Tutto ciò che gli scrittori freelance devono sapere sulla fatturazione

Che tu sia uno scrittore freelance principiante o un esperto Shakespeare, è probabile che fatturare i clienti sia una parte inevitabile della tua vita. Dopo aver fornito il tuo servizio, la fattura è di solito l'ultima frontiera e l'unica cosa che ostacola la tua meritata ricompensa finanziaria.

Questo è il motivo per cui ho voluto dedicare del tempo a spiegare i dettagli della fatturazione in quanto si riferisce direttamente ai parolieri freelance.

Tecnicamente parlando, una fattura è una richiesta di pagamento inviata da un fornitore (alias scrittore) che elenca i beni o servizi (alias contenuto) forniti a un acquirente (alias cliente). Se assomigli ad altri miei amici scrittori, potresti istintivamente indietreggiare all'idea di fatturare ai tuoi clienti. Per qualche ragione, i tipi creativi sembrano preferire evitare l'atto non così artistico di preparare e inviare fatture.

Tuttavia, al giorno d'oggi, non puoi davvero permetterti di cedere a questo tipo di idiosincrasie. Perché alla fine della giornata, per impostazione predefinita di essere un libero professionista, tu e solo tu sei responsabile di tenere le luci accese. E i clienti oggi si aspettano di ricevere un documento ufficiale prima di emettere qualsiasi pagamento.

Per continuare a fornire ed essere rimborsati per la tua ricchezza di talento creativo, dovresti davvero salire a bordo e iniziare a evitare alcuni errori di fatturazione proprio come faresti per evitare la peste.

Può sembrare scoraggiante ora con il blocco dello scrittore, le scadenze e le riflessioni sulla strategia dei contenuti che già ti annebbiano la mente. Tuttavia, i consigli descritti di seguito sono garantiti per ottimizzare la tua vita lavorativa ed essere uno stimolo per farti pagare.

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Valuta attentamente ed evita di cambiare te stesso in breve tempo

La competizione per la scrittura freelance è rigida, dati gli alti livelli di flessibilità e il potenziale guadagno monetario. Prima di tutto devi valutare te stesso rispetto alla concorrenza per determinare quanto siano preziosi i tuoi servizi.

Non lasciare nulla di intentato mentre esplori il tuo crescente portafoglio di esperienze e competenze. Anche se non conosci il gioco, evita di sminuire la tua competenza e di cambiare rapidamente te stesso mentre sviluppi un sistema per determinare le tue percentuali di scrittore.

Prendilo da me, lottando per capire quanto far pagare per ogni nuovo progetto non vale lo stress se puoi evitarlo. Cerca invece di far elaborare in anticipo una parvenza di piano.

Potrebbe essere una tariffa forfettaria in cui addebiti per parola, fatturazione oraria o qualsiasi altra cosa funzioni per il tuo dato contesto - assicurati di pensarci un po' in anticipo.

E poiché il tempo è così prezioso, quando imposti la tua tariffa, cerca di includere un cuscino per servizi meno quantificabili come la ricerca e l'andare e venire con il cliente. Vuoi essere certo di essere competitivo, ma anche equamente compensato per aver comunicato efficacemente le idee mettendo carta e penna (o tastiera).

Non è davvero un'impresa facile. Questa guida più approfondita all'impostazione del tasso di scrittura offre alcuni ottimi suggerimenti aggiuntivi.

Includi TUTTE le informazioni rilevanti

Ora entriamo nei dettagli delle cose.

La prima cosa che compare su una fattura è l' intestazione di un'azienda e dovrebbe includere quanto segue:

• Il tuo nome
• Informazioni di contatto (indirizzo postale, indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.)
• Numero di persona giuridica: questo varierà a seconda dei requisiti di permesso/licenza del tuo paese
• Logo: se non ne hai già uno, per il bene della tua brand awareness da libero professionista, ti esorto a svilupparne uno
• Data

L'esempio evidenziato sopra, creato da un mio collega, garantisce che le informazioni pertinenti siano incluse nell'intestazione della fattura. Alla fine della giornata, vuoi che sia il più semplice umanamente possibile per i tuoi clienti raggiungerti nel caso in cui ne abbiano bisogno.

In secondo luogo, vuoi registrare sempre correttamente le informazioni del tuo cliente . Che si tratti di un'azienda o di una persona che ha richiesto e beneficiato dei tuoi servizi, dovresti elencare i seguenti dettagli di contatto tra i tuoi:

• Il nome del cliente o il nome dell'azienda (se possibile, dovresti cercare di annotare la persona specifica che si occupa dei debiti)
• Indirizzo di posta
• Dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.)

Se il tuo cliente è una grande azienda con un reparto contabilità dedicato, è particolarmente utile che tu sia il più descrittivo possibile in modo che sappiano quali codici di progetto addebitare quando si approva il pagamento per la tua scrittura.

Successivamente, ogni fattura che invii deve mostrare una buona descrizione di quali servizi hai fornito al tuo cliente insieme al loro costo. Quindi assicurati di includere:

• Un elenco di servizi completati
• Costi associati a ciascuno dei servizi resi
• Quantità specifiche (es. numero di articoli, conteggio parole/pagine, ecc.)
• Importo totale dovuto

Questa ripartizione dei servizi non dovrebbe mai essere una sorpresa per i clienti poiché avresti discusso in anticipo su come addebitare i tuoi servizi di scrittura. Di solito viene addebitato per pagina, per articolo, in base al conteggio delle parole o al numero di ore lavorate a una tariffa concordata.

Indipendentemente da ciò, aiuta a precisare esattamente per cosa viene pagato. Inoltre, se sei stato assunto per una serie di servizi, assicurati di aggiungere ognuno a una nuova linea in modo da renderlo più facilmente digeribile e organizzato.

L'importo che il cliente deve a te seguirà logicamente mentre conteggi le voci che delineano i tuoi servizi e costi. Sempre in grassetto la cifra totale dovuta per dare enfasi. Questo rende facile per il cliente vedere quando è pronto per effettuare il pagamento.

Definire i termini e le condizioni di pagamento concordati

Le date di scadenza del pagamento, le scadenze del progetto, gli acconti e qualsiasi altro termine o condizione concordato da entrambe le parti devono essere inclusi nella fattura. Le date di scadenza variano in base alle circostanze, ma la maggior parte dei liberi professionisti e dei sistemi di fatturazione utilizza una sequenza temporale di 30 giorni, 45 giorni o 60 giorni.

È anche meglio concordare e specificare i desideri di pagamento, ad esempio se preferisci essere pagato in contanti, assegno, deposito diretto o un servizio come PayPal. Inoltre, puoi scegliere di addebitare una penale per le fatture pagate oltre la data di scadenza. Ad alcuni scrittori freelance piace usare questa strategia per assicurarsi di essere pagati in tempo.

Ancora una volta, è meglio essere il più chiari e dettagliati possibile per garantire una navigazione tranquilla e un pagamento imminente.

Nell'esempio sopra, i termini e le condizioni concordati e i termini di pagamento possono essere indicati esplicitamente insieme a eventuali note aggiuntive che potresti voler lasciare ai clienti. Assicurati di usarlo secondo necessità.

Un modo suggerito sarebbe aggiungere un tocco personale dicendo grazie sotto l'importo totale dovuto. Qualsiasi altra informazione aggiuntiva o promemoria potrebbe anche andare benissimo nella sezione delle note aggiuntive su misura.

Per ulteriori indicazioni, ecco un buon articolo che approfondisce le migliori pratiche per i termini e le condizioni di pagamento in relazione alle fatture.

Follow-up sui pagamenti in ritardo

Sai come va. La vita diventa travolgente e le persone dimenticano le cose. Tuttavia, quando si tratta della tua retribuzione per un lavoro ben fatto, ti consigliamo di essere proattivo nel follow-up. Tu e il tuo cliente avreste concordato una scadenza per il pagamento. Supponendo che tu abbia mantenuto la tua parte dell'accordo, devi ricordare loro il loro obbligo.

So che può essere un po' snervante contattare un cliente e chiedere informazioni sui pagamenti in ritardo. Ma si tratta con il territorio freelance. Rimani composto e inizia a creare un messaggio di follow-up fermo ma educato. Questo articolo fornisce 5 modelli di email che puoi prendere in considerazione per trarre ispirazione.

Inoltre, come accennato in precedenza, le penali di pagamento in ritardo sono qualcosa che puoi scegliere di indicare al tuo cliente prima ancora di iniziare a scrivere per loro. Se decidi di seguire questa strada, assicurati di indicare chiaramente i termini degli addebiti per interessi direttamente sulla fattura. Cordiali saluti, il 10- 20% dell'importo totale della fattura tende ad essere un tasso di addebito abbastanza comune tra la comunità degli scrittori.

Accetta pagamenti con carta online e includi un link di pagamento

Tutto si è spostato online e i pagamenti con carta sono diventati rapidamente lo standard del settore perché, nel mondo digitale di oggi, la comodità è il re.   Quindi, se non stai già offrendo ai tuoi clienti l'opzione di pagarti online, dovresti davvero rendere la correzione di questo una priorità.

Si stima che i pagamenti online possano farti pagare 17 giorni più velocemente rispetto all'alternativa e questa è solo la media. A seconda delle circostanze, potrebbe essere anche più veloce.

Essenzialmente ti occupi di vendere i tuoi servizi di creazione di contenuti. E negli affari, dovresti sempre concentrarti sulla soddisfazione e sulla soddisfazione delle esigenze dei clienti. I clienti desiderano la comodità, quindi se vogliono pagarti con la loro carta, perché non dare loro la possibilità di farlo?

Quando si utilizza il software giusto, configurare l'opzione per accettare pagamenti online e includere un collegamento di pagamento sulla fattura può essere facile come 1,2,3 e il vantaggio competitivo acquisito sarà inestimabile. Ora, senza ulteriori indugi, mi immergerò nei vantaggi del software di fatturazione online.

Riconosci che il software di fatturazione è una manna dal cielo

Vorrei ora implorarti di liberarti dall'onere di dover ripetutamente inserire manualmente tutte le informazioni sopra descritte ogni volta che vuoi essere pagato. L'uso del software di fatturazione automatizzata online è garantito per darti tranquillità e più tempo per concentrarti sulle tue attività di scrittura.

Il software di fatturazione richiede di aggiungere l'intestazione, le informazioni sul cliente, l'elenco dei servizi, i termini e le condizioni e i termini di pagamento per un totale di una sola volta. Successivamente, le informazioni verranno salvate sul cloud e generate automaticamente per future fatture allo stesso cliente.

Non dovrai più cercare di trovare un indirizzo e-mail o riordinare anni di scartoffie. Accedi al tuo account online e sarà tutto lì. Puoi vedere rapidamente quali fatture sono state inviate e quali sono in sospeso, nonché aggiungere scansioni delle ricevute.

Questi record sono sempre utili quando arriva la stagione delle tasse. Sarai in grado di creare vari rapporti finanziari che ti aiuteranno a semplificarti la vita.

Un altro vantaggio offerto da alcuni software è una funzione di promemoria di pagamento che elimina la fatica di dover redigere qualcosa da soli. Con il clic di un pulsante puoi indicare al software di inviare un promemoria rapido ed educato al tuo cliente.

Il software dispone anche tutto in modo professionale e rende il processo di fatturazione molto più indolore. Per non parlare del fatto che alcune opzioni software ti consentono di aggiungere un po' di personalità alle tue fatture offrendo una vasta gamma di modelli tra cui scegliere e permettendoti di scegliere la combinazione di colori preferita da abbinare al tuo logo.

Da ultimo…

dire grazie ai tuoi clienti che scrivono è un ottimo modo per coltivare la relazione. Ma se lavori con un sacco di persone diverse, può essere difficile ricordare e inviare ringraziamenti individuali. La possibilità di aggiungere un messaggio personalizzato direttamente sulla fattura o inviare una nota di ringraziamento automatica dopo aver ricevuto il pagamento può davvero essere la ciliegina sulla torta.

InvoiceBerry ti offre questa opzione insieme a tutte le altre funzionalità descritte sopra. Sentiti libero di guardarti intorno un po', ma alla fine penso che nessun altro software di fatturazione online abbia a cuore gli interessi degli scrittori freelance come noi.

Buona fatturazione!