenzy ”. Dentro de él hay pestañas como "Detalles del contenido", "Trabajos publicados", "Calendario editorial", "Búsqueda de palabras clave", por nombrar algunas. Incluso contiene un archivo completo de todo el contenido creado.

Es bastante robusto y se usa principalmente para rastrear el flujo de trabajo, archivar el trabajo, organizar las próximas publicaciones y ayudar a la colaboración. Si alguien alguna vez quiere saber qué está haciendo una persona del equipo, ya sea el director de marketing, el director ejecutivo, un miembro del equipo de marketing o simplemente otro creador de contenido, todo lo que tiene que hacer es meter la cabeza en este Google Doc.

Sin duda la mejor característica de Google Docs es el hecho de que guarda en tu cuenta de Google, está basado en la nube y se actualiza en tiempo real.

Esto significa que varias personas pueden estar trabajando en Google Doc a la vez, sin tener que guardar el trabajo de los demás.

Cualquier persona puede compartir y acceder a Google Docs, lo que ayuda a la colaboración. Tienen un alto grado de personalización y funcionalidad, y actualmente son gratuitos para cualquiera que tenga una cuenta de Google (que es básicamente para todos).

Si no tiene una cuenta de Google, es tan simple como crear una cuenta de Gmail.

Para resumir, Google Docs es:

• Funcional
• Colaborativo
• Gratis
• Fácil de usar
• Basado en la nube.

Todo lo cual lo convierte en una herramienta atractiva para una variedad de negocios.

Echemos un vistazo a cómo crear un calendario editorial completamente funcional usando nada más que Google Docs.

Primera parte: creación de un documento de Google

El primer paso será crear el Documento de Google que albergará su calendario editorial.

Dependiendo de sus otros procedimientos y herramientas organizacionales, podría considerar crear un documento bastante completo. Si está utilizando cualquier otro documento de Google, considere simplemente crear una nueva hoja dentro de un documento existente.

Si este es su primer documento de Google, deberá crear uno nuevo.

Dirígete a tu Google Drive. Aquí es donde puede organizar, ordenar, filtrar y buscar documentos compartidos o creados por usted mismo.

Haga clic en el botón rojo "NUEVO" y seleccione Hoja de cálculo.

Esto creará una nueva hoja de cálculo sin título en su Google Drive.

Segunda parte: personalización del documento de Google

Bien, ahora viene la parte divertida: transformar una hoja de cálculo estilo Excel en un calendario editorial funcional.

Paso uno: cambie el nombre del documento

En primer lugar, querrá cambiar el nombre de Google Doc de manera adecuada. Haga clic en el nombre (hoja de cálculo sin título) en la esquina superior izquierda:

Una vez que haga clic en el cuadro, verá este cuadro emergente:

Cambie el nombre del documento como corresponda y haga clic en "Aceptar".

Paso dos: Reformateo de celdas: creación de 5 días calendario

Al crear su calendario editorial, debe personalizarlo según sus propias necesidades. El tamaño de la pantalla determinará cuántas celdas se fusionarán para crear el tamaño general de su calendario.

Estoy usando un monitor de computadora de escritorio típico y mi calendario editorial reflejará ese tamaño de pantalla. Es extremadamente fácil de cambiar más adelante, así que no se preocupe si crea su calendario editorial y decide que lo ha hecho demasiado grande.

Comencemos por fusionar celdas para crear 5 días, a fin de reflejar la semana laboral de lunes a viernes. Recomiendo hacer cada día dos columnas por ocho filas. Simplemente haga clic en la celda inicial y arrastre el cursor para seleccionar varias celdas:

Una vez que haya seleccionado la celda que desea combinar, haga clic en el botón Combinar celda:

Esto lo dejará con una sola celda, que representará un día (lunes, en este ejemplo).

Deberá repetir esto cuatro veces más, durante el resto de los días de la semana. No es mucho para mirar ahora, pero agregaremos organización una vez que esté todo creado.

La forma más fácil de crear cuatro días más es simplemente copiar la celda única original (control + c) y pegar (control + v) cuatro más junto a ella. Por otro lado, simplemente puede recrear el proceso de fusionar celdas cuatro veces más.

El resultado final serán cinco grandes celdas combinadas una al lado de la otra:

Paso tres: Reformateo de celdas - Creación de títulos

Ahora hagamos un par de celdas de título, tanto para el mes como para los días. Empezaremos por los días.

Resalte las dos celdas sobre cada celda individual grande y combínelas en una. Una vez más, haga clic en la celda inicial y arrastre el cursor a la segunda celda, luego combine las celdas:

En esta primera celda de título, escriba "Lunes".

Luego, querremos centrar el texto y aumentar la fuente. Recomiendo agregar negrita para que la fuente realmente se destaque también:

Ahora hagamos los mismos pasos para las celdas de título anteriores de martes a viernes.

Aún no hay mucho que ver, pero estamos progresando.

A continuación, queremos agregar la celda de título del mes, que se ubicará encima de los días. Simplemente resalte la celda A3-J3 y una vez más combine las celdas.

Luego nombremos nuestro mes (usaremos marzo en este ejemplo) y formateemos la fuente para que sea más grande y centrada.

Muy bien, tenemos una semana completa de calendario editorial. Dupliquemos esa semana cuatro veces, para hacer un mes calendario completo. Simplemente seleccione sus cinco celdas grandes, copie (control + c) y pegue (control + v) cuatro veces debajo.

Terminará con un mes calendario completo:

El final del mes apenas se desprende de la pantalla. Si esto es un problema, simplemente reduzca el número de filas en cada día, reduciendo así el tamaño de la celda de cada día.

Personalmente, he descubierto que preferiría tener más espacio para escribir cada día y verme obligado a desplazarme para ver un mes completo. Nuevamente, el tamaño de su mes debe reflejar sus necesidades, tanto en términos de tamaño de pantalla como de actividad general.

Paso cuatro: Dar formato visual a nuestro calendario

Tenemos un calendario, pero como diría John Wayne, "no es bonito".

Vamos a limpiarlo un poco para que sea más agradable desde el punto de vista estético, por no mencionar funcional.

Primero, envuelvamos todo en bordes. Resalte todo el calendario (haga clic en la celda de título de marzo y arrastre hacia abajo hasta el final del mes), luego haga clic en la herramienta de borde y seleccione los bordes en todos los lados:

Así es como se ve nuestro mes con bordes:

Ahora agreguemos algunos colores a las celdas de título. Seleccione la celda que desea colorear, haga clic en el icono de pintura y elija un color:

Viniendo, ¿eh?

Ahora, agreguemos las fechas del calendario.

Hay un mes completo listo para eventos, fechas límite, reuniones, contribuciones, etc. Agréguelos, realice un seguimiento y (con suerte) táchelos.

Editar: al agregar varios elementos a un día o simplemente crear un espacio en blanco entre sus líneas, querrá usar control + enter. La tecla Intro por sí sola simplemente lo llevará a la siguiente celda, en lugar de agregar una línea en la celda actual.

Organización al alcance de su mano, guardada digitalmente, accesible desde cualquier dispositivo y compartible a través del correo electrónico.

Si desea un año completo, solo tiene que copiar el mes de su plantilla 12 veces e intercambiar fechas.

Si eres como yo, necesitas absolutamente un calendario visual para realizar un seguimiento de varias responsabilidades, fechas y eventos.

Uno de mis trucos favoritos es rastrear diferentes eventos con diferentes colores. Eso hace que sea fácil saber de un vistazo cuándo hay una fecha límite, un evento o una publicación próxima.

Aquí hay un pequeño fragmento de nuestro calendario editorial de febrero:

El morado es un webinar, el amarillo una fecha límite, el naranja una publicación externa, el verde una contribución externa publicada por nosotros y el azul un gran proyecto publicado.

Es bastante simplista, pero ciertamente hace el trabajo.

Seguimos apostando por Google Docs porque son:

• Gratis
• Funcional
• Fácil de usar
• Colaborativo
• y basado en la nube.

Hay opciones pagas que vale la pena considerar, pero ¿si tiene dificultades para elegir una sola opción? ¿Por qué no pruebas Google Docs?

Y no olvide que puede hacer su propia copia de este documento de Google aquí: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0.