Comment créer un calendrier éditorial gratuit à l'aide de Google Docs - Tutoriel mardi

Bonjour et bienvenue dans une autre édition de Tutorial Tuesday ! Chaque semaine, nous démontrons un processus, un outil ou une tactique étape par étape utile aux spécialistes du marketing numérique.

Cette semaine, je vais vous montrer comment créer un calendrier éditorial, gratuitement, à l'aide de Google Docs.

Si vous préférez télécharger un modèle complet et gratuit pour 2021, cliquez ci-dessous !

Que vous lanciez une initiative de marketing de contenu, que vous créiez un actif pouvant être lié, que vous ajoutiez plus de valeur à votre site Web ou que vous suiviez simplement votre blog, vous avez absolument besoin d'un calendrier éditorial.

L'organisation est le moteur de la productivité. Sans un rappel visuel fort des événements à venir, il est facile de prendre du retard ou d'être pris au dépourvu.

Si vous faites n'importe quel type de création de contenu, vous avez besoin d'un calendrier éditorial. Même ceux qui créent des quantités minimales de contenu bénéficieront d'un calendrier éditorial. Et quand on peut facilement créer un calendrier éditorial, gratuitement , la question est pourquoi pas ?

Alors asseyez-vous, profitez et apprenez à créer un calendrier dans Google Docs.

Pourquoi Google Documents

Mon équipe fonctionne sur la base de quelques documents Google stratégiques qui améliorent notre capacité à suivre notre flux de travail. Ceci malgré l'introduction d'une variété d'autres outils, dans le but de s'éloigner de Google Docs.

Google Docs fonctionne.

Nous avons construit un énorme classeur unique contenant un tas de feuilles différentes. Nous avons affectueusement nommé notre document Google « Projets d'équipe de marketing de contenu | Opération Frénésie ». Il contient des onglets tels que « Détails du contenu », «  Workuvres publiées », « Calendrier éditorial », « Recherche de mots-clés » pour n'en nommer que quelques-uns. Il contient même une archive complète de tout le contenu jamais créé.

Il est assez robuste et utilisé principalement pour suivre le flux de travail, archiver le travail, organiser les publications à venir et faciliter la collaboration. Si quelqu'un veut savoir ce que fait un membre de l'équipe, qu'il s'agisse du directeur marketing, du PDG, d'un membre de l'équipe marketing ou simplement d'un autre créateur de contenu, il lui suffit de mettre la tête dans ce Google Doc.

La meilleure caractéristique de Google Docs est sans aucun doute le fait qu'il enregistre sur votre compte Google, qu'il est basé sur le cloud et qu'il se met à jour en temps réel.

Cela signifie que plusieurs personnes peuvent travailler sur Google Doc à la fois, sans sauvegarder le travail des autres.

Google Docs peut également être partagé et accessible par n'importe qui, facilitant la collaboration. Ils ont un degré élevé de personnalisation et de fonctionnalités, et ils sont actuellement gratuits pour toute personne possédant un compte Google (ce qui est essentiellement tout le monde).

Si vous n'avez pas de compte Google, c'est aussi simple que de créer un compte Gmail.

Pour faire court, Google Docs est :

• Fonctionnel
• Collaboratif
• Libérer
• Facile à utiliser
• Basé sur le cloud.

Tout cela en fait un outil attrayant pour une variété d'entreprises.

Voyons comment créer un calendrier éditorial entièrement fonctionnel en utilisant uniquement Google Docs.

Première partie : créer un document Google

La première étape sera de créer le Google Doc qui abritera votre calendrier éditorial.

En fonction de vos autres procédures et outils organisationnels, vous pourriez envisager de créer un document assez complet. Si vous utilisez d'autres documents Google, envisagez simplement de créer une nouvelle feuille dans un document existant.

S'il s'agit de votre premier document Google, vous devrez créer un tout nouveau document.

Rendez-vous dans votre Google Drive. C'est ici que vous pouvez organiser, trier, filtrer et rechercher des documents partagés ou créés par vous-même.

Cliquez sur le bouton rouge « NOUVEAU » et choisissez Feuille de calcul.

Cela créera une nouvelle feuille de calcul sans titre dans votre Google Drive.

Deuxième partie : personnalisation du document Google

Bon, maintenant vient la partie amusante : transformer une feuille de calcul de style Excel en un calendrier éditorial fonctionnel.

Première étape : renommer le document

Tout d'abord, vous voudrez renommer le document Google de manière appropriée. Cliquez sur le nom (feuille de calcul sans titre) dans le coin supérieur gauche :

Une fois que vous avez cliqué sur la case, vous verrez cette case apparaître :

Renommez le document de manière appropriée et cliquez sur « OK ».

Deuxième étape : reformatage des cellules - Création de 5 jours calendaires

Lors de la construction de votre calendrier éditorial, vous devez le personnaliser en fonction de vos propres besoins. La taille de l'écran dictera le nombre de cellules que vous fusionnerez pour créer la taille globale de votre calendrier.

J'utilise un écran d'ordinateur de bureau classique et mon calendrier éditorial reflétera cette taille d'écran. Il est extrêmement facile de le modifier plus tard, alors ne vous en faites pas si vous construisez votre calendrier éditorial et décidez que vous l'avez fait trop grand.

Commençons par fusionner les cellules pour créer 5 jours, afin de refléter la semaine de travail du lundi au vendredi. Je recommanderais de créer chaque jour deux colonnes sur huit lignes. Cliquez simplement sur la cellule initiale et faites glisser votre curseur pour sélectionner plusieurs cellules :

Une fois que vous avez sélectionné la cellule que vous souhaitez fusionner, cliquez sur le bouton Fusionner la cellule :

Cela vous laissera avec une seule cellule, qui représentera un jour (lundi, dans cet exemple).

Vous devrez répéter cela quatre fois de plus, pour le reste des jours de la semaine. Ce n'est pas grand-chose à voir maintenant, mais nous ajouterons l'organisation une fois que tout sera créé.

Le moyen le plus simple de créer quatre jours supplémentaires est simplement de copier la cellule unique d'origine (contrôle + c) et de coller (contrôle + v) quatre autres à côté. D'un autre côté, vous pouvez simplement recréer le processus de fusion de cellules quatre fois de plus.

Le résultat final sera cinq grandes cellules fusionnées côte à côte :

Troisième étape : reformatage des cellules - Création de titres

Créons maintenant quelques cellules de titre – à la fois pour le mois et pour les jours. Nous allons commencer par les jours.

Mettez en surbrillance les deux cellules au-dessus de chaque grande cellule et fusionnez-les en une seule. Cliquez à nouveau sur la cellule initiale et faites glisser le curseur vers la deuxième cellule, puis fusionnez les cellules :

Dans cette première cellule de titre, tapez « lundi ».

Nous voudrons alors centrer le texte et augmenter la police. Je recommanderais d'ajouter du gras pour que la police se démarque également :

Faisons maintenant les mêmes étapes pour les cellules de titre au-dessus du mardi au vendredi.

Toujours pas grand-chose à voir, mais nous progressons.

Ensuite, nous voudrons ajouter la cellule de titre du mois, qui se trouvera au-dessus des jours. Mettez simplement en surbrillance la cellule A3-J3 et fusionnez à nouveau les cellules.

Ensuite, nommons notre mois (nous utiliserons mars dans cet exemple) et reformaterons la police pour qu'elle soit plus grande et centrée.

D'accord, nous avons une semaine complète de calendrier éditorial. Dupliquons cette semaine quatre fois, pour faire un mois civil complet. Sélectionnez simplement vos cinq grandes cellules, copiez (contrôle + c) et collez (contrôle + v) quatre fois en dessous.

Vous vous retrouverez avec un mois calendaire complet :

La fin du mois saigne à peine de l'écran. S'il s'agit d'un problème, réduisez simplement le nombre de lignes dans chaque jour, réduisant ainsi la taille de la cellule de chaque jour.

Personnellement, j'ai trouvé que je préférerais plus d'espace pour écrire chaque jour et être obligé de faire défiler pour voir un mois entier. Encore une fois, la taille de votre mois doit refléter vos besoins, à la fois en termes de taille d'écran et d'activité globale.

Quatrième étape : formater visuellement notre calendrier

Nous avons un calendrier, mais comme dirait John Wayne, « ce n'est pas joli ».

Nettoyons-le un peu pour le rendre plus esthétique, sans parler de sa fonctionnalité.

Tout d'abord, enveloppons le tout dans des bordures. Mettez en surbrillance l'ensemble du calendrier (cliquez sur la cellule de titre de mars et faites glisser jusqu'à la fin du mois), puis cliquez sur l'outil de bordure et sélectionnez les bordures de tous les côtés :

Voici à quoi ressemble notre mois avec les bordures :

Ajoutons maintenant des couleurs aux cellules de titre. Sélectionnez la cellule que vous souhaitez colorer, cliquez sur l'icône de peinture et choisissez une couleur :

J'arrive, hein ?

Maintenant, ajoutons les dates du calendrier.

Il y a un mois entier prêt pour les événements, les échéances, les réunions, les contributions, etc. Ajoutez-les, suivez-les et (espérons-le) rayez-les.

Modifier : lorsque vous ajoutez plusieurs éléments à une journée ou que vous créez simplement un espace blanc entre vos lignes, vous souhaiterez utiliser contrôle + entrée. La touche Entrée seule vous amènera simplement à la cellule suivante, au lieu d'ajouter une ligne dans la cellule actuelle.

L'organisation à portée de main, enregistrée numériquement, accessible sur n'importe quel appareil et partageable par e-mail.

Si vous voulez une année entière, vous n'avez qu'à copier votre modèle de mois 12 fois et échanger les dates.

Si vous êtes comme moi, vous avez absolument besoin d'un calendrier visuel pour suivre diverses responsabilités, dates et événements.

L'une de mes astuces préférées consiste à suivre différents événements avec différentes couleurs. Cela permet de savoir facilement en un coup d'œil quand il y a une date limite, un événement ou une publication à venir.

Voici un petit extrait de notre calendrier éditorial de février :

Le violet est un webinaire, le jaune une date limite, l'orange une publication externe, le vert une contribution externe publiée par nous et le bleu un grand projet publié.

C'est assez simpliste mais ça fait certainement le travail.

Nous continuons de nous en tenir à Google Docs, car ils sont :

• Libérer
• Fonctionnel
• Facile à utiliser
• Collaboratif
• et basé sur le cloud.

Il existe des options payantes qui valent la peine d'être envisagées, mais si vous avez du mal à choisir une seule option ? Pourquoi ne pas essayer Google Docs ?

Et n'oubliez pas, vous pouvez créer votre propre copie de ce document Google ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0.