Jak utworzyć bezpłatny kalendarz redakcyjny za pomocą Dokumentów Google — samouczek wtorek

Witam w kolejnej edycji Tutorial Tuesday! Każdego tygodnia przedstawiamy krok po kroku proces, narzędzie lub taktykę przydatną dla marketerów cyfrowych.

W tym tygodniu pokażę, jak bezpłatnie utworzyć kalendarz redakcyjny przy użyciu Dokumentów Google.

Jeśli wolisz pobrać darmowy, gotowy szablon na 2021 rok, kliknij poniżej!

Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz inicjatywę marketingu treści, tworzysz zasób, który można połączyć, budujesz większą wartość w swojej witrynie, czy po prostu śledzisz swoje blogowanie, absolutnie potrzebujesz kalendarza redakcyjnego.

Organizacja jest motorem napędowym produktywności. Bez silnego, wizualnego przypomnienia o nadchodzących wydarzeniach łatwo jest zostać w tyle lub zostać zaskoczonym.

Jeśli tworzysz jakiekolwiek treści, potrzebujesz kalendarza redakcyjnego. Nawet ci, którzy tworzą minimalne ilości treści, skorzystają z kalendarza redakcyjnego. A skoro można łatwo i za darmo stworzyć kalendarz redakcyjny, pytanie brzmi: dlaczego nie?

Usiądź wygodnie, ciesz się i dowiedz się, jak urozmaicić kalendarz w Dokumentach Google.

Dlaczego Dokumenty Google

Mój zespół działa w oparciu o kilka strategicznych Dokumentów Google, co poprawia naszą zdolność do śledzenia naszego przepływu pracy. Dzieje się tak pomimo wprowadzenia wielu innych narzędzi w celu odejścia od Dokumentów Google.

Dokumenty Google po prostu działają.

Zbudowaliśmy ogromny pojedynczy skoroszyt zawierający stos różnych arkuszy. Pieczołowicie nazwaliśmy nasz dokument Google „Projekty zespołu ds. marketingu treści | Operacja Szał”. W nim znajdują się zakładki, takie jak „Szczegóły treści”, „Prace opublikowane”, „Kalendarz redakcyjny”, „Badania słów kluczowych”, aby wymienić tylko kilka. Zawiera nawet całe archiwum wszystkich treści, jakie kiedykolwiek stworzono.

Jest dość solidny i służy głównie do śledzenia przepływu pracy, archiwizowania pracy, organizowania nadchodzących publikacji i wspomagania współpracy. Jeśli ktokolwiek chce wiedzieć, czym zajmuje się osoba w zespole – czy to dyrektor ds. marketingu, dyrektor generalny, członek zespołu marketingowego, czy po prostu inny twórca treści – wystarczy, że wsunie głowę w Google Doc.

Bez wątpienia najlepszą cechą Dokumentów Google jest to, że zapisuje na koncie Google, działa w chmurze i aktualizuje się w czasie rzeczywistym.

Oznacza to, że wiele osób może jednocześnie pracować z Dokumentem Google bez zapisywania pracy innych osób.

Dokumenty Google mogą być również udostępniane i dostępne dla każdego, ułatwiając współpracę. Mają wysoki stopień dostosowania i funkcjonalności, a obecnie są bezpłatne dla każdego, kto ma konto Google (czyli w zasadzie dla wszystkich).

Jeśli nie masz konta Google, jest to tak proste, jak utworzenie Gmaila.

Krótko mówiąc, Dokumenty Google to:

• Funkcjonalny
• Współpraca
• Darmowy
• Łatwy w użyciu
• Oparta na chmurze.

Wszystko to sprawia, że ​​jest to atrakcyjne narzędzie dla różnych firm.

Przyjrzyjmy się, jak stworzyć w pełni funkcjonalny kalendarz redakcyjny przy użyciu wyłącznie Dokumentów Google.

Część pierwsza: tworzenie dokumentu Google

Pierwszym krokiem będzie utworzenie Dokumentu Google, w którym zmieści się Twój kalendarz redakcyjny.

W zależności od innych procedur i narzędzi organizacyjnych możesz rozważyć stworzenie dość kompleksowego dokumentu. Jeśli korzystasz z innych Dokumentów Google, rozważ utworzenie nowego arkusza w istniejącym dokumencie.

Jeśli to Twój pierwszy dokument Google, musisz utworzyć zupełnie nowy dokument.

Wejdź na swój Dysk Google. Tutaj możesz porządkować, sortować, filtrować i wyszukiwać dokumenty udostępnione lub utworzone przez Ciebie.

Kliknij czerwony przycisk „NOWY” i wybierz Arkusz kalkulacyjny.

Spowoduje to utworzenie nowego arkusza kalkulacyjnego bez tytułu na Twoim Dysku Google.

Część druga: Dostosowywanie Dokumentu Google

Dobra, teraz nadchodzi zabawna część: przekształcenie arkusza kalkulacyjnego w stylu Excela w funkcjonalny kalendarz redakcyjny.

Krok pierwszy: Zmień nazwę dokumentu

Przede wszystkim będziesz chciał odpowiednio zmienić nazwę Dokumentu Google. Kliknij nazwę (arkusz kalkulacyjny bez tytułu) w lewym górnym rogu:

Po kliknięciu pola pojawi się to okno:

Zmień nazwę dokumentu odpowiednio i kliknij "OK".

Krok drugi: Ponowne formatowanie komórek – tworzenie 5 dni kalendarzowych

Budując swój kalendarz redakcyjny, powinieneś dostosować go do własnych potrzeb. Rozmiar ekranu dyktuje, ile komórek scalisz, aby utworzyć ogólny rozmiar kalendarza.

Używam typowego monitora komputera stacjonarnego, a mój kalendarz redakcyjny będzie odzwierciedlał ten rozmiar ekranu. Bardzo łatwo jest go później zmienić, więc nie przejmuj się, jeśli zbudujesz swój kalendarz redakcyjny i uznasz, że jest za duży.

Zacznijmy od scalenia komórek w celu utworzenia 5 dni, aby odzwierciedlić tydzień roboczy od poniedziałku do piątku. Zalecam, aby każdego dnia tworzyć dwie kolumny po osiem wierszy. Po prostu kliknij początkową komórkę i przeciągnij kursor, aby zaznaczyć wiele komórek:

Po wybraniu komórki, którą chcesz scalić, kliknij przycisk scalania komórki:

W ten sposób zostaniesz z pojedynczą komórką, która będzie reprezentować dzień (w tym przykładzie poniedziałek).

Musisz powtórzyć to jeszcze cztery razy w pozostałe dni tygodnia. Nie ma teraz wiele do oglądania, ale dodamy organizację, gdy wszystko zostanie utworzone.

Najłatwiejszym sposobem na utworzenie kolejnych czterech dni jest po prostu skopiowanie oryginalnej pojedynczej komórki (control + c) i wklejenie (control + v) kolejnych czterech obok niej. Z drugiej strony możesz po prostu odtworzyć proces scalania komórek jeszcze cztery razy.

Efektem końcowym będzie pięć dużych scalonych komórek obok siebie:

Krok trzeci: Ponowne formatowanie komórek – tworzenie tytułów

Zróbmy teraz kilka komórek tytułu – zarówno dla miesiąca, jak i dla dni. Zaczniemy od dni.

Zaznacz dwie komórki nad każdą dużą pojedynczą komórką i połącz je w jedną. Ponownie kliknij początkową komórkę i przeciągnij kursor do drugiej komórki, a następnie połącz komórki:

W pierwszej komórce tytułowej wpisz „Poniedziałek”.

Będziemy wtedy chcieli wyśrodkować tekst i zwiększyć czcionkę. Polecam dodać pogrubienie, aby czcionka naprawdę się wyróżniała:

Teraz zróbmy te same kroki dla komórek tytułu powyżej od wtorku do piątku.

Nadal nie ma na co patrzeć, ale robimy postępy.

Następnie będziemy chcieli dodać komórkę tytułu miesiąca, która będzie znajdować się nad dniami. Po prostu zaznacz komórkę A3-J3 i jeszcze raz połącz komórki.

Następnie nazwijmy nasz miesiąc — w tym przykładzie użyjemy marca — i ponownie sformatuj czcionkę, aby była większa i wyśrodkowana.

W porządku, mamy kalendarz redakcyjny na cały tydzień. Powtórzmy ten tydzień cztery razy, aby uzyskać pełny miesiąc kalendarzowy. Po prostu zaznacz pięć dużych komórek, skopiuj (control + c) i wklej (control + v) cztery razy poniżej.

Otrzymasz pełny miesiąc kalendarzowy:

Koniec miesiąca ledwo wykrwawia się z ekranu. Jeśli jest to problem, po prostu zmniejsz liczbę wierszy każdego dnia, zmniejszając w ten sposób rozmiar komórki każdego dnia.

Osobiście stwierdziłem, że wolałbym więcej miejsca do pisania każdego dnia i być zmuszonym do przewijania, aby zobaczyć cały miesiąc. Ponownie, rozmiar Twojego miesiąca powinien odzwierciedlać Twoje potrzeby, zarówno pod względem rozmiaru ekranu, jak i ogólnej aktywności.

Krok czwarty: wizualne formatowanie naszego kalendarza

Mamy kalendarz, ale jak powiedziałby John Wayne „nie jest ładny”.

Posprzątajmy go trochę, aby był bardziej estetyczny – nie mówiąc już o funkcjonalnym.

Najpierw zawińmy całość w obramowania. Zaznacz cały kalendarz (kliknij komórkę tytułową Marzec i przeciągnij w dół do końca miesiąca), a następnie kliknij narzędzie obramowania i wybierz obramowanie ze wszystkich stron:

Oto jak wygląda nasz miesiąc z obramowaniem:

Dodajmy teraz trochę kolorów do komórek tytułowych. Wybierz komórkę, którą chcesz pokolorować, kliknij ikonę malowania i wybierz kolor:

Nadchodzisz, co?

Dodajmy teraz daty kalendarzowe.

Cały miesiąc jest gotowy na wydarzenia, terminy, spotkania, wkłady itp. Dodaj je, śledź i (miejmy nadzieję) skreśl.

Edycja: podczas dodawania wielu elementów do dnia lub po prostu tworzenia odstępów między wierszami, warto użyć kombinacji control+enter. Sam klawisz Enter po prostu przeniesie Cię do następnej komórki, zamiast dodawać wiersz w bieżącej komórce.

Organizacja na wyciągnięcie ręki, zapisana cyfrowo, dostępna na dowolnym urządzeniu i udostępniana za pośrednictwem poczty e-mail.

Jeśli chcesz cały rok, musisz skopiować swój szablon 12 razy i zamienić daty.

Jeśli jesteś podobny do mnie, absolutnie potrzebujesz wizualnego kalendarza do śledzenia różnych obowiązków, dat i wydarzeń.

Jedną z moich ulubionych sztuczek jest śledzenie różnych wydarzeń w różnych kolorach. Dzięki temu łatwo zorientujesz się, kiedy zbliża się termin, wydarzenie lub publikacja.

Oto fragment naszego kalendarza redakcyjnego z lutego:

Fioletowy to webinar, żółty to termin, pomarańczowy to publikacja zewnętrzna, zielony to opublikowany przez nas wkład z zewnątrz, a niebieski to opublikowany duży projekt.

To dość uproszczone, ale z pewnością wykonuje swoją pracę.

Nadal trzymamy się Dokumentów Google, ponieważ są one:

• Darmowy
• Funkcjonalny
• Łatwy w użyciu
• Współpraca
• i oparte na chmurze.

Istnieją płatne opcje, które warto rozważyć, ale jeśli nie możesz wybrać jednej opcji? Dlaczego nie wypróbować Dokumentów Google?

I nie zapomnij, że możesz stworzyć własną kopię tego dokumentu Google tutaj: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0.