DAM 거버넌스 구조를 정의하는 방법

새로운 디지털 자산 관리(DAM) 시스템을 설정할 때 거버넌스는 일반적으로 할 일 목록의 맨 아래에 있으며 경우에 따라 완전히 잊혀지는 경우도 있습니다. 이미 시스템 구성, 법률 준수, 사용자 권한 부여, 분류, 메타데이터, 교육 등을 처리하고 있습니다. 거버넌스에 대해서도 바로 걱정해야 합니까?

네, 그렇습니다. 거버넌스는 이러한 모든 것과 그 이상을 다룹니다. 그것 없이는 DAM이 장기적으로 질서보다 더 많은 혼란을 가져올 수 있습니다. 방치하거나 마지막 순간까지 미루지 마십시오. DAM 거버넌스 구조는 DAM 여정을 시작할 때부터 가장 먼저 염두에 두어야 합니다.

DAM 거버넌스란 무엇입니까?

이미 알고 계시고 힘들게 배우지 않으셨기를 바랍니다. DAM은 자체적으로 실행되지 않습니다. 설정하고 잊어버리는 시스템이 아닙니다.

DAM의 맥락에서 거버넌스는 표준, 정책 및 모범 사례를 유지하고 발전시키는 관행입니다. 회사의 디지털 자산 관리와 관련된 사람, 프로세스 및 기술을 포함합니다.

거버넌스 문서는 안정성을 제공하고 DAM이 장기적으로 원활하게 실행되도록 하는 정보, 지침 및 정책을 정의합니다. 이 프레임워크는 비즈니스와 시스템이 발전하고 이해관계자와 최종 사용자가 약속을 변경하고 회사 안팎으로 흐름에 따라 DAM이 쓰레기 서랍으로 변하는 것을 방지합니다.

문서화된 거버넌스 정책은 위험 관리를 지원하고 전반적인 비즈니스 목표와 지속적으로 일치하도록 합니다. DAM 거버넌스에는 이해 관계자와 지속적으로 협력하여 조직의 요구 사항에 맞게 시스템을 관리, 변경 및 조정하는 것도 포함됩니다. 지속적인 DAM 성공을 위해 모든 관련 이해 관계자 간의 커뮤니케이션을 설정하고 유지합니다.

어디서부터 시작해야 합니까?

DAM을 설정하고 실행하는 동안 해결해야 하는 많은 질문은 거버넌스 정책을 정의할 때 집중해야 하는 질문과 동일합니다. 멀티 태스크! 처음부터 답변을 정의하고 문서화하여 나중에 해당 질문을 다시 방문하지 않아도 됩니다.

거버넌스 문서는 비즈니스와 우선순위가 발전함에 따라 정기적인 검토 및 업데이트가 필요한 살아있는 문서가 될 것입니다. DAM과 마찬가지로 "설정하고 잊어버리는 것"이 ​​아닙니다. 문제가 발생할 때까지 기다리지 않고 DAM 여행 내내 기억한다면 나중에 감사하게 될 것입니다.

거버넌스 계획은 다음 질문을 다루어야 합니다.

• DAM에는 무엇이 들어가나요?
• 누가 DAM에 액세스할 수 있습니까? 해당 액세스로 볼 수 있는 콘텐츠 영역은 무엇입니까? 그리고 그들이 볼 수 있는 콘텐츠로 무엇을 할 수 있습니까?
• 필요한 명명 규칙은 무엇입니까?
• 누가 메타데이터를 적용하고 있습니까? 그들은 어떤 표준과 요구 사항을 따라야 합니까?
• 버전 관리는 어떻게 처리됩니까?
• 라이센스 및 규정 요구 사항은 무엇입니까?
• 만료된 자산은 어떻게 처리됩니까? 아카이빙 프로세스는 무엇입니까?
• 교육 제공에 대한 책임은 누구에게 있습니까?
• DAM 표준 및 요구 사항을 시행하고 업데이트하는 책임자는 누구입니까?
• 변경 사항 및 업데이트가 사용자에게 어떻게 전달됩니까?
• 무언가 잘못되었을 때 보고 프로세스는 어떻게 됩니까? 어떤 유형의 문제(기술, 법률, 콘텐츠 등)를 해결할 책임이 있는 사람입니다.

이 목록이 지금 압도적으로 보입니까? 그런 다음 기본 목적 진술로 시작하여 진행하면서 거기에서 구축하십시오. DAM이 존재하는 이유는 무엇입니까? 누구를 위한 것이며 어떤 목표를 달성할 것으로 예상됩니까?

자세히 알아보기: 디지털 자산 관리 시스템 구현을 위한 12단계 가이드

평화 유지: DAM 이해관계자와 협력

DAM 정책 및 프로세스 요구 사항을 종이에 기록하는 것은 쉬운 부분입니다. 승인을 생성하고 이러한 정책 및 요구 사항을 시행하는 것은 어려운 작업이 들어오는 곳입니다. 내용이 구현 및 시행되지 않으면 거버넌스 문서는 가치가 없습니다.

귀하의 DAM은 기업 내에서 다양하고 경우에 따라 경쟁 부서 및 부서의 요구 사항을 충족해야 하는 엔터프라이즈 수준 시스템일 수 있습니다. DAM이 성공하려면 해당 부서에서 목소리를 내야 합니다.

DAM에서 유입 및 유출되는 자산을 직접 처리하지 않지만 시스템의 성공과 적절한 관리에 관심이 있는 비즈니스 영역의 이해 관계자도 있다는 사실을 잊지 마십시오. IT 및 법무팀은 마케팅 및 크리에이티브 팀과 함께 목소리를 내야 합니다. 리더십에서 최종 사용자에 이르기까지 조직도의 모든 수준에서 동의하는 것이 DAM의 성공에 매우 중요합니다. 전체 그림을 파악하고 최상의 경험을 제공하려면 모든 각도에서 DAM 사용자 경험을 살펴봐야 합니다. 이 모든 작업의 ​​핵심은 커뮤니케이션입니다.

모든 이해관계자의 역할과 책임을 정의할 때는 철저해야 합니다. DAM의 성공에 대한 그들의 약속에 대한 귀하의 기대치를 분명히 하십시오. 당신은 능동적이고 참여적인 이해관계자를 원하고 누군가가 자신의 역할에 대한 기대에 부응하지 못한다면 대체자를 찾을 수 있는 권한이 있다고 느껴야 합니다.

문서에서 특정 직원 이름이나 직위가 아닌 역할을 언급하고 있는지 확인하십시오. 사람들은 회사를 떠나거나 새로운 내부 업무를 맡게 되며 조직도가 변경됩니다. 새 구성원이 DAM 팀에 온보딩될 때 역할이 잘 정의되어 있으면 전환이 쉬워집니다.

마찬가지로 항상 모든 사람에게 동등한 목소리를 내도록 의식하십시오. DAM 이해관계자 팀에 강한 개성이 혼합되어 있는 경우 방에서 가장 큰 목소리에 굴복하지 않거나 가장 큰 최종 사용자 그룹을 대표하는 이해관계자를 따르지 않는 것이 어려울 수 있습니다.

거버넌스 계획의 일부로 DAM과 관련된 주요 결정에 대한 투표 정책을 도입하여 모든 사람에게 경로를 결정하는 데 도움이 되는 동등한 기회를 제공하는 것을 고려할 수 있습니다. 모든 사람이 자신의 의견을 들어야 한다고 느낄 필요가 있습니다. 그렇지 않으면 참여가 어려워질 것입니다.

DAM 여정의 첫날부터 이해 관계자와 정기적으로 교류하면 프로젝트가 순조롭게 진행됩니다. DAM이 최종 사용자에게 공개되기 전에 회의를 시작하십시오. 정기적으로 사용자 피드백을 검토 및 처리하고, 프로세스 및 정책에 변경이 필요한지 평가하고, 기술 업그레이드의 잠재적 필요성을 평가합니다. 이미 활성화된 시스템에 거버넌스를 유지하는 것은 기하급수적으로 더 어렵습니다. 불가능하지는 않지만 도전적입니다.

시스템이 시작된 후까지 사용자 및 이해 관계자와 함께 거버넌스를 해결하기 위해 기다리면 대부분의 주요 결정이 내려집니다. 처음부터 모든 사람이 참여하도록 하면 DAM에 대한 주인의식을 키우고 성공을 위한 지속적인 투자를 장려할 수 있습니다.

DAM이 계획 및 실행을 통해 유지 관리로 이동함에 따라 회의 주기가 줄어들 수 있지만 끝은 없습니다. 이해관계자와 사용자가 계속 참여할 수 있도록 회의는 계속되어야 합니다. DAM이 롤아웃되고 거버넌스 문서가 작성되면 그 가치는 감소하지 않습니다.

DAM이 진화하고 성장함에 따라 여전히 결정을 내려야 하며 DAM은 항상 이러한 결정에 관여해야 합니다. 기존 거버넌스 정책은 향후 결정을 안내하지만 살아있는 문서임을 기억하십시오. 이해 관계자와 최종 사용자가 워크플로 및 프로세스의 변경 및 개선에 대한 피드백과 제안을 제공할 수 있도록 항상 명확하게 정의된 채널을 마련하십시오.

거버넌스 문서를 비밀 위치에 숨기지 마십시오. 쉽게 액세스할 수 있고 사용자가 언제든지 검토할 수 있도록 열려 있는지 확인합니다. 설명서에 대한 질문과 피드백에 항상 열려 있습니다.

자세히 알아보기: DAM 워크플로가 필요한 이유와 이를 매핑하는 방법은 다음과 같습니다.

거버넌스가 필요하지 않습니다. DAM 관리자가 있습니다.

전담 DAM 관리자 역할이 거버넌스라고 가정하는 실수를 범하지 마십시오. 예, 그들은 도서관 과학 또는 DAM 관리 학위를 가지고 있을 가능성이 높으며 모든 DAM 모범 사례에 정통합니다. 그들은 사용자와 대화하고 그들의 요구와 의견을 고려합니다. 그렇다면 궁극적으로 모든 결정에 대한 책임은 그들에게 있지 않습니까? 그들은 DAM을 관리하는 "올바른" 방법을 알고 있습니다. 그래서 당신이 그들을 고용한 것입니다.

죄송하지만 아닙니다. 단일 시스템 관리자가 모든 결정을 가이드하는 거버넌스 정책 없이 일방적으로 내리는 것은 이상적이지 않습니다. 확실히 동의를 얻고 사용자가 사용 중인 시스템에 대한 소유권을 느끼게 하는 가장 좋은 방법은 아닙니다. 그리고 DAM 관리자는 모든 모범 사례를 알고 있을 수 있지만 사용자 기반의 모든 다양한 측면에서 최종 사용자로서 DAM을 매일 사용하지는 않습니다.

예, 모범 사례는 이유가 있는 모범 사례이지만 모든 시나리오와 상황에 항상 작동하는 것은 아닙니다. 특정 사용자와 비즈니스 요구 사항에 가장 적합한 솔루션이 아닌 경우 모범 사례를 강요할 수 없습니다.

DAM 관리자는 거버넌스 정책을 사용하여 표준과 질서를 전달하고 유지하도록 안내하지만 때로는 모범 사례와 관련하여 유연성이 필요하다는 것도 인식합니다. 때때로 모범 사례를 가까이에 두는 것이 최종 사용자의 삶을 더 쉽게 만들고 위험이나 무질서를 도입하지 않는다면 기꺼이 1~2인치를 양보해야 합니다.

행복한 DAM 사용자는 장기적인 성공에 계속 참여하는 활성 DAM 사용자입니다. DAM의 성공은 DAM 관리자의 리더십만큼이나 이해관계자와 최종 사용자의 참여에 달려 있습니다.

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