Jak zdefiniować strukturę zarządzania DAM

Podczas konfigurowania nowego systemu zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) zarządzanie jest zwykle na końcu listy rzeczy do zrobienia, aw niektórych przypadkach całkowicie o nim zapomina. Już teraz żonglujesz konfiguracjami systemu, zgodnością z prawem, uprawnieniami użytkowników, taksonomią, metadanymi, szkoleniami itp. Czy od razu musisz się też martwić o zarządzanie?

Tak, robisz. Zarządzanie dotyczy wszystkich tych rzeczy i nie tylko. Bez tego Twój DAM może na dłuższą metę przynieść więcej chaosu niż porządku. Nie odkładaj tego ani nie odkładaj na ostatnią chwilę. Struktura zarządzania DAM powinna być priorytetem od samego początku Twojej podróży w DAM.

Czym jest zarządzanie DAM?

Jak już wiesz – i mam nadzieję, że nie nauczyłeś się tego na własnej skórze – DAM nie działa sam. To nie jest system typu „ustaw i zapomnij”.

W kontekście RDN ład korporacyjny to praktyka polegająca na utrzymywaniu i rozwijaniu standardów, polityk i najlepszych praktyk. Obejmuje ludzi, procesy i technologie związane z zarządzaniem zasobami cyfrowymi w Twojej firmie.

Dokumentacja zarządzania definiuje informacje, wytyczne i zasady, które zapewniają stabilność i zapewniają płynne działanie DAM przez długi czas. Ramy te zapobiegną przekształceniu Twojego DAM w śmietnik, gdy Twoja firma i system będą ewoluować, a interesariusze i użytkownicy końcowi zmienią zobowiązania i będą napływać i wychodzić z Twojej firmy.

Udokumentowane zasady zarządzania wspierają zarządzanie ryzykiem i zapewniają ciągłą zgodność z ogólnymi celami biznesowymi. Zarządzanie DAM obejmuje również ciągłą współpracę z interesariuszami w celu zarządzania, zmiany i dostosowywania systemu do potrzeb Twojej organizacji. Ustanawia i utrzymuje komunikację między wszystkimi zainteresowanymi stronami w celu trwałego sukcesu DAM.

Gdzie zaczynam?

Wiele pytań, na które odpowiadasz podczas konfigurowania i uruchamiania swojego DAM, to te same pytania, na których musisz się skoncentrować podczas definiowania zasad zarządzania. Wielozadaniowy! Oszczędź sobie konieczności ponownego odwiedzania tych pytań później, definiując i dokumentując odpowiedzi od samego początku.

Twoja dokumentacja zarządzania będzie żywym dokumentem, który wymaga regularnego przeglądu i aktualizacji w miarę ewolucji Twojej firmy i jej priorytetów. Podobnie jak w przypadku DAM, nie jest to „ustaw i zapomnij”. Podziękujesz sobie później, jeśli będziesz o tym pamiętać podczas całej podróży z DAM, zamiast czekać, aż pojawi się problem.

Twój plan zarządzania powinien uwzględniać następujące pytania:

• Co dzieje się w DAM?
• Kto ma dostęp do DAM? Jakie obszary treści mogą zobaczyć dzięki temu dostępowi? A co mogą zrobić z treściami, które widzą?
• Jakie są wymagane konwencje nazewnictwa?
• Kto stosuje metadane? Jakich standardów i wymagań muszą przestrzegać?
• Jak będzie obsługiwane wersjonowanie?
• Jakie są wymagania licencyjne i regulacyjne?
• W jaki sposób obsługiwane są wygasłe aktywa? Jak przebiega proces archiwizacji?
• Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie szkoleń?
• Kto jest odpowiedzialny za egzekwowanie i aktualizację standardów i wymagań RDN?
• W jaki sposób zmiany i aktualizacje będą przekazywane użytkownikom?
• Jak wygląda proces zgłaszania, gdy coś pójdzie nie tak? Kto jest odpowiedzialny za rozwiązywanie jakiego rodzaju problemów (technicznych, prawnych, treści itp.).

Czy ta lista nie wydaje się teraz przytłaczająca? Następnie zacznij od określenia podstawowego celu i rozwijaj go w miarę postępów. Dlaczego Twój DAM istnieje? Dla kogo jest przeznaczony i jakie cele ma osiągnąć?

Kop głębiej: przewodnik w 12 krokach dotyczący wdrażania systemu zarządzania zasobami cyfrowymi

Utrzymanie pokoju: praca z interesariuszami DAM

Przelanie zasad DAM i wymagań procesowych na papier jest łatwą częścią. Generowanie poparcia i egzekwowanie tych zasad i wymagań to ciężka praca. Twoja dokumentacja zarządzania nie ma wartości, jeśli jej zawartość nie jest wdrażana i egzekwowana.

Twój DAM jest prawdopodobnie systemem na poziomie przedsiębiorstwa, który musi spełniać potrzeby różnych, aw niektórych przypadkach konkurencyjnych działów i działów w Twojej firmie. Te działy muszą mieć głos, jeśli Twój DAM odniesie sukces.

Nie zapominaj, że masz również interesariuszy w obszarach biznesowych, którzy nie obsługują bezpośrednio aktywów wpływających i wychodzących z twojego DAM, ale mają żywotny interes w sukcesie i właściwym zarządzaniu systemem. Twoje zespoły IT i prawne potrzebują głosu obok zespołów marketingowych i kreatywnych. Wpisowe ze wszystkich poziomów schematu organizacyjnego ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojego DAM — od kierownictwa po użytkowników końcowych. Musisz spojrzeć na doświadczenie użytkownika DAM ze wszystkich stron, aby uzyskać pełny obraz i zapewnić najlepsze wrażenia. Kluczem do wykonania całej tej pracy jest komunikacja.

Bądź dokładny podczas definiowania ról i obowiązków wszystkich interesariuszy. Wyraź jasno swoje oczekiwania co do ich zaangażowania w sukces DAM. Chcesz aktywnych i zaangażowanych interesariuszy, a jeśli ktoś nie spełnia oczekiwań związanych ze swoją rolą, powinieneś czuć się upoważniony do poszukiwania zastępstwa.

Upewnij się, że w dokumentacji odnosisz się do ról, a nie do konkretnych nazwisk lub tytułów personelu. Ludzie odejdą z firmy lub podejmą nowe zobowiązania wewnętrzne, a schematy organizacyjne ulegną zmianie. Kiedy nowi członkowie zostaną włączeni do zespołu DAM, dobrze zdefiniowane role ułatwią przejście.

Podobnie, pamiętaj, aby zawsze dawać każdemu równy głos. Kiedy masz mieszankę silnych osobowości w swoim zespole interesariuszy DAM, może być trudno nie poddać się najgłośniejszemu głosowi w pokoju lub zdać się na interesariusza reprezentującego największą grupę użytkowników końcowych.

Możesz rozważyć ustanowienie polityki głosowania w przypadku ważnych decyzji dotyczących RDN w ramach swojego planu zarządzania, aby dać wszystkim równe szanse na pomoc w określeniu dalszej ścieżki. Każdy musi czuć się wysłuchany, w przeciwnym razie ucierpi na tym zaangażowanie.

Regularne angażowanie interesariuszy od pierwszego dnia Twojej podróży w DAM sprawi, że projekt ruszy we właściwym kierunku. Rozpocznij organizowanie spotkań, zanim Twój DAM będzie dostępny dla wszystkich użytkowników końcowych. Regularnie przeglądaj opinie użytkowników i odpowiadaj na nie, oceniaj, czy potrzebne są zmiany w Twoich procesach i politykach oraz oceniaj potencjalną potrzebę aktualizacji technicznych. Sprawienie, by zarządzanie pozostało w już aktywnym systemie, jest wykładniczo trudniejsze. Nie niemożliwe, ale trudne.

Jeśli poczekasz z omówieniem ładu z użytkownikami i zainteresowanymi stronami do czasu uruchomienia systemu, większość najważniejszych decyzji zostanie podjęta. Zaangażowanie wszystkich od samego początku sprzyja poczuciu własności DAM i zachęca do ciągłego inwestowania w jej sukces.

W miarę jak Twój DAM przechodzi przez planowanie i uruchamia konserwację, rytm spotkań może stać się rzadszy, ale nigdy nie ma końca. Spotkania powinny być kontynuowane, aby utrzymać zaangażowanie interesariuszy i użytkowników. Ich wartość nie zmniejsza się po wdrożeniu DAM i napisaniu dokumentacji zarządzania.

Ponieważ RDN ewoluuje i rośnie, decyzje nadal będą musiały być podejmowane, a oni zawsze powinni być zaangażowani w te decyzje. Podczas gdy istniejące zasady zarządzania będą kierować przyszłymi decyzjami, pamiętaj, że jest to żywy dokument. Zawsze miej jasno określone kanały dla interesariuszy i użytkowników końcowych, aby przekazywać opinie i sugestie dotyczące zmian i ulepszeń przepływów pracy i procesów.

Nie chowaj dokumentacji zarządzania w tajnym miejscu. Upewnij się, że jest łatwo dostępny i otwarty dla użytkowników do przejrzenia w dowolnym momencie. Zawsze bądź otwarty na pytania i opinie dotyczące dokumentacji.

Kop głębiej: oto dlaczego potrzebujesz przepływu pracy DAM — i jak go zmapować

Nie potrzebuję zarządzania: mam menedżera DAM

Nie popełnij błędu, zakładając, że posiadanie dedykowanej roli menedżera DAM jest Twoim zarządzaniem. Tak, prawdopodobnie mają dyplom z bibliotekoznawstwa lub zarządzania DAM iz pewnością są dobrze zorientowani we wszystkich najlepszych praktykach DAM. Rozmawiają z użytkownikami, biorą pod uwagę ich potrzeby i opinie. Więc czy to nie oni są ostatecznie odpowiedzialni za wszystkie decyzje? Znają „właściwy” sposób zarządzania DAM — dlatego ich zatrudniłeś.

Cóż, przepraszam, ale nie. Posiadanie jednego menedżera systemu, który jednostronnie podejmuje wszystkie decyzje bez kierujących nimi zasad zarządzania, nie jest idealne. Z pewnością nie jest to najlepszy sposób na zdobycie poparcia i sprawienie, by użytkownicy poczuli się właścicielami systemu, którego używają. I chociaż menedżer DAM może znać wszystkie najlepsze praktyki, nie używa DAM codziennie jako użytkownik końcowy ze wszystkich różnych aspektów twojej bazy użytkowników.

Tak, najlepsze praktyki są najlepszymi praktykami z jakiegoś powodu, ale nie zawsze sprawdzają się w każdym scenariuszu i sytuacji. Nie można narzucić najlepszych praktyk, jeśli nie są one najlepszym rozwiązaniem dla konkretnych użytkowników i ich potrzeb biznesowych.

Menedżer DAM będzie korzystał z zasad zarządzania, aby poprowadzić Cię naprzód i utrzymać standardy i porządek, ale będzie również wiedział, że czasami trzeba być elastycznym, jeśli chodzi o najlepsze praktyki. Jeśli czasem zgodność z najlepszymi praktykami ułatwia życie użytkownikom końcowym i nie wprowadza ryzyka ani nieładu, musisz być gotów poświęcić cal lub dwa.

Zadowoleni użytkownicy DAM to aktywni użytkownicy DAM, którzy pozostają zaangażowani w jego długoterminowy sukces. Sukces RDN zależy w takim samym stopniu od zaangażowania interesariuszy i użytkowników końcowych, jak i od przywództwa Menedżera RDN.