Cum să vă definiți structura de guvernare a DAM

Când se instalează un nou sistem de management al activelor digitale (DAM), guvernanța se află de obicei în partea de jos a listei de sarcini și, în unele cazuri, este uitată cu totul. Deja jonglați cu configurațiile de sistem, conformitatea legală, permisiunea utilizatorilor, taxonomia, metadatele, instruirea etc. Trebuie să vă faceți griji imediat despre guvernare?

Da, o faci. Guvernarea atinge toate aceste lucruri și multe altele. Fără el, DAM-ul tău poate aduce mai mult haos decât ordine pe termen lung. Nu o lăsați afară și nu o împingeți până în ultimul moment. O structură de guvernare a DAM ar trebui să fie în prim plan încă de la începutul călătoriei DAM.

Ce este guvernarea DAM?

După cum știți deja - și sperăm că nu ați învățat pe calea grea - un DAM nu funcționează singur. Nu este un sistem set-it-and-forget-it.

În contextul unui PZU, guvernanța este practica de a menține și de a evolua standardele, politicile și cele mai bune practici. Acesta cuprinde oamenii, procesele și tehnologia implicate în gestionarea activelor digitale la compania dvs.

Documentația de guvernare definește informațiile, liniile directoare și politicile care asigură stabilitate și mențin DAM-ul să funcționeze fără probleme pe termen lung. Acest cadru va împiedica DAM-ul dvs. să se transforme într-un sertar de gunoi pe măsură ce afacerea dvs. și sistemul evoluează, iar părțile interesate și utilizatorii finali își schimbă angajamentele și fluxul de intrare și de ieșire din companie.

Politicile de guvernanță documentate sprijină gestionarea riscurilor și asigură alinierea continuă cu obiectivele generale de afaceri. Guvernanța DAM include, de asemenea, colaborarea continuă cu părțile interesate pentru a gestiona, schimba și adapta sistemul dumneavoastră la nevoile organizației dumneavoastră. Stabilește și menține comunicarea între toate părțile interesate relevante pentru un succes susținut în PZU.

De unde sa incep?

Multe dintre întrebările pe care le adresați în timpul instalării și lansării DAM-ului dvs. sunt aceleași întrebări pe care trebuie să vă concentrați atunci când vă definiți politicile de guvernare. Multi-sarcină! Salvați-vă de a fi nevoit să revizuiți aceste întrebări mai târziu, definind și documentând răspunsurile de la început.

Documentația dvs. de guvernare va fi un document viu care necesită revizuire și actualizare regulată pe măsură ce afacerea dvs. și prioritățile sale evoluează. La fel ca DAM, nu este „setează-l și uită-l”. Vă veți mulțumi mai târziu dacă vă amintiți acest lucru pe parcursul călătoriei DAM, mai degrabă decât să așteptați până când apare o problemă.

Planul dvs. de guvernare ar trebui să abordeze următoarele întrebări:

• Ce se întâmplă în DAM?
• Cine are acces la DAM? Ce zone de conținut pot vedea cu acel acces? Și ce au voie să facă cu conținutul pe care îl pot vedea?
• Care sunt convențiile de denumire necesare?
• Cine aplică metadatele? Ce standarde și cerințe trebuie să respecte?
• Cum va fi gestionată versiunea?
• Care sunt cerințele dvs. de licență și de reglementare?
• Cum sunt gestionate activele expirate? Care este procesul de arhivare?
• Cine este responsabil pentru furnizarea de formare?
• Cine este responsabil pentru aplicarea și actualizarea standardelor și cerințelor DAM?
• Cum vor fi comunicate utilizatorilor dvs. modificările și actualizările?
• Care este procesul de raportare când ceva nu merge bine? Cine este responsabil pentru rezolvarea tipurilor de probleme (tehnice, juridice, de conținut etc.).

Această listă pare copleșitoare acum? Apoi începeți cu o declarație de scop de bază și construiți de acolo pe măsură ce mergeți. De ce există barajul tău? Cui i se adresează și ce obiective se așteaptă să atingă?

Sapă mai adânc: un ghid în 12 pași pentru implementarea unui sistem de management al activelor digitale

Păstrarea păcii: Lucrul cu părțile interesate DAM

Punerea pe hârtie a politicilor DAM și a cerințelor de proces este partea ușoară. Generarea de acceptare și aplicarea acestor politici și cerințe este locul în care vine munca grea. Documentația dvs. de guvernare nu are valoare dacă conținutul său nu este implementat și aplicat.

DAM-ul dvs. este probabil un sistem la nivel de întreprindere care trebuie să răspundă nevoilor diferitelor și, în unele cazuri, ale diviziilor și departamentelor concurente din cadrul companiei dvs. Aceste departamente trebuie să aibă voce dacă DAM-ul tău va avea succes.

Nu uitați că aveți și părți interesate în zonele de afaceri care nu se ocupă în mod direct de activele care intra și ies din PZU, dar au un interes personal în succesul și gestionarea corectă a sistemului. Echipele dvs. IT și juridice au nevoie de o voce alături de echipele dvs. de marketing și creative. Asumarea de la toate nivelurile organigramei este esențială pentru succesul DAM-ului dvs. - de la conducere până la utilizatorii finali. Trebuie să priviți experiența utilizatorului DAM din toate unghiurile pentru a obține o imagine completă și pentru a oferi cea mai bună experiență. Cheia pentru ca toate aceste lucruri să funcționeze este comunicarea.

Fiți amănunțit atunci când definiți rolurile și responsabilitățile tuturor părților interesate. Faceți clar așteptările pentru angajamentul lor față de succesul DAM. Vrei părți interesate active și implicate, iar dacă cineva nu se ridică la înălțimea așteptărilor rolului său, ar trebui să te simți împuternicit să cauți un înlocuitor.

Asigurați-vă că vă referiți la roluri și nu la nume sau titluri specifice de personal din documentația dvs. Oamenii vor părăsi compania sau își vor asuma noi angajamente interne, iar organigramele se vor schimba. Atunci când noi membri sunt incluși în echipa DAM, a avea roluri bine definite pentru ei va ușura tranziția.

De asemenea, fiți conștienți de a oferi întotdeauna tuturor o voce egală. Atunci când ai un amestec de personalități puternice în echipa ta de părți interesate DAM, poate fi dificil să nu cedezi celei mai puternice voci din sală sau să amâni părții interesate care reprezintă cel mai mare grup de utilizatori finali.

Puteți lua în considerare instituirea unei politici de vot pentru deciziile majore care implică PZU, ca parte a planului dumneavoastră de guvernare, pentru a oferi tuturor șanse egale de a ajuta la determinarea căii de urmat. Toată lumea trebuie să se simtă auzită, altfel logodna va avea de suferit.

Interacțiunea regulată cu părțile interesate din prima zi a călătoriei DAM va pune proiectul pe picior bun. Începeți să organizați întâlniri înainte ca DAM-ul dvs. să fie deschis oricăror utilizatori finali. Examinați și abordați în mod regulat feedbackul utilizatorilor, evaluați dacă sunt necesare modificări ale proceselor și politicilor dvs. și evaluați nevoia potențială de upgrade-uri tehnice. A face guvernanța să rămână într-un sistem deja activ este exponențial mai dificil. Nu imposibil, dar provocator.

Dacă așteptați să abordați guvernanța cu utilizatorii și părțile interesate până după lansarea sistemului, majoritatea deciziilor majore au fost luate. Implicarea tuturor încă de la început stimulează un sentiment de proprietate față de PZU și încurajează investițiile continue în succesul acestuia.

Pe măsură ce DAM-ul dvs. trece prin planificare și lansarea în întreținere, cadența întâlnirii dvs. poate deveni mai puțin frecventă, dar nu se termină niciodată. Întâlnirile ar trebui să continue, astfel încât să vă mențineți implicați părțile interesate și utilizatorii. Valoarea lor nu scade odată cu lansarea PZU și scrierea documentației de guvernare.

Pe măsură ce DAM evoluează și crește, deciziile vor trebui luate în continuare și ar trebui să rămână întotdeauna implicați în acele decizii. Deși politicile de guvernanță existente vor ghida deciziile viitoare, amintiți-vă că este un document viu. Aveți întotdeauna canale clar definite pentru părțile interesate și utilizatorii finali pentru a oferi feedback și sugestii pentru schimbări și îmbunătățiri ale fluxurilor de lucru și proceselor.

Nu vă ascundeți documentația de guvernare într-o locație secretă. Asigurați-vă că este ușor accesibil și deschis pentru ca utilizatorii să îl examineze în orice moment. Fiți întotdeauna deschis la întrebări și feedback despre documentație.

Sapă mai adânc: iată de ce aveți nevoie de un flux de lucru DAM - și cum să-l mapați

Nu am nevoie de guvernare: am un manager DAM

Nu face greșeala de a presupune că a avea un rol dedicat de manager DAM este guvernarea ta. Da, probabil că au o diplomă în biblioteconomie sau managementul DAM și cu siguranță sunt bine versați în toate cele mai bune practici DAM. Ei vorbesc cu utilizatorii și iau în considerare nevoile și opiniile acestora. Deci nu sunt ei responsabili în cele din urmă pentru toate deciziile? Ei știu modul „potrivit” de a gestiona un DAM - de aceea i-ați angajat.

Ei bine, scuze, dar nu. Nu este ideal ca un singur manager de sistem să ia toate deciziile în mod unilateral, fără politici de guvernare care să le ghideze. Cu siguranță nu este cea mai bună modalitate de a obține acceptarea și de a-i face pe utilizatori să simtă un sentiment de proprietate asupra sistemului pe care îl folosesc. Și, deși managerul DAM poate cunoaște toate cele mai bune practici, ei nu folosesc DAM-ul în fiecare zi ca utilizator final din toate fațetele diferite ale bazei dvs. de utilizatori.

Da, cele mai bune practici sunt cele mai bune practici pentru un motiv, dar nu funcționează întotdeauna pentru fiecare scenariu și situație. Nu puteți forța o bună practică dacă nu este cea mai bună soluție pentru utilizatorii dvs. particulari și pentru nevoile lor de afaceri.

Managerul DAM va folosi politicile de guvernare pentru a vă ghida înainte și pentru a menține standardele și ordinea, dar va recunoaște și că uneori va trebui să fiți flexibil când vine vorba de cele mai bune practici. Dacă uneori a fi adiacent celor mai bune practici ușurează viața utilizatorilor finali și nu introduce riscuri sau tulburări, trebuie să fii dispus să dai un centimetru sau doi.

Utilizatorii DAM fericiți sunt utilizatori DAM activi care rămân implicați în succesul său pe termen lung. Succesul PZU depinde la fel de mult de implicarea părților interesate și a utilizatorilor finali, precum și de conducerea managerului PZU.