Cum să creați un calendar editorial gratuit folosind Google Docs - Tutorial marți

Bună ziua și bine ați venit la o altă ediție a Tutorialului de marți! În fiecare săptămână, demonstrăm un proces pas cu pas, un instrument sau o tactică utilă marketerilor digitali.

În această săptămână voi demonstra cum să creați un calendar editorial - gratuit - folosind Google Docs.

Dacă preferați să descărcați un șablon completat gratuit pentru 2021, faceți clic mai jos!

Indiferent dacă lansați o inițiativă de marketing de conținut, creați un element care poate fi conectat, creați mai multă valoare pe site-ul dvs. web sau pur și simplu urmăriți blogul, aveți absolut nevoie de un calendar editorial.

Organizarea este motorul care stimulează productivitatea. Fără un memento vizual puternic al evenimentelor viitoare, este ușor să rămâi în urmă sau să fii prins neprevăzut.

Dacă faceți orice fel de creare de conținut, aveți nevoie de un calendar editorial. Chiar și cei care creează cantități minime de conținut vor beneficia de un calendar editorial. Și când puteți crea cu ușurință un calendar editorial, gratuit , întrebarea este de ce nu?

Așadar, așezați-vă, bucurați-vă și învățați cum să faceți un calendar în Google Docs.

De ce Google Docs

Echipa mea funcționează pe baza câtorva documente Google strategice, care îmbunătățește capacitatea noastră de a urmări fluxul nostru de lucru. Acest lucru se întâmplă în ciuda introducerii unei varietăți de alte instrumente, într-un efort de a ne îndepărta de Google Docs.

Documente Google funcționează.

Am construit un singur registru de lucru masiv care găzduiește o grămadă de foi diferite. Am numit cu afecțiune Google Docul nostru „Proiectele echipei de marketing pentru conținut | | Operațiunea Frenzy ”. În cadrul acestuia se află file precum „Detalii conținut”, „Lucrări publicate”, „Calendar editorial”, „Cercetare cuvinte cheie” pentru a numi câteva. Deține chiar și o întreagă arhivă cu tot conținutul creat vreodată.

Este destul de robust și este utilizat în principal pentru urmărirea fluxului de lucru, arhivarea lucrărilor, organizarea publicațiilor viitoare și sprijinirea colaborării. Dacă cineva vrea vreodată să știe ce face o persoană din echipă - fie că este director de marketing, CEO, un membru al echipei de marketing sau doar un alt creator de conținut - tot ce trebuie să facă este să-și arunce capul în acest Google Doc.

Fără îndoială, cea mai bună caracteristică a Google Docs este faptul că salvează în contul dvs. Google, se bazează în cloud și se actualizează în timp real.

Aceasta înseamnă că mai multe persoane pot lucra simultan din Google Doc, fără a economisi unul pe altul.

Google Docs poate fi, de asemenea, partajat și accesat de oricine, facilitând colaborarea. Au un grad ridicat de personalizare și funcționalitate și sunt în prezent gratuite pentru oricine are un cont Google (care este practic toți).

Dacă nu aveți un cont Google, este simplu să creați un Gmail.

Pe scurt, Google Docs este:

• Funcţional
• Colaborativ
• Liber
• Ușor de folosit
• Bazat pe cloud.

Toate acestea îl fac un instrument atractiv pentru o varietate de companii.

Să aruncăm o privire asupra modului de a crea un calendar editorial complet funcțional, folosind altceva decât Google Docs.

Prima parte: crearea unui document Google

Primul pas va fi crearea documentului Google care va găzdui calendarul editorial.

În funcție de celelalte proceduri și instrumente organizaționale, ați putea lua în considerare crearea unui document destul de cuprinzător. Dacă utilizați orice alt document Google Docs, vă recomandăm să creați o foaie nouă într-un document existent.

Dacă acesta este primul dvs. Google Doc, atunci va trebui să creați un nou Doc.

Accesați Google Drive. Aici puteți organiza, sorta, filtra și căuta documente partajate cu dvs. sau create de dvs.

Faceți clic pe butonul roșu „NOU” și alegeți Foaie de calcul.

Aceasta va crea o foaie de calcul nouă, fără titlu, în Google Drive.

Partea a doua: Personalizarea documentului Google

Bine, acum vine partea distractivă: transformarea unei foi de calcul în stil Excel într-un calendar editorial funcțional.

Primul pas: Redenumiți documentul

În primul rând, veți dori să redenumiți Google Doc în mod corespunzător. Faceți clic pe numele (foaie de calcul fără titlu) din colțul din stânga sus:

După ce faceți clic pe casetă, veți vedea această casetă pop-up:

Redenumiți documentul în mod corespunzător și faceți clic pe „OK”.

Pasul doi: Reformatarea celulelor - Crearea a 5 zile calendaristice

Când vă construiți calendarul editorial, ar trebui să personalizați în funcție de propriile dvs. nevoi. Dimensiunea ecranului va dicta câte celule combinați pentru a crea dimensiunea generală a calendarului.

Folosesc un monitor tipic de computer desktop, iar calendarul meu editorial va reflecta acea dimensiune a ecranului. Este extrem de ușor de schimbat mai târziu, așa că nu-l transpirați dacă vă construiți calendarul editorial și decideți că l-ați făcut prea mare.

Să începem prin combinarea celulelor pentru a crea 5 zile, pentru a reflecta săptămâna de lucru de luni până vineri. Aș recomanda să creați în fiecare zi două coloane pe opt rânduri. Pur și simplu faceți clic pe celula inițială și trageți cursorul pentru a selecta mai multe celule:

După ce ați selectat celula pe care doriți să o îmbinați, faceți clic pe butonul de îmbinare a celulei:

Acest lucru vă va lăsa cu o singură celulă, care va reprezenta o zi (luni, în acest exemplu).

Va trebui să replicați acest lucru de încă patru ori, pentru restul zilelor săptămânii. Nu este mult să ne uităm acum, dar vom adăuga organizație odată ce va fi creată.

Cel mai simplu mod de a crea încă patru zile este pur și simplu să copiați singura celulă originală (control + c) și să lipiți (control + v) încă patru alături. Pe de altă parte, puteți recrea pur și simplu procesul de îmbinare a celulelor de încă patru ori.

Rezultatul final va fi cinci celule mari îmbinate una lângă alta:

Pasul trei: Reformatarea celulelor - Crearea titlurilor

Acum să facem câteva celule de titlu - atât pentru lună, cât și pentru zile. Vom începe cu zilele.

Evidențiați cele două celule deasupra fiecărei celule mari mari și îmbinați-le într-una singură. Din nou faceți clic pe celula inițială și trageți cursorul în a doua celulă, apoi îmbinați celulele:

În această primă celulă de titlu, tastați „luni”.

Vom dori apoi să centrăm textul și să mărim fontul. Aș recomanda adăugarea aldină, astfel încât fontul să iasă în evidență:

Acum să facem aceiași pași pentru celulele de titlu mai sus de marți până vineri.

Încă nu avem multe de văzut, dar facem progrese.

Apoi, vom dori să adăugăm celula titlului lunii, care va sta deasupra zilelor. Evidențiați pur și simplu celula A3-J3 și combinați încă o dată celulele.

Apoi să numim luna noastră - vom folosi luna martie în acest exemplu - și reformatăm fontul pentru a fi mai mare și centrat.

Bine, avem o săptămână întreagă de calendar editorial. Să reproducem săptămâna respectivă de patru ori, pentru a crea o lună calendaristică completă. Pur și simplu selectați cele cinci celule mari, copiați (control + c) și lipiți (control + v) de patru ori dedesubt.

Veți ajunge cu o lună calendaristică completă:

Sfârșitul lunii abia sângerează de pe ecran. Dacă aceasta este o problemă, pur și simplu reduceți numărul de rânduri în fiecare zi, reducând astfel dimensiunea celulei din fiecare zi.

Personal, am constatat că aș prefera mai mult spațiu pentru a scrie în fiecare zi și aș fi forțat să derulez pentru a vedea o lună întreagă. Din nou, dimensiunea lunii dvs. ar trebui să reflecte nevoile dvs., atât în ​​ceea ce privește dimensiunea ecranului, cât și activitatea generală.

Pasul patru: Formatarea vizuală a calendarului nostru

Avem un calendar, dar așa cum ar spune John Wayne, „nu este frumos”.

Să-l curățăm puțin pentru a-l face mai plăcut din punct de vedere estetic - ca să nu mai vorbim de funcțional.

În primul rând, să înfășurăm totul în granițe. Evidențiați întregul calendar (faceți clic pe celula titlului din martie și trageți în jos până la sfârșitul lunii), apoi faceți clic pe instrumentul de margine și selectați marginile de pe toate părțile:

Iată cum arată luna noastră cu granițe:

Acum să adăugăm câteva culori la celulele din titlu. Selectați celula pe care doriți să o colorați, faceți clic pe pictograma vopsea și alegeți o culoare:

Vino, nu?

Acum, să adăugăm date calendaristice.

Există o lună întreagă pregătită pentru evenimente, termene limită, întâlniri, contribuții etc.

Editați: atunci când adăugați mai multe articole într-o zi sau pur și simplu creați spațiu alb între liniile dvs., veți dori să utilizați control + enter. Tasta Enter singură vă va purta pur și simplu la următoarea celulă, în loc să adăugați o linie în celula curentă.

Organizare la îndemână, salvată digital, accesibilă pe orice dispozitiv și partajabilă prin e-mail.

Dacă doriți un an întreg, nu trebuie decât să copiați șablonul lunii de 12 ori și să schimbați datele.

Dacă sunteți ca mine, aveți absolut nevoie de un calendar vizual pentru a urmări diverse responsabilități, date și evenimente.

Unul dintre trucurile mele preferate este urmărirea diferitelor evenimente cu culori diferite. Acest lucru face ușor dintr-o privire să știți când există un termen, un eveniment sau o publicație viitoare.

Iată un mic fragment din calendarul nostru editorial din februarie:

Purple este un webinar, galben un termen limită, portocaliu o publicație externă, verde o contribuție externă publicată de noi și albastru un proiect mare publicat.

Este destul de simplist, dar cu siguranță își face treaba.

Continuăm să respectăm Google Docs, deoarece acestea sunt:

• Liber
• Funcţional
• Ușor de folosit
• Colaborativ
• și bazat pe cloud.

Există opțiuni plătite care merită luate în considerare, dar dacă vă confruntați cu dificultăți în a alege o singură opțiune? De ce nu încercați Google Docs?

Și nu uitați, puteți crea propria copie a acestui document Google aici: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nQIsFtJ_04wSQl-0h7JrGClbTVoj55izYY3eu1QZgCE/edit#gid=0.