Comment définir votre structure de gouvernance DAM

Lors de la mise en place d'un nouveau système de gestion des actifs numériques (DAM), la gouvernance se situe généralement au bas de la liste des tâches et, dans certains cas, complètement oubliée. Vous jonglez déjà avec les configurations système, la conformité légale, l'autorisation des utilisateurs, la taxonomie, les métadonnées, la formation, etc. Devez-vous également vous soucier de la gouvernance tout de suite ?

Oui, vous le faites. La gouvernance touche toutes ces choses et plus encore. Sans cela, votre DAM peut apporter plus de chaos que d'ordre à long terme. Ne le laissez pas de côté ou ne le poussez pas à la dernière minute. Une structure de gouvernance DAM doit être une priorité dès le début de votre parcours DAM.

Qu'est-ce que la gouvernance du DAM ?

Comme vous le savez déjà - et, espérons-le, vous n'avez pas appris à la dure - un DAM ne s'exécute pas tout seul. Ce n'est pas un système de réglage et d'oubli.

Dans le contexte d'un DAM, la gouvernance est la pratique consistant à maintenir et à faire évoluer les normes, les politiques et les meilleures pratiques. Il englobe les personnes, les processus et la technologie impliqués dans la gestion des actifs numériques de votre entreprise.

La documentation de gouvernance définit les informations, les directives et les politiques qui assurent la stabilité et assurent le bon fonctionnement de votre DAM à long terme. Ce cadre empêchera votre DAM de se transformer en un tiroir à ordures à mesure que votre entreprise et le système évoluent, et que les parties prenantes et les utilisateurs finaux changent d'engagements et entrent et sortent de votre entreprise.

Des politiques de gouvernance documentées soutiennent la gestion des risques et garantissent un alignement continu sur vos objectifs commerciaux globaux. La gouvernance DAM comprend également une collaboration continue avec les parties prenantes pour gérer, modifier et adapter votre système aux besoins de votre organisation. Il établit et maintient la communication entre toutes les parties prenantes concernées pour un succès durable du DAM.

Où est-ce que je commence?

La plupart des questions auxquelles vous vous posez lors de la configuration et du lancement de votre DAM sont les mêmes questions sur lesquelles vous devez vous concentrer lors de la définition de vos politiques de gouvernance. Multi-tâches ! Épargnez-vous d'avoir à revoir ces questions plus tard en définissant et en documentant les réponses dès le départ.

Votre documentation de gouvernance sera un document évolutif qui devra être révisé et mis à jour régulièrement à mesure que votre entreprise et ses priorités évoluent. Comme le DAM, ce n'est pas "réglez-le et oubliez-le". Vous vous remercierez plus tard si vous vous en souvenez tout au long de votre parcours DAM plutôt que d'attendre qu'un problème survienne.

Votre plan de gouvernance doit répondre aux questions suivantes :

• Que se passe-t-il dans le DAM ?
• Qui a accès au DAM ? Quelles zones de contenu peuvent-ils voir avec cet accès ? Et que sont-ils autorisés à faire avec le contenu qu'ils peuvent voir ?
• Quelles sont les conventions de nommage requises ?
• Qui applique les métadonnées ? Quelles normes et exigences doivent-ils respecter ?
• Comment la gestion des versions sera-t-elle gérée ?
• Quelles sont vos exigences en matière de licences et de réglementation ?
• Comment les actifs expirés sont-ils gérés ? Quel est le processus d'archivage ?
• Qui est chargé de dispenser la formation ?
• Qui est responsable de l'application et de la mise à jour des normes et exigences DAM ?
• Comment les modifications et les mises à jour seront-elles communiquées à vos utilisateurs ?
• Quelle est la procédure de signalement en cas de problème ? Qui est chargé de résoudre quels types de problèmes (techniques, juridiques, de contenu, etc.).

Cette liste vous semble-t-elle écrasante en ce moment ? Ensuite, commencez par un énoncé d'objectif de base et construisez à partir de là au fur et à mesure. Pourquoi votre DAM existe-t-il ? À qui s'adresse-t-il et quels objectifs doit-il atteindre ?

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Maintenir la paix : travailler avec les parties prenantes du DAM

Mettre vos politiques DAM et vos exigences de processus sur papier est la partie la plus facile. Générer l'adhésion et faire appliquer ces politiques et exigences est là où le travail acharné entre en jeu. Votre documentation de gouvernance n'a aucune valeur si son contenu n'est pas mis en œuvre et appliqué.

Votre DAM est probablement un système au niveau de l'entreprise qui doit répondre aux besoins de divisions et de services variés et, dans certains cas, concurrents au sein de votre entreprise. Ces départements doivent avoir une voix si votre DAM réussit.

N'oubliez pas que vous avez également des parties prenantes dans des domaines d'activité qui ne gèrent pas directement les actifs entrant et sortant de votre DAM, mais qui ont un intérêt direct dans le succès et la bonne gestion du système. Vos équipes informatiques et juridiques ont besoin d'une voix aux côtés de vos équipes marketing et créatives. L'adhésion de tous les niveaux de l'organigramme est essentielle au succès de votre DAM, de la direction aux utilisateurs finaux. Vous devez examiner l'expérience utilisateur DAM sous tous les angles pour obtenir une image complète et offrir la meilleure expérience. La clé pour que tout cela fonctionne est la communication.

Soyez minutieux lorsque vous définissez les rôles et les responsabilités de toutes vos parties prenantes. Expliquez clairement vos attentes quant à leur engagement envers le succès du DAM. Vous voulez des parties prenantes actives et engagées, et si quelqu'un ne répond pas aux attentes de son rôle, vous devriez vous sentir en mesure de chercher un remplaçant.

Assurez-vous que vous faites référence à des rôles et non à des noms ou titres de personnel spécifiques dans votre documentation. Les gens quitteront l'entreprise ou prendront de nouveaux engagements internes, et les organigrammes changeront. Lorsque de nouveaux membres sont intégrés à l'équipe DAM, le fait d'avoir des rôles bien définis pour eux facilitera la transition.

De même, soyez conscient de toujours donner à chacun une voix égale. Lorsque vous avez un mélange de personnalités fortes dans votre équipe de parties prenantes du DAM, il peut être difficile de ne pas céder à la voix la plus forte dans la salle ou de s'en remettre à la partie prenante représentant le plus grand groupe d'utilisateurs finaux.

Vous pouvez envisager d'instituer une politique de vote pour les décisions majeures impliquant le DAM dans le cadre de votre plan de gouvernance afin de donner à chacun une chance égale d'aider à déterminer la voie à suivre. Tout le monde a besoin de se sentir entendu, sinon l'engagement en souffrira.

S'engager régulièrement avec vos parties prenantes dès le premier jour de votre parcours DAM permettra de démarrer le projet du bon pied. Commencez à organiser des réunions avant que votre DAM ne soit ouvert à tous les utilisateurs finaux. Examinez et répondez régulièrement aux commentaires des utilisateurs, évaluez si des modifications sont nécessaires à vos processus et politiques et évaluez le besoin potentiel de mises à niveau techniques. Faire en sorte que la gouvernance s'enracine dans un système déjà actif est exponentiellement plus difficile. Pas impossible, mais difficile.

Si vous attendez pour aborder la gouvernance avec vos utilisateurs et parties prenantes après le lancement du système, la plupart des décisions importantes ont été prises. Impliquer tout le monde dès le début favorise un sentiment d'appartenance au DAM et encourage un investissement continu dans son succès.

Au fur et à mesure que votre DAM progresse dans la planification et se lance dans la maintenance, la cadence de vos réunions peut devenir moins fréquente, mais il n'y a jamais de fin. Les réunions doivent se poursuivre afin de maintenir l'implication de vos parties prenantes et de vos utilisateurs. Leur valeur ne diminue pas une fois le DAM déployé et la documentation de gouvernance rédigée.

Au fur et à mesure que le DAM évolue et grandit, des décisions devront encore être prises, et ils doivent toujours rester impliqués dans ces décisions. Même si les politiques de gouvernance existantes guideront les décisions futures, n'oubliez pas qu'il s'agit d'un document évolutif. Ayez toujours des canaux clairement définis pour les parties prenantes et les utilisateurs finaux pour offrir des commentaires et des suggestions de modifications et d'améliorations des flux de travail et des processus.

Ne cachez pas votre documentation de gouvernance dans un endroit secret. Assurez-vous qu'il est facilement accessible et ouvert pour que les utilisateurs puissent le consulter à tout moment. Soyez toujours ouvert aux questions et aux commentaires sur la documentation.

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Je n'ai pas besoin de gouvernance : j'ai un responsable DAM

Ne commettez pas l'erreur de supposer qu'avoir un rôle de gestionnaire DAM dédié est votre gouvernance. Oui, ils ont probablement un diplôme en bibliothéconomie ou en gestion DAM et connaissent certainement bien toutes les meilleures pratiques DAM. Ils discutent avec les utilisateurs et tiennent compte de leurs besoins et de leurs opinions. Ne sont-ils donc pas ultimement responsables de toutes les décisions ? Ils connaissent la « bonne » façon de gérer un DAM — c'est pourquoi vous les avez embauchés.

Eh bien, désolé, mais non. Avoir un seul gestionnaire de système prenant unilatéralement toutes les décisions sans aucune politique de gouvernance pour les guider n'est pas idéal. Ce n'est certainement pas le meilleur moyen d'obtenir l'adhésion et de faire en sorte que vos utilisateurs se sentent propriétaires du système qu'ils utilisent. Et bien que le gestionnaire DAM connaisse toutes les meilleures pratiques, il n'utilise pas le DAM tous les jours en tant qu'utilisateur final de toutes les facettes de votre base d'utilisateurs.

Oui, les meilleures pratiques sont les meilleures pratiques pour une raison, mais elles ne fonctionnent pas toujours pour tous les scénarios et situations. Vous ne pouvez pas forcer une meilleure pratique si ce n'est pas la meilleure solution pour vos utilisateurs particuliers et leurs besoins commerciaux.

Le responsable DAM utilisera les politiques de gouvernance pour vous guider et maintenir les normes et l'ordre, mais il reconnaîtra également que vous devrez parfois faire preuve de souplesse en ce qui concerne les meilleures pratiques. Si parfois être adjacent aux meilleures pratiques facilite la vie des utilisateurs finaux et n'introduit pas de risque ou de désordre, vous devez être prêt à donner un pouce ou deux.

Les utilisateurs heureux du DAM sont des utilisateurs actifs du DAM qui restent engagés dans son succès à long terme. Le succès du DAM dépend autant de l'implication des parties prenantes et des utilisateurs finaux que du leadership du DAM Manager.