So erstellen Sie einen kostenlosen Redaktionskalender mit Google Docs - Tutorial Dienstag

Hallo und willkommen zu einer weiteren Ausgabe von Tutorial Tuesday! Jede Woche demonstrieren wir Schritt für Schritt einen Prozess, ein Tool oder eine Taktik, die für digitale Vermarkter nützlich sind.

Diese Woche zeige ich Ihnen, wie Sie mit Google Docs kostenlos einen Redaktionskalender erstellen.

Wenn Sie lieber eine kostenlose, ausgefüllte Vorlage für 2021 herunterladen möchten, klicken Sie unten!

Egal, ob Sie eine Content-Marketing-Initiative starten, ein verlinkbares Asset erstellen, mehr Wert in Ihre Website einbauen oder einfach nur Ihr Blogging verfolgen, Sie brauchen unbedingt einen Redaktionskalender.

Organisation ist der Motor, der die Produktivität antreibt. Ohne eine starke visuelle Erinnerung an bevorstehende Ereignisse ist es leicht, ins Hintertreffen zu geraten oder überrumpelt zu werden.

Wenn Sie Inhalte erstellen, benötigen Sie einen Redaktionskalender. Auch wer minimale Content-Mengen erstellt, profitiert von einem redaktionellen Kalender. Und wenn Sie ganz einfach und kostenlos einen Redaktionskalender erstellen können, stellt sich die Frage, warum nicht?

Lehnen Sie sich also zurück, genießen Sie und erfahren Sie, wie Sie einen Kalender in Google Docs erstellen.

Warum Google Docs

Mein Team funktioniert auf der Grundlage einiger strategischer Google-Dokumente, die unsere Fähigkeit verbessern, unseren Workflow zu verfolgen. Dies geschieht trotz der Einführung einer Vielzahl anderer Tools, um sich von Google Docs zu entfernen.

Google Docs funktioniert einfach.

Wir haben eine riesige einzelne Arbeitsmappe erstellt, die einen Haufen verschiedener Blätter enthält. Wir haben unser Google-Dokument liebevoll „Projekte des Content-Marketing-Teams | . genannt Operation Raserei“. Darin befinden sich Registerkarten wie "Inhaltsdetails", "Veröffentlichte Werke", "Redaktioneller Kalender", "Keyword-Recherche", um nur einige zu nennen. Es enthält sogar ein komplettes Archiv aller jemals erstellten Inhalte.

Es ist ziemlich robust und wird hauptsächlich zum Verfolgen von Arbeitsabläufen, Archivieren von Arbeiten, Organisieren anstehender Veröffentlichungen und zur Unterstützung der Zusammenarbeit verwendet. Wenn jemand jemals wissen möchte, was eine Person im Team vorhat – sei es der Marketingleiter, der CEO, ein Mitglied des Marketingteams oder einfach nur ein anderer Inhaltsersteller –, muss er nur seinen Kopf in dieses Google stecken Doc.

Ohne Zweifel ist die beste Funktion von Google Docs die Tatsache, dass es in Ihrem Google-Konto gespeichert wird, in der Cloud basiert und in Echtzeit aktualisiert wird.

Dies bedeutet, dass mehrere Personen gleichzeitig mit dem Google-Dokument arbeiten können, ohne die Arbeit der anderen zu speichern.

Google Docs kann auch geteilt und von jedem aufgerufen werden, was die Zusammenarbeit unterstützt. Sie haben ein hohes Maß an Anpassung und Funktionalität und sind derzeit für jeden kostenlos, der ein Google-Konto hat (das ist im Grunde jeder).

Wenn Sie kein Google-Konto haben, können Sie ganz einfach ein Gmail erstellen.

Lange Rede, kurzer Sinn, Google Docs lautet:

• Funktional
• Kollaborativ
• Kostenlos
• Einfach zu verwenden
• Cloud-basiert.

All dies macht es zu einem attraktiven Werkzeug für eine Vielzahl von Unternehmen.

Sehen wir uns an, wie Sie einen voll funktionsfähigen Redaktionskalender nur mit Google Docs erstellen.

Teil 1: Erstellen eines Google-Dokuments

Der erste Schritt besteht darin, das Google-Dokument zu erstellen, das Ihren Redaktionskalender enthält.

Abhängig von Ihren anderen organisatorischen Verfahren und Werkzeugen können Sie erwägen, ein ziemlich umfassendes Dokument zu erstellen. Wenn Sie andere Google-Dokumente verwenden, sollten Sie einfach ein neues Blatt in einem vorhandenen Dokument erstellen.

Wenn dies Ihr erstes Google-Dokument ist, müssen Sie ein brandneues Dokument erstellen.

Gehen Sie zu Ihrem Google Drive. Hier können Sie Dokumente organisieren, sortieren, filtern und suchen, die mit Ihnen geteilt oder von Ihnen erstellt wurden.

Klicken Sie auf die rote Schaltfläche "NEU" und wählen Sie Tabelle.

Dadurch wird eine neue Tabelle ohne Titel in Ihrem Google Drive erstellt.

Zweiter Teil: Anpassen des Google-Dokuments

Okay, jetzt kommt der lustige Teil: Verwandeln Sie eine Tabelle im Excel-Stil in einen funktionalen Redaktionskalender.

Schritt 1: Benennen Sie das Dokument um

In erster Linie sollten Sie das Google-Dokument entsprechend umbenennen. Klicken Sie auf den Namen (Unbenannte Tabelle) in der oberen linken Ecke:

Sobald Sie auf das Feld klicken, wird dieses Feld angezeigt:

Benennen Sie das Dokument entsprechend um und klicken Sie auf „OK“.

Schritt 2: Zellen neu formatieren – 5 Kalendertage erstellen

Wenn Sie Ihren Redaktionskalender erstellen, sollten Sie ihn an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Die Bildschirmgröße bestimmt, wie viele Zellen Sie zusammenführen, um die Gesamtgröße Ihres Kalenders zu erstellen.

Ich verwende einen typischen Desktop-Computermonitor und mein Redaktionskalender spiegelt diese Bildschirmgröße wider. Es ist später extrem einfach zu ändern, also schwitzen Sie nicht, wenn Sie Ihren Redaktionskalender erstellen und feststellen, dass Sie ihn zu groß gemacht haben.

Beginnen wir mit dem Zusammenführen von Zellen, um 5 Tage zu erstellen, um die Arbeitswoche von Montag bis Freitag widerzuspiegeln. Ich würde empfehlen, jeden Tag zwei Spalten mal acht Zeilen zu machen. Klicken Sie einfach auf die erste Zelle und ziehen Sie Ihren Cursor, um mehrere Zellen auszuwählen:

Nachdem Sie die Zelle ausgewählt haben, die Sie zusammenführen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Zusammenführen der Zelle:

Dadurch erhalten Sie eine einzelne Zelle, die einen Tag darstellt (in diesem Beispiel Montag).

Sie müssen dies für den Rest der Woche noch viermal wiederholen. Es ist jetzt nicht viel zu sehen, aber wir werden die Organisation hinzufügen, sobald alles erstellt ist.

Der einfachste Weg, vier weitere Tage zu erstellen, besteht darin, einfach die ursprüngliche Einzelzelle zu kopieren (Strg + c) und vier weitere daneben einzufügen (Strg + v). Auf der anderen Seite können Sie den Vorgang des Zusammenführens von Zellen einfach noch viermal wiederholen.

Das Endergebnis sind fünf große verbundene Zellen nebeneinander:

Schritt 3: Zellen neu formatieren – Titel erstellen

Lassen Sie uns nun ein paar Titelzellen erstellen – sowohl für den Monat als auch für die Tage. Wir beginnen mit den Tagen.

Markieren Sie die beiden Zellen über jeder großen Einzelzelle und fügen Sie sie zu einer zusammen. Klicken Sie erneut auf die erste Zelle und ziehen Sie den Cursor in die zweite Zelle, dann führen Sie die Zellen zusammen:

Geben Sie in diese erste Titelzelle "Montag" ein.

Wir möchten dann den Text zentrieren und die Schriftart vergrößern. Ich würde empfehlen, fett hinzuzufügen, damit die Schriftart auch wirklich hervorsticht:

Führen Sie nun die gleichen Schritte für Titelzellen über Dienstag bis Freitag durch.

Immer noch nicht viel zu sehen, aber wir machen Fortschritte.

Als Nächstes möchten wir die Titelzelle für den Monat hinzufügen, die sich über den Tagen befindet. Markieren Sie einfach die Zelle A3-J3 und führen Sie die Zellen erneut zusammen.

Dann benennen wir unseren Monat – in diesem Beispiel verwenden wir März – und formatieren die Schrift so, dass sie größer und zentriert ist.

Okay, wir haben einen redaktionellen Kalender für eine ganze Woche. Lassen Sie uns diese Woche viermal duplizieren, um einen vollen Kalendermonat zu erhalten. Wählen Sie einfach Ihre fünf großen Zellen aus, kopieren Sie (Strg + c) und fügen Sie (Strg + v) viermal darunter ein.

Am Ende haben Sie einen vollen Kalendermonat:

Das Ende des Monats blutet gerade noch aus dem Bildschirm. Wenn dies ein Problem ist, reduzieren Sie einfach die Anzahl der Zeilen pro Tag, wodurch die Größe der Zelle jedes Tages verringert wird.

Persönlich habe ich festgestellt, dass ich es vorziehen würde, jeden Tag mehr Platz zum Schreiben zu haben und gezwungen zu sein, zu scrollen, um einen ganzen Monat zu sehen. Auch hier sollte die Größe Ihres Monats Ihre Bedürfnisse widerspiegeln, sowohl in Bezug auf die Bildschirmgröße als auch auf die Gesamtaktivität.

Schritt 4: Unseren Kalender visuell formatieren

Wir haben einen Kalender, aber wie John Wayne sagen würde, „ist er nicht schön“.

Lassen Sie es uns ein wenig aufräumen, um es ästhetisch ansprechender zu gestalten – ganz zu schweigen von der Funktionalität.

Zuerst packen wir das Ganze in Grenzen. Markieren Sie den gesamten Kalender (klicken Sie auf die März-Titelzelle und ziehen Sie sie nach unten bis zum Ende des Monats), klicken Sie dann auf das Rahmenwerkzeug und wählen Sie Rahmen auf allen Seiten aus:

So sieht unser Monat mit Grenzen aus:

Jetzt fügen wir den Titelzellen einige Farben hinzu. Wählen Sie die Zelle aus, die Sie einfärben möchten, klicken Sie auf das Malsymbol und wählen Sie eine Farbe:

Komm mit, oder?

Jetzt fügen wir Kalenderdaten hinzu.

Es steht ein ganzer Monat für Events, Deadlines, Meetings, Beiträge usw. zur Verfügung. Fügen Sie sie hinzu, verfolgen Sie sie und streichen Sie sie (hoffentlich) durch.

Bearbeiten: Wenn Sie einem Tag mehrere Elemente hinzufügen oder einfach Leerräume zwischen Ihren Zeilen erstellen, sollten Sie Strg + Eingabe verwenden. Die Eingabetaste allein bringt Sie einfach zur nächsten Zelle, anstatt eine Zeile in die aktuelle Zelle einzufügen.

Organisation auf Knopfdruck, digital gespeichert, auf jedem Gerät zugänglich und per E-Mail teilbar.

Wenn Sie ein ganzes Jahr wollen, müssen Sie Ihren Vorlagemonat aber 12-mal kopieren und Termine tauschen.

Wenn Sie wie ich sind, brauchen Sie unbedingt einen visuellen Kalender, um verschiedene Verantwortlichkeiten, Termine und Ereignisse zu verfolgen.

Einer meiner Lieblingstricks ist es, verschiedene Ereignisse mit verschiedenen Farben zu verfolgen. So wissen Sie auf einen Blick, wann ein Termin, eine Veranstaltung oder eine Veröffentlichung ansteht.

Hier ein kleiner Ausschnitt aus unserem Redaktionskalender vom Februar:

Lila ist ein Webinar, Gelb eine Deadline, Orange eine externe Veröffentlichung, Grün ein von uns veröffentlichter externer Beitrag und Blau ein veröffentlichtes Großprojekt.

Es ist ziemlich einfach, aber es erledigt die Arbeit auf jeden Fall.

Wir bleiben weiterhin bei Google Docs, denn sie sind:

• Kostenlos
• Funktional
• Einfach zu verwenden
• Kollaborativ
• und Cloud-basiert.

Es gibt kostenpflichtige Optionen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden, aber wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine einzelne Option auszuwählen? Warum nicht Google Docs ausprobieren?

Und vergessen Sie nicht, Sie können hier Ihre eigene Kopie dieses Google-Dokuments erstellen: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0.