Come creare un calendario editoriale gratuito utilizzando Google Docs - Tutorial martedì

Ciao e benvenuto a un'altra edizione di Tutorial Tuesday! Ogni settimana dimostriamo un processo, uno strumento o una tattica passo passo utile per i marketer digitali.

Questa settimana mostrerò come creare un calendario editoriale, gratuitamente, utilizzando Google Documenti.

Se preferisci scaricare un modello completo e gratuito per il 2021, fai clic qui sotto!

Sia che tu stia lanciando un'iniziativa di content marketing, creando una risorsa collegabile, creando più valore nel tuo sito web o semplicemente monitorando il tuo blog, hai assolutamente bisogno di un calendario editoriale.

L'organizzazione è il motore che guida la produttività. Senza un forte promemoria visivo degli eventi imminenti è facile rimanere indietro o essere colti alla sprovvista.

Se stai facendo qualsiasi tipo di creazione di contenuti, hai bisogno di un calendario editoriale. Anche chi crea quantità minime di contenuti trarrà vantaggio da un calendario editoriale. E quando puoi creare facilmente un calendario editoriale, gratuitamente , la domanda è perché no?

Quindi siediti, divertiti e impara a creare un calendario in Google Documenti.

Perché Google Documenti?

Il mio team funziona sulla base di alcuni documenti Google strategici che migliorano la nostra capacità di tenere traccia del nostro flusso di lavoro. Questo nonostante l'introduzione di una varietà di altri strumenti, nel tentativo di allontanarsi da Google Documenti.

Google Documenti funziona.

Abbiamo creato un'unica enorme cartella di lavoro che ospita un mucchio di fogli diversi. Abbiamo chiamato affettuosamente il nostro documento Google "Progetti del team di marketing dei contenuti | Operazione Frenesia”. Al suo interno ci sono schede come "Dettagli contenuti", "Lavori pubblicati", "Calendario editoriale", "Ricerca per parole chiave" per citarne alcuni. Contiene persino un intero archivio di tutti i contenuti mai creati.

È abbastanza robusto e viene utilizzato principalmente per tenere traccia del flusso di lavoro, archiviare il lavoro, organizzare le prossime pubblicazioni e favorire la collaborazione. Se qualcuno vuole sapere cosa sta facendo una persona del team, che si tratti del direttore marketing, dell'amministratore delegato, di un membro del team di marketing o solo di un altro creatore di contenuti, tutto ciò che deve fare è sbirciare la testa in questo Google Doc.

Senza dubbio la caratteristica migliore di Google Docs è il fatto che salva sul tuo account Google, è basato sul cloud e si aggiorna in tempo reale.

Ciò significa che più persone possono lavorare su Google Doc alla volta, senza salvare il lavoro dell'altro.

Google Docs può anche essere condiviso e accessibile da chiunque, favorendo la collaborazione. Hanno un alto grado di personalizzazione e funzionalità e sono attualmente gratuiti per chiunque abbia un account Google (che è praticamente tutti).

Se non hai un account Google, è semplice come creare un Gmail.

Per farla breve, Google Docs è:

• Funzionale
• Collaborativo
• Gratuito
• Facile da usare
• Basato su cloud.

Tutto ciò lo rende uno strumento attraente per una varietà di aziende.

Diamo un'occhiata a come creare un calendario editoriale completamente funzionale utilizzando nient'altro che Google Docs.

Prima parte: creazione di un documento Google

Il primo passo sarà la creazione del Google Doc che ospiterà il tuo calendario editoriale.

A seconda delle altre procedure e strumenti organizzativi, potresti prendere in considerazione la creazione di un documento abbastanza completo. Se stai utilizzando altri documenti Google, considera semplicemente la possibilità di creare un nuovo foglio all'interno di un documento esistente.

Se questo è il tuo primo documento Google, dovrai creare un documento nuovo di zecca.

Entra nel tuo Google Drive. Qui puoi organizzare, ordinare, filtrare e cercare i documenti condivisi con o creati da te.

Fai clic sul pulsante rosso "NUOVO" e scegli Foglio di calcolo.

Questo creerà un nuovo foglio di lavoro senza titolo nel tuo Google Drive.

Seconda parte: personalizzazione del documento Google

Ok, ora arriva la parte divertente: trasformare un foglio di calcolo in stile Excel in un calendario editoriale funzionale.

Fase uno: rinominare il documento

Innanzitutto ti consigliamo di rinominare il documento Google in modo appropriato. Fai clic sul nome (Foglio di calcolo senza titolo) nell'angolo in alto a sinistra:

Dopo aver fatto clic sulla casella, vedrai apparire questa casella:

Rinominare il documento in modo appropriato e fare clic su "OK".

Passaggio due: riformattazione delle celle: creazione di 5 giorni di calendario

Quando crei il tuo calendario editoriale dovresti personalizzarlo in base alle tue esigenze. Le dimensioni dello schermo determineranno quante celle unire per creare la dimensione complessiva del calendario.

Sto usando un tipico monitor di un computer desktop e il mio calendario editoriale rifletterà le dimensioni dello schermo. È estremamente facile cambiarlo in seguito, quindi non preoccuparti se costruisci il tuo calendario editoriale e decidi di averlo fatto troppo grande.

Iniziamo unendo le celle per creare 5 giorni, in modo da riflettere la settimana lavorativa dal lunedì al venerdì. Consiglierei di creare ogni giorno due colonne per otto righe. Basta fare clic sulla cella iniziale e trascinare il cursore per selezionare più celle:

Dopo aver selezionato la cella che desideri unire, fai clic sul pulsante Unisci cella:

Questo ti lascerà con una singola cella, che rappresenterà un giorno (lunedì, in questo esempio).

Dovrai replicarlo altre quattro volte, per il resto dei giorni della settimana. Non c'è molto da guardare ora, ma aggiungeremo l'organizzazione una volta che sarà tutto creato.

Il modo più semplice per creare altri quattro giorni è semplicemente copiare la singola cella originale (controllo + c) e incollare (controllo + v) altri quattro accanto ad essa. D'altra parte, puoi semplicemente ricreare il processo di unione delle celle altre quattro volte.

Il risultato finale sarà cinque grandi celle unite una accanto all'altra:

Passaggio tre: riformattazione delle celle - creazione di titoli

Ora creiamo un paio di celle del titolo, sia per il mese che per i giorni. Inizieremo con i giorni.

Evidenzia le due celle sopra ogni singola cella grande e uniscile in una. Ancora una volta fai clic sulla cella iniziale e trascina il cursore sulla seconda cella, quindi unisci le celle:

In questa prima cella del titolo, digita "Lunedì".

Dovremo quindi centrare il testo e aumentare il carattere. Consiglierei di aggiungere il grassetto in modo che anche il carattere risalti davvero:

Ora eseguiamo gli stessi passaggi per le celle del titolo da martedì a venerdì.

Non c'è ancora molto da vedere, ma stiamo facendo progressi.

Successivamente, vorremmo aggiungere la cella del titolo del mese, che si troverà sopra i giorni. Evidenzia semplicemente la cella A3-J3 e ancora una volta unisci le celle.

Quindi diamo un nome al nostro mese (in questo esempio useremo marzo) e riformatta il carattere in modo che sia più grande e centrato.

Bene, abbiamo un'intera settimana di calendario editoriale. Duplichiamo quella settimana quattro volte, per creare un intero mese di calendario. Seleziona semplicemente le tue cinque celle grandi, copia (controllo + c) e incolla (controllo + v) quattro volte sotto.

Ti ritroverai con un mese di calendario completo:

La fine del mese sanguina appena fuori dallo schermo. Se questo è un problema, riduci semplicemente il numero di righe in ogni giorno, riducendo così la dimensione della cella di ogni giorno.

Personalmente ho scoperto che preferirei più spazio per scrivere ogni giorno ed essere costretto a scorrere per vedere un intero mese. Ancora una volta, la dimensione del tuo mese dovrebbe riflettere le tue esigenze, sia in termini di dimensioni dello schermo che di attività complessiva.

Fase quattro: formattare visivamente il nostro calendario

Abbiamo un calendario, ma come direbbe John Wayne, "non è carino".

Ripuliamolo un po' per renderlo più esteticamente gradevole, per non dire funzionale.

Per prima cosa, avvolgiamo l'intera cosa in bordi. Evidenzia l'intero calendario (fai clic sulla cella del titolo di marzo e trascina verso il basso fino alla fine del mese), quindi fai clic sullo strumento bordo e seleziona i bordi su tutti i lati:

Ecco come appare il nostro mese con i bordi:

Ora aggiungiamo alcuni colori alle celle del titolo. Seleziona la cella che desideri colorare, fai clic sull'icona di pittura e scegli un colore:

Arrivederci, eh?

Ora aggiungiamo le date del calendario.

C'è un intero mese pronto per eventi, scadenze, riunioni, contributi, ecc. Aggiungili, seguili e (si spera) cancellali.

Modifica: quando aggiungi più elementi a un giorno o semplicemente crei uno spazio bianco tra le righe, ti consigliamo di utilizzare Ctrl+Invio. Il solo tasto Invio ti porterà semplicemente alla cella successiva, invece di aggiungere una riga nella cella corrente.

Organizzazione a portata di mano, salvata digitalmente, accessibile su qualsiasi dispositivo e condivisibile tramite e-mail.

Se vuoi un anno intero, devi solo copiare il mese modello 12 volte e scambiare le date.

Se sei come me, hai assolutamente bisogno di un calendario visivo per tenere traccia di varie responsabilità, date ed eventi.

Uno dei miei trucchi preferiti è tenere traccia di eventi diversi con colori diversi. Ciò rende facile a colpo d'occhio sapere quando c'è una scadenza imminente, un evento o una pubblicazione.

Ecco un piccolo frammento del nostro calendario editoriale di febbraio:

Il viola è un webinar, il giallo una scadenza, l'arancione una pubblicazione esterna, il verde un contributo esterno pubblicato da noi e il blu un grande progetto pubblicato.

È piuttosto semplicistico, ma sicuramente fa il suo lavoro.

Continuiamo ad attenerci a Google Documenti perché sono:

• Gratuito
• Funzionale
• Facile da usare
• Collaborativo
• e basato su cloud.

Ci sono opzioni a pagamento che vale la pena considerare, ma se hai difficoltà a scegliere una singola opzione? Perché non provi Google Documenti?

E non dimenticare che puoi creare la tua copia di questo documento Google qui: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0.