10 sposobów na stworzenie zdrowej kultury informacji zwrotnych w dowolnej firmie

Ku mojej ciągłej frustracji moi rodzice zawsze dali mi entuzjastyczną, idealną 10. I chociaż dzisiaj doceniam ich motywacje — budowanie pewności siebie i pokazywanie nam, że wyniki nie mają znaczenia — w rezultacie nigdy nie wiedziałem, co należy poprawić. Nigdy nie wiedziałem, które salto jest lepsze, czy obraz, który narysowałem, rzeczywiście wyglądał jak mój tata (nie wyglądał).

Jest tu pogrzebana głębsza lekcja. Uzyskanie szczerej opinii jest trudne. Wraz z rozwojem mojej kariery znalazłem się w sytuacji, w której inni potrzebują mojej opinii — a to też może stanowić wyzwanie. Informacja zwrotna jest tak ważna dla rozwoju osobistego i zawodowego, ale może być nieuchwytna.

Dużo o tym pomyśleliśmy w Animalz, miejscu, w którym nieustannie przekazujemy i otrzymujemy informacje zwrotne.

Zdrowa kultura informacji zwrotnych to sposób, w jaki firmy i ludzie osiągają doskonałe wyniki

Opinia nie jest serią jednorazowych komentarzy w dokumencie Google. To nie jest wymiana transakcji pomiędzy menedżerem a jej pracownikiem.

Informacja zwrotna to wartość, którą należy starannie wpleść w kulturę firmy. Wszyscy w zespole powinni oczekiwać szczerej, konstruktywnej informacji zwrotnej na temat swojej pracy, ze świadomością, że jest to część ich podróży w kierunku lepszej, bardziej satysfakcjonującej pracy. Osoby, którym powierzono przekazywanie informacji zwrotnych, powinny być w stanie wyrazić swoje przesłanie bez zawstydzania lub tworzenia wrogiego środowiska pracy.

Zdrowa kultura informacji zwrotnej nie powstaje z dnia na dzień, ale dzięki dobremu procesowi i właściwemu podejściu można to zrobić w dowolnej firmie. Oto 10 konkretnych sposobów na rozpoczęcie własnych postępów.

Część pierwsza: Przekazywanie opinii

Twoje własne umiejętności pisania, projektowania lub tworzenia nie czynią Cię automatycznie dobrym nauczycielem. W rzeczywistości wielu ekspertów w danej dziedzinie ma trudności z udzielaniem dobrych opinii, ponieważ nie pamiętają, jak to było być początkującym. To jeden z powodów, dla których zalecamy tworzenie tak rozbudowanej struktury wokół przekazywania informacji zwrotnych.

1. Ustal podstawowe zasady

Twoja wizja na wysokim poziomie, w jaki sposób informacje zwrotne wpisują się w wartości firmy, nadaje ton wszystkim, co nastąpi. Utwórz dokument, który przedstawia twoją wizję zdrowej kultury informacji zwrotnej, dodaj go do deklaracji wartości i upewnij się, że jest on częścią wdrażania nowych pracowników i przeglądów wydajności.

Świetna kultura informacji zwrotnych często zaczyna się na samym szczycie. Kiedy przywództwo jest dobre w dostarczaniu informacji zwrotnych i jest chętne do ich przyjmowania, reszta zespołu pójdzie w ich ślady.

2. Wprowadź procesy w miejscu

Przypadkowa informacja zwrotna nie jest pomocna — jest destrukcyjna i bezproduktywna. Potrzebny jest proces tworzenia spójnych, wiarygodnych informacji zwrotnych, które skalują się wraz z rozwojem zespołu.

W Animalz korzystamy z systemu informacji zwrotnej inspirowanego przez przedsiębiorcę i inwestora Jasona Freedmana. Każdy fragment treści jest sprawdzany na 30% etapie — oznacza to, że jest z grubsza zrobiony w 30%, a redaktor ma swobodę oceniania go na wysokim poziomie. Na tym wczesnym etapie redaktor może na przykład zasugerować, aby utwór obrał zupełnie nowy kierunek. Artykuły są ponownie sprawdzane na 90% etapie, co oznacza, że ​​zbliżają się do końca, a autor potrzebuje pomocy w ich dopracowaniu.

Proces ten jest jasno wyjaśniony wszystkim nowym pracownikom i jest wbudowany bezpośrednio w nasz przepływ pracy. Zapobiega to znaczącemu problemowi, który napotkaliśmy na początku, gdzie główne informacje zwrotne zostały dostarczone na późnym etapie procesu, wykolejając projekt i frustrując autora. Oczekiwania są jasne, proces udokumentowany, a wyniki wysoce przewidywalne.

3. Zdecyduj, kto przekazuje informacje zwrotne

W pierwszym startupie, w którym pracowałem, otrzymywałem informację zwrotną od tak wielu osób, że często byłem sparaliżowany bezczynnością. Kilku interesariuszy, w tym mój szef i ich szef, zebrało opinie na temat e-maili, postów na blogach, kopii produktów itp. Sprzeczne opinie ze sprzecznych tytułów są niezwykle frustrujące, nie wspominając o szalenie nieefektywnym.

Interesariusz to osoba zaangażowana w projekt i zdolna do wyrażenia opinii. Interesariuszem nie jest ktoś, kto ma wymyślny tytuł, który od czasu do czasu wydaje się ważyć. Zdecyduj z wyprzedzeniem, kim są ci ludzie. Potrzebujesz również osoby bezpośrednio odpowiedzialnej (DRI) — jest to osoba, która może rozwiązać sprzeczne informacje zwrotne wśród interesariuszy.

4. Postaw się w sytuacji odbiorcy

Empatia otwiera drzwi do ciekawości. Jeśli wyjaśnisz swojemu zespołowi, że rozumiesz pełny kontekst jego pracy, łatwiej będzie Ci porozmawiać o tym, jak ulepszyć poszczególne jednostki pracy.

Na przykład opinie na temat wpisu na blogu mogą się nie powieść, jeśli nie weźmiesz pod uwagę historii konta, celu projektu, innej pracy, którą wykonuje ta osoba, a nawet stanu życia osobistego tej osoby.

Każdy otrzymuje informację zwrotną nieco inaczej, więc przygotuj się na dostosowanie swojej konstruktywnej krytyki do każdej osoby, która ją otrzyma. Lepiej to zrozumieją i szybciej zobaczysz lepsze wyniki.

5. Podsumuj główne tematy

Świetne opinie są często bardzo wysokie. Ponownie, używając posta na blogu jako przykładu, domyślnym mechanizmem opinii jest pozostawienie komentarzy w dokumencie. Jeśli jesteś odbiorcą tych informacji zwrotnych, może to być bardzo trudne.

Jeśli odpowiadasz za przekazanie opinii, rozważ umówienie się na szybkie spotkanie, aby omówić fragment. Możesz zadawać pytania o to, dlaczego autor podjął określone decyzje, lub zaoferować ramy, z których może skorzystać autor, aby podjąć własne decyzje dotyczące ulepszenia utworu.

Podsumowując, całościowy obraz pomaga pisarzom/projektantom/programistom zrozumieć „dlaczego”, a to znacznie ułatwia im zobaczenie „jak” i „co”.

6. Nie bądź palantem

Kiedy byłem na studiach, marzyłem o zostaniu dziennikarzem modowym. Po ukończeniu studiów dostałem pracę w ekskluzywnym butiku, aby zacząć uczyć się podstaw branży.

Pewnego dnia główny sprzedawca poprowadził mnie przed lustrem i pokazał mi szczegółowo wszystkie braki w moim stylu, a mój wygląd nie był wystarczająco dobry. Ten rodzaj „sprzężenia zwrotnego” był normą — zamiast uczyć się stylu i mody, zacząłem niepokoić się ubieraniem do pracy.

Przekazywanie informacji zwrotnej to nie tylko bycie miłym – z pewnością powinieneś spodziewać się kilku szczerych rozmów – ale empatia jest tak ważna. Zastraszanie, zawstydzanie i protekcjonalność nie działają. Najlepsza informacja zwrotna to współpraca, w której nadawca i odbiorca dążą do tego samego celu.

Część druga: Otrzymywanie opinii

Prawdziwie zdrowa kultura informacji zwrotnych zależy od zdolności zespołu do słuchania i pokornego przyjmowania informacji zwrotnych od dyrektora generalnego po zupełnie nowego stażystę. Kiedy w szczególności przywództwo wykazuje zdolność do przyswajania i pozytywnego reagowania na informacje zwrotne, wpływa to na całą firmę.

7. Miej otwarty umysł

Ułatw innym przekazywanie Ci informacji zwrotnych, zadając dodatkowe pytania, bądź otwarty na wszelkie opinie i cierpliwie słuchając, co mają do powiedzenia Twoi rówieśnicy.

James Clear pisze, że „ludzie, którzy mają nastawienie na rozwój, są bardziej skłonni do maksymalizacji swojego potencjału. Mają tendencję do uczenia się na krytyce, a nie jej ignorowania, do pokonywania wyzwań zamiast ich unikania oraz do znajdowania inspiracji w sukcesie innych, a nie w poczuciu zagrożenia”.

Nie jesteś najlepszy, nie wiesz wszystkiego, więc poczuj się komfortowo — to jedyny sposób, w jaki wyrośniesz na najlepszego twórcę, jakim możesz być.

8. Ćwicz aktywne słuchanie

Aktywne słuchanie jest dokładnie tym, na co wygląda, ale łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Aby naprawdę słuchać, powinieneś być w pełni zaangażowany, gotowy do zadawania pytań i robienia notatek.

Oto kilka wskazówek z Centrum Kreatywnego Przywództwa:

• Powstrzymaj się od osądu: Daj osobie udzielającej informacji zwrotnej szansę na wypowiedzenie się. Nie przestawaj słuchać, bo nie podoba ci się coś, co powiedzieli.
• Wyjaśnij: Jeśli nie masz 100% jasności co do informacji zwrotnej, zadawaj pytania, dopóki nie będziesz.
• Podsumowanie: Powtórz informację zwrotną do dostawcy, aby upewnić się, że oboje jesteście wyrównani. To świetny sposób na pełne zaangażowanie obu stron.

Możesz także zastanowić się nad opiniami, zanim podejmiesz w związku z nimi działania. Na przykład szybka korekta artykułu prawdopodobnie nie zapewni najlepszych wyników.

9. Nie bądź defensywny

Nie zgadzam się z opiniami, ale to nie znaczy, że powinieneś się o to spierać. Zwróć uwagę na spór, a następnie daj sobie trochę czasu i przestrzeni, aby naprawdę o tym pomyśleć. Możliwe, że twoja pierwotna praca była bezbłędna — możliwe jest również, że twoje ego uniemożliwiło ci jasne myślenie w momencie, gdy otrzymywałeś informację zwrotną.

10. Bądź obiektywny

Kiedy praca jest jednocześnie twoją pasją twórczą, oderwanie się od niej może być bardzo trudne. Mimo to ważne jest, aby być jak najbardziej obiektywnym, jeśli masz nadzieję, że wykonasz swoją najlepszą pracę.

Jednym ze sposobów, w jaki działa to w świecie agencji, jest sytuacja, w której najciekawszy kierunek twórczy nie pokrywa się z oczekiwaniami klienta. Twój kierownik lub redaktor może zaoferować informację zwrotną, która kieruje cię w stronę klienta, podczas gdy twoje własne instynkty ciągną cię w innym kierunku. Bądź obiektywny w sytuacji i zaakceptuj, że najlepszy wynik może nie być najbardziej kreatywnym wyrazem Twojej pracy pisarskiej/projektowej/programistycznej.

Dawaj, otrzymuj i rozwijaj się

Zdrowa kultura informacji zwrotnych sprawi, że Twoje miejsce pracy będzie przyjemniejsze, bardziej satysfakcjonujące i bardziej produktywne. Tworzenie procesów i pokonywanie nieuniknionych przeszkód po drodze to tylko rodzaj trudnej (a czasem żmudnej) pracy, która jest wymagana do zbudowania wspaniałej firmy.