Come definire la struttura di governance del DAM

Quando si imposta un nuovo sistema di gestione delle risorse digitali (DAM), la governance è solitamente in fondo all'elenco delle cose da fare e, in alcuni casi, viene dimenticata del tutto. Ti stai già destreggiando tra configurazioni di sistema, conformità legale, autorizzazioni utente, tassonomia, metadati, formazione e così via. Devi preoccuparti subito anche della governance?

Si. La governance tocca tutte queste cose e altro ancora. Senza di esso, il tuo DAM potrebbe portare più caos che ordine a lungo termine. Non lasciarlo fuori o spingerlo all'ultimo minuto. Una struttura di governance DAM dovrebbe essere al primo posto fin dall'inizio del tuo viaggio DAM.

Cos'è la governance DAM?

Come già saprai, e spero di non aver imparato a tue spese, un DAM non funziona da solo. Non è un sistema impostalo e dimenticalo.

Nel contesto di un DAM, la governance è la pratica di mantenere ed evolvere standard, politiche e migliori pratiche. Comprende le persone, i processi e la tecnologia coinvolti nella gestione delle risorse digitali nella tua azienda.

La documentazione di governance definisce le informazioni, le linee guida e le politiche che forniscono stabilità e mantengono il tuo DAM senza intoppi a lungo termine. Questo framework eviterà che il tuo DAM si trasformi in un cassetto della spazzatura man mano che la tua azienda e il sistema si evolvono e le parti interessate e gli utenti finali cambiano impegni e fluiscono dentro e fuori dalla tua azienda.

Policy di governance documentate supportano la gestione del rischio e garantiscono un allineamento costante con gli obiettivi aziendali generali. La governance DAM include anche la collaborazione continua con le parti interessate per gestire, modificare e adattare il sistema alle esigenze dell'organizzazione. Stabilisce e mantiene la comunicazione tra tutte le parti interessate per il successo duraturo del DAM.

Da dove comincio?

Molte delle domande che stai affrontando durante la configurazione e il lancio del tuo DAM sono le stesse domande su cui devi concentrarti quando definisci le tue politiche di governance. Multi-task! Salva te stesso dal dover rivisitare quelle domande in seguito definendo e documentando le risposte dall'inizio.

La tua documentazione di governance sarà un documento vivo che necessita di revisioni e aggiornamenti regolari man mano che la tua attività e le sue priorità si evolvono. Come il DAM, non è "impostalo e dimenticalo". Ti ringrazierai più tardi se lo ricorderai durante il tuo viaggio DAM piuttosto che aspettare che si presenti un problema.

Il tuo piano di governance dovrebbe rispondere alle seguenti domande:

• Cosa va nel DAM?
• Chi ha accesso al DAM? Quali aree di contenuto possono vedere con tale accesso? E cosa possono fare con i contenuti che possono vedere?
• Quali sono le convenzioni di denominazione richieste?
• Chi sta applicando i metadati? Quali standard e requisiti devono seguire?
• Come verrà gestito il controllo delle versioni?
• Quali sono i requisiti normativi e di licenza?
• Come vengono gestiti i beni scaduti? Qual è il processo di archiviazione?
• Chi è responsabile dell'erogazione della formazione?
• Chi è responsabile dell'applicazione e dell'aggiornamento degli standard e dei requisiti DAM?
• In che modo le modifiche e gli aggiornamenti verranno comunicati ai tuoi utenti?
• Qual è il processo di segnalazione quando qualcosa va storto? Chi è responsabile della risoluzione di quali tipi di problemi (tecnici, legali, di contenuto, ecc.).

Questo elenco sembra travolgente in questo momento? Quindi inizia con una dichiarazione di scopo di base e costruisci da lì mentre procedi. Perché esiste il tuo DAM? A chi si rivolge e quali obiettivi si prevede di raggiungere?

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Mantenere la pace: lavorare con le parti interessate DAM

Mettere su carta le policy DAM e i requisiti di processo è la parte facile. Generare il buy-in e far rispettare tali politiche e requisiti è il punto in cui entra in gioco il duro lavoro. La tua documentazione di governance non ha valore se i suoi contenuti non vengono implementati e applicati.

Il tuo DAM è probabilmente un sistema di livello aziendale che deve soddisfare le esigenze di divisioni e reparti diversi e, in alcuni casi, concorrenti all'interno della tua azienda. Questi dipartimenti devono avere voce in capitolo se il tuo DAM avrà successo.

Non dimenticare che hai anche parti interessate in aree di business che non gestiscono direttamente le risorse che entrano ed escono dal tuo DAM, ma hanno un interesse acquisito nel successo e nella corretta gestione del sistema. I tuoi team IT e legali hanno bisogno di una voce accanto ai tuoi team di marketing e creativi. Il buy-in da tutti i livelli dell'organigramma è fondamentale per il successo del tuo DAM, dalla leadership agli utenti finali. È necessario esaminare l'esperienza utente DAM da tutte le angolazioni per ottenere un quadro completo e fornire la migliore esperienza. La chiave per far funzionare tutto questo è la comunicazione.

Sii accurato quando definisci i ruoli e le responsabilità di tutti i tuoi stakeholder. Rendi chiare le tue aspettative riguardo al loro impegno per il successo del DAM. Vuoi stakeholder attivi e coinvolti e se qualcuno non è all'altezza delle aspettative del proprio ruolo, dovresti sentirti autorizzato a cercare un sostituto.

Assicurati di fare riferimento a ruoli e non a nomi o titoli specifici del personale nella tua documentazione. Le persone lasceranno l'azienda o assumeranno nuovi impegni interni e gli organigrammi cambieranno. Quando nuovi membri vengono inseriti nel team DAM, avere ruoli ben definiti per loro faciliterà la transizione.

Allo stesso modo, sii consapevole di dare sempre a tutti una voce uguale. Quando hai un mix di personalità forti nel tuo team di stakeholder DAM, può essere difficile non cedere alla voce più forte nella stanza o rimandare allo stakeholder che rappresenta il gruppo più numeroso di utenti finali.

Potresti prendere in considerazione l'istituzione di una politica di voto per le decisioni importanti che coinvolgono il DAM come parte del tuo piano di governance per dare a tutti pari opportunità per aiutare a determinare il percorso da seguire. Tutti hanno bisogno di sentirsi ascoltati, altrimenti il ​​coinvolgimento ne risentirà.

Impegnarsi regolarmente con le parti interessate sin dal primo giorno del tuo viaggio DAM farà partire il progetto con il piede giusto. Inizia a tenere riunioni prima che il tuo DAM sia aperto a tutti gli utenti finali. Esamina e affronta regolarmente il feedback degli utenti, valuta se sono necessarie modifiche ai processi e alle policy e valuta la potenziale necessità di aggiornamenti tecnici. Far sì che la governance aderisca a un sistema già attivo è esponenzialmente più difficile. Non impossibile, ma impegnativo.

Se aspetti di affrontare la governance con i tuoi utenti e le parti interessate fino a dopo il lancio del sistema, la maggior parte delle decisioni importanti è stata presa. Coinvolgere tutti fin dall'inizio favorisce un senso di appartenenza al DAM e incoraggia investimenti continui per il suo successo.

Man mano che il tuo DAM si sposta attraverso la pianificazione e il lancio verso la manutenzione, la cadenza delle riunioni potrebbe diminuire, ma non c'è mai fine. Le riunioni dovrebbero continuare in modo da mantenere coinvolti i tuoi stakeholder e i tuoi utenti. Il loro valore non diminuisce una volta che il DAM è stato implementato e la documentazione di governance è stata scritta.

Man mano che il DAM si evolve e cresce, le decisioni dovranno ancora essere prese e dovrebbero essere sempre coinvolte in tali decisioni. Sebbene le politiche di governance esistenti guideranno le decisioni future, ricorda che si tratta di un documento vivo. Avere sempre canali chiaramente definiti per le parti interessate e gli utenti finali per offrire feedback e suggerimenti per modifiche e miglioramenti ai flussi di lavoro e ai processi.

Non nascondere la tua documentazione di governance in un luogo segreto. Assicurati che sia facilmente accessibile e aperto agli utenti per la revisione in qualsiasi momento. Sii sempre aperto a domande e feedback sulla documentazione.

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Non ho bisogno di governance: ho un manager DAM

Non commettere l'errore di presumere che avere un ruolo di manager DAM dedicato sia la tua governance. Sì, probabilmente hanno una laurea in biblioteconomia o gestione DAM e sono sicuramente esperti in tutte le migliori pratiche DAM. Parlano con gli utenti e considerano le loro esigenze e opinioni. Quindi non sono loro i responsabili ultimi di tutte le decisioni? Conoscono il modo "giusto" di gestire un DAM: ecco perché li hai assunti.

Beh, scusa, ma no. Avere un unico gestore di sistema che prende unilateralmente tutte le decisioni senza politiche di governance che le guidino non è l'ideale. Non è certamente il modo migliore per ottenere il buy-in e far provare ai tuoi utenti un senso di appartenenza al sistema che stanno utilizzando. E sebbene il gestore DAM possa conoscere tutte le migliori pratiche, non utilizza il DAM ogni giorno come utente finale da tutti i diversi aspetti della tua base di utenti.

Sì, le best practice sono best practice per un motivo, ma non sempre funzionano per ogni scenario e situazione. Non puoi forzare una best practice se non è la soluzione migliore per i tuoi utenti specifici e le loro esigenze aziendali.

Il manager DAM utilizzerà le politiche di governance per guidarti in avanti e mantenere gli standard e l'ordine, ma riconoscerà anche che a volte dovrai essere flessibile quando si tratta di best practice. Se a volte essere adiacenti alle migliori pratiche semplifica la vita degli utenti finali e non introduce rischi o disordini, devi essere disposto a dare un centimetro o due.

Gli utenti DAM felici sono utenti DAM attivi che rimangono coinvolti nel suo successo a lungo termine. Il successo del DAM dipende tanto dal coinvolgimento degli stakeholder e degli utenti finali quanto dalla leadership del DAM Manager.