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DAM ガバナンス構造を定義する方法

公開: 2023-03-24

新しいデジタル資産管理 (DAM) システムをセットアップするとき、ガバナンスは通常、To Do リストの一番下にあり、場合によっては完全に忘れられてしまいます。 システム構成、法令順守、ユーザー許可、分類法、メタデータ、トレーニングなどを既に調整しています。ガバナンスについてもすぐに心配する必要がありますか?

そうです。 ガバナンスは、これらすべてに影響を与えます。 それがなければ、DAM は長期的には秩序よりも混乱をもたらす可能性があります。 それを放置したり、ギリギリまで押し込んだりしないでください。 DAM ジャーニーの開始時から、DAM ガバナンス構造を最優先する必要があります。

DAMガバナンスとは?

すでにお気づきのように (難しい方法を学ばなかったことを願っています)、DAM はそれ自体では実行されません。 これは、設定して忘れるシステムではありません。

DAM のコンテキストでは、ガバナンスとは、標準、ポリシー、およびベスト プラクティスを維持および進化させることです。 これには、企業のデジタル資産管理に関わる人、プロセス、テクノロジーが含まれます。

ガバナンス ドキュメントは、安定性を提供し、長期にわたって DAM をスムーズに実行し続けるための情報、ガイドライン、およびポリシーを定義します。 このフレームワークは、ビジネスとシステムが進化し、利害関係者とエンドユーザーがコミットメントを変更し、会社に出入りするときに、DAM がジャンクドロワーに変わるのを防ぎます。

文書化されたガバナンス ポリシーは、リスク管理をサポートし、全体的なビジネス目標との継続的な整合を確保します。 DAM ガバナンスには、組織のニーズに合わせてシステムを管理、変更、および適応させるために、利害関係者と継続的に協力することも含まれます。 DAM の持続的な成功のために、関連するすべての利害関係者間のコミュニケーションを確立し、維持します。

どこから始めればよいですか?

DAM のセットアップと起動中に取り組む質問の多くは、ガバナンス ポリシーを定義するときに焦点を当てる必要がある質問と同じです。 マルチタスク! 最初から回答を定義して文書化することで、これらの質問を後で再検討する必要がなくなります。

ガバナンス ドキュメントは、ビジネスとその優先事項の進化に合わせて定期的に見直し、更新する必要がある生きたドキュメントになります。 DAM と同様に、「設定して忘れる」わけではありません。 問題が発生するまで待つのではなく、DAM ジャーニー全体でそれを覚えていれば、後で自分に感謝することができます。

ガバナンス計画では、次の質問に対処する必要があります。

  • DAM には何が入りますか?
  • 誰が DAM にアクセスできますか? そのアクセス権でコンテンツのどの領域を表示できますか? そして、彼らは見ることができるコンテンツで何をすることが許されていますか?
  • 必要な命名規則は何ですか?
  • 誰がメタデータを適用していますか? 彼らが従わなければならない標準と要件は何ですか?
  • バージョン管理はどのように処理されますか?
  • ライセンスおよび規制要件は何ですか?
  • 期限切れのアセットはどのように処理されますか? アーカイブ プロセスとは何ですか?
  • 誰がトレーニングを提供する責任がありますか?
  • DAM の基準と要件の実施と更新の責任者は誰ですか?
  • 変更や更新はユーザーにどのように通知されますか?
  • 何か問題が発生した場合の報告プロセスはどのようなものですか? どのタイプの問題 (技術、法律、コンテンツなど) を誰が解決する責任があるか。

このリストは今のところ圧倒されているように見えますか? 次に、基本的な目的ステートメントから始めて、そこから構築していきます。 DAM が存在する理由それは誰のためで、どのような目標を達成することが期待されていますか?

より深く掘り下げる: デジタル資産管理システムを実装するための 12 ステップのガイド

平和の維持: DAM 関係者との協力

DAM ポリシーとプロセス要件を紙に書き出すのは簡単です。 賛同を得て、それらのポリシーと要件を適用することは、大変な作業の出番です。ガバナンス ドキュメントは、その内容が実装および適用されていなければ価値がありません。

DAM は、企業内のさまざまな、場合によっては競合する部門や部門のニーズを満たす必要があるエンタープライズ レベルのシステムである可能性があります。 DAM が成功するためには、これらの部門に発言権が必要です。

DAM に出入りする資産を直接処理していないが、システムの成功と適切な管理に既得権を持っているビジネス分野の利害関係者もいるということを忘れないでください。 IT チームと法務チームは、マーケティング チームとクリエイティブ チームと共に意見を述べる必要があります。 組織図のすべてのレベルからの賛同は、リーダーシップからエンドユーザーまで、DAM の成功にとって重要です。 DAM のユーザー エクスペリエンスをあらゆる角度から見て、全体像を把握し、最高のエクスペリエンスを提供する必要があります。 これらすべてを機能させるための鍵はコミュニケーションです。

すべての利害関係者の役割と責任を定義するときは、徹底してください。 DAM の成功に対する彼らのコミットメントに対する期待を明確にしてください。 積極的で熱心な利害関係者が必要です。誰かがその役割の期待に応えていない場合は、代わりを探す力があると感じる必要があります。

ドキュメントでは、特定の人員の名前や役職ではなく、役割について言及していることを確認してください。 人々は会社を辞めるか、新しい社内コミットメントを引き受け、組織図は変化します。 新しいメンバーが DAM チームに参加するとき、彼らの役割が明確に定義されていると、移行が容易になります。

同様に、常に全員が平等に発言することを意識してください。 DAM 利害関係者のチームに強い個性が混在している場合、部屋で最も大きな声に屈したり、エンドユーザーの最大のグループを代表する利害関係者に任せたりするのは難しい場合があります。

ガバナンス計画の一環として、DAM が関与する主要な決定に対して投票ポリシーを制定し、今後の道筋を決定するのに役立つ平等な機会を全員に与えることを検討することができます。 誰もが自分の意見を聞いていると感じる必要があります。

DAM ジャーニーの初日から定期的に関係者と関わることで、プロジェクトは順調に進みます。 DAM がエンドユーザーに開かれる前に、会議の開催を開始します。 ユーザーからのフィードバックを定期的に確認して対処し、プロセスとポリシーに変更が必要かどうかを評価し、技術的なアップグレードの潜在的な必要性を評価します。 すでにアクティブなシステムにガバナンスを定着させることは、指数関数的に難しくなります。 不可能ではありませんが、挑戦的です。

システムが起動するまで、ユーザーや利害関係者とのガバナンスに対処するのを待っていれば、ほとんどの主要な決定は下されています。 全員が最初から関与することで、DAM に対する当事者意識が高まり、成功への継続的な投資が促進されます。

DAM が計画を立ててメンテナンスに移行するにつれて、ミーティングの頻度は減るかもしれませんが、終わりはありません。 利害関係者とユーザーの関与を維持するために、会議を継続する必要があります。 DAM がロールアウトされ、ガバナンス ドキュメントが作成されると、それらの価値が低下することはありません。

DAM が進化し、成長するにつれて、決定を下す必要があり、それらの決定に常に関与し続ける必要があります。 既存のガバナンス ポリシーは将来の決定の指針となりますが、それは生きた文書であることを忘れないでください。 利害関係者とエンドユーザーがワークフローとプロセスの変更と改善に関するフィードバックと提案を提供できるように、明確に定義されたチャネルを常に用意してください。

ガバナンス ドキュメントを秘密の場所に隠さないでください。 簡単にアクセスでき、ユーザーがいつでも確認できるように開いていることを確認してください。 ドキュメントに関する質問やフィードバックをいつでも受け入れてください。

より深く掘り下げる: DAM ワークフローが必要な理由と、それをどのようにマッピングするか

ガバナンスは必要ありません: DAM マネージャーがいます

専用の DAM マネージャーの役​​割を持つことがガバナンスであると誤解しないでください。 はい、彼らはおそらく図書館科学または DAM 管理の学位を取得しており、DAM のすべてのベスト プラクティスに精通しています。 ユーザーと話し合い、ニーズや意見を検討します。 では、最終的にすべての決定に責任を負うのは彼らではないでしょうか? 彼らは DAM を管理する「正しい」方法を知っています。それが彼らを雇った理由です。

申し訳ありませんが、いいえ。 1 人のシステム マネージャーが一方的にすべての決定を下し、それを導くガバナンス ポリシーがないことは理想的ではありません。 これは、賛同を得て、使用しているシステムに対するユーザーの所有感をユーザーに感じてもらうための最善の方法ではありません。 また、DAM マネージャーはすべてのベスト プラクティスを知っているかもしれませんが、ユーザー ベースのさまざまな側面からエンド ユーザーとして毎日 DAM を使用しているわけではありません。

はい、ベスト プラクティスには理由がありますが、すべてのシナリオや状況で常に機能するとは限りません。 特定のユーザーとそのビジネス ニーズにとって最適なソリューションでない場合、ベスト プラクティスを強制することはできません。

DAM マネージャーは、ガバナンス ポリシーを使用して、標準と秩序を前進させ、維持しますが、ベスト プラクティスに関しては柔軟性が必要な場合があることも認識します。 場合によっては、ベスト プラクティスに隣接することでエンド ユーザーの生活が楽になり、リスクや障害が発生しない場合は、喜んで 1 インチか 2 インチ与える必要があります。

幸せな DAM ユーザーは、長期的な成功を維持しているアクティブな DAM ユーザーです。 DAM の成功は、DAM マネージャーのリーダーシップと同様に、利害関係者とエンド ユーザーの関与に大きく依存します。


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