Как создать бесплатный редакторский календарь с помощью Документов Google - Учебное пособие, вторник

Привет и добро пожаловать в очередной выпуск Обучающего вторника! Каждую неделю мы демонстрируем пошаговый процесс, инструмент или тактику, полезные для цифровых маркетологов.

На этой неделе я продемонстрирую, как бесплатно создать редакторский календарь с помощью Документов Google.

Если вы предпочитаете скачать бесплатный заполненный шаблон на 2021 год, нажмите ниже!

Независимо от того, запускаете ли вы инициативу по контент-маркетингу, создаете ресурс с возможностью ссылки, повышаете ценность своего веб-сайта или просто отслеживаете свое ведение блога, вам абсолютно необходим редакторский календарь.

Организация - это двигатель производительности. Без сильного визуального напоминания о предстоящих событиях легко отставать или быть застигнутым врасплох.

Если вы создаете какой-либо контент, вам нужен редакторский календарь. Редакционный календарь принесет пользу даже тем, кто создает минимальное количество контента. А когда вы можете легко создать редакторский календарь бесплатно , вопрос в том, почему бы и нет?

Так что расслабьтесь, наслаждайтесь и узнайте, как создать календарь в Документах Google.

Почему Google Документы

Моя команда работает на основе нескольких стратегических Документов Google, что улучшает нашу способность отслеживать рабочий процесс. И это несмотря на введение множества других инструментов в попытке отойти от Google Docs.

Документы Google просто работают.

Мы создали огромную единую книгу, вмещающую кучу разных листов. Мы с любовью назвали наш документ Google «Проекты группы контент-маркетинга | Операция «Безумие». В нем есть такие вкладки, как «Сведения о контенте», «Опубликованные работы», «Редакционный календарь», «Исследование ключевых слов» и многие другие. Он даже содержит полный архив всего когда-либо созданного контента.

Он довольно надежен и используется в основном для отслеживания рабочего процесса, архивирования работы, организации предстоящих публикаций и содействия совместной работе. Если кто-нибудь когда-нибудь захочет узнать, чем занимается человек в команде - будь то директор по маркетингу, генеральный директор, член маркетинговой команды или просто еще один создатель контента, - все, что ему нужно сделать, это сунуть голову в этот Google Док.

Без сомнения, лучшей особенностью Документов Google является то, что они сохраняются в вашей учетной записи Google, хранятся в облаке и обновляются в режиме реального времени.

Это означает, что несколько человек могут работать с Google Doc одновременно, не сохраняя работу друг друга.

Документами Google также могут делиться и получать к ним доступ любой, способствуя совместной работе. У них есть высокая степень настройки и функциональности, и в настоящее время они бесплатны для всех, у кого есть учетная запись Google (а это практически все).

Если у вас нет учетной записи Google, это просто, как создать Gmail.

Короче говоря, Google Docs - это:

• Функциональный
• Совместная
• Бесплатно
• Легко использовать
• На основе облака.

Все это делает его привлекательным инструментом для самых разных предприятий.

Давайте посмотрим, как создать полнофункциональный редакторский календарь, используя только Документы Google.

Часть первая: создание документа Google

Первым шагом будет создание Google Doc, в котором будет размещен ваш редакторский календарь.

В зависимости от других организационных процедур и инструментов вы можете подумать о создании достаточно всеобъемлющего документа. Если вы используете какие-либо другие Документы Google, подумайте о том, чтобы просто создать новый лист в существующем документе.

Если это ваш первый документ Google, вам необходимо создать новый документ.

Зайдите в свой Google Диск. Здесь вы можете упорядочивать, сортировать, фильтровать и искать документы, которыми вы поделились или создали сами.

Нажмите красную кнопку «НОВЫЙ» и выберите «Электронная таблица».

Это создаст новую таблицу без названия на вашем Google Диске.

Часть вторая: настройка документа Google

Хорошо, теперь самое интересное: преобразование электронной таблицы в стиле Excel в функциональный редакторский календарь.

Шаг первый: переименуйте документ

Прежде всего, вы захотите соответствующим образом переименовать документ Google. Нажмите на имя (Таблица без названия) в верхнем левом углу:

После того, как вы нажмете на поле, вы увидите всплывающее окно:

Переименуйте документ соответствующим образом и нажмите «ОК».

Шаг второй: переформатирование ячеек - создание 5 календарных дней

При создании редакционного календаря вы должны настраивать его в соответствии с вашими потребностями. Размер экрана будет определять, сколько ячеек вы объедините вместе, чтобы создать общий размер вашего календаря.

Я использую обычный монитор настольного компьютера, и мой редакторский календарь будет отражать этот размер экрана. Позже его очень легко изменить, поэтому не переживайте, если вы создадите свой редакторский календарь и решите, что сделали его слишком большим.

Начнем с объединения ячеек, чтобы создать 5 дней, чтобы отразить рабочую неделю с понедельника по пятницу. Я бы рекомендовал делать каждый день два столбца по восемь строк. Просто щелкните начальную ячейку и перетащите курсор, чтобы выбрать несколько ячеек:

После того, как вы выбрали ячейку, которую хотите объединить, нажмите кнопку объединения ячеек:

В результате у вас останется одна ячейка, которая будет представлять день (в этом примере понедельник).

Вам нужно будет повторить это еще четыре раза в остальные дни недели. Сейчас особо не на что смотреть, но мы добавим организацию, как только она будет создана.

Самый простой способ создать еще четыре дня - просто скопировать исходную отдельную ячейку (control + c) и вставить (control + v) еще четыре рядом с ней. С другой стороны, вы можете просто воссоздать процесс объединения ячеек еще четыре раза.

Конечным результатом будут пять больших объединенных ячеек рядом друг с другом:

Шаг третий: переформатирование ячеек - создание заголовков

Теперь сделаем пару ячеек заголовка - как для месяца, так и для дней. Начнем с дней.

Выделите две ячейки над каждой большой отдельной ячейкой и объедините их в одну. Еще раз щелкните исходную ячейку и перетащите курсор на вторую ячейку, затем объедините ячейки:

В этой первой ячейке заголовка введите «Понедельник».

Затем мы захотим центрировать текст и увеличить шрифт. Я бы рекомендовал добавить жирный шрифт, чтобы шрифт действительно выделялся:

Теперь давайте проделаем те же шаги для ячеек заголовков со вторника по пятницу.

По-прежнему не на что смотреть, но мы добиваемся прогресса.

Затем мы хотим добавить ячейку заголовка месяца, которая будет располагаться над днями. Просто выделите ячейку A3-J3 и снова объедините ячейки.

Затем давайте назовем наш месяц - в этом примере мы будем использовать март - и переформатируем шрифт, чтобы он стал больше и центрирован.

Хорошо, у нас есть редакционный календарь на целую неделю. Давайте продублируем эту неделю четыре раза, чтобы получился полный календарный месяц. Просто выберите пять больших ячеек, скопируйте (Ctrl + C) и вставьте (Ctrl + V) четыре раза внизу.

У вас получится полный календарный месяц:

Конец месяца едва ускользает от экрана. Если это проблема, просто уменьшайте количество строк в каждый день, тем самым уменьшая размер ячейки каждого дня.

Лично я обнаружил, что предпочитаю больше места для записи каждый день и вынужден прокручивать, чтобы увидеть весь месяц. Опять же, размер вашего месяца должен отражать ваши потребности, как с точки зрения размера экрана, так и с точки зрения общей активности.

Шаг четвертый: визуальное форматирование нашего календаря

У нас есть календарь, но, как сказал бы Джон Уэйн, «он некрасивый».

Давайте немного очистим его, чтобы сделать более эстетичным - не говоря уже о функциональном.

Во-первых, давайте обернем все это рамками. Выделите весь календарь (щелкните ячейку заголовка марта и перетащите вниз до конца месяца), затем щелкните инструмент границы и выберите границы со всех сторон:

Вот как выглядит наш месяц с границами:

Теперь давайте добавим цвета к ячейкам заголовка. Выберите ячейку, которую хотите раскрасить, щелкните значок краски и выберите цвет:

Пойдем, а?

Теперь добавим календарные даты.

Есть целый месяц, готовый для событий, сроков, встреч, вкладов и т. Д. Добавляйте их, отслеживайте и (надеюсь) вычеркивайте их.

Изменить: при добавлении нескольких элементов в день или просто создании пробелов между строками вы захотите использовать Ctrl + Enter. Одна только клавиша Enter просто перенесет вас в следующую ячейку, вместо того, чтобы добавить строку в текущую ячейку.

Организация у вас под рукой, сохранена в цифровом виде, доступна на любом устройстве и доступна по электронной почте.

Если вам нужен целый год, вам достаточно скопировать месяц из шаблона 12 раз и поменять даты местами.

Если вы похожи на меня, вам абсолютно необходим визуальный календарь для отслеживания различных обязанностей, дат и событий.

Один из моих любимых приемов - отслеживать разные события разными цветами. Это позволяет с первого взгляда узнать, когда наступает крайний срок, событие или публикация.

Вот небольшой фрагмент нашего редакционного календаря за февраль:

Фиолетовый - веб-семинар, желтый - крайний срок, оранжевый - внешняя публикация, зеленый - сторонний вклад, опубликованный нами, а синий - опубликованный большой проект.

Это довольно упрощенно, но, безусловно, выполняет свою работу.

Мы продолжаем придерживаться Документов Google, потому что они:

• Бесплатно
• Функциональный
• Легко использовать
• Совместная
• и на основе облака.

Есть платные варианты, которые стоит рассмотреть, но если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь выбрать один вариант? Почему бы не попробовать Документы Google?

И не забывайте, что вы можете сделать свою копию этого документа Google здесь: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0.