Todo lo que los escritores independientes necesitan saber sobre facturación

Ya sea que sea un escritor independiente novato o un Shakespeare experimentado, lo más probable es que facturar a los clientes sea una parte inevitable de su vida. Una vez que haya prestado su servicio, la factura suele ser la frontera final y lo único que se interpone en el camino de su merecida recompensa financiera.

Es por eso que quería tomarme el tiempo para explicar los entresijos de la facturación, ya que se relaciona directamente con los redactores de palabras independientes.

Técnicamente hablando, una factura es una solicitud de pago enviada por un proveedor (también conocido como escritor) que enumera los bienes o servicios (también conocido como contenido) proporcionados a un comprador (también conocido como cliente). Si te pareces en algo a algunos de mis otros amigos escritores, es posible que instintivamente retroceda ante la idea de facturar a tus clientes. Por alguna razón, los tipos creativos parecen preferir evitar el acto no tan artístico de preparar y enviar facturas.

Sin embargo, en esta época, realmente no puede darse el lujo de ceder a este tipo de idiosincrasias. Porque al final del día, por defecto de ser autónomo, tú y solo tú eres responsable de mantener las luces encendidas. Y los clientes de hoy esperan que se les presente un registro oficial antes de realizar cualquier pago.

Para seguir proporcionando y recibiendo el reembolso de su gran cantidad de talento creativo, realmente debe incorporarse y comenzar a evitar ciertos errores de facturación como lo haría con la plaga.

Puede parecer desalentador ahora con el bloqueo del escritor, los plazos y las reflexiones sobre la estrategia de contenido que ya te nublan la mente. Sin embargo, se garantiza que los consejos que se describen a continuación optimizarán su vida laboral y serán un estímulo para que le paguen.

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Evalúe cuidadosamente y evite cambios cortos a usted mismo.

La competencia por escritores independientes es dura dados los altos niveles de flexibilidad y la potencial ganancia monetaria. En primer lugar, debe evaluarse a sí mismo frente a la competencia para determinar qué tan valiosos son sus servicios.

No deje piedra sin remover mientras explora su creciente cartera de experiencias y competencias. Incluso si eres nuevo en el juego, evita descontar tu competencia y hacer cambios cortos a medida que desarrollas un sistema para determinar tus tarifas de escritor.

Créame, luchar por averiguar cuánto cobrar por cada nuevo proyecto no vale la pena el estrés si puede evitarlo. En su lugar, trate de tener algo parecido a un plan elaborado de antemano.

Podría ser una tarifa plana en la que cobra por palabra, factura por hora o realmente lo que sea que funcione para su contexto dado, solo asegúrese de pensarlo un poco con anticipación.

Y debido a que el tiempo es tan valioso, cuando establezca su tarifa, intente incluir un margen para servicios menos cuantificables como la investigación y el intercambio con el cliente. Desea asegurarse de que es competitivo, pero también de una compensación justa por comunicar ideas de manera efectiva poniendo el lápiz sobre el papel (o el teclado).

Realmente no es tarea fácil. Esta guía más detallada sobre la configuración de la tasa de escritor ofrece excelentes consejos adicionales.

Incluya TODA la información relevante

Ahora entremos en los aspectos prácticos de las cosas.

Lo primero que se incluye en una factura es el encabezado de una empresa y debe incluir lo siguiente:

• Tu nombre
• Información de contacto (dirección postal, dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.)
• Número de entidad legal: esto variará según los requisitos de permiso / licencia de su país
• Logotipo: si aún no tiene uno, por el bien de su conocimiento de marca de autónomo, le insto a que desarrolle uno
• Fecha

El ejemplo resaltado arriba, creado por un colega mío, garantiza que la información pertinente se incluya en el encabezado de la factura. Al final del día, desea que sea lo más fácil humanamente posible para sus clientes comunicarse con usted en caso de que lo necesiten.

En segundo lugar, desea registrar siempre correctamente la información de su cliente . Ya sea una empresa o una persona que solicitó y se benefició de sus servicios, debe incluir los siguientes datos de contacto debajo de los suyos:

• El nombre del cliente o el nombre de la empresa (si es posible, debe intentar anotar la persona específica que está a cargo de las cuentas por pagar)
• Dirección de envio
• Datos de contacto (dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc.)

Si su cliente es una gran empresa con un departamento de contabilidad dedicado, es especialmente útil que sea lo más descriptivo posible para que sepan qué códigos de proyecto cobrar al aprobar el pago de su escritura.

A continuación, cada factura que envíe debe mostrar una buena descripción de los servicios que ha brindado a su cliente junto con su costo. Así que asegúrese de incluir:

• Una lista de servicios completados
• Costos asociados a cada uno de los servicios prestados
• Cantidades específicas (por ejemplo, número de artículos, recuento de palabras / páginas, etc.)
• Importe total adeudado

Este desglose de los servicios nunca debería ser una sorpresa para los clientes, ya que habrías discutido de antemano cómo cobrar por tus servicios de redacción. Por lo general, se cobra por página, por artículo, según el recuento de palabras o la cantidad de horas trabajadas a una tarifa acordada.

Independientemente, ayuda a explicar exactamente por qué se está pagando. Además, si fue contratado para una serie de servicios, asegúrese de agregar cada uno a una nueva línea para que sea más fácil de digerir y organizar.

La cantidad que el cliente le debe, lógicamente, seguirá a medida que cuente las líneas de pedido que describen sus servicios y costos. Siempre en negrita la cifra total adeudada para enfatizar. Esto hace que sea fácil para el cliente ver cuándo está listo para realizar el pago.

Definir términos y condiciones de pago acordados

Las fechas de vencimiento de los pagos, los plazos del proyecto, los anticipos y cualquier otro término o condición que ambas partes hayan acordado deben incluirse en la factura. Las fechas de vencimiento varían según las circunstancias, pero la mayoría de los trabajadores autónomos y los sistemas de facturación utilizan un cronograma de 30, 45 o 60 días.

También es mejor ponerse de acuerdo y especificar los deseos de pago, como si prefiere que le paguen en efectivo, cheque, depósito directo o un servicio como PayPal. Además, puede optar por cobrar una tarifa por pago atrasado por las facturas que se paguen después de su fecha de vencimiento. A algunos escritores independientes les gusta usar esta estrategia para asegurarse de que les paguen a tiempo.

Una vez más, es mejor ser lo más claro y detallado posible para garantizar una navegación fluida y el próximo pago.

En el ejemplo anterior, los términos y condiciones acordados y los términos de pago pueden indicarse explícitamente junto con cualquier nota adicional que desee dejar para los clientes. Asegúrese de usarlo según sea necesario.

Una forma sugerida sería agregar un toque personal diciendo gracias por debajo del monto total adeudado. Cualquier otra información adicional o recordatorios también podría ir muy bien en la sección de notas adicionales personalizadas.

Para obtener más orientación, aquí hay un buen artículo que detalla las mejores prácticas para los términos y condiciones de pago en lo que respecta a las facturas.

Seguimiento de retrasos en los pagos

Tu sabes como va. La vida se vuelve abrumadora y la gente se olvida de las cosas. Sin embargo, cuando se trata de su compensación por un trabajo bien hecho, querrá ser proactivo en el seguimiento. Usted y su cliente habrían acordado un plazo de pago. Suponiendo que cumplió con su parte del trato, debe recordarles su obligación.

Sé que puede ser un poco estresante contactar a un cliente y preguntarle sobre pagos atrasados. Pero viene con el territorio de los autónomos. Mantén la compostura y comienza por redactar un mensaje de seguimiento firme pero cortés. Este artículo proporciona 5 plantillas de correo electrónico que puede considerar como inspiración.

Además, como se mencionó anteriormente, las multas por pago atrasado es algo que puede optar por indicarle a su cliente incluso antes de comenzar a escribir para él. Si decide seguir esta ruta, asegúrese de indicar claramente los términos de los cargos por intereses directamente en su factura. Para su información, el 10-20% del monto total de la factura tiende a ser una tasa de cargo bastante común entre la comunidad de escritores.

Acepte pagos con tarjeta en línea e incluya un enlace de pago

Todo se ha movido en línea y los pagos con tarjeta se han convertido rápidamente en el estándar de la industria porque, en el mundo digital actual, la conveniencia es el rey.   Entonces, si aún no está ofreciendo a sus clientes la opción de pagarle en línea, realmente debería hacer que corregir esto sea una prioridad.

Se estima que los pagos en línea pueden hacer que pague 17 días más rápido que la alternativa y eso es solo el promedio. Dependiendo de sus circunstancias, podría ser incluso más rápido.

Básicamente, estás en el negocio de vender tus servicios de creación de contenido. Y en los negocios, siempre debe concentrarse en satisfacer y satisfacer las necesidades de los clientes. Los clientes anhelan la comodidad, así que si quieren pagarle con su tarjeta, ¿por qué no darles la opción de hacerlo?

Cuando se utiliza el software adecuado, configurar la opción para aceptar pagos en línea e incluir un enlace de pago en su factura puede ser tan fácil como 1,2,3 y la ventaja competitiva obtenida será invaluable. Ahora, sin más preámbulos, me sumergiré en los beneficios del software de facturación en línea.

Reconozca que el software de facturación es un regalo del cielo

Ahora me gustaría implorarle que se libere de la carga de tener que ingresar manualmente en forma repetida toda la información descrita anteriormente cada vez que quiera que le paguen. El uso de software de facturación automatizada en línea está garantizado para brindarle tranquilidad y más tiempo para concentrarse en sus tareas de redacción.

El software de facturación requiere que agregue su encabezado, información del cliente, lista de servicios, términos y condiciones y términos de pago un total de una sola vez. Después de eso, la información se guardará en la nube y se generará automáticamente para futuras facturas al mismo cliente.

No más problemas para encontrar una dirección de correo electrónico o revisar años de papeleo. Simplemente inicie sesión en su cuenta en línea y todo estará allí. Puede ver rápidamente qué facturas se han enviado y cuáles están pendientes, así como agregar escaneos de sus recibos.

Estos registros siempre son útiles cuando llega la temporada de impuestos. Podrás crear varios informes financieros que te ayudarán a hacer la vida más fácil.

Otra ventaja que ofrecen algunos programas es una función de recordatorio de pago que elimina la presión de tener que redactar algo usted mismo. Con solo hacer clic en un botón, puede indicarle al software que envíe un recordatorio rápido y cortés a su cliente.

El software también presenta todo de manera profesional y hace que el proceso de facturación sea mucho más sencillo. Sin mencionar que algunas opciones de software le permiten agregar algo de personalidad a sus facturas al ofrecer una gama variada de plantillas para elegir, además de permitirle elegir su esquema de color preferido para combinar con su logotipo.

Finalmente…

dar las gracias a sus clientes escritores es una forma excelente de fomentar la relación. Pero si está trabajando con muchas personas diferentes, puede ser difícil recordar y enviar agradecimientos individuales. La capacidad de agregar un mensaje personalizado directamente en la factura o enviar una nota de agradecimiento automatizada después de recibir el pago realmente puede ser la guinda del pastel.

InvoiceBerry le ofrece esta opción junto con todas las demás funciones descritas anteriormente. Siéntase libre de comparar precios, pero al final del día, creo que no encontrará ningún otro software de facturación en línea que tenga los mejores intereses de los escritores independientes en el fondo como nosotros.

¡Feliz facturación!