如何定義 DAM 治理結構

在建立新的數字資產管理 (DAM) 系統時，治理通常排在待辦事項清單的最後，在某些情況下，甚至會被完全遺忘。 您已經在處理系統配置、法律合規性、用戶許可、分類法、元數據、培訓等問題。您是否也需要立即擔心治理問題？

是的你是。 治理涉及所有這些事情，甚至更多。 沒有它，從長遠來看，您的 DAM 帶來的混亂可能多於秩序。 不要遺漏它或將其推遲到最後一刻。 從您的 DAM 之旅開始，DAM 治理結構就應該是首要考慮因素。

什麼是 DAM 治理？

正如您已經知道的那樣——希望您沒有通過艱難的方式了解到——DAM 不會自行運行。 它不是一個一勞永逸的系統。

在 DAM 的背景下，治理是維護和發展標準、政策和最佳實踐的實踐。 它包括貴公司數字資產管理所涉及的人員、流程和技術。

治理文檔定義了可提供穩定性並使您的 DAM 長期平穩運行的信息、指南和政策。 隨著您的業務和系統的發展，以及利益相關者和最終用戶改變承諾並流入和流出您的公司，該框架將防止您的 DAM 變成垃圾抽屜。

記錄在案的治理政策支持風險管理，並確保與您的總體業務目標持續保持一致。 DAM 治理還包括與利益相關者持續協作，以管理、更改和調整您的系統以滿足組織的需求。 它在所有相關利益相關者之間建立並保持溝通，以確保 DAM 的持續成功。

我從哪裡開始？

您在設置和啟動 DAM 期間要解決的許多問題與您在定義治理策略時需要關注的問題相同。 多任務！ 通過從一開始就定義和記錄答案，避免以後重新審視這些問題。

您的治理文檔將是一份動態文檔，需要隨著您的業務及其優先事項的發展而定期審查和更新。 與 DAM 一樣，它不是“設置後忘記”。 如果您在整個 DAM 旅程中都記得它而不是等到問題出現，您以後就會感謝自己。

您的治理計劃應解決以下問題：

• DAM 裡有什麼？
• 誰有權訪問 DAM？ 他們可以通過該訪問權限查看哪些內容區域？ 他們可以對看到的內容做什麼？
• 需要什麼命名約定？
• 誰在應用元數據？ 他們必須遵循什麼標準和要求？
• 版本控制將如何處理？
• 您的許可和監管要求是什麼？
• 過期資產如何處理？ 歸檔過程是怎樣的？
• 誰負責提供培訓？
• 誰負責執行和更新 DAM 標準和要求？
• 如何將更改和更新傳達給您的用戶？
• 出現問題時的報告流程是什麼？ 誰負責解決哪些類型的問題（技術、法律、內容等）。

這個列表現在看起來是不是勢不可擋？ 然後從一個基本的目的陳述開始，然後從那裡開始構建。 為什麼你的 DAM 存在？ 它是為誰服務的，它希望實現什麼目標？

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保持和平：與 DAM 利益相關者合作

將您的 DAM 政策和流程要求寫在紙上是比較容易的部分。 獲得支持並執行這些政策和要求是艱苦的工作。如果其內容沒有得到實施和執行，您的治理文檔就沒有價值。

您的 DAM 可能是一個企業級系統，它必須滿足公司內部不同的、在某些情況下相互競爭的部門和部門的需求。 如果您的 DAM 想要成功，這些部門需要有發言權。

不要忘記，您在業務領域也有利益相關者，他們不直接處理流入和流出 DAM 的資產，但對系統的成功和適當管理有既得利益。 您的 IT 和法律團隊需要與您的營銷和創意團隊一起發表意見。 組織結構圖各個層面的支持對於您的 DAM 的成功至關重要——從領導層到最終用戶。 您必須從各個角度審視 DAM 用戶體驗，以全面了解並提供最佳體驗。 使所有這些工作的關鍵是溝通。

在定義所有利益相關者的角色和職責時要徹底。 明確表示您對他們對 DAM 成功的承諾的期望。 你需要積極參與的利益相關者，如果有人沒有達到他們角色的期望，你應該感到有能力尋找替代者。

請確保您指的是角色，而不是文檔中的特定人員姓名或頭銜。 人們會離開公司或接受新的內部承諾，組織結構圖也會發生變化。 當新成員加入 DAM 團隊時，為他們定義明確的角色將簡化過渡。

同樣，請注意始終給予每個人平等的發言權。 當您的 DAM 利益相關者團隊中有強烈的個性時，很難不屈服於房間裡最響亮的聲音或服從代表最大最終用戶群體的利益相關者。

你可以考慮為涉及 DAM 的重大決策制定投票政策，作為你治理計劃的一部分，讓每個人都有平等的機會來幫助確定前進的道路。 每個人都需要有被傾聽的感覺，否則參與度會受到影響。

從 DAM 旅程的第一天開始定期與您的利益相關者接觸將使項目順利進行。 在您的 DAM 向任何最終用戶開放之前開始召開會議。 定期審查和處理用戶反饋，評估您的流程和政策是否需要更改，並評估技術升級的潛在需求。 讓治理堅持在一個已經活躍的系統中變得更加困難。 並非不可能，但具有挑戰性。

如果您等到系統啟動後才與用戶和利益相關者一起解決治理問題，那麼大多數重大決策都已經做出。 讓每個人從一開始就參與進來，可以培養對 DAM 的主人翁意識，並鼓勵持續投資以取得成功。

隨著您的 DAM 通過規劃和啟動進入維護階段，您的會議節奏可能會變得不那麼頻繁，但永遠不會結束。 會議應該繼續進行，這樣才能讓利益相關者和用戶參與進來。 一旦 DAM 推出並編寫治理文檔，它們的價值就不會降低。

隨著 DAM 的發展和壯大，仍然需要做出決策，並且他們應該始終參與這些決策。 雖然現有的治理政策將指導未來的決策，但請記住它是一份動態文件。 始終為利益相關者和最終用戶提供明確定義的渠道，以針對工作流和過程的更改和改進提供反饋和建議。

不要將您的治理文檔隱藏在秘密位置。 確保它易於訪問並可供用戶隨時查看。 始終對有關文檔的問題和反饋持開放態度。

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我不需要治理：我有一個 DAM 管理器

不要錯誤地認為擁有專門的 DAM 經理角色就是您的治理。 是的，他們可能擁有圖書館學或 DAM 管理學位，並且肯定精通所有 DAM 最佳實踐。 他們與用戶交談並考慮他們的需求和意見。 那麼他們最終不對所有決定負責嗎？ 他們知道管理 DAM 的“正確”方式——這就是您僱用他們的原因。

好吧，對不起，但是沒有。 讓一個系統管理員單方面做出所有決策而沒有指導他們的治理策略並不理想。 這當然不是獲得支持並讓您的用戶對他們正在使用的系統有歸屬感的最佳方式。 儘管 DAM 經理可能知道所有最佳實踐，但他們並不是每天都將 DAM 作為來自用戶群所有不同方面的最終用戶使用。

是的，最佳實踐就是最佳實踐是有原因的，但它們並不總是適用於所有場景和情況。 如果最佳實踐不是適合您的特定用戶及其業務需求的最佳解決方案，您就不能強制採用。

DAM 經理將使用治理策略來指導您前進並維護標準和秩序，但他們也會認識到，有時您需要在最佳實踐方面保持靈活性。 如果有時與最佳實踐相鄰會使最終用戶的生活更輕鬆並且不會帶來風險或混亂，那麼您必須願意付出一兩英寸。

快樂的 DAM 用戶是積極參與 DAM 長期成功的用戶。 DAM 的成功既取決於利益相關者和最終用戶的參與，也取決於 DAM 經理的領導。

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