วิธีสร้างปฏิทินบรรณาธิการฟรีโดยใช้ Google Docs - บทช่วยสอนในวันอังคาร

สวัสดีและยินดีต้อนรับสู่ Tutorial Tuesday อีกฉบับหนึ่ง! ทุกสัปดาห์เราจะสาธิตกระบวนการ เครื่องมือ หรือกลยุทธ์ทีละขั้นตอนที่เป็นประโยชน์ต่อนักการตลาดดิจิทัล

สัปดาห์นี้ฉันจะสาธิตวิธีสร้างปฏิทินบรรณาธิการฟรีโดยใช้ Google เอกสาร

หากคุณต้องการดาวน์โหลดเทมเพลตที่สมบูรณ์ฟรีสำหรับปี 2021 คลิกด้านล่าง!

ไม่ว่าคุณจะเปิดตัวโครงการการตลาดเนื้อหา การสร้างเนื้อหาที่เชื่อมโยงได้ การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับเว็บไซต์ของคุณ หรือเพียงแค่ติดตามบล็อกของคุณ คุณจำเป็นต้องมีปฏิทินบรรณาธิการ

องค์กรคือกลไกขับเคลื่อนผลผลิต หากไม่มีการเตือนให้เห็นภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น มันง่ายที่จะตามหลังหรือถูกจับโดยไม่รู้ตัว

หากคุณกำลังสร้างเนื้อหาประเภทใดก็ตาม คุณต้องมีปฏิทินบรรณาธิการ แม้แต่ผู้ที่สร้างเนื้อหาเพียงเล็กน้อยก็จะได้รับประโยชน์จากปฏิทินบรรณาธิการ และเมื่อคุณสามารถสร้างปฏิทินบรรณาธิการได้อย่างง่ายดาย ฟรี คำถามคือทำไมไม่?

ดังนั้น เอนหลัง เพลิดเพลิน และเรียนรู้วิธีสร้างปฏิทินใน Google เอกสาร

ทำไมต้องเป็น Google เอกสาร

ทีมของฉันทำงานโดยอิงตามกลยุทธ์ของ Google เอกสาร ซึ่งช่วยปรับปรุงความสามารถในการติดตามเวิร์กโฟลว์ของเรา แม้ว่าเครื่องมือนี้จะแนะนำเครื่องมืออื่นๆ มากมายก็ตาม เพื่อพยายามเลิกใช้ Google เอกสาร

Google Docs ใช้งานได้จริง

เราได้สร้างสมุดงานแผ่นเดียวขนาดใหญ่ที่มีแผ่นงานต่างๆ มากมาย เราตั้งชื่อ Google Doc อย่างสนิทสนมว่า "โครงการทีมการตลาดเนื้อหา | ปฏิบัติการคลั่ง”. ภายในมีแท็บต่างๆ เช่น "รายละเอียดเนื้อหา" "ผลงานที่เผยแพร่" "ปฏิทินบรรณาธิการ" "การวิจัยคำหลัก" เป็นต้น มันยังเก็บถาวรทั้งหมดของเนื้อหาทั้งหมดที่เคยสร้าง

มันค่อนข้างแข็งแกร่งและใช้สำหรับการติดตามเวิร์กโฟลว์ การเก็บถาวรงาน การจัดระเบียบสิ่งพิมพ์ที่จะเกิดขึ้น และการช่วยเหลือในการทำงานร่วมกันเป็นหลัก หากใครอยากรู้ว่าคนในทีมกำลังทำอะไรอยู่ ไม่ว่าจะเป็นผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด, ซีอีโอ, สมาชิกทีมการตลาด หรือเพียงแค่ผู้สร้างเนื้อหารายอื่น ทั้งหมดที่พวกเขาต้องทำคือโผล่หัวใน Google นี้ หมอ

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณลักษณะที่ดีที่สุดของ Google Docs คือการบันทึกลงในบัญชี Google ของคุณ ทำงานบนคลาวด์ และอัปเดตตามเวลาจริง

ซึ่งหมายความว่าหลายคนสามารถทำงานจาก Google เอกสารได้พร้อมกัน โดยไม่ต้องบันทึกงานของกันและกัน

ทุกคนสามารถแชร์และเข้าถึง Google เอกสารได้ ซึ่งช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ พวกเขามีการปรับแต่งและฟังก์ชันการทำงานในระดับสูง และขณะนี้ใครก็ตามที่มีบัญชี Google สามารถใช้งานได้ฟรี (ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วทุกคน)

หากคุณไม่มีบัญชี Google ก็ทำได้ง่ายๆ เหมือนกับการสร้าง Gmail

เรื่องสั้นโดยย่อ Google Docs คือ:

• การทำงาน
• ความร่วมมือ
• ฟรี
• ง่ายต่อการใช้
• บนคลาวด์

ทั้งหมดนี้ทำให้เป็นเครื่องมือที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจที่หลากหลาย

มาดูวิธีสร้างปฏิทินบรรณาธิการที่ใช้งานได้อย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องใช้อะไรนอกจาก Google เอกสาร

ส่วนที่หนึ่ง: การสร้าง Google Doc

ขั้นตอนแรกคือการสร้าง Google Doc ซึ่งจะเป็นที่เก็บปฏิทินบรรณาธิการของคุณ

คุณอาจพิจารณาสร้างเอกสารที่ครอบคลุมพอสมควร ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนและเครื่องมืออื่นๆ ขององค์กรของคุณ หากคุณกำลังใช้ Google เอกสารอื่น ให้ลองสร้างชีตใหม่ภายในเอกสารที่มีอยู่

หากนี่คือ Google เอกสารแรกของคุณ คุณจะต้องสร้างเอกสารใหม่

ไปที่ Google Drive ของคุณ นี่คือที่ที่คุณสามารถจัดระเบียบ จัดเรียง กรอง และค้นหาเอกสารที่แชร์หรือสร้างขึ้นด้วยตัวเอง

คลิกปุ่ม "ใหม่" สีแดงแล้วเลือกสเปรดชีต

การดำเนินการนี้จะสร้างสเปรดชีตใหม่ที่ไม่มีชื่อใน Google ไดรฟ์ของคุณ

ส่วนที่สอง: การปรับแต่ง Google Doc

เอาล่ะ มาถึงส่วนที่สนุกแล้ว: การเปลี่ยนสเปรดชีตสไตล์ Excel ให้เป็นปฏิทินบรรณาธิการที่ใช้งานได้จริง

ขั้นตอนที่หนึ่ง: เปลี่ยนชื่อ Doc

ก่อนอื่น คุณจะต้องเปลี่ยนชื่อ Google Doc อย่างเหมาะสม คลิกที่ชื่อ (สเปรดชีตไม่มีชื่อ) ที่มุมซ้ายบน:

เมื่อคุณคลิกที่กล่อง คุณจะเห็นกล่องนี้ปรากฏขึ้น:

เปลี่ยนชื่อเอกสารอย่างเหมาะสมแล้วคลิก "ตกลง"

ขั้นตอนที่สอง: การจัดรูปแบบเซลล์ใหม่ – การสร้าง 5 วันในปฏิทิน

เมื่อสร้างปฏิทินบรรณาธิการ คุณควรปรับแต่งตามความต้องการของคุณเอง ขนาดหน้าจอจะกำหนดจำนวนเซลล์ที่คุณผสานเข้าด้วยกันเพื่อสร้างขนาดโดยรวมของปฏิทินของคุณ

ฉันใช้จอคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปทั่วไป และปฏิทินบรรณาธิการของฉันจะแสดงขนาดหน้าจอนั้น การเปลี่ยนแปลงในภายหลังนั้นง่ายมาก ดังนั้นอย่าเหนื่อยหากคุณสร้างปฏิทินบรรณาธิการและตัดสินใจว่าคุณทำให้มันใหญ่เกินไป

เริ่มต้นด้วยการรวมเซลล์เพื่อสร้าง 5 วัน เพื่อแสดงสัปดาห์การทำงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ ฉันขอแนะนำให้สร้างสองคอลัมน์คูณแปดแถวในแต่ละวัน เพียงคลิกที่เซลล์เริ่มต้นแล้วลากเคอร์เซอร์เพื่อเลือกหลายเซลล์:

เมื่อคุณเลือกเซลล์ที่คุณต้องการผสานแล้ว ให้คลิกปุ่มผสานเซลล์:

ซึ่งจะทำให้คุณมีเซลล์เดียว ซึ่งจะแทนวัน (วันจันทร์ ในตัวอย่างนี้)

คุณจะต้องทำซ้ำอีกสี่ครั้งในช่วงวันที่เหลือของสัปดาห์ ตอนนี้ไม่มีอะไรให้ดูมากนัก แต่เราจะเพิ่มองค์กรเมื่อสร้างเสร็จแล้ว

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างอีกสี่วันคือเพียงแค่คัดลอกเซลล์เดียวดั้งเดิม (control + c) และวาง (control + v) อีกสี่เซลล์ถัดไป ในทางกลับกัน คุณสามารถสร้างกระบวนการรวมเซลล์ขึ้นมาใหม่ได้อีกสี่ครั้ง

ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นเซลล์ที่ผสานขนาดใหญ่ห้าเซลล์ที่อยู่ติดกัน:

ขั้นตอนที่สาม: การจัดรูปแบบเซลล์ใหม่ – การสร้างชื่อ

ตอนนี้ มาสร้างเซลล์ชื่อสองสามเซลล์ ทั้งสำหรับเดือนและสำหรับวัน เราจะเริ่มต้นด้วยวัน

ไฮไลต์สองเซลล์เหนือเซลล์เดี่ยวขนาดใหญ่แต่ละเซลล์ แล้วรวมเป็นเซลล์เดียว คลิกเซลล์เริ่มต้นอีกครั้งแล้วลากเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์ที่สอง จากนั้นผสานเซลล์:

ในเซลล์ชื่อแรกนี้ ให้พิมพ์ "วันจันทร์"

จากนั้นเราจะต้องการจัดกึ่งกลางข้อความและเพิ่มแบบอักษร ฉันขอแนะนำให้เพิ่มตัวหนาเพื่อให้แบบอักษรโดดเด่นเช่นกัน:

ตอนนี้ มาทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับเซลล์ชื่อเรื่องเหนือวันอังคารถึงวันศุกร์

ยังไม่มีอะไรให้ดูมากนัก แต่เรากำลังคืบหน้า

ต่อไป เราจะต้องการเพิ่มเซลล์ชื่อเดือน ซึ่งจะอยู่เหนือวัน เพียงไฮไลต์เซลล์ A3-J3 แล้วผสานเซลล์อีกครั้ง

จากนั้น มาตั้งชื่อเดือนของเรา—เราจะใช้ March ในตัวอย่างนี้—และฟอร์แมตฟอนต์ใหม่ให้ใหญ่ขึ้นและอยู่ตรงกลาง

เอาล่ะ เรามีปฏิทินบรรณาธิการครบ 1 สัปดาห์แล้ว ลองทำซ้ำสัปดาห์นั้นสี่ครั้งเพื่อสร้างเดือนตามปฏิทินแบบเต็ม เพียงเลือกเซลล์ขนาดใหญ่ห้าเซลล์ของคุณ คัดลอก (ควบคุม + c) และวาง (ควบคุม +v) สี่ครั้งด้านล่าง

คุณจะจบลงด้วยเดือนเต็มตามปฏิทิน:

สิ้นเดือนแทบไม่มีเลือดออกจากหน้าจอ หากเป็นปัญหา ให้ลดจำนวนแถวในแต่ละวัน ซึ่งจะเป็นการลดขนาดของเซลล์ในแต่ละวัน

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพบว่าฉันต้องการพื้นที่เขียนมากขึ้นในแต่ละวัน และถูกบังคับให้เลื่อนเพื่อดูทั้งเดือน อีกครั้ง ขนาดของเดือนควรสะท้อนถึงความต้องการของคุณ ทั้งในแง่ของขนาดหน้าจอและกิจกรรมโดยรวม

ขั้นตอนที่สี่: จัดรูปแบบปฏิทินของเราด้วยสายตา

เรามีปฏิทิน แต่อย่างที่จอห์น เวย์นพูด "มันไม่สวยเลย"

มาทำความสะอาดกันสักหน่อยเพื่อให้สวยงามยิ่งขึ้น—ไม่ต้องพูดถึงเรื่องประโยชน์ใช้สอย

ขั้นแรก ให้ห่อสิ่งของทั้งหมดไว้ในกรอบ เน้นทั้งปฏิทิน (คลิกที่เซลล์ชื่อเดือนมีนาคมและลากลงไปที่สิ้นเดือน) จากนั้นคลิกที่เครื่องมือเส้นขอบและเลือกเส้นขอบจากทุกด้าน:

นี่คือสิ่งที่เดือนของเราดูเหมือนกับเส้นขอบ:

ตอนนี้ มาเพิ่มสีให้กับเซลล์ชื่อเรื่องกัน เลือกเซลล์ที่คุณต้องการระบายสี คลิกไอคอนระบายสี แล้วเลือกสี:

มาด้วยเหรอ

ตอนนี้ มาเพิ่มวันที่ในปฏิทินกัน

มีเวลาทั้งเดือนพร้อมสำหรับกิจกรรม วันครบกำหนด การประชุม การบริจาค ฯลฯ เพิ่มใน ติดตาม และ (หวังว่า) จะข้ามไป

แก้ไข: เมื่อเพิ่มหลายรายการในหนึ่งวันหรือเพียงแค่สร้างช่องว่างระหว่างบรรทัด คุณจะต้องใช้ control+enter แป้น Enter เพียงอย่างเดียวจะนำคุณไปยังเซลล์ถัดไป แทนที่จะเพิ่มบรรทัดในเซลล์ปัจจุบัน

จัดระเบียบได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส บันทึกแบบดิจิทัล เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ และสามารถแชร์ข้ามอีเมลได้

หากคุณต้องการทั้งปี คุณต้องคัดลอกเทมเพลตเดือน 12 ครั้งและเปลี่ยนวันที่

หากคุณเป็นเหมือนฉัน คุณต้องมีปฏิทินภาพเพื่อติดตามความรับผิดชอบ วันที่ และกิจกรรมต่างๆ

เทคนิคหนึ่งที่ฉันชอบคือการติดตามเหตุการณ์ต่างๆ ด้วยสีที่ต่างกัน ซึ่งช่วยให้ทราบได้อย่างรวดเร็วว่าจะมีกำหนดส่ง งาน หรือสิ่งพิมพ์ที่จะมาถึงเมื่อใด

นี่เป็นตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของปฏิทินบรรณาธิการของเราตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์:

สีม่วงเป็นเว็บบินาร์ สีเหลืองคือเส้นตาย สีส้มสำหรับสิ่งพิมพ์ภายนอก สีเขียวสำหรับผลงานภายนอกที่เผยแพร่โดยเรา และสีน้ำเงินสำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่เผยแพร่

มันค่อนข้างเรียบง่าย แต่ทำงานได้สำเร็จอย่างแน่นอน

เรายังคงยึดมั่นใน Google เอกสารเพราะสิ่งเหล่านี้คือ:

• ฟรี
• การทำงาน
• ง่ายต่อการใช้
• ความร่วมมือ
• และบนคลาวด์

มีตัวเลือกที่ต้องจ่ายเงินซึ่งควรค่าแก่การพิจารณา แต่ถ้าคุณพบว่าตัวเองลำบากในการเลือกตัวเลือกเดียว ทำไมไม่ลองใช้ Google เอกสารดูล่ะ?

และอย่าลืม คุณสามารถสร้างสำเนา Google Doc ของคุณเองได้ที่นี่: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0