Все, что нужно знать внештатным писателям о выставлении счетов

Независимо от того, являетесь ли вы начинающим писателем-фрилансером или опытным Шекспиром, есть вероятность, что выставление счетов клиентам - неизбежная часть вашей жизни. После того, как вы предоставили свою услугу, счет-фактура обычно является последней границей и единственным препятствием на пути вашего заслуженного финансового вознаграждения.

Вот почему я хотел найти время, чтобы объяснить все тонкости выставления счетов, поскольку они напрямую связаны с внештатными мастерами слова.

С технической точки зрения, счет-фактура - это запрос на оплату, отправленный поставщиком (он же писатель), в котором перечислены товары или услуги (также известный как контент), предоставленные покупателю (он же клиент). Если вы чем-то похожи на некоторых других моих друзей-писателей, вы можете инстинктивно отшатнуться от идеи выставлять счета своим клиентам. По какой-то причине творческие личности предпочитают избегать не столь артистичного акта подготовки и отправки счетов-фактур.

Однако в наши дни вы действительно не можете позволить себе поддаваться подобным идиосинкразиям. Потому что в конце концов, по умолчанию будучи фрилансером, вы и только вы несете ответственность за то, чтобы свет был включен. И сегодня клиенты ожидают, что им представят официальный отчет перед тем, как произвести какой-либо платеж.

Чтобы продолжать предоставлять и получать компенсацию за свой богатый творческий талант, вам действительно следует принять участие и начать избегать определенных ошибок при выставлении счетов, как если бы вы избегали чумы.

Это может показаться пугающим сейчас, когда писательский кризис, дедлайны и размышления о контент-стратегии уже затуманивают ваш разум. Однако приведенные ниже советы гарантированно оптимизируют вашу рабочую жизнь и будут стимулом для получения оплаты.

Узнайте, как публиковать за секунды, а не часы

Зарегистрируйтесь сейчас, чтобы получить эксклюзивный доступ к Wordable, а также узнать, как загружать, форматировать и оптимизировать контент за секунды, а не часы.

Начать публикацию

Тщательно оценивайте и избегайте коротких изменений в себе

Конкуренция внештатных писателей жесткая, учитывая высокий уровень гибкости и потенциальную денежную выгоду. Прежде всего, вы должны оценить себя по сравнению с конкурентами, чтобы определить, насколько ценны ваши услуги.

Не оставляйте камня на камне, исследуя свое растущее портфолио опыта и компетенций. Даже если вы новичок в игре, не сбрасывайте со счетов свое мастерство и не меняйте себя, разрабатывая систему для определения рейтинга писателей.

Поверьте, я изо всех сил пытаюсь понять, сколько стоит каждый новый проект, не стоит стресса, если вы можете его избежать. Вместо этого постарайтесь иметь некоторое подобие плана, разработанного заранее.

Это может быть фиксированная ставка, при которой вы взимаете плату за слово, почасовую оплату или все, что действительно подходит для вашего контекста - просто обязательно подумайте об этом заранее.

А поскольку время очень ценно, при установлении ставки постарайтесь предусмотреть некоторую подушку для менее количественных услуг, таких как исследования и обмен мнениями с клиентом. Вы хотите быть уверенными в своей конкурентоспособности, но при этом получать справедливую компенсацию за эффективную передачу идей, прикладывая ручку к бумаге (или клавиатуре).

Это действительно нелегкий подвиг. Это более подробное руководство по настройке тарифов писателя предлагает несколько отличных дополнительных советов.

Включите ВСЮ релевантную информацию

Теперь давайте перейдем к основам.

Первое, что указывается в счете, - это заголовок компании, и он должен включать следующее:

• Твое имя
• Контактная информация (почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона и т. Д.)
• Номер юридического лица - он будет зависеть от требований разрешения / лицензирования в вашей стране.
• Логотип - если у вас его еще нет, для повышения узнаваемости вашего бренда фрилансера я настоятельно рекомендую вам разработать его.
• Дата

Выделенный выше пример, созданный моим коллегой, гарантирует, что соответствующая информация включена в заголовок счета. В конце концов, вы хотите, чтобы вашим клиентам было как можно проще связаться с вами в случае необходимости.

Во-вторых, вы хотите всегда правильно записывать информацию о своем клиенте . Будь то компания или человек, который запросил ваши услуги и воспользовался их услугами, вы должны указать следующие контактные данные под своим именем:

• Имя клиента или название компании (если возможно, вы должны попытаться указать конкретного человека, который отвечает за кредиторскую задолженность)
• Электронная почта
• Контактные данные (адрес электронной почты, номер телефона и т. Д.)

Если ваш клиент - крупная компания со специальным бухгалтерским отделом, вам будет особенно полезно быть как можно более информативным, чтобы они знали, какие коды проектов взимать при утверждении оплаты за ваше письмо.

Далее, каждый счет, который вы отправляете, должен содержать хорошее описание того, какие услуги вы предоставили своему клиенту, а также их стоимость. Поэтому не забудьте включить:

• Список выполненных услуг
• Затраты, связанные с каждой из оказанных услуг
• Конкретные количества (например, количество статей, количество слов / страниц и т. Д.)
• Итого к оплате

Такое распределение услуг никогда не должно быть сюрпризом для клиентов, поскольку вы бы заранее обсудили, как взимать плату за свои письменные услуги. Обычно это плата за страницу, за статью, в зависимости от количества слов или количества отработанных часов по согласованной ставке.

Тем не менее, это помогает точно указать, за что платят. Кроме того, если вы были наняты для ряда услуг, обязательно добавляйте каждую из них в новую строку, чтобы сделать ее более удобоваримой и организованной.

Сумма, которую клиент должен вам, будет логически прослеживаться при подсчете статей, описывающих ваши услуги и расходы. Для акцента всегда выделяйте полужирным шрифтом общую причитающуюся цифру. Это позволяет клиенту легко увидеть, когда он готов произвести платеж.

Определите согласованные условия оплаты

Сроки оплаты, сроки реализации проекта, авансовые платежи и любые другие условия, согласованные обеими сторонами, должны быть включены в счет-фактуру. Сроки оплаты зависят от обстоятельств, но большинство фрилансеров и систем выставления счетов используют 30-дневный, 45-дневный или 60-дневный график.

Также лучше согласовать и указать пожелания по оплате, например, предпочитаете ли вы получать оплату наличными, чеком, прямым депозитом или такой услугой, как PayPal. Кроме того, вы можете выбрать взимание пени за просрочку оплаты счетов. Некоторым писателям-фрилансерам нравится использовать эту стратегию, чтобы получать зарплату вовремя.

Опять же, лучше быть как можно более четким и подробным, чтобы обеспечить бесперебойную работу и предстоящую оплату.

В приведенном выше примере согласованные условия и условия оплаты могут быть явно указаны вместе с любыми дополнительными примечаниями, которые вы, возможно, захотите оставить для клиентов. Обязательно используйте его по мере необходимости.

Один из предлагаемых способов - добавить индивидуальности, сказав спасибо под общей суммой к оплате. Любая другая дополнительная информация или напоминания также может быть добавлена ​​в специальный раздел дополнительных заметок.

Для получения дополнительных указаний, вот хорошая статья, в которой более подробно рассматриваются передовые практики условий оплаты в отношении счетов-фактур.

Контроль за просроченными платежами

Вы знаете, как это бывает. Жизнь становится непреодолимой, и люди все забывают. Когда дело доходит до вашего вознаграждения за хорошо выполненную работу, вам следует проявлять инициативу в последующих действиях. Вы и ваш клиент договорились бы о сроке оплаты. Предполагая, что вы сдержали свою часть сделки, вам нужно напомнить им об их обязательствах.

Я знаю, может ли быть немного нервным, если связаться с клиентом и спросить о просроченных платежах. Но это связано с территорией фриланса. Сохраняйте спокойствие и начните с твердого, но вежливого последующего сообщения . В этой статье представлены 5 шаблонов электронных писем, которые можно использовать для вдохновения.

Кроме того, как упоминалось выше, вы можете указать своему клиенту на штраф за просрочку платежа еще до того, как начнете писать для него. Если вы решите пойти по этому пути, не забудьте четко указать условия начисления процентов прямо в счете. К вашему сведению, 10-20% от общей суммы счета - довольно распространенная ставка среди писателей.

Принимайте платежи по карте онлайн и укажите ссылку для оплаты

Все перешло в онлайн, и карточные платежи быстро стали отраслевым стандартом, потому что в современном цифровом мире удобство - это главное.   Так что, если вы еще не предлагаете своим клиентам возможность платить вам онлайн, вам действительно следует сделать исправление этого приоритета.

По оценкам, онлайн-платежи могут принести вам оплату на 17 дней быстрее, чем альтернативный вариант, и это только средний показатель. В зависимости от ваших обстоятельств это может быть еще быстрее.

По сути, вы занимаетесь продажей услуг по созданию контента. А в бизнесе вы всегда должны быть сосредоточены на удовлетворении и удовлетворении потребностей клиентов. Клиенты жаждут удобства, поэтому, если они хотят платить вам своей картой, почему бы не дать им возможность сделать это?

При использовании правильного программного обеспечения настройка опции приема онлайн-платежей и включение ссылки для оплаты в ваш счет может быть столь же простой, как 1,2,3, и полученное конкурентное преимущество будет неоценимым. Теперь без лишних слов я расскажу о преимуществах программного обеспечения для онлайн-выставления счетов.

Признайте, что программное обеспечение для выставления счетов - это находка

Теперь я хочу умолять вас освободить себя от бремени многократного ручного ввода всей информации, указанной выше, каждый раз, когда вы хотите получить оплату. Использование программного обеспечения для автоматического выставления счетов онлайн гарантирует вам душевное спокойствие и больше времени, чтобы сосредоточиться на своих письменных задачах.

Программное обеспечение для выставления счетов требует, чтобы вы добавляли заголовок, информацию о клиенте, список услуг, условия и условия оплаты в общей сложности один раз. После этого информация будет сохранена в облаке и автоматически сгенерирована для будущих счетов тому же клиенту.

Больше не нужно искать адрес электронной почты или перебирать документы, на которые ушли годы. Просто войдите в свою учетную запись онлайн, и все будет там. Вы можете быстро увидеть, какие счета были отправлены, а какие не были выполнены, а также добавить отсканированные документы своих квитанций.

Эти записи всегда пригодятся, когда наступает налоговый сезон. Вы сможете создавать различные финансовые отчеты, которые помогут облегчить жизнь.

Еще одно преимущество, предлагаемое некоторым программным обеспечением, - это функция напоминания об оплате, которая избавляет от необходимости составлять что-то самостоятельно. Одним нажатием кнопки вы можете указать программе отправить быстрое и вежливое напоминание вашему клиенту.

Программное обеспечение также представляет все профессионально и делает процесс выставления счетов более безболезненным. Не говоря уже о том, что некоторые параметры программного обеспечения позволяют добавить индивидуальности вашим счетам, предлагая широкий выбор шаблонов на выбор, а также позволяя вам выбрать предпочтительную цветовую схему для вашего логотипа.

Наконец…

Сказать спасибо своим клиентам - отличный способ укрепить отношения. Но если вы работаете с множеством разных людей, может быть сложно запомнить и послать отдельные благодарности. Возможность добавить индивидуальное сообщение прямо в счет или отправить автоматическое письмо с благодарностью после получения платежа действительно может быть вишенкой на вершине.

InvoiceBerry предлагает вам этот вариант вместе со всеми другими функциями, описанными выше. Не стесняйтесь делать покупки немного, но, в конце концов, я думаю, вы не найдете ни одного другого программного обеспечения для онлайн-выставления счетов, которое в глубине души так же учитывает интересы внештатных писателей, как мы.

Удачного выставления счетов!