Tout ce que les rédacteurs indépendants doivent savoir sur la facturation

Que vous soyez un écrivain indépendant débutant ou un Shakespeare chevronné, il y a de fortes chances que la facturation des clients soit une partie inévitable de votre vie. Une fois que vous avez fourni votre service, la facture est généralement la dernière frontière et la seule chose qui fait obstacle à votre récompense financière bien méritée.

C'est pourquoi j'ai voulu prendre le temps d'expliquer les tenants et aboutissants de la facturation en ce qui concerne directement les wordsmiths indépendants.

Techniquement parlant, une facture est une demande de paiement envoyée par un fournisseur (alias rédacteur) qui répertorie les biens ou services (alias contenu) fournis à un acheteur (alias client). Si vous êtes comme certains de mes autres amis écrivains, vous pourriez instinctivement reculer à l'idée de facturer vos clients. Pour une raison quelconque, les types créatifs semblent préférer éviter l'acte pas si artistique de préparer et d'envoyer des factures.

Cependant, de nos jours, vous ne pouvez vraiment pas vous permettre de céder à ce genre d'idiosyncrasies. Car en fin de compte, à défaut d'être indépendant, vous et vous seul êtes responsable de garder les lumières allumées. Et aujourd'hui, les clients s'attendent à recevoir un document officiel avant d'émettre un paiement.

Afin de continuer à fournir et à être remboursé de votre richesse de talents créatifs, vous devez vraiment vous embarquer et commencer à éviter certaines erreurs de facturation, tout comme vous éviteriez la peste.

Cela peut sembler intimidant maintenant avec le blocage de l'écrivain, les délais et les réflexions sur la stratégie de contenu qui embrument déjà votre esprit. Cependant, les conseils décrits ci-dessous sont garantis pour optimiser votre vie professionnelle et être un stimulant pour vous faire payer.

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Évaluez soigneusement et évitez de vous changer à court terme

La compétition d'écriture indépendante est rude étant donné les niveaux élevés de flexibilité et de gain monétaire potentiel. Vous devez d'abord vous évaluer par rapport à la concurrence pour déterminer la valeur de vos services.

Ne négligez aucun effort pour explorer votre portefeuille croissant d'expériences et de compétences. Même si vous êtes nouveau dans le jeu, évitez de sous-estimer vos compétences et de vous modifier à mesure que vous développez un système pour déterminer vos tarifs d'écrivain.

Croyez-moi, avoir du mal à déterminer combien facturer pour chaque nouveau projet ne vaut pas le stress si vous pouvez l'éviter. Essayez plutôt d'avoir un semblant de plan élaboré à l'avance.

Il peut s'agir d'un tarif forfaitaire où vous facturez au mot, une facturation à l'heure ou vraiment tout ce qui fonctionne pour votre contexte donné - assurez-vous simplement d'y réfléchir à l'avance.

Et parce que le temps est si précieux, lors de la fixation de votre tarif, essayez d'inclure un coussin pour les services moins quantifiables comme la recherche et les allers-retours avec le client. Vous voulez vous assurer que vous êtes compétitif, mais aussi assez rémunéré pour communiquer efficacement des idées en mettant un stylo sur du papier (ou un clavier).

Ce n'est vraiment pas une mince affaire. Ce guide plus détaillé sur le réglage du taux d'écriture offre d'excellents conseils supplémentaires.

Inclure TOUTES les informations pertinentes

Entrons maintenant dans les détails.

La première chose qui figure sur une facture est l'en- tête d' une entreprise et elle doit inclure les éléments suivants :

• Votre nom
• Coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.)
• Numéro d'entité légale - cela variera en fonction des exigences en matière de permis/licence de votre pays
• Logo - si vous n'en avez pas déjà un, pour la notoriété de votre marque de pigiste, je vous invite à en développer un
• Date

L'exemple mis en évidence ci-dessus, créé par un de mes collègues, garantit que les informations pertinentes sont incluses dans l'en-tête de la facture. En fin de compte, vous voulez faire en sorte qu'il soit aussi facile qu'humainement possible pour vos clients de vous joindre en cas de besoin.

Deuxièmement, vous voulez toujours enregistrer correctement les informations de votre client . Qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une personne qui a sollicité et bénéficié de vos services, vous devez lister les coordonnées suivantes sous les vôtres :

• Nom du client ou nom de l'entreprise (si possible, essayez de noter la personne spécifique qui est en charge des comptes créditeurs)
• Adresse postale
• Coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.)

Si votre client est une grande entreprise dotée d'un service comptable dédié, il est particulièrement utile que vous soyez aussi descriptif que possible afin qu'il sache quels codes de projet facturer lors de l'approbation du paiement de votre écriture.

Ensuite, chaque facture que vous envoyez doit afficher une bonne description des services que vous avez fournis à votre client ainsi que leur coût. Assurez-vous donc d'inclure :

• Une liste des services complétés
• Coûts associés à chacun des services rendus
• Quantités spécifiques (par exemple nombre d'articles, nombre de mots/pages, etc.)
• Montant total dû

Cette répartition des services ne devrait jamais être une surprise pour les clients puisque vous auriez discuté au préalable de la façon de facturer vos services de rédaction. C'est généralement facturé par page, par article, basé sur le nombre de mots ou le nombre d'heures travaillées à un taux convenu.

Quoi qu'il en soit, il est utile de préciser exactement ce qui est payé. De plus, si vous avez été embauché pour un certain nombre de services, assurez-vous d'ajouter chacun à une nouvelle ligne afin de le rendre plus facile à digérer et à organiser.

Le montant que le client vous doit suivra logiquement au fur et à mesure que vous comptez les éléments de ligne décrivant vos services et vos coûts. Toujours en gras le chiffre total dû pour l'accentuation. Cela permet au client de voir facilement quand il est prêt à effectuer le paiement.

Définir les conditions de paiement convenues

Les dates d'échéance de paiement, les échéances du projet, les acomptes et toutes autres modalités ou conditions convenues par les deux parties doivent être inclus sur la facture. Les dates d'échéance varient en fonction des circonstances, mais la plupart des pigistes et des systèmes de facturation utilisent un délai de 30 jours, 45 jours ou 60 jours.

Il est également préférable de se mettre d'accord et de spécifier les souhaits de paiement, par exemple si vous préférez être payé en espèces, par chèque, par dépôt direct ou par un service comme PayPal. De plus, vous pouvez choisir de facturer des frais de retard pour les factures payées après leur date d'échéance. Certains rédacteurs indépendants aiment utiliser cette stratégie pour s'assurer d'être payés à temps.

Encore une fois, il est préférable d'être aussi clair et détaillé que possible pour assurer une navigation fluide et un paiement à venir.

Dans l'exemple ci-dessus, les conditions générales et les conditions de paiement convenues peuvent être explicitement énoncées avec toutes les notes supplémentaires que vous pourriez souhaiter laisser aux clients. Assurez-vous de l'utiliser au besoin.

Une façon suggérée serait d'ajouter une touche personnelle en disant merci sous le montant total dû. Toute autre information ou rappel supplémentaire pourrait également être utile dans la section des notes supplémentaires personnalisées.

Pour plus de conseils, voici un bon article qui explique plus en détail les meilleures pratiques en matière de conditions de paiement en ce qui concerne les factures.

Suivi des retards de paiement

Vous savez comment ça se passe. La vie devient accablante et les gens oublient des choses. Quand il s'agit de votre rémunération pour un travail bien fait, vous voudrez être proactif dans le suivi. Vous et votre client auriez convenu d'un délai de paiement. En supposant que vous ayez respecté votre part du marché, vous devez leur rappeler leur obligation.

Je sais que cela peut être un peu éprouvant pour les nerfs de contacter un client et de lui poser des questions sur les retards de paiement. Mais cela vient avec le territoire de la pige. Restez calme et commencez par rédiger un message de suivi ferme mais poli. Cet article fournit 5 modèles d'e-mails que vous pouvez considérer comme source d'inspiration.

De plus, comme indiqué ci-dessus, les pénalités de retard sont quelque chose que vous pouvez choisir d'indiquer à votre client avant même de commencer à écrire pour lui. Si vous décidez d'emprunter cette voie, assurez-vous d'indiquer clairement les modalités de vos frais d'intérêts directement sur votre facture. Pour info, 10 à 20% du montant total de la facture a tendance à être un taux de charge assez courant parmi la communauté des écrivains.

Acceptez les paiements par carte en ligne et incluez un lien de paiement

Tout a évolué en ligne et les paiements par carte sont rapidement devenus la norme de l'industrie car, dans le monde numérique d'aujourd'hui, la commodité est reine.   Donc, si vous n'offrez pas déjà à vos clients la possibilité de vous payer en ligne, vous devriez vraiment faire de cette correction une priorité.

On estime que les paiements en ligne peuvent vous faire payer 17 jours plus rapidement que l'alternative et ce n'est que la moyenne. Selon votre situation, cela pourrait être encore plus rapide.

Essentiellement, vous vendez vos services de création de contenu. Et en affaires, vous devez toujours vous concentrer sur la satisfaction et la satisfaction des besoins des clients. Les clients recherchent la commodité, alors s'ils veulent vous payer avec leur carte, pourquoi ne pas leur donner la possibilité de le faire ?

Lorsque vous utilisez le bon logiciel, configurer l'option pour accepter les paiements en ligne et inclure un lien de paiement sur votre facture peut être aussi simple que 1,2,3 et l'avantage concurrentiel acquis sera inestimable. Maintenant, sans plus tarder, je vais plonger dans les avantages du logiciel de facturation en ligne.

Reconnaître que le logiciel de facturation est une aubaine

Je voudrais maintenant implorer que vous vous libériez du fardeau d'avoir à plusieurs reprises à saisir manuellement toutes les informations décrites ci-dessus chaque fois que vous souhaitez être payé. L'utilisation d'un logiciel de facturation automatisée en ligne vous garantit à la fois une tranquillité d'esprit et plus de temps pour vous concentrer sur vos tâches de rédaction.

Le logiciel de facturation vous oblige à ajouter votre en-tête, les informations client, la liste des services, les conditions générales et les conditions de paiement une seule fois au total. Après cela, les informations seront enregistrées sur le cloud et générées automatiquement pour les futures factures du même client.

Plus besoin de vous démener pour trouver une adresse e-mail ou de parcourir des années de paperasse. Connectez-vous simplement à votre compte en ligne et tout sera là. Vous pouvez voir rapidement quelles factures ont été envoyées et lesquelles sont en souffrance, ainsi qu'ajouter des scans de vos reçus.

Ces dossiers sont toujours utiles lorsque la saison des impôts approche. Vous pourrez créer divers rapports financiers qui vous faciliteront la vie.

Un autre avantage offert par certains logiciels est une fonction de rappel de paiement qui vous évite d'avoir à rédiger vous-même quelque chose. D'un simple clic, vous pouvez demander au logiciel d'envoyer un rappel rapide et poli à votre client.

Le logiciel présente également tout de manière professionnelle et rend le processus de facturation beaucoup plus indolore. Sans oublier, certaines options logicielles vous permettent d'ajouter de la personnalité à vos factures en offrant une gamme variée de modèles parmi lesquels choisir ainsi que vous permettant de choisir votre palette de couleurs préférée pour aller avec votre logo.

Dernièrement…

dire merci à vos clients qui écrivent est un excellent moyen d'entretenir la relation. Mais si vous travaillez avec des tas de personnes différentes, il peut être difficile de s'en souvenir et d'envoyer des remerciements individuels. La possibilité d'ajouter un message personnalisé directement sur la facture ou d'envoyer une note de remerciement automatisée après réception du paiement peut vraiment être la cerise sur le gâteau.

InvoiceBerry vous offre cette option ainsi que toutes les autres fonctionnalités décrites ci-dessus. N'hésitez pas à faire le tour un peu, mais à la fin de la journée, je pense que vous ne trouverez aucun autre logiciel de facturation en ligne qui a à cœur les meilleurs intérêts des rédacteurs indépendants comme nous le faisons.

Bonne facturation !