Tot ce trebuie să știe scriitorii independenți despre facturare

Indiferent dacă ești un scriitor independent începător sau un Shakespeare experimentat, sunt șansele ca facturarea clienților să fie o parte inevitabil din viața ta. După ce ți-ai livrat serviciul, factura este de obicei ultima frontieră și singurul lucru care stă în calea recompensei financiare bine meritate.

Acesta este motivul pentru care am vrut să îmi iau timp pentru a explica dezavantajele facturării, deoarece se referă direct la lucrătorii independenți.

Din punct de vedere tehnic, o factură este o cerere de plată trimisă de un furnizor (aka writer) care listează bunurile sau serviciile (aka conținut) furnizate unui cumpărător (aka client). Dacă vă asemănați cu unii dintre ceilalți prieteni ai mei scriitori, s-ar putea să renunțați instinctiv la ideea de a vă factura clienții. Din anumite motive, tipurile creative par să prefere evitarea actului nu atât de artistic de pregătire și trimitere a facturilor.

Cu toate acestea, în zilele noastre, chiar nu vă puteți permite să cedați acestor tipuri de idiosincrazii. Pentru că la sfârșitul zilei, în mod implicit de a fi freelancer, tu și tu singuri sunteți responsabili pentru menținerea luminilor aprinse. Și clienții de astăzi se așteaptă să li se prezinte o înregistrare oficială înainte de a emite orice plată.

Pentru a continua să furnizezi și să fii rambursat pentru bogăția ta de talent creativ, chiar ar trebui să te îmbarci și să începi să eviți anumite greșeli de facturare, așa cum te-ai feri de ciumă.

Poate părea descurajantă acum, cu blocarea scriitorului, termenele limită și gândurile legate de strategia de conținut care deja vă întunecă mintea. Cu toate acestea, sfaturile prezentate mai jos vă vor optimiza viața profesională și vor fi un stimulent pentru a vă plăti.

Descoperiți cum să publicați în câteva secunde, nu în ore

Înscrieți-vă acum pentru a obține acces exclusiv la Wordable, împreună cu și pentru a afla cum să încărcați, formatați și optimizați conținutul în câteva secunde, nu ore.

Începeți să publicați

Evaluează cu atenție și evită să te schimbi pe scurt

Concurența de scris independenți este acerbă, având în vedere nivelurile ridicate de flexibilitate și potențialul câștig monetar. În primul rând, trebuie să vă evaluați față de concurență pentru a determina cât de valoroase sunt serviciile dvs.

Nu lăsați piatra neîntoarsă în timp ce vă explorați portofoliul în creștere de experiențe și competențe. Chiar dacă sunteți nou în joc, evitați să vă reduceți competența și să vă schimbați scurt pe măsură ce dezvoltați un sistem pentru a vă determina ratele de scriitor.

Luați-o de la mine, luptându-vă să vă dați seama cât de mult să percepe pentru fiecare proiect nou nu merită stresul dacă îl puteți evita. În schimb, încercați să aveți o aparență de plan elaborat în prealabil.

Ar putea fi o rată fixă ​​în care taxați pe cuvânt, facturați la oră sau orice lucru funcționează pentru contextul dvs. - asigurați-vă că vă gândiți în avans.

Și pentru că timpul este atât de valoros, atunci când stabiliți tariful, vă rugăm să încercați să includeți o pernă pentru servicii mai puțin cuantificabile, cum ar fi cercetarea și mersul înainte și înapoi cu clientul. Vrei să te asiguri că ești competitiv, dar și să fii compensat pentru comunicarea eficientă a ideilor, punând pixul pe hârtie (sau tastatura).

Nu este într-adevăr o operație ușoară. Acest ghid mai detaliat pentru setarea ratei scriitorului oferă câteva sfaturi suplimentare grozave.

Include TOATE informațiile relevante

Acum să intrăm în chestiuni.

Primul lucru care apare pe o factură este antetul unei companii și ar trebui să includă următoarele:

• Numele dumneavoastră
• Informații de contact (adresă de poștă, adresă de e-mail, număr de telefon etc.)
• Numărul persoanei juridice – acesta va varia în funcție de cerințele de autorizare/licență ale țării dumneavoastră
• Logo – dacă nu aveți deja unul, de dragul cunoașterii mărcii dumneavoastră liber profesionist, vă îndemn să dezvoltați unul
• Data

Exemplul evidențiat mai sus, creat de un coleg de-al meu, asigură includerea informațiilor pertinente în antetul facturii. La sfârșitul zilei, doriți să faceți cât mai ușor posibil pentru clienții dvs. să vă contacteze în cazul în care au nevoie.

În al doilea rând, doriți să înregistrați întotdeauna corect informațiile clientului dvs. Fie că este vorba de o companie sau de o persoană care a solicitat și a beneficiat de serviciile dvs., ar trebui să enumerați următoarele date de contact sub propriile dvs.:

• Numele clientului sau numele companiei (dacă este posibil, ar trebui să încercați să notați persoana care se ocupă de conturile de plăți)
• Adresa postala
• Detalii de contact (adresă de e-mail, număr de telefon etc.)

Dacă clientul dvs. este o companie mare, cu un departament de contabilitate dedicat, este deosebit de util pentru dvs. să fiți cât mai descriptiv posibil, astfel încât să știe ce coduri de proiect să taxeze atunci când aprobă plata pentru scrisul dvs.

În continuare, fiecare factură pe care o trimiteți trebuie să afișeze o descriere bună a serviciilor pe care le-ați furnizat clientului dvs. împreună cu costul acestora. Deci asigurați-vă că includeți:

• O listă de servicii finalizată
• Costurile asociate cu fiecare dintre serviciile prestate
• Cantități specifice (de exemplu, numărul de articole, numărul de cuvinte/pagini etc.)
• Suma totală datorată

Această defalcare a serviciilor nu ar trebui să fie niciodată o surpriză pentru clienți, deoarece ați fi discutat în prealabil cum să vă taxați serviciile de scris. De obicei, este taxat pe pagină, pe articol, pe baza numărului de cuvinte sau a numărului de ore lucrate la o rată convenită.

Indiferent, vă ajută să precizați exact pentru ce se plătește. În plus, dacă ați fost angajat pentru o serie de servicii, asigurați-vă că le adăugați pe fiecare la o linie nouă pentru a o face mai ușor de digerat și organizat.

Suma pe care o datorează clientul o va urmări în mod logic pe măsură ce înregistrați elementele rând care descriu serviciile și costurile dvs. Subliniați întotdeauna cifra totală datorată pentru subliniere. Astfel, clientul poate vedea cu ușurință când este gata să efectueze plata.

Definiți termenii și condițiile de plată convenite

Datele scadente de plată, termenele limită ale proiectului, plățile în avans și orice alți termeni sau condiții pe care ambele părți au convenit trebuie să fie incluse pe factură. Datele scadente variază în funcție de circumstanțe, dar majoritatea independenților și a sistemelor de facturare utilizează un calendar de 30 de zile, 45 de zile sau 60 de zile.

De asemenea, cel mai bine este să conveniți și să specificați dorințele de plată, cum ar fi dacă preferați să fiți plătit cu numerar, cec, depunere directă sau un serviciu precum PayPal. În plus, puteți opta să percepeți o taxă de întârziere pentru facturile care sunt plătite după data scadenței. Unii scriitori independenți le place să folosească această strategie pentru a se asigura că sunt plătiți la timp.

Din nou, cel mai bine este să fii cât mai clar și detaliat posibil pentru a asigura o navigare fără probleme și o plată viitoare.

În exemplul de mai sus, termenii și condițiile convenite și termenii de plată pot fi specificate în mod explicit împreună cu orice notă suplimentară pe care ați dori să le lăsați clienților. Asigurați-vă că îl utilizați după cum este necesar.

O modalitate sugerată ar fi să adăugați o notă personală spunând mulțumiri sub suma totală datorată. Orice alte informații suplimentare sau memento-uri ar putea merge grozav în secțiunea de note suplimentare personalizate.

Pentru mai multe îndrumări, iată un articol bun care oferă mai multe detalii despre cele mai bune practici pentru termenii și condițiile de plată în ceea ce privește facturile.

Urmărirea plăților întârziate

Știi cum merge. Viața devine copleșitoare și oamenii uită lucruri. Totuși, când vine vorba de compensarea ta pentru o muncă bine făcută, vei dori să fii proactiv în urmărire. Dvs. și clientul dvs. ați fi convenit asupra unui termen limită de plată. Presupunând că ți-ai renunțat la capătul târgului, trebuie să le reamintești de obligația lor.

Știu că poate fi puțin nervos să contactezi un client și să întreb despre întârzierea plăților. Dar vine cu teritoriul freelancing-ului. Rămâneți calm și începeți prin a crea un mesaj de urmărire ferm, dar politicos. Acest articol oferă 5 șabloane de e-mail pe care le puteți lua în considerare pentru inspirație.

De asemenea, așa cum am menționat mai sus, penalitățile de întârziere la plată sunt ceva pe care îl puteți alege să indicați clientului dvs. chiar înainte de a începe să scrieți pentru el. Dacă decideți să mergeți pe această cale, asigurați-vă că indicați clar condițiile taxelor de dobândă direct pe factură. Pentru informare, 10-20% din suma totală a facturii tinde să fie o rată de taxare destul de comună în rândul comunității scriitorilor.

Acceptați plățile cu cardul online și includeți un link de plată

Totul s-a mutat online, iar plățile cu cardul au devenit rapid standardul industriei, deoarece, în lumea digitală de astăzi, confortul este rege.   Așadar, dacă nu le oferiți deja clienților dvs. opțiunea de a vă plăti online, chiar ar trebui să faceți ca corectarea acestui lucru să fie o prioritate.

Se estimează că plățile online vă pot face plătit cu 17 zile mai repede decât alternativa și aceasta este doar media. În funcție de circumstanțe, ar putea fi și mai rapid.

În esență, vă ocupați de vânzarea serviciilor dvs. de creare de conținut. Și în afaceri, ar trebui să vă concentrați întotdeauna pe satisfacerea și satisfacerea nevoilor clienților. Clienții tânjesc la comoditate, așa că dacă doresc să vă plătească cu cardul, de ce să nu le oferiți opțiunea de a face acest lucru?

Când utilizați software-ul potrivit, configurarea opțiunii de acceptare a plăților online și includerea unui link de plată pe factură poate fi la fel de ușoară ca 1,2,3, iar avantajul competitiv câștigat va fi de neprețuit. Acum, fără alte prelungiri, mă voi scufunda în beneficiile software-ului de facturare online.

Recunoașteți că software-ul de facturare este o mană divină

Aș dori acum să implor să vă eliberați de povara de a trebui să introduceți în mod repetat manual toate informațiile descrise mai sus de fiecare dată când doriți să fiți plătit. Utilizarea software-ului de facturare automatizată online este garantată pentru a vă oferi atât liniște sufletească, cât și mai mult timp pentru a vă concentra pe sarcinile dvs. de scriere.

Software-ul de facturare vă solicită să adăugați antetul, informațiile despre client, lista de servicii, termenii și condițiile și termenii de plată în total o singură dată. După aceea, informațiile vor fi salvate pe cloud și generate automat pentru viitoarele facturi către același client.

Nu vă mai zbateți să găsiți o adresă de e-mail sau să vă amestecați peste ani de hârtii. Doar conectați-vă la contul dvs. online și totul va fi acolo. Puteți vedea rapid ce facturi au fost trimise și care sunt restante, precum și să adăugați scanări ale chitanțelor dvs.

Aceste înregistrări sunt întotdeauna utile atunci când sezonul fiscal se întinde. Veți putea crea diverse rapoarte financiare care vă vor ajuta să ușurați viața.

Un alt avantaj oferit de unele software este o funcție de reamintire a plății care elimină constrângerea de a fi nevoit să redactezi ceva singur. Făcând clic pe un buton, puteți instrui software-ul să trimită un memento rapid și politicos clientului dumneavoastră.

De asemenea, software-ul prezintă totul într-o manieră profesională și face ca procesul de facturare să fie mult mai complet nedureros. Ca să nu mai vorbim, unele opțiuni de software vă permit să adăugați o oarecare personalitate facturilor dvs., oferind o gamă variată de șabloane din care să alegeți, precum și permițându-vă să alegeți schema de culori preferată pentru a merge cu logo-ul dvs.

În cele din urmă…

a le mulțumi clienților care scriu este o modalitate excelentă de a cultiva relația. Dar dacă lucrați cu o mulțime de oameni diferiți, poate fi dificil să vă amintiți și să trimiteți mulțumiri individuale. Abilitatea de a adăuga un mesaj personalizat chiar pe factură sau de a trimite o notă de mulțumire automată după primirea plății poate fi cu adevărat cireasa.

InvoiceBerry vă oferă această opțiune împreună cu toate celelalte caracteristici prezentate mai sus. Simțiți-vă liber să faceți cumpărături un pic, dar la sfârșitul zilei cred că nu veți găsi niciun alt software de facturare online care să aibă în suflet interesele scriitorilor independenți, așa cum o facem noi.

Facturare fericită!