Como definir sua estrutura de governança DAM

Ao configurar um novo sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM), a governança geralmente fica no final da lista de tarefas e, em alguns casos, é totalmente esquecida. Você já está fazendo malabarismos com as configurações do sistema, conformidade legal, permissão do usuário, taxonomia, metadados, treinamento etc. Você também precisa se preocupar com a governança imediatamente?

Sim, você faz. A governança toca todas essas coisas e muito mais. Sem isso, seu DAM pode trazer mais caos do que ordem a longo prazo. Não deixe de fora nem empurre para a última hora. Uma estrutura de governança DAM deve estar em primeiro lugar desde o início de sua jornada DAM.

O que é governança DAM?

Como você já sabe — e espero que não tenha aprendido da maneira mais difícil — um DAM não funciona sozinho. Não é um sistema de configurar e esquecer.

No contexto de um DAM, governança é a prática de manter e desenvolver padrões, políticas e melhores práticas. Abrange as pessoas, os processos e a tecnologia envolvidos na gestão de ativos digitais da sua empresa.

A documentação de governança define as informações, diretrizes e políticas que fornecem estabilidade e mantêm seu DAM funcionando sem problemas a longo prazo. Essa estrutura impedirá que seu DAM se transforme em uma gaveta de lixo à medida que seus negócios e o sistema evoluem, e as partes interessadas e os usuários finais alteram os compromissos e fluem para dentro e para fora de sua empresa.

Políticas de governança documentadas oferecem suporte ao gerenciamento de riscos e garantem o alinhamento contínuo com suas metas gerais de negócios. A governança DAM também inclui a colaboração contínua com as partes interessadas para gerenciar, alterar e adaptar seu sistema às necessidades de sua organização. Ele estabelece e mantém a comunicação entre todas as partes interessadas relevantes para o sucesso sustentado do DAM.

Por onde eu começo?

Muitas das questões que você aborda durante a configuração e lançamento de seu DAM são as mesmas questões nas quais você precisa se concentrar ao definir suas políticas de governança. Multitarefa! Salve-se de ter que revisitar essas questões mais tarde, definindo e documentando as respostas desde o início.

Sua documentação de governança será um documento vivo que precisa de revisão e atualização regulares à medida que seu negócio e suas prioridades evoluem. Como o DAM, não é "configure e esqueça". Você agradecerá a si mesmo mais tarde se lembrar disso ao longo de sua jornada DAM, em vez de esperar até que surja um problema.

Seu plano de governança deve abordar as seguintes questões:

• O que vai no DAM?
• Quem tem acesso ao DAM? Quais áreas de conteúdo eles podem ver com esse acesso? E o que eles podem fazer com o conteúdo que podem ver?
• Quais são as convenções de nomenclatura necessárias?
• Quem está aplicando metadados? Quais padrões e requisitos eles devem seguir?
• Como o versionamento será tratado?
• Quais são seus requisitos regulamentares e de licenciamento?
• Como os ativos expirados são tratados? Qual é o processo de arquivamento?
• Quem é responsável por fornecer treinamento?
• Quem é responsável por fazer cumprir e atualizar os padrões e requisitos DAM?
• Como as mudanças e atualizações serão comunicadas aos seus usuários?
• Qual é o processo de denúncia quando algo dá errado? Quem é responsável por resolver quais tipos de problemas (técnicos, jurídicos, de conteúdo, etc.).

Esta lista parece esmagadora agora? Em seguida, comece com uma declaração de propósito básico e construa a partir daí à medida que avança. Por que seu DAM existe? A quem se destina e que objetivos se espera atingir?

Vá mais fundo: um guia de 12 etapas para implementar um sistema de gerenciamento de ativos digitais

Mantendo a paz: trabalhando com as partes interessadas da DAM

Colocar suas políticas de DAM e requisitos de processo no papel é a parte fácil. Gerar adesão e fazer cumprir essas políticas e requisitos é onde entra o trabalho árduo. Sua documentação de governança não tem valor se seu conteúdo não estiver sendo implementado e aplicado.

Seu DAM provavelmente é um sistema de nível empresarial que deve atender às necessidades de divisões e departamentos variados e, em alguns casos, concorrentes dentro de sua empresa. Esses departamentos precisam ter voz se o seu DAM for bem-sucedido.

Não se esqueça de que você também tem partes interessadas em áreas de negócios que não lidam diretamente com os ativos que entram e saem de seu DAM, mas têm interesse no sucesso e no gerenciamento adequado do sistema. Suas equipes jurídicas e de TI precisam ter voz junto com suas equipes de marketing e criação. A adesão de todos os níveis do organograma é fundamental para o sucesso de seu DAM — da liderança aos usuários finais. Você deve observar a experiência do usuário do DAM de todos os ângulos para obter uma imagem completa e fornecer a melhor experiência. A chave para fazer todo esse trabalho é a comunicação.

Seja minucioso ao definir as funções e responsabilidades de todas as partes interessadas. Deixe claro suas expectativas quanto ao compromisso com o sucesso do DAM. Você quer partes interessadas ativas e engajadas e, se alguém não estiver cumprindo as expectativas de sua função, você deve se sentir capacitado para procurar uma substituição.

Certifique-se de estar se referindo a funções e não a nomes ou títulos específicos de pessoal em sua documentação. As pessoas deixarão a empresa ou assumirão novos compromissos internos, e os organogramas mudarão. Quando novos membros são integrados à equipe DAM, ter papéis bem definidos para eles facilitará a transição.

Da mesma forma, esteja consciente de sempre dar a todos uma voz igual. Quando você tem uma mistura de personalidades fortes em sua equipe de partes interessadas do DAM, pode ser difícil não ceder à voz mais alta na sala ou ceder à parte interessada que representa o maior grupo de usuários finais.

Você pode considerar instituir uma política de votação para decisões importantes envolvendo o DAM como parte de seu plano de governança para dar a todos uma oportunidade igual de ajudar a determinar o caminho a seguir. Todos precisam se sentir ouvidos, ou o engajamento será prejudicado.

Envolver-se regularmente com as partes interessadas desde o primeiro dia de sua jornada DAM colocará o projeto com o pé direito. Comece a realizar reuniões antes que seu DAM seja aberto a qualquer usuário final. Revise e aborde regularmente o feedback do usuário, avalie se são necessárias alterações em seus processos e políticas e avalie a necessidade potencial de atualizações técnicas. Conseguir que a governança permaneça em um sistema já ativo é exponencialmente mais difícil. Não impossível, mas desafiador.

Se você esperar para abordar a governança com seus usuários e partes interessadas até que o sistema seja lançado, a maioria das decisões importantes terá sido tomada. Envolver todos desde o início promove um sentimento de propriedade do DAM e incentiva o investimento contínuo em seu sucesso.

À medida que seu DAM passa pelo planejamento e inicia a manutenção, sua cadência de reuniões pode se tornar menos frequente, mas nunca há um fim. As reuniões devem continuar para que você mantenha as partes interessadas e os usuários envolvidos. Seu valor não diminui depois que o DAM é implementado e a documentação de governança é escrita.

À medida que o DAM evolui e cresce, as decisões ainda precisam ser tomadas e eles devem sempre permanecer envolvidos nessas decisões. Embora as políticas de governança existentes orientem as decisões futuras, lembre-se de que é um documento vivo. Sempre tenha canais claramente definidos para as partes interessadas e usuários finais para oferecer feedback e sugestões para mudanças e melhorias nos fluxos de trabalho e processos.

Não esconda sua documentação de governança em um local secreto. Certifique-se de que seja facilmente acessível e aberto para os usuários revisarem a qualquer momento. Esteja sempre aberto a perguntas e comentários sobre a documentação.

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Não preciso de governança: tenho um gerente de DAM

Não cometa o erro de presumir que ter uma função de gerente de DAM dedicada é a sua governança. Sim, eles provavelmente são formados em biblioteconomia ou gerenciamento de DAM e certamente são versados ​​em todas as melhores práticas de DAM. Eles conversam com os usuários e consideram suas necessidades e opiniões. Então, eles não são os responsáveis ​​por todas as decisões? Eles sabem a maneira “certa” de gerenciar um DAM — é por isso que você os contratou.

Bem, desculpe, mas não. Ter um único gerente de sistema tomando unilateralmente todas as decisões sem nenhuma política de governança para orientá-las não é o ideal. Certamente não é a melhor maneira de obter adesão e fazer com que seus usuários sintam que são donos do sistema que estão usando. E embora o gerente do DAM conheça todas as práticas recomendadas, ele não está usando o DAM todos os dias como um usuário final de todas as diferentes facetas de sua base de usuários.

Sim, as melhores práticas são as melhores práticas por um motivo, mas nem sempre funcionam para todos os cenários e situações. Você não pode forçar uma prática recomendada se ela não for a melhor solução para seus usuários específicos e suas necessidades de negócios.

O gerente DAM usará as políticas de governança para orientá-lo a seguir e manter os padrões e a ordem, mas também reconhecerá que às vezes você precisará ser flexível quando se trata de melhores práticas. Se, às vezes, ser adjacente às melhores práticas torna a vida dos usuários finais mais fácil e não introduz riscos ou transtornos, você deve estar disposto a ceder uma ou duas polegadas.

Usuários felizes do DAM são usuários ativos do DAM que permanecem engajados em seu sucesso a longo prazo. O sucesso do DAM depende tanto do envolvimento das partes interessadas e do usuário final quanto da liderança do gerente do DAM.