Alles, was freiberufliche Autoren über die Rechnungsstellung wissen müssen

Egal, ob Sie ein neuer freiberuflicher Schriftsteller oder ein erfahrener Shakespeare sind, die Rechnungsstellung an Kunden ist wahrscheinlich ein unvermeidlicher Teil Ihres Lebens. Nachdem Sie Ihre Dienstleistung erbracht haben, ist die Rechnung in der Regel die letzte Grenze und das einzige, was Ihrer wohlverdienten finanziellen Belohnung im Wege steht.

Aus diesem Grund wollte ich mir die Zeit nehmen, die Besonderheiten der Rechnungsstellung in direktem Zusammenhang mit freiberuflichen Wortschmieden zu erläutern.

Technisch gesehen ist eine Rechnung eine Zahlungsaufforderung, die von einem Lieferanten (auch bekannt als Verfasser) gesendet wird und die Waren oder Dienstleistungen (auch bekannt als Inhalt) auflistet, die einem Käufer (auch bekannt als Kunde) bereitgestellt werden. Wenn Sie wie einige meiner anderen Schriftstellerfreunde sind, schrecken Sie vielleicht instinktiv bei der Idee zurück, Ihren Kunden Rechnungen zu stellen. Aus irgendeinem Grund scheinen Kreative es vorzuziehen, den nicht so künstlerischen Akt des Erstellens und Versendens von Rechnungen zu vermeiden.

In der heutigen Zeit kann man es sich jedoch wirklich nicht leisten, diesen Eigenheiten nachzugeben. Denn am Ende des Tages sind Sie als Freiberufler allein dafür verantwortlich, dass das Licht an bleibt. Und Kunden erwarten heute, dass sie vor der Zahlung einer Zahlung einen offiziellen Nachweis erhalten.

Um Ihren Reichtum an kreativen Talenten weiterhin zu liefern und dafür entschädigt zu werden, sollten Sie wirklich einsteigen und bestimmte Rechnungsfehler vermeiden, genau wie Sie die Pest vermeiden würden.

Es mag jetzt entmutigend erscheinen, da Schreibblockaden, Fristen und Inhaltsstrategie-Überlegungen Ihren Verstand bereits trüben. Die unten aufgeführten Ratschläge optimieren jedoch garantiert Ihr Arbeitsleben und sind ein Anreiz für Ihre Bezahlung.

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Bewerten Sie sorgfältig und vermeiden Sie kurzes Wechseln selbst

Der Wettbewerb freiberuflicher Autoren ist angesichts der hohen Flexibilität und des potenziellen monetären Gewinns hart. Sie müssen sich zunächst mit der Konkurrenz vergleichen, um festzustellen, wie wertvoll Ihre Dienstleistungen sind.

Lassen Sie nichts unversucht, während Sie Ihr wachsendes Portfolio an Erfahrungen und Kompetenzen erkunden. Auch wenn Sie neu im Spiel sind, vermeiden Sie es, Ihre Kenntnisse zu vernachlässigen und sich selbst zu kurz zu machen, während Sie ein System entwickeln, um Ihre Autorenquoten zu bestimmen.

Nehmen Sie es mir ab, zu kämpfen, um herauszufinden, wie viel für jedes neue Projekt zu berechnen ist, ist den Stress nicht wert, wenn Sie ihn vermeiden können. Versuchen Sie stattdessen, den Anschein eines Plans im Voraus auszuarbeiten.

Es kann eine Flatrate sein, bei der Sie pro Wort abrechnen, eine Abrechnung nach Stunden oder was auch immer für Ihren gegebenen Kontext geeignet ist – denken Sie nur vorher darüber nach.

Und weil Zeit so wertvoll ist, versuchen Sie bitte, bei der Festlegung Ihres Preises ein gewisses Polster für weniger quantifizierbare Dienstleistungen wie Recherchen und das Hin- und Hergehen mit dem Kunden einzuplanen. Sie möchten sicherstellen, dass Sie wettbewerbsfähig sind, aber auch angemessen dafür entschädigt werden, Ideen effektiv zu kommunizieren, indem Sie einen Stift auf Papier (oder eine Tastatur) setzen.

Es ist wirklich keine leichte Aufgabe. Diese ausführlichere Anleitung zur Einstellung der Schreibgeschwindigkeit bietet einige großartige zusätzliche Tipps.

Fügen Sie ALLE relevanten Informationen hinzu

Kommen wir nun zum Kern der Dinge.

Das erste, was auf einer Rechnung steht, ist die Kopfzeile eines Unternehmens, die Folgendes enthalten sollte:

• Dein Name
• Kontaktdaten (Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.)
• Nummer der juristischen Person – diese hängt von den Genehmigungs-/Lizenzanforderungen Ihres Landes ab
• Logo – falls Sie noch keins haben, fordere ich Sie im Interesse Ihrer Freiberufler-Markenbekanntheit auf, eines zu entwickeln
• Datum

Das oben hervorgehobene Beispiel, erstellt von einem Kollegen von mir, stellt sicher, dass relevante Informationen im Rechnungskopf enthalten sind. Schließlich möchten Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich machen, Sie im Bedarfsfall zu erreichen.

Zweitens möchten Sie die Informationen Ihres Kunden immer korrekt erfassen. Unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Person handelt, die Ihre Dienste angefordert und in Anspruch genommen hat, sollten Sie die folgenden Kontaktdaten unter sich aufführen:

• Name des Kunden oder Name des Unternehmens (wenn möglich, sollten Sie versuchen, die konkrete Person zu notieren, die für die Kreditorenbuchhaltung verantwortlich ist)
• Postanschrift
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.)

Wenn Ihr Kunde ein großes Unternehmen mit einer eigenen Buchhaltungsabteilung ist, ist es für Sie besonders hilfreich, so beschreibend wie möglich zu sein, damit er weiß, welche Projektcodes er berechnen muss, wenn er die Zahlung für Ihr Schreiben genehmigt.

Als nächstes muss jede Rechnung, die Sie versenden, eine gute Beschreibung der von Ihnen für Ihren Kunden erbrachten Dienstleistungen sowie deren Kosten enthalten. Stellen Sie also sicher, dass Sie Folgendes angeben:

• Eine Liste der abgeschlossenen Dienste
• Kosten im Zusammenhang mit jeder der erbrachten Dienstleistungen
• Spezifische Mengen (z. B. Artikelanzahl, Wort-/Seitenanzahl, etc.)
• Gesamtbetrag fällig

Diese Aufschlüsselung der Dienste sollte für Kunden nie eine Überraschung sein, da Sie vorher besprochen haben, wie Sie Ihre Schreibdienste in Rechnung stellen können. Es wird normalerweise pro Seite, pro Artikel berechnet, basierend auf der Wortzahl oder der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden zu einem vereinbarten Preis.

Unabhängig davon hilft es, genau zu formulieren, wofür bezahlt wird. Wenn Sie für eine Reihe von Diensten eingestellt wurden, sollten Sie außerdem jeden einzelnen einer neuen Zeile hinzufügen, um ihn leichter verdaulich und übersichtlich zu gestalten.

Den Betrag, den der Kunde schuldet, werden Sie logischerweise verfolgen, wenn Sie Werbebuchungen mit Ihren Dienstleistungen und Kosten zusammenstellen. Zur Hervorhebung immer die fällige Gesamtzahl fett formatieren. Auf diese Weise kann der Kunde leicht erkennen, wann er zur Zahlung bereit ist.

Vereinbarte Zahlungsbedingungen definieren

Fälligkeitstermine, Projekttermine, Anzahlungen und sonstige Bedingungen, denen beide Parteien zugestimmt haben, sind in der Rechnung anzugeben. Die Fälligkeitsdaten variieren je nach Umständen, aber die meisten Freiberufler und Rechnungssysteme verwenden eine 30-Tage-, 45-Tage- oder 60-Tage-Frist.

Am besten vereinbaren und spezifizieren Sie auch Zahlungswünsche, ob Sie lieber mit Barzahlung, Scheck, Sofortüberweisung oder einem Service wie PayPal bezahlen möchten. Darüber hinaus können Sie für Rechnungen, die über das Fälligkeitsdatum hinaus bezahlt werden, eine Verzugsgebühr erheben. Einige freiberufliche Autoren verwenden diese Strategie gerne, um sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlt werden.

Auch hier ist es am besten, so klar und detailliert wie möglich zu sein, um einen reibungslosen Ablauf und die bevorstehende Zahlung zu gewährleisten.

Im obigen Beispiel können die vereinbarten Geschäftsbedingungen und Zahlungsbedingungen explizit angegeben werden, zusammen mit zusätzlichen Notizen, die Sie für Kunden hinterlassen möchten. Verwenden Sie es unbedingt nach Bedarf.

Eine vorgeschlagene Möglichkeit wäre, eine persönliche Note hinzuzufügen, indem Sie sich unter dem fälligen Gesamtbetrag bedanken. Alle anderen zusätzlichen Informationen oder Erinnerungen können auch in den maßgeschneiderten zusätzlichen Notizenbereich eingefügt werden.

Weitere Informationen finden Sie in diesem guten Artikel, in dem Best Practices für Zahlungsbedingungen in Bezug auf Rechnungen näher erläutert werden.

Nachverfolgung verspäteter Zahlungen

Sie wissen, wie es geht. Das Leben wird überwältigend und die Leute vergessen Dinge. Wenn es um Ihre Vergütung für eine gut gemachte Arbeit geht, sollten Sie jedoch proaktiv bei der Nachverfolgung vorgehen. Sie und Ihr Kunde hätten eine Zahlungsfrist vereinbart. Angenommen, Sie haben Ihre Abmachung eingehalten, müssen Sie sie an ihre Verpflichtung erinnern.

Ich weiß, es kann ein bisschen nervenaufreibend sein, einen Kunden zu erreichen und nach Zahlungsverzug zu fragen. Aber es kommt mit dem freiberuflichen Gebiet. Bleiben Sie gefasst und verfassen Sie zunächst eine klare, aber höfliche Folgebotschaft . Dieser Artikel enthält 5 E-Mail-Vorlagen, die Sie als Inspiration in Betracht ziehen können.

Außerdem können Sie, wie oben erwähnt, Strafen für verspätete Zahlungen Ihrem Kunden mitteilen, bevor Sie überhaupt anfangen, für ihn zu schreiben. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, geben Sie die Bedingungen für Ihre Zinsbelastung direkt auf Ihrer Rechnung an. Zu Ihrer Information, 10-20% des gesamten Rechnungsbetrags sind in der Autorengemeinschaft in der Regel ein ziemlich üblicher Gebührensatz.

Akzeptieren Sie Kartenzahlungen online und fügen Sie einen Zahlungslink hinzu

Alles hat sich online verlagert und Kartenzahlungen sind schnell zum Industriestandard geworden, denn in der heutigen digitalen Welt ist Bequemlichkeit oberstes Gebot.   Wenn Sie Ihren Kunden also nicht bereits die Möglichkeit bieten, Sie online zu bezahlen, sollten Sie dies wirklich zu einer Priorität machen.

Es wird geschätzt, dass Sie mit Online-Zahlungen 17 Tage schneller bezahlt werden können als mit der Alternative, und das ist nur der Durchschnitt. Je nach Ihren Umständen kann es sogar noch schneller gehen.

Im Wesentlichen sind Sie im Geschäft mit dem Verkauf Ihrer Dienste zur Erstellung von Inhalten. Und im Geschäft sollten Sie sich immer darauf konzentrieren, die Bedürfnisse der Kunden zu befriedigen und zu erfüllen. Kunden sehnen sich nach Bequemlichkeit. Wenn sie Sie also mit ihrer Karte bezahlen möchten, warum geben Sie ihnen nicht die Möglichkeit, dies zu tun?

Bei Verwendung der richtigen Software kann die Konfiguration der Option zur Annahme von Online-Zahlungen und das Einfügen eines Zahlungslinks auf Ihre Rechnung so einfach wie 1,2,3 sein und der gewonnene Wettbewerbsvorteil wird von unschätzbarem Wert sein. Jetzt werde ich ohne weiteres in die Vorteile einer Online-Rechnungssoftware eintauchen.

Erkennen Sie, dass Rechnungssoftware ein Glücksfall ist

Ich möchte Sie jetzt bitten, sich von der Last zu befreien, alle oben genannten Informationen jedes Mal manuell eingeben zu müssen, wenn Sie bezahlt werden möchten. Die Verwendung einer automatisierten Online-Rechnungssoftware gibt Ihnen garantiert Sicherheit und mehr Zeit, sich auf Ihre Schreibaufgaben zu konzentrieren.

Bei der Rechnungssoftware müssen Sie Kopfzeile, Kundeninformationen, Leistungsliste, Geschäftsbedingungen und Zahlungsbedingungen insgesamt ein einziges Mal hinzufügen. Danach werden die Informationen in der Cloud gespeichert und automatisch für zukünftige Rechnungen an denselben Kunden generiert.

Kein lästiges Suchen nach E-Mail-Adressen oder das Durchsuchen von jahrelangem Papierkram. Melden Sie sich einfach in Ihrem Online-Konto an und alles ist da. Sie können schnell sehen, welche Rechnungen gesendet wurden und welche ausstehen, sowie Scans Ihrer Belege hinzufügen.

Diese Aufzeichnungen sind immer praktisch, wenn die Steuersaison beginnt. Sie können verschiedene Finanzberichte erstellen, die Ihnen das Leben erleichtern.

Ein weiterer Vorteil, den manche Software bietet, ist eine Zahlungserinnerungsfunktion, die Ihnen den Zwang nimmt, selbst etwas aufsetzen zu müssen. Auf Knopfdruck können Sie die Software anweisen, Ihrem Kunden eine schnelle, höfliche Erinnerung zu senden.

Zudem gestaltet die Software alles professionell und macht den Abrechnungsprozess rundum schmerzfreier. Ganz zu schweigen davon, dass Sie mit einigen Softwareoptionen Ihren Rechnungen etwas Persönlichkeit verleihen können, indem Sie eine Vielzahl von Vorlagen zur Auswahl anbieten und Ihr bevorzugtes Farbschema für Ihr Logo auswählen können.

Zuletzt…

sich bei Ihren schreibenden Kunden zu bedanken, ist eine hervorragende Möglichkeit, die Beziehung zu pflegen. Aber wenn Sie mit vielen verschiedenen Leuten zusammenarbeiten, kann es schwierig sein, sich daran zu erinnern und individuelle Dankeschöns zu versenden. Die Möglichkeit, direkt auf der Rechnung eine personalisierte Nachricht hinzuzufügen oder nach Zahlungseingang eine automatische Dankesnachricht zu senden, kann wirklich das Sahnehäubchen sein.

InvoiceBerry bietet Ihnen diese Option zusammen mit allen anderen oben beschriebenen Funktionen. Fühlen Sie sich frei, ein wenig herumzustöbern, aber am Ende des Tages denke ich, dass Sie keine andere Online-Rechnungssoftware finden werden, die die Interessen freiberuflicher Autoren so am Herzen liegt wie wir.

Frohe Rechnungsstellung!