Tudo o que os redatores freelance precisam saber sobre faturamento

Quer você seja um escritor freelance novato ou um Shakespeare experiente, provavelmente faturar clientes é uma parte inevitável de sua vida. Depois de entregar seu serviço, a fatura geralmente é a fronteira final e a única coisa que impede sua merecida recompensa financeira.

É por isso que eu gostaria de explicar os prós e contras do faturamento, visto que ele se relaciona diretamente com os locutores freelance.

Tecnicamente falando, uma fatura é uma solicitação de pagamento enviada por um fornecedor (também conhecido como escritor) que lista os bens ou serviços (também conhecido como conteúdo) fornecidos a um comprador (também conhecido como cliente). Se você for como alguns dos meus outros amigos escritores, pode instintivamente recuar diante da ideia de cobrar de seus clientes. Por algum motivo, os tipos criativos parecem preferir evitar o ato não tão artístico de preparar e enviar faturas.

No entanto, nos dias de hoje, você realmente não pode se dar ao luxo de ceder a esses tipos de idiossincrasias. Porque no final das contas, por padrão, você e só você é o responsável por manter as luzes acesas. E os clientes hoje esperam receber um registro oficial antes de emitir qualquer pagamento.

Para continuar fornecendo e sendo reembolsado por sua riqueza de talento criativo, você realmente deve embarcar e começar a evitar certos erros de faturamento, assim como faria para evitar a praga.

Pode parecer assustador agora com bloqueio de escritor, prazos e reflexões sobre estratégia de conteúdo já nublando sua mente. No entanto, os conselhos descritos abaixo otimizam sua vida profissional e são um estímulo para receber seu pagamento.

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Avalie cuidadosamente e evite mudanças curtas em si mesmo

A competição de redação freelance é acirrada, dados os altos níveis de flexibilidade e ganho monetário potencial. Em primeiro lugar, você deve se avaliar em relação à concorrência para determinar o quão valiosos são seus serviços.

Não deixe pedra sobre pedra ao explorar seu crescente portfólio de experiências e competências. Mesmo se você for novo no jogo, evite descartar sua proficiência e se modificar à medida que desenvolve um sistema para determinar suas taxas de escritor.

Acredite em mim, lutar para descobrir quanto cobrar por cada novo projeto não vale o estresse se você puder evitá-lo. Em vez disso, tente ter alguma aparência de um plano elaborado de antemão.

Pode ser uma taxa fixa em que você cobra por palavra, cobrança por hora ou o que quer que funcione para o seu contexto específico - apenas certifique-se de pensar nisso com antecedência.

E como o tempo é tão valioso, ao definir sua taxa, tente incluir alguma almofada para serviços menos quantificáveis, como pesquisa e idas e vindas com o cliente. Você quer ter certeza de que é competitivo, mas também compensado de forma justa por comunicar idéias de forma eficaz colocando a caneta no papel (ou teclado).

Realmente não é uma tarefa fácil. Este guia mais aprofundado para a configuração da taxa de escritor oferece algumas ótimas dicas adicionais.

Incluir TODAS as informações relevantes

Agora, vamos entrar nos detalhes básicos das coisas.

A primeira coisa que entra em uma fatura é o cabeçalho de uma empresa e deve incluir o seguinte:

• Seu nome
• Informações de contato (endereço para correspondência, endereço de e-mail, número de telefone, etc.)
• Número da pessoa jurídica - isso vai variar dependendo dos requisitos de licença / licenciamento de seu país
• Logo - se você ainda não tem um, para o bem do seu conhecimento de marca freelancer, eu recomendo que você desenvolva um
• Encontro

O exemplo destacado acima, criado por um colega meu, garante que as informações pertinentes sejam incluídas no cabeçalho da fatura. No final do dia, você deseja que seja o mais humanamente possível para que seus clientes entrem em contato com você em caso de necessidade.

Em segundo lugar, você deseja sempre registrar corretamente as informações do seu cliente . Quer seja uma empresa ou uma pessoa que solicitou e se beneficiou de seus serviços, você deve listar os seguintes detalhes de contato abaixo dos seus:

• O nome do cliente ou o nome da empresa (se possível, você deve tentar anotar o indivíduo específico que é responsável pelas contas a pagar)
• Endereço para correspondência
• Detalhes de contato (endereço de e-mail, número de telefone, etc.)

Se seu cliente for uma grande empresa com um departamento de contabilidade dedicado, é especialmente útil que você seja o mais descritivo possível para que eles saibam quais códigos de projeto cobrar ao aprovar o pagamento por sua escrita.

Em seguida, cada fatura que você envia precisa exibir uma boa descrição dos serviços que você forneceu ao seu cliente, juntamente com o custo. Portanto, certifique-se de incluir:

• Uma lista de serviços concluídos
• Custos associados a cada um dos serviços prestados
• Quantidades específicas (por exemplo, número de artigos, contagem de palavras / páginas, etc.)
• Valor total devido

Essa divisão dos serviços nunca deve ser uma surpresa para os clientes, já que você teria discutido como cobrar pelos serviços de redação de antemão. Geralmente é cobrado por página, por artigo, com base na contagem de palavras ou no número de horas trabalhadas a uma taxa combinada.

Independentemente disso, ajuda a esclarecer exatamente o que está sendo pago. Além disso, se você foi contratado para uma série de serviços, certifique-se de adicionar cada um a uma nova linha para torná-la mais fácil de digerir e organizar.

A quantia que o cliente deve a você logicamente seguirá conforme você contabiliza os itens de linha que descrevem seus serviços e custos. Sempre em negrito o valor total devido para dar ênfase. Isso torna mais fácil para o cliente ver quando ele está pronto para fazer o pagamento.

Defina os termos e condições de pagamento acordados

Datas de vencimento de pagamento, prazos de projeto, adiantamentos e quaisquer outros termos ou condições acordados por ambas as partes devem ser incluídos na fatura. As datas de vencimento variam de acordo com as circunstâncias, mas a maioria dos freelancers e sistemas de faturamento usam um cronograma de 30, 45 ou 60 dias.

Também é melhor concordar e especificar os desejos de pagamento, como se você prefere ser pago em dinheiro, cheque, depósito direto ou um serviço como o PayPal. Além disso, você pode optar por cobrar uma taxa de atraso para faturas que são pagas após a data de vencimento. Alguns redatores freelance gostam de usar essa estratégia para garantir que sejam pagos em dia.

Mais uma vez, é melhor ser o mais claro e detalhado possível para garantir uma navegação tranquila e pagamentos futuros.

No exemplo acima, os termos e condições acordados e os termos de pagamento podem ser declarados explicitamente junto com quaisquer notas adicionais que você queira deixar para os clientes. Certifique-se de usá-lo conforme necessário.

Uma forma sugerida seria adicionar um toque pessoal, agradecendo sob o valor total devido. Quaisquer outras informações adicionais ou lembretes também podem ser úteis na seção de notas adicionais personalizadas.

Para obter mais orientações, aqui está um bom artigo que fornece mais detalhes sobre as práticas recomendadas para termos e condições de pagamento no que se refere a faturas.

Acompanhamento de atrasos nos pagamentos

Você sabe como é. A vida se torna opressora e as pessoas esquecem as coisas. No entanto, quando se trata de sua remuneração por um trabalho bem executado, você deve ser proativo no acompanhamento. Você e seu cliente teriam concordado com um prazo de pagamento. Supondo que você cumpriu sua parte no trato, você precisa lembrá-los de sua obrigação.

Eu sei se pode ser um pouco desesperador entrar em contato com um cliente e perguntar sobre atrasos nos pagamentos. Mas isso vem com o território de freelancer. Mantenha a compostura e comece a elaborar uma mensagem de acompanhamento firme, mas educada. Este artigo fornece 5 modelos de e-mail que você pode considerar para se inspirar.

Além disso, conforme mencionado acima, multas por atraso de pagamento é algo que você pode optar por indicar ao seu cliente antes mesmo de começar a escrever para ele. Se você decidir seguir esse caminho, certifique-se de indicar claramente os termos de suas cobranças de juros diretamente na sua fatura. Para sua informação, 10-20% do valor total da fatura tende a ser uma taxa de cobrança bastante comum entre a comunidade de redatores.

Aceite pagamentos com cartão online e inclua um link de pagamento

Tudo mudou online e os pagamentos com cartão rapidamente se tornaram o padrão da indústria porque, no mundo digital de hoje, a conveniência é rei.   Portanto, se você ainda não está oferecendo aos seus clientes a opção de pagar online, você realmente deve fazer da correção disso uma prioridade.

Estima-se que os pagamentos online podem fazer com que você seja pago 17 dias mais rápido do que a alternativa e isso é apenas a média. Dependendo das circunstâncias, pode ser ainda mais rápido.

Essencialmente, você está no negócio de vender seus serviços de criação de conteúdo. E nos negócios, você deve estar sempre focado em satisfazer e atender às necessidades dos clientes. Os clientes anseiam por conveniência, então, se quiserem pagar com cartão, por que não dar a opção de fazer isso?

Ao usar o software certo, configurar a opção de aceitar pagamentos online e incluir um link de pagamento em sua fatura pode ser tão fácil quanto 1,2,3 e a vantagem competitiva obtida será inestimável. Agora, sem mais delongas, vou mergulhar nos benefícios do software de faturamento online.

Reconheça que o software de faturamento é uma dádiva de Deus

Agora, gostaria de implorar que você se livre do fardo de ter que inserir manualmente todas as informações descritas acima sempre que quiser ser pago. A utilização de software de faturação automatizada online garante-lhe tranquilidade e mais tempo para se concentrar nas suas tarefas de escrita.

O software de faturamento exige que você adicione seu cabeçalho, informações do cliente, lista de serviços, termos e condições e termos de pagamento no total de uma única vez. Depois disso, as informações serão salvas na nuvem e geradas automaticamente para futuras faturas para o mesmo cliente.

Chega de lutar para encontrar o endereço de e-mail ou mexer em anos de papelada. Basta entrar na sua conta online e tudo estará lá. Você pode ver rapidamente quais faturas foram enviadas e quais estão pendentes, bem como adicionar digitalizações de seus recibos.

Esses registros sempre são úteis quando chega a época dos impostos. Você poderá criar vários relatórios financeiros que ajudam a tornar sua vida mais fácil.

Outra vantagem oferecida por alguns softwares é uma função de lembrete de pagamento que elimina a coação de ter que rascunhar algo você mesmo. Com o clique de um botão, você pode instruir o software a enviar um lembrete rápido e educado ao seu cliente.

O software também apresenta tudo de maneira profissional e torna o processo de faturamento muito mais abrangente e indolor. Sem mencionar que algumas opções de software permitem adicionar personalidade às suas faturas, oferecendo uma variedade de modelos para escolher, além de permitir que você escolha o esquema de cores de sua preferência para combinar com seu logotipo.

Por último…

agradecer aos clientes que escrevem é uma excelente maneira de cultivar o relacionamento. Mas se você estiver trabalhando com muitas pessoas diferentes, pode ser difícil lembrar e enviar agradecimentos individuais. A capacidade de adicionar uma mensagem personalizada diretamente na fatura ou enviar uma nota de agradecimento automática após o recebimento do pagamento realmente pode ser a cereja do bolo.

O InvoiceBerry oferece essa opção junto com todos os outros recursos descritos acima. Sinta-se à vontade para pesquisar um pouco, mas no final do dia acho que você não descobrirá que nenhum outro software de faturamento online tem os melhores interesses dos redatores freelance no coração como nós.

Boas faturas!