Wszystko, co niezależni pisarze muszą wiedzieć o fakturowaniu

Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym niezależnym pisarzem, czy doświadczonym Szekspirem, prawdopodobnie wystawianie faktur klientom jest nieuniknioną częścią Twojego życia. Po wykonaniu usługi faktura jest zwykle ostateczną granicą i jedyną rzeczą, która stoi na drodze do zasłużonej nagrody finansowej.

Dlatego chciałem poświęcić trochę czasu na wyjaśnienie tajników fakturowania, ponieważ bezpośrednio dotyczy ono niezależnych twórców słów.

Technicznie rzecz biorąc, faktura jest wezwaniem do zapłaty wysłanym przez dostawcę (aka autora), który zawiera listę towarów lub usług (czyli treści) dostarczonych kupującemu (czyli klientowi). Jeśli jesteś podobny do niektórych moich innych przyjaciół pisarzy, możesz instynktownie wzdrygnąć się na pomysł wystawiania rachunków swoim klientom. Z jakiegoś powodu osoby kreatywne wydają się wolą unikać niezbyt artystycznego aktu przygotowywania i wysyłania faktur.

Jednak w dzisiejszych czasach naprawdę nie możesz sobie pozwolić na poddanie się tego rodzaju dziwacznościom. Ponieważ pod koniec dnia, domyślnie będąc freelancerem, tylko ty i ty jesteś odpowiedzialny za utrzymywanie włączonych świateł. A klienci oczekują dziś, że przed dokonaniem jakiejkolwiek płatności otrzymają oficjalny zapis.

Aby nadal dostarczać produkty i otrzymywać zwrot kosztów za bogactwo talentów twórczych, naprawdę powinieneś zacząć unikać pewnych błędów w fakturowaniu, tak jakbyś omijał plagę.

Teraz może się to wydawać zniechęcające, ponieważ blokowanie pisarza, terminy i rozważania dotyczące strategii treści już zaciemniają twój umysł. Jednak przedstawione poniżej porady gwarantują optymalizację Twojego życia zawodowego i są bodźcem do uzyskania zapłaty.

Dowiedz się, jak publikować w kilka sekund, a nie godzin

Zarejestruj się teraz, aby uzyskać wyłączny dostęp do Wordable, a także dowiedzieć się, jak przesyłać, formatować i optymalizować zawartość w ciągu kilku sekund, a nie godzin.

Rozpocznij publikację

Uważnie oceniaj i unikaj krótkich zmian

Konkurencja w pisaniu na zlecenie jest ostra, biorąc pod uwagę wysoki poziom elastyczności i potencjalny zysk pieniężny. Najpierw musisz ocenić siebie na tle konkurencji, aby określić, jak cenne są Twoje usługi.

Nie pozostawiaj kamienia na kamieniu, odkrywając swoje rosnące portfolio doświadczeń i kompetencji. Nawet jeśli jesteś nowicjuszem w grze, unikaj dyskontowania swojej biegłości i krótkich zmian w trakcie opracowywania systemu określania współczynników pisania.

Weź to ode mnie, próbując dowiedzieć się, ile kosztuje każdy nowy projekt, nie jest wart stresu, jeśli możesz tego uniknąć. Zamiast tego postaraj się wcześniej opracować jakiś pozorny plan.

Może to być stawka ryczałtowa, w której pobierasz opłatę za słowo, rozliczanie godzinowe lub naprawdę cokolwiek, co działa w danym kontekście – po prostu zastanów się nad tym z wyprzedzeniem.

A ponieważ czas jest tak cenny, przy ustalaniu stawki postaraj się uwzględnić poduszkę na mniej wymierne usługi, takie jak badania i kontakt z klientem. Chcesz mieć pewność, że jesteś konkurencyjny, ale także uczciwie wynagradzany za skuteczne komunikowanie pomysłów poprzez przyłożenie długopisu do papieru (lub klawiatury).

To naprawdę niełatwe zadanie. Ten bardziej szczegółowy przewodnik po ustawianiu szybkości zapisu zawiera kilka świetnych dodatkowych wskazówek.

Uwzględnij WSZYSTKIE istotne informacje

Przejdźmy teraz do sedna sprawy.

Pierwszą rzeczą, która pojawia się na fakturze jest nagłówek firmy i powinien zawierać:

• Twoje imię
• Dane kontaktowe (adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu itp.)
• Numer podmiotu prawnego – będzie się różnić w zależności od wymagań dotyczących pozwolenia/licencji w Twoim kraju
• Logo – jeśli jeszcze go nie masz, w trosce o świadomość Twojej marki jako freelancer zachęcam do jego opracowania
• Data

Podkreślony powyżej przykład, stworzony przez mojego kolegę, zapewnia, że ​​istotne informacje są zawarte w nagłówku faktury. Na koniec dnia chcesz, aby Twoi klienci mogli się z Tobą skontaktować w razie potrzeby tak łatwo, jak to tylko możliwe.

Po drugie, chcesz zawsze poprawnie rejestrować informacje o kliencie . Niezależnie od tego, czy jest to firma, czy osoba, która poprosiła o Twoje usługi i skorzystała z nich, powinieneś podać pod własnym adresem następujące dane kontaktowe:

• Nazwa klienta lub nazwa firmy (jeśli to możliwe, spróbuj zanotować konkretną osobę, która odpowiada za zobowiązania)
• Adres pocztowy
• Dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu itp.)

Jeśli Twój klient jest dużą firmą z dedykowanym działem księgowości, szczególnie pomocne jest bycie tak opisowym, jak to tylko możliwe, aby wiedział, jakie kody projektów należy pobierać podczas zatwierdzania płatności za pisanie.

Następnie każda wysyłana faktura musi zawierać dobry opis usług, które wykonałeś dla swojego klienta wraz z ich kosztem. Upewnij się więc, że zawierasz:

• Lista wykonanych usług
• Koszty związane z każdą ze świadczonych usług
• Określone ilości (np. liczba artykułów, liczba słów/stron itp.)
• Suma do zapłaty

Ten podział usług nigdy nie powinien być niespodzianką dla klientów, ponieważ wcześniej omówiłbyś, jak pobierać opłaty za usługi pisemne. Zwykle jest naliczana za stronę, za artykuł, na podstawie liczby słów lub liczby przepracowanych godzin według ustalonej stawki.

Niezależnie od tego, pomaga dokładnie określić, za co się płaci. Dodatkowo, jeśli zostałeś zatrudniony do wielu usług, pamiętaj, aby dodać każdą z nich do nowej linii, aby ułatwić jej przyswajanie i organizację.

Kwota, którą klient jest Ci winien, będzie logicznie śledzić, gdy będziesz podliczać pozycje określające Twoje usługi i koszty. Dla podkreślenia należy zawsze pogrubić całkowitą należną liczbę. Dzięki temu klient może łatwo zobaczyć, kiedy jest gotowy do dokonania płatności.

Zdefiniuj uzgodnione warunki płatności

Terminy płatności, terminy realizacji projektów, zaliczki oraz wszelkie inne warunki uzgodnione przez obie strony muszą być uwzględnione na fakturze. Terminy płatności różnią się w zależności od okoliczności, ale większość freelancerów i systemów fakturowania korzysta z 30-dniowego, 45-dniowego lub 60-dniowego harmonogramu.

Najlepiej też uzgodnić i określić życzenia dotyczące płatności, np. czy wolisz otrzymywać zapłatę gotówką, czekiem, wpłatą bezpośrednią czy usługą taką jak PayPal. Ponadto możesz zdecydować się na naliczenie opłaty za zwłokę w przypadku faktur, które zostały opłacone po terminie. Niektórzy niezależni pisarze lubią stosować tę strategię, aby mieć pewność, że otrzymają zapłatę na czas.

Ponownie, najlepiej jest być tak jasnym i szczegółowym, jak to możliwe, aby zapewnić płynną żeglugę i nadchodzącą płatność.

W powyższym przykładzie uzgodnione warunki i warunki płatności mogą być wyraźnie określone wraz z wszelkimi dodatkowymi uwagami, które możesz pozostawić klientom. Pamiętaj, aby używać go w razie potrzeby.

Jednym z proponowanych sposobów byłoby dodanie osobistego akcentu poprzez podziękowanie pod całkowitą należną kwotą. Wszelkie inne dodatkowe informacje lub przypomnienia mogą również dobrze pasować w dostosowanej sekcji dodatkowych notatek.

Aby uzyskać więcej wskazówek, zapoznaj się z dobrym artykułem, który zawiera bardziej szczegółowe informacje na temat najlepszych praktyk dotyczących warunków płatności w odniesieniu do faktur.

Monitorowanie opóźnionych płatności

Wiesz, jak to działa. Życie staje się przytłaczające i ludzie zapominają o rzeczach. Jeśli chodzi o Twoje wynagrodzenie za dobrze wykonaną pracę, będziesz chciał być aktywny w dalszych działaniach. Ty i Twój klient uzgodnilibyście termin płatności. Zakładając, że wstrzymałeś swój koniec umowy, musisz przypomnieć im o ich obowiązkach.

Wiem, czy kontaktowanie się z klientem i pytanie o opóźnienia w płatnościach może być trochę nerwowe. Ale przychodzi z terytorium freelancerów. Zachowaj spokój i zacznij od stworzenia stanowczej, ale uprzejmej wiadomości uzupełniającej . Ten artykuł zawiera 5 szablonów e-maili, które możesz zainspirować.

Ponadto, jak wspomniano powyżej, kary za opóźnienia w płatnościach to coś, co możesz wskazać swojemu klientowi, zanim zaczniesz pisać dla niego. Jeśli zdecydujesz się na tę drogę, pamiętaj o wyraźnym wskazaniu warunków naliczania odsetek bezpośrednio na fakturze. FYI, 10-20% całkowitej kwoty faktury jest dość powszechną stawką opłat wśród społeczności pisarzy.

Akceptuj płatności kartą online i dołącz link do płatności

Wszystko przeniosło się do sieci, a płatności kartą szybko stały się standardem branżowym, ponieważ w dzisiejszym cyfrowym świecie najważniejsza jest wygoda.   Więc jeśli nie oferujesz jeszcze swoim klientom opcji płatności online, naprawdę powinieneś nadać temu priorytet.

Szacuje się, że płatności online mogą przynieść zapłatę 17 dni szybciej niż w przypadku alternatywy, a to tylko średnia. W zależności od okoliczności może to potrwać jeszcze szybciej.

Zasadniczo zajmujesz się sprzedażą usług tworzenia treści. A w biznesie zawsze powinieneś być skupiony na zaspokajaniu i zaspokajaniu potrzeb klientów. Klienci pragną wygody, więc jeśli chcą zapłacić kartą, dlaczego nie dać im takiej możliwości?

Korzystając z odpowiedniego oprogramowania, skonfigurowanie opcji przyjmowania płatności online i umieszczenie linku do płatności na fakturze może być tak proste, jak 1,2,3, a uzyskana przewaga konkurencyjna będzie nieoceniona. Teraz bez zbędnych ceregieli zagłębię się w korzyści płynące z oprogramowania do fakturowania online.

Zrozum, że oprogramowanie do fakturowania jest darem niebios

Chciałbym teraz błagać, abyś uwolnił się od ciężaru wielokrotnego ręcznego wprowadzania wszystkich informacji wymienionych powyżej za każdym razem, gdy chcesz otrzymać zapłatę. Korzystanie z oprogramowania do automatycznego fakturowania online gwarantuje zarówno spokój ducha, jak i więcej czasu na skupienie się na zadaniach związanych z pisaniem.

Oprogramowanie do fakturowania wymaga jednorazowego dodania nagłówka, informacji o kliencie, listy usług, warunków i warunków płatności. Następnie informacje zostaną zapisane w chmurze i automatycznie wygenerowane dla przyszłych faktur dla tego samego klienta.

Koniec z szukaniem adresu e-mail lub przekopywaniem się przez lata pracy papierkowej. Po prostu zaloguj się na swoje konto online i wszystko tam będzie. Możesz szybko sprawdzić, jakie faktury zostały wysłane, a które są zaległe, a także dodać skany swoich paragonów.

Te zapisy zawsze się przydają, gdy nadchodzi sezon podatkowy. Będziesz mógł tworzyć różne raporty finansowe, które ułatwiają życie.

Kolejną zaletą niektórych programów jest funkcja przypominania o płatnościach, która eliminuje konieczność samodzielnego sporządzania projektu. Jednym kliknięciem możesz poinstruować oprogramowanie, aby wysłało szybkie, uprzejme przypomnienie do Twojego klienta.

Oprogramowanie również przedstawia wszystko w profesjonalny sposób i sprawia, że ​​proces fakturowania jest znacznie bardziej bezbolesny. Nie wspominając o tym, że niektóre opcje oprogramowania pozwalają nadać fakturom osobowość, oferując szeroką gamę szablonów do wyboru, a także umożliwiając wybór preferowanego schematu kolorów, który będzie pasował do Twojego logo.

W końcu…

podziękowanie piszącym klientom to doskonały sposób na pielęgnowanie relacji. Ale jeśli pracujesz z mnóstwem różnych osób, może być trudno zapamiętać i wysłać indywidualne podziękowania. Wisienką na torcie może być możliwość dodania spersonalizowanej wiadomości bezpośrednio na fakturze lub wysłania automatycznego podziękowania po otrzymaniu płatności.

InvoiceBerry oferuje tę opcję wraz ze wszystkimi innymi funkcjami opisanymi powyżej. Nie krępuj się trochę rozejrzeć, ale pod koniec dnia myślę, że nie znajdziesz żadnego innego oprogramowania do fakturowania online, które ma na sercu dobro niezależnych pisarzy, tak jak my.

Miłego fakturowania!