DAM yönetişim yapınızı nasıl tanımlayabilirsiniz?

Yeni bir dijital varlık yönetimi (DAM) sistemi kurarken, yönetişim genellikle yapılacaklar listesinin en alt sıralarında yer alır ve bazı durumlarda tamamen unutulur. Halihazırda sistem yapılandırmaları, yasal uyumluluk, kullanıcı izinleri, taksonomi, meta veriler, eğitim vb. ile uğraşıyorsunuz. Yönetişim konusunda da hemen endişelenmeniz gerekiyor mu?

Evet yaparsın. Yönetişim tüm bu şeylere ve daha fazlasına dokunur. Onsuz, BARAJ'ınız uzun vadede düzenden çok kaos getirebilir. Dışarıda bırakmayın veya son dakikaya itmeyin. DAM yolculuğunuzun başlangıcından itibaren bir DAM yönetişim yapısı ilk akla gelen olmalıdır.

BARAJ yönetişimi nedir?

Zaten bildiğiniz gibi - ve umarım zor yoldan öğrenmediniz - bir BARAJ kendi kendine çalışmaz. Bu bir kur ve unut sistemi değil.

Bir DAM bağlamında yönetişim, standartları, politikaları ve en iyi uygulamaları sürdürme ve geliştirme uygulamasıdır. Şirketinizdeki dijital varlık yönetimiyle ilgili insanları, süreçleri ve teknolojiyi kapsar.

Yönetişim belgeleri, istikrar sağlayan ve DAM'inizin uzun vadede sorunsuz çalışmasını sağlayan bilgileri, yönergeleri ve politikaları tanımlar. Bu çerçeve, işiniz ve sisteminiz geliştikçe ve paydaşlar ve son kullanıcılar taahhütlerini değiştirip şirketinize girip çıktıkça DAM'inizin bir hurda çekmecesine dönüşmesini önleyecektir.

Belgelenmiş yönetişim politikaları, risk yönetimini destekler ve genel iş hedeflerinizle sürekli olarak uyumlu hale gelmenizi sağlar. DAM yönetişimi, sisteminizi kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre yönetmek, değiştirmek ve uyarlamak için paydaşlarla sürekli işbirliği yapmayı da içerir. Sürdürülebilir DAM başarısı için ilgili tüm paydaşlar arasında iletişimi kurar ve sürdürür.

Nereden başlamalıyım?

DAM'inizin kurulumu ve lansmanı sırasında ele aldığınız soruların çoğu, yönetişim politikalarınızı tanımlarken odaklanmanız gereken sorularla aynıdır. Çoklu görev! Yanıtları en baştan tanımlayıp belgeleyerek kendinizi bu soruları daha sonra tekrar ziyaret etmekten kurtarın.

Yönetişim belgeleriniz, işletmeniz ve öncelikleri geliştikçe düzenli olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi gereken yaşayan bir belge olacaktır. BARAJ gibi, "kur ve unut" değildir. Bir sorun ortaya çıkana kadar beklemek yerine DAM yolculuğunuz boyunca bunu hatırlarsanız, daha sonra kendinize teşekkür edeceksiniz.

Yönetişim planınız aşağıdaki soruları ele almalıdır:

• BARAJ'da neler oluyor?
• BARAJ'a kimin erişimi var? Bu erişimle içeriğin hangi alanlarını görebilirler? Ve görebildikleri içerikle ne yapmalarına izin veriliyor?
• Gerekli adlandırma kuralları nelerdir?
• Meta verileri kim uyguluyor? Hangi standartları ve gereklilikleri takip etmeleri gerekiyor?
• Versiyonlama nasıl yapılacak?
• Lisanslama ve yasal gereklilikleriniz nelerdir?
• Süresi dolmuş varlıklar nasıl ele alınır? Arşivleme süreci nedir?
• Eğitim sağlamaktan kim sorumludur?
• BARAJ standartlarının ve gerekliliklerinin uygulanmasından ve güncellenmesinden kim sorumludur?
• Değişiklikler ve güncellemeler kullanıcılarınıza nasıl iletilecek?
• Bir şeyler ters gittiğinde raporlama süreci nedir? Hangi tür sorunların (teknik, yasal, içerik vb.) çözümlenmesinden kim sorumludur?

Bu liste şu anda ezici görünüyor mu? Ardından, temel bir amaç beyanıyla başlayın ve ilerledikçe oradan inşa edin. BARAJINIZ neden var? Kimin için ve hangi hedeflere ulaşması bekleniyor?

Daha derine inin: Bir dijital varlık yönetim sistemi uygulamak için 12 adımlık bir kılavuz

Barışı korumak: BARAJ paydaşlarıyla çalışmak

DAM politikalarınızı ve süreç gereksinimlerinizi kağıda dökmek işin kolay kısmıdır. Katılım oluşturmak ve bu politikaları ve gereksinimleri uygulamak, sıkı çalışmanın devreye girdiği yerdir. İçeriği uygulanmıyor ve uygulanmıyorsa yönetişim belgelerinizin hiçbir değeri yoktur.

DAM'niz, büyük olasılıkla, şirketinizdeki çeşitli ve bazı durumlarda rekabet halindeki bölümlerin ve departmanların ihtiyaçlarını karşılaması gereken kurumsal düzeyde bir sistemdir. DAM'iniz başarılı olacaksa, bu departmanların söz sahibi olması gerekir.

BARAJINIZA giren ve çıkan varlıklarla doğrudan ilgilenmeyen, ancak sistemin başarısı ve doğru yönetiminde çıkarı olan iş alanlarında da paydaşlarınız olduğunu unutmayın. BT ve hukuk ekiplerinizin, pazarlama ve yaratıcı ekiplerinizin yanında bir söze ihtiyacı var. Organizasyon şemasının her seviyesinden katılım, liderlikten son kullanıcılara kadar DAM'inizin başarısı için kritik öneme sahiptir. Resmin tamamını görmek ve en iyi deneyimi sağlamak için DAM kullanıcı deneyimine her açıdan bakmalısınız. Tüm bu işleri yapmanın anahtarı iletişimdir.

Tüm paydaşlarınızın rollerini ve sorumluluklarını tanımlarken kapsamlı olun. DAM'ın başarısına olan bağlılıklarına ilişkin beklentilerinizi netleştirin. Aktif ve bağlı hissedarlar istiyorsunuz ve eğer birisi rolünün beklentilerini karşılamıyorsa, onun yerini alacak birini aramak için kendinizi yetkili hissetmelisiniz.

Dokümantasyonunuzda belirli personel adları veya unvanlardan değil, rollerden bahsettiğinizden emin olun. İnsanlar şirketten ayrılacak veya yeni dahili taahhütler alacak ve organizasyon şemaları değişecek. DAM ekibine yeni üyeler dahil edildiğinde, onlar için iyi tanımlanmış rollere sahip olmak geçişi kolaylaştıracaktır.

Aynı şekilde, herkese her zaman eşit ses vermenin bilincinde olun. DAM paydaşlarından oluşan ekibinizde güçlü kişiliklerden oluşan bir karışım olduğunda, odadaki en yüksek sese teslim olmamak veya en büyük son kullanıcı grubunu temsil eden paydaşa boyun eğmek zor olabilir.

Yönetim planınızın bir parçası olarak DAM'ı ilgilendiren önemli kararlar için bir oylama politikası oluşturmayı düşünebilirsiniz. Herkesin duyulduğunu hissetmesi gerekir, aksi takdirde katılım zarar görür.

DAM yolculuğunuzun ilk gününden itibaren paydaşlarınızla düzenli olarak etkileşimde bulunmak, projeyi doğru adıma taşıyacaktır. DAM'iniz herhangi bir son kullanıcıya açılmadan önce toplantılar düzenlemeye başlayın. Kullanıcı geri bildirimlerini düzenli olarak gözden geçirin ve ele alın, süreçlerinizde ve ilkelerinizde değişiklik gerekip gerekmediğini değerlendirin ve teknik yükseltmeler için olası ihtiyacı değerlendirin. Halihazırda aktif olan bir sistemde yönetişimin devam etmesini sağlamak katlanarak daha zordur. İmkansız değil ama zorlu.

Kullanıcılarınız ve paydaşlarınızla yönetişimi ele almak için sistem başlatılana kadar beklerseniz, önemli kararların çoğu alınmış demektir. Herkesin en başından dahil olması, DAM için bir sahiplik duygusunu besler ve başarısı için devam eden yatırımları teşvik eder.

DAM'iniz planlama aşamasına geçip bakım aşamasına geçerken, toplantı sıklığınız azalabilir, ancak asla bir son yoktur. Paydaşlarınızı ve kullanıcılarınızı dahil etmek için toplantılar devam etmelidir. DAM kullanıma sunulduğunda ve yönetişim belgeleri yazıldığında değerleri azalmaz.

DAM gelişip büyüdükçe, yine de kararların alınması gerekecektir ve onlar da bu kararlara her zaman dahil olmalıdır. Mevcut yönetişim politikaları gelecekteki kararlara rehberlik edecek olsa da, bunun yaşayan bir belge olduğunu unutmayın. Paydaşlar ve son kullanıcılar için iş akışları ve süreçlerdeki değişiklikler ve iyileştirmeler için geri bildirim ve öneriler sunmaları için her zaman açıkça tanımlanmış kanallara sahip olun.

Yönetişim belgelerinizi gizli bir yerde saklamayın. Kullanıcıların istedikleri zaman incelemeleri için kolay erişilebilir ve açık olduğundan emin olun. Belgelerle ilgili soru ve geri bildirimlere her zaman açık olun.

Daha derine inin: İşte bir DAM iş akışına neden ihtiyaç duyduğunuz ve bunun nasıl haritalandırılacağı

Yönetişime ihtiyacım yok: Bir DAM yöneticim var

Özel bir DAM yöneticisi rolüne sahip olmanın yönetiminiz olduğunu varsayma hatasına düşmeyin. Evet, muhtemelen kütüphane bilimi veya DAM yönetimi derecelerine sahipler ve kesinlikle tüm DAM en iyi uygulamalarında bilgili. Kullanıcılarla konuşurlar ve onların ihtiyaçlarını ve görüşlerini dikkate alırlar. Yani tüm kararlardan nihai olarak sorumlu değiller mi? Bir BARAJ'ı yönetmenin "doğru" yolunu biliyorlar - bu yüzden onları işe aldınız.

Üzgünüm ama hayır. Tüm kararları tek taraflı olarak alan ve onlara rehberlik eden yönetişim politikaları olmayan tek bir sistem yöneticisine sahip olmak ideal değildir. Katılım sağlamanın ve kullanıcılarınızın kullandıkları sistem için bir sahiplik duygusu hissetmelerini sağlamanın en iyi yolu kesinlikle bu değildir. DAM yöneticisi tüm en iyi uygulamaları bilse de, kullanıcı tabanınızın tüm farklı yönlerinden bir son kullanıcı olarak DAM'ı her gün kullanmıyor.

Evet, en iyi uygulamaların en iyi uygulamalar olmasının bir nedeni vardır, ancak her senaryo ve durum için her zaman işe yaramazlar. Belirli kullanıcılarınız ve onların iş ihtiyaçları için en iyi çözüm değilse en iyi uygulamayı zorlayamazsınız.

DAM yöneticisi, sizi yönlendirmek ve standartları ve düzeni korumak için yönetişim politikalarını kullanacaktır, ancak aynı zamanda en iyi uygulamalar söz konusu olduğunda bazen esnek olmanız gerektiğini de kabul edecektir. Bazen en iyi uygulamanın yan yana olması son kullanıcıların hayatını kolaylaştırıyor ve risk ya da düzensizlik getirmiyorsa, bir iki santim vermeye istekli olmalısınız.

Mutlu DAM kullanıcıları, uzun vadeli başarısıyla meşgul olan aktif DAM kullanıcılarıdır. DAM'ın başarısı, paydaş ve son kullanıcı katılımı kadar DAM Yöneticisinin liderliğine de bağlıdır.